Unternehmen bewahren zu viele Daten unbefristet auf. Das führt zu überhöhten Speicherkosten, langwierigen Backups und rechtlichen Risiken bei der elektronischen Beweisführung. Das will zumindest Symantec herausgefunden haben.
Für seine Studie "2010 Information Management Health Check Survey" hat das Unternehmen weltweit in 1.680 großen Unternehmen sowohl das IT-Management als auch die Rechtsabteilungen befragt. 330 der befragten Firmen stammten aus der Region EMEA (Europa, Mittlerer Osten und Afrika.
Demnach halten viele Unternehmen große Mengen von Informationen auf unbegrenzte Zeit vor, statt unwichtige Daten regelbasiert zu identifizieren und zu löschen. In der Folge wächst die Speichermenge rasant an, so dass die Zeitpläne für das Backup kaum mehr einzuhalten sind.
Konzerne müssen außerdem mehr Zeit und Ressourcen investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. So steigt auch das Prozessrisiko, da im Fall eines Rechtsstreits wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist gefunden und vorgelegt werden müssen.
Die Ergebnisse im Detail
Diskrepanz zwischen Ziel und Umsetzung der Informationsmanagementpläne: Die meisten der befragten Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen formalen Plan aber etabliert, um Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.
Firmen bewahren zu viele Informationen auf: 75 Prozent der Backup-Kapazität in den befragten Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig. Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.
Falsche Anwendung von Backup-, Wiederherstellungs- und Archivierungsverfahren: 66 Prozent der befragten Unternehmen verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen aufzubewahren. Insgesamt 27 Prozent legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab. Allein um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 Prozent ihrer Backup-Kapazität. Die Teilnehmer der Studie gaben an, dass durchschnittlich 40 Prozent der Informationen, die sie vorhalten, für einen Prozess nicht relevant seien.
Fehler bei der Archivierung: Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern verbieten, eigene Archive auf ihren lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60 Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.
IT- und Rechtsabteilung setzen unterschiedliche Prioritäten: Die Folgen und Ursachen einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informationsmanagement bewerten IT- und Rechtsabteilung in den befragten Firmen unterschiedlich. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. 30 Prozent gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent).
Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements
Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile ist es 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutlicht, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind.
Die Zeitfenster für Backups werden immer größer, während die Zeit für die Wiederherstellung der Daten immer knapper wird.
Schließlich wird jeder eDiscovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup- Bändern abgelegt ist. (haf)