Adobe Acrobat ist schon lange viel mehr als ein PDF-Autorenwerkzeug. Das zeigt die neue Version, Acrobat X, sehr deutlich. Mit ihr lassen sich unter anderem die Erstellung und das Publizieren von Dokumenten regelbasiert automatisieren.
Die aus Anwendersicht wichtigsten Neuerungen in Acrobat X stecken in der modernisierten Benutzeroberfläche, den deutlich erweiterten Möglichkeiten bei der Gestaltung von PDF-Portfolios, dem verbesserten Austausch von Inhalten mit Office-Programmen sowie der Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Die am häufigsten verwendeten Bedienelemente finden sich bei Acrobat X in einer dynamischen Palette am rechten Fensterrand - keine schlechte Idee, da Computerbildschirme derzeit eher in die Breite denn in die Höhe wachsen. Auch das Browser-Plug-in für die Anzeige von Online-PDFs wurde überarbeitet. Es zeigt künftig standardmäßig ausschließlich das Dokument mit einem schwebenden Navigations-Palette an; weitere Bedienelemente erscheinen erst auf ausdrücklichen Benutzerwunsch.
Die Änderung, die die meisten Endnutzer bei Acrobat X wohl am meisten wertschätzen werden, ist der deutlich erweiterte Austausch von Inhalten mit den Office-Programmen Word und Excel. Ganze PDFs oder auch Teile davon lassen sich unter Beibehaltung aller wichtigen Formatierungen (Grafiken, Textformatierung, Absätze, Kopf- und Fußzeilen, Textboxen, Spalten, Tabellen und andere) in die Formate von Microsoft Office überführen. Des Weiteren kann man über ein oder auch mehrere PDFs suchen und das die Ergebnisse in ein Spreadsheet (oder ein neues PDF) exportieren.
PDF-Portfolios bieten die Möglichkeit, verschiedene Dateien - neben PDFs können das zum Beispiel auch Office-Dokumente, Formulare zur Datenerfassung, Fotos, Videoclips und dergleichen sein - in einer festgelegten Reihenfolge ansprechend zu präsentieren. Die Files werden dazu in eine PDF-Datei "verpackt". Mit Acrobat X lässt sich so ein Portfolio nun deutlich vielfältiger gestalten als zuvor, nämlich über Themen, die man wiederum über Farbpaletten modifizieren kann. Adobe liefert bereits eine Reihe sogenannter Visual Themes mit. Unternehmen können aber ihrer CI gemäß auch eigene gestalten - es handelt sich de facto um Flash-Dateien. Dem Endanwender erleichtert Acrobat X die Portfolio-Erstellung mit einem neuen Assistenten.
Workflow-Definition mit "Aktionen"
Mit einem weiteren Assistenten in Acrobat X kann man sogenannte Aktionen erstellen. Dahinter verbergen sich immer wiederkehrende Arbeitsschritte, die man als Workflow definieren, speichern und auch an andere Nutzer weitergeben kann. So lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass Unternehmensdokumente vor der Veröffentlichung immer um sensible Metadaten bereinigt werden, bevor sie online gehen. Adobe liefert auch hier bereits eine Reihe beispielhafter Aktionen mit - überdies würde sich dieses Thema hervorragend für eine Online-Coomunity eignen, in der Anwender miteinander ihre Aktionen als "Best Practices" miteinander teilen.
In puncto Collaboration hat Adobe den Revisionsprozess im Team nochmals deutlich ausgebaut. Schon mit dem kostenlosen Adobe Reader haben alle Beteiligten Zugriff auf Sticky Notes und Hervorhebungsfunktionen für Kommentare. Acrobat X führt dann alle Vorschläge und Änderungen zeitnah zusammen. Die gemeinsam genutzte Kommentarfunktion funktioniert im Firmennetz mit Sharepoint und Shared Folders, aber auch über die Firewall hinweg mit Adobes Online-Service "Acrobat.com".
Verbessert wurden ferner die Möglichkeiten, über interaktive PDF-Formulare Daten zu erfassen. Acrobat X unterstützt hierzu die Umwandlung von eingescannten Papierdokumenten, statischen PDFs sowie Word- und Excel-Files in Formulare, die man mit Textfeldern, Check-Boxen und Dropdown-Menüs gestalten kann.
Online-Plattform Acrobat.com aufgebohrt
Der flankierende Online-Service Acrobat.com bietet mit der Funktion "SendNow" jetzt auch die Möglichkeit, große Dateien ohne Einschränkungen durch E-Mail-Größenlimits oder umständliches Hantieren mit FTP-Servern weiterzugeben. Mit der kostenlosen Variante kann man PDFs bis zu 100 MB versenden, zahlende Abonnenten dürfen sogar bis zu 2 GB verteilen (natürlich kann man so etwas auch über Third-Party-Dienste wie DropBox oder Microsoft SkyDrive erledigen).
Wie gewohnt erscheint parallel zum PDF-Vollprogramm Acrobat parallel auch die kostenlose Anzeigevariante, in diesem Fall der "Adobe Reader X". Dessen hervorstechendste Neuerung ist die Möglichkeit, Dateien in einer isolierten "Sandbox"-Instanz des Programms zu öffnen - angesichts der immer wieder auftauchenden schweren Sicherheitslücken in den ja schon lange auch skriptierbaren PDFs eine sehr sinnvolle Lösung.
Adobe bietet Acrobat X in den Varianten Standard (nur Windows) für 349 Euro (Upgrade 165 Euro), Pro für 559 Euro (Upgrade 239 Euro) sowie als "Acrobat X Suite" (ebenfalls Windows only) zusammen mit den weiteren Adobe-Programmen "Presenter 7", "Captivate 5", "Photoshop CS5", "Media Encoder CS5" sowie "LifeCycle Designer ES2" für 1475 Euro (Upsell 949 Euro) an. Die früher in Acrobat integrierte 3D-Technik wurde mittlerweile von TechSoft 3D übernommen. Das entsprechende Plug-in kostet 399 Euro (199 Euro). (haf)
Dieser Beitrag stammt von unserer Schwesterpublikation Computerwoche