Der Jahresbeginn bietet allen Unternehmen, Freiberuflern und Verbänden die Chance, die Aktenschränke von alten Unterlagen zu entlasten. Darauf hat jetzt der Bund der Steuerzahler (BdSt) Hessen hingewiesen. Die Abgabenordnung sieht zwei wichtige steuerliche Aufbewahrungsfristen vor:
Zehn Jahre lang müssen Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufgehoben werden. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern.
Folglich können seit dem 1.1.2007 die entsprechenden Unterlagen des Jahres 1996 und früherer Jahre vernichtet werden.
Sechs Jahre lang müssen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, aufgehoben werden. Somit können die entsprechenden Belege des Jahres 2000 und früherer Jahre ebenfalls seit 1.1.2007 vernichtet werden.
Die jeweiligen Unterlagen können aber nur vernichtet werden, so der BdSt Hessen, wenn in den Stichjahren (1996 bzw. 2000) die Aufzeichnungen vorgenommen oder die Unterlagen (z.B. Bilanz) entstanden sind.
Alle Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre jederzeitige Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Außerdem müssen die Daten im Hinblick auf die ab dem 01.01.2002 bestehende erweiterte Zugriffsmöglichkeit der Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung unverzüglich jederzeit lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Der BdSt Hessen weist ausdrücklich darauf hin, dass die beiden genannten Fristen sich verlängern können, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten. Das gilt vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen und bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren. Deshalb rät der Steuerzahlerbund, vor der Vernichtung der Unterlagen zu prüfen, ob diese noch für besondere Anträge beim Finanzamt (z.B. für Investitionszulagen) nützlich sein könnten. (mf)