Unternehmen sollten im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung das Thema der privaten E-Mails am Arbeitsplatz ausdrücklich regeln. Diese Empfehlung spricht die Arbeitsgemeinschaft Informationstechnologie des Deutschen Anwaltvereins (DAVIT) im Vorfeld der Computermesse CeBIT aus. Die Anwälte geben weiterführende Informationen auf der Messe im Mittelstandsforum (Halle 5, Stand B 48). Dort werden am 4. März 2008 zusätzlich Vorträge zum Thema gehalten.
"Firmen, die die private Nutzung zulassen, werden zum Telekommunikationsanbieter und unterliegen dadurch den Restriktionen des Telekommunikationsrechts. Damit verbunden sind insbesondere Geheimhaltungsvorschriften, die dem Arbeitgeber die Einsichtnahme in private E-Mails zumindest während der Übermittlung verbieten. Die in zahlreichen Unternehmen übliche Filterung der elektronischen Post verstößt ohne wirksame Zustimmung gegen das Post- und Fernmeldegeheimnis", erklärt Rechtsanwalt Dr. Thomas Lapp, Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses der DAVIT.
Hinzu kommt, dass ohne Einblick sich kaum herausfinden lässt, welche Nachrichten privater oder dienstlicher Natur sind. Unternehmen, die private Post am Arbeitsplatz stillschweigend zulassen, handeln sich ein erhebliches Restrisiko ein.
Für die Beschäftigten stellt die private Nutzung von E-Mail im Betrieb kein gesetzliches Recht dar und ist auch nicht als sozialadäquates Verhalten anzusehen, warnen die Rechtsexperten. "Ein Anspruch auf private Nutzung besteht nur, wenn dies im Arbeitsvertrag ausdrücklich vorgesehen ist", betont Dr. Lapp. Wenn die private Post allerdings betriebliche Praxis ist, könnte daraus ein Gewohnheitsrecht für die Arbeitnehmer – die sogenannte betriebliche Übung – entstehen. Allein deshalb sei Firmen eine klare betriebliche Regelung zu empfehlen, so die Arbeitsgemeinschaft. Hinzu kommt die Verpflichtung der Unternehmen zur Archivierung der elektronischen Post, was bei privaten Nachrichten zu Konflikten führen kann.
In der Büropraxis ist ein generelles Verbot privater E-Mails allerdings nach Beobachtung der IT-Anwälte nicht durchsetzbar. Unternehmen scheuen das Verbot und sind nicht bereit, es durchzusetzen. Ohnehin kann nur der Versand privater Nachrichten verboten werden, nicht aber der Empfang. So lässt sich beispielsweise bei intensiven geschäftlichen Kontakten kaum verhindern, dass die elektronische Post auch dem privaten Gedankenaustausch dient. Zudem sind private E-Mails auch häufig betrieblich veranlasst, z.B. die Mitteilung, dass man wegen Überstunden später nach Hause kommt.
Aus diesem Grund raten die Anwälte zu einer eindeutigen Vereinbarung, die klare Regeln aufstellt und somit dem Betriebsfrieden dient. (mf)