In Unternehmen sammelt sich eine Vielzahl von Geschäftsunterlagen an. In Firmenarchiven lagern Protokolle, Reklamationen und Abnahmeprotokolle ebenso wie Verträge, Urkunden oder Baupläne. Gerade der schnelle und zuverlässige Zugriff auf steuerlich relevante Altdokumente stellt Firmen vor hohe Herausforderungen. Dokumente müssen rechts-, beweis- und fälschungssicher abgelegt sein und über Jahre bereitgehalten werden. Eine dokumentengerechte Archivierung - egal ob analog oder digital - ist für Unternehmen oft mit hohen Kosten verbunden. Der Fiskus beteiligt sich an diesen Kosten, indem er die Bildung einer entsprechenden Rückstellung für die am Bilanzstichtag verursachten Archivierungskosten akzeptiert.
Bislang war unklar, über welchen Zeitraum jährlich anfallende Archivierungskosten Berücksichtigung finden. Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren vorsehen, wurde die Auffassung vertreten, man könne die jährlich anfallenden Kosten mit dem Multiplikator 10 hochrechnen. Der Bundesfinanzhof hat in einem aktuellen Urteil (Az. X R 14/09) dieser Berechnung widersprochen: Wiederkehrende Kosten sind grundsätzlich mit einem Vervielfältiger von 5,5 zu multiplizieren. Zur Begründung verweist das Gericht auf den steuerlich zu beachtenden Stichtagsgrundsatz, der die Bildung von Rückstellungen für zukünftige Aufwendungen verbietet.
Rückstellungsfähig ist der jährlich anfallende Aufwand nur für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Der Fiskus akzeptiert den Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel von 1 bis 10) unter der Annahme, dass jedes Jahr ein aufbewahrungspflichtiger Jahrgang ausgesondert werden kann. "Positiv sind die eindeutigen Spielregeln, die Unternehmen nunmehr eine zuverlässige Kalkulation ermöglichen", betont Wirtschaftsprüfer Thomas Rohler von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG in Bergisch Gladbach. "Unternehmen sollten alle rückstellungsfähigen Kosten im Rahmen einer Jahresabrechnung systematisch erfassen."
Welche Kosten sind rückstellungsfähig? Der Fiskus akzeptiert sowohl wiederkehrende Kosten als auch einmalige Aufwendungen. Zu den wiederkehrenden Kosten zählen etwa Miet- und Nebenkosten, Versicherungsbeiträge oder die jährlichen Abschreibungen auf Regale oder Schränke. Befindet sich das Archiv im eigenen Betriebsgebäude, sind die Gebäudekosten (AfA, Grundsteuer, Versicherung, Energie- und Instandhaltungskosten etc.) anteilig nach der Nutzfläche zu ermitteln.
Kosten für Digitalisierung und Anschaffung von Speichermedien
Darüber hinaus sind einmalige Aufwendungen für die Einlagerung aller bereits vorhandenen Unterlagen rückstellungsfähig, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert sind. Dazu gehören etwa die Kosten für die Digitalisierung der Dokumente oder die Anschaffung von Speichermedien. Auch die Kosten für eine Datensicherung durch einen externen Dienstleister können einbezogen werden. Achtung: Einmalige Aufwendungen dürfen nicht mit dem mathematischen Faktor 5,5 multipliziert werden. Andere Kosten hingegen lehnt der Fiskus ab: Nicht rückstellungsfähig sind anteilige Finanzierungskosten für die Archivierung oder Entsorgungsaufwendungen.
DHPG-Experte Rohler stellt fest: "In der Regel führt die jetzt vom Bundesfinanzhof bestätigte Berechnungsmethode zu richtigen Ergebnissen. Komplizierte Einzelberechnungen bleiben den Steuerpflichtigen meist erspart. Wer mehr ansetzen möchte, muss genauer rechnen, die Kosten für jeden aufzubewahrenden Jahrgang ermitteln und dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vervielfältigen. Dies kann bei Neugründungen mit umfangreichen Archivbeständen sinnvoll sein." Zu einer höheren Rückstellung gelangt man auch, wenn sich bei einer Betriebsprüfung herausstellt, dass umfangreiche Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen, weil es Streit mit dem Betriebsprüfer gibt. Für die hierdurch verursachten Kosten kann eine gesonderte Rückstellung gebildet werden.
Achtung:
Die Finanzverwaltung spart sich die Abgrenzung von Unterlagen mit sechsjähriger und mit zehnjähriger Archivierungsfrist, verlangt aber bei freiwillig längerer Archivierung einen Abschlag von 20 Prozent der Gesamtkosten. "Ist eine längere Aufbewahrung vorgesehen, sollten die Steuerpflichtigen im Vorhinein prüfen, welche Berechnungsmethode für sie günstiger ist", empfiehlt DHPG-Wirtschaftsprüfer Rohler. Bei separater Ermittlung der Kosten für Unterlagen mit sechsjähriger Archivierungsfrist beträgt der Multiplikator 3,5.
Alle Aufbewahrungsfristen im Blick
Für Geschäftsunterlagen sind verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Sie beginnen grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Bei Verträgen setzt die Frist nach Vertragsende ein.
- Sechs Jahre:
Handels- als auch steuerrechtlich ist ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz mindestens sechs Jahre zu archivieren. Dies gilt auch für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Beispiele: Geschäfts- und Handelsbriefe inkl. Fax und E-Mail, Dauerauftragsunterlagen, Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrunterlagen.
- Zehn Jahre:
Die meisten Geschäftsunterlagen sind handels- wie steuerrechtlich zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu zählen nicht nur alle dem Finanzamt einzureichenden Unterlagen, sondern auch Anlagen und Unterlagen, die zum Verständnis notwendig sind. Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Kostenkalkulationen, Abkürzungsverzeichnisse.
- Andere Fristen:
Läuft die steuerliche Festsetzungsfrist zum Sachverhalt weiter, verlängern sich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf unbestimmte Zeit. Beispiele: Begonnene Außenprüfung, vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldliche Ermittlungen. Darüber hinaus werden bei privatrechtlichen Verträgen manchmal Aufbewahrungsfristen vereinbart, die von den gesetzlichen Fristen abweichen. Beispiele: Baupläne, Konstruktionszeichnungen. (oe)
Quelle: DHPG Dr. Harzem& Partner KG, www.dhpg.de