Die traditionelle Weihnachtsfeier ist längst nicht mehr die einzige Form; Anlässe, Rahmen und Teilnehmerkreis variieren stark. Die Kosten einer Betriebsfeier sind nur unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Leicht wird der Fiskus zur Spaßbremse und trübt mit empfindlichen Nachzahlungen die Feierstimmung. "Ausgaben für Betriebsfeiern untersuchen Prüfer verstärkt", warnt Steuerberater Klaus Zimmermann von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG. "Gerade die Zusammensetzung der Gästegruppen und die Höhe der Veranstaltungskosten sorgt häufig für Zündstoff."
Viele Firmen sind mit den geltenden Bestimmungen noch nicht vertraut. Unternehmen sollten jetzt ein erhöhtes Augenmerk auf die Planung, Organisation und Dokumentation von Betriebsfeiern legen. Grundsätzlich sind pro Jahr zwei Betriebsveranstaltungen bei Mitarbeitern steuer- und beitragsfrei, wenn die Kosten je Mitarbeiter 110 Euro brutto nicht übersteigen. Allerdings liegen viele steuerliche Tücken im Detail und werden besonders bei nur jährlich stattfindenden Veranstaltungen leicht übersehen.
Das Finanzamt prüft genau, ob die Kosten für die Feier im "üblichen" Rahmen liegen. In der Praxis werden bei der Ermittlung der Kosten schnell die Nebenkosten wie Saalmiete oder Künstlerhonorar vergessen. Diese sind neben den Kosten für Speisen und Getränke, Fahrtkosten oder Eintrittsgelder unbedingt mit zu bedenken. Überschreiten die Kosten die Freigrenze, werden die gesamten Aufwendungen zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Wer seine Mitarbeiter nicht verärgern möchte, führt zusätzlich zu den Gesamtkosten pauschal 25 Prozent Steuern an das Finanzamt ab.
Häufig versäumen es Unternehmer, zeitnah eine Dokumentation der Betriebsveranstaltung zu erstellen. Doch nur so haben Unternehmen gegenüber peniblen Prüfern triftige Argumente in der Hand. Besonders wichtig ist eine Dokumentation bei gemischten Gästegruppen. Stehen neben den eigenen Mitarbeitern auch Geschäftspartner oder Kunden auf der Gästeliste, müssen die Teilnehmergruppen getrennt voneinander behandelt werden. Denn die Kosten für Geschäftspartner und Kunden sind aufzuteilen und nur teilweise abziehbar. Tipp von DHPG-Berater Klaus Zimmermann: Unternehmer sollten eine detaillierte Teilnehmerliste führen, die den Status des Gastes dokumentiert. Die Liste ist von allen Gästen zu unterzeichnen. So kann das Finanzamt die Aufteilung der Teilnehmer genau nachvollziehen.
Steuerliche Stolperfallen bei Betriebsfeiern
Der Fiskus knüpft die Steuervorteile für Betriebsfeiern an enge Bedingungen. Immer wieder kommt es zu Konflikten mit den Finanzbehörden und beträchtlichen Nachzahlungen. In nachfolgenden Fällen ist besondere Vorsicht geboten.
1. Kombinierte Veranstaltungen:
Die Verknüpfung von Veranstaltungen mit unterschiedlichem Anlass ist steuerlich häufig problematisch. Wird etwa an eine Betriebsversammlung eine Betriebsfeier angehängt, geht der Fiskus von einer Gesamtveranstaltung mit eher gesellschaftlichem Charakter aus und lehnt eine Trennung ab (BFH, Az. VI R 55/07). Unternehmer dürfen in so einem Fall die 110-Euro-Freigrenze pro Teilnehmer insgesamt nicht überschreiten. Ansonsten behandelt der Fiskus die Gesamtkosten als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn, es sei denn der Arbeitgeber nimmt eine Pauschalierung vor oder die Mitarbeiter leisten eine Zuzahlung.
2. Geschlossener Teilnehmerkreis:
Feiern für einen begrenzten Personenkreis innerhalb des Unternehmens (z.B. Abteilungsleiter) erkennt der Fiskus nicht als Betriebsveranstaltung an, die Kosten gelten somit als Arbeitslohn. Besonders tückisch: Die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent abzuführen, ist ebenso ausgeschlossen (BFH, Az. VI R 22/06). Unternehmer sollten Betriebsfeiern allen Mitarbeitern zugänglich machen, so dass keine Nachteile entstehen. Nur bei größeren Unternehmen akzeptiert das Finanzamt ausnahmsweise auch getrennte Feiern nach Abteilungs- und Mitarbeitergruppen.
3. Gemischte Gästegruppen:
Bei Betriebsfeiern für einen gemischten Teilnehmerkreis sieht das Finanzamt besonders genau hin. Denn die Bewirtung von Geschäftspartnern oder Kunden ist im Gegensatz zu Mitarbeitern nur eingeschränkt abzugsfähig. Unternehmer müssen diese Personen getrennt dokumentieren, da es Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung gibt. Was häufig vergessen wird: Die eingeschränkte Absetzbarkeit gilt auch für freie Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Mitarbeiter anderer Unternehmen aus demselben Konzern.
Weitere Informationen:
DHPG Dr. Harzem & Partner KG Bonn, www.dhpg.de
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