Excel ist zweifelsohne eines der mächtigeren Werkzeuge in Büroumgebungen. Dennoch wird häufig relativ manuell mit den Daten in Zellen umgegangen, obwohl die Tabellenkalkulation einem die Arbeit abnehmen könnte. Zugegeben, nicht alle Funktionen oder Abläufe erklären sich von selbst, aber dafür haben wir folgende Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Sie zusammengefasst.
Einige der genannten Tipps funktionieren nicht nur mit Microsoft Excel 2013, sondern auch mit Excel 2010 oder sogar früheren Versionen. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
Werte aus Zellen trennen oder kombinieren
Oft erhält man Daten in Excel nicht in der gewünschten Zellaufteilung. Mit Excel 2013 hat Microsoft die Blitzvorschau eingeführt. Sie erspart mühsame Handarbeit ebenso wie den Einsatz des Textkonvertierungsassistenten oder verkettete Formeln.
Zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme gehört zweifelsohne folgende: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort.
Bis dato konnte man unter Excel per Formeln die Daten trennen oder den Textkonvertierungsassistenten nutzen, siehe unten auch Excel - Daten aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen. Excel 2013 bringt eine neue Funktion mit, die das Vorgehen bei solchen Problemstellungen deutlich erleichtert. Die Funktion heißt "Blitzvorschau", im englischen Original "Flash Fill" genannt, und versucht, aus dem Muster von Eingaben die gewünschte Aktion zu ermitteln.
In unserem ersten Beispiel stehen in der ersten Spalte die Namen der Teilnehmer, Vorname und Nachname wurden in eine Zelle eingegeben. Für die Weiterverarbeitung sollen Vornamen und Nachnamen in Spalte B und C abgelegt werden. Hierfür geben wir den ersten Namen der Liste manuell getrennt in Vorname und Name in die Zellen B2 und C2 ein. Wenn wir jetzt in die Zelle B3 wechseln und im Menü Daten die Blitzvorschau auswählen, schlägt Excel die entsprechenden Werte für die darunterliegenden Zellen vor. Das Tastenkürzel für die Blitzvorschau ist STRG + E. Über das Blitzvorschaukontextmenü können Sie gegebenenfalls alle geänderten Zellen automatisch markieren.
Was mit dem Trennen von Informationen klappt, funktioniert genauso gut mit dem Zusammenfügen von Daten und dem Hinzufügen von Zeichen. In unserem zweiten Beispiel soll eine Produktbezeichnung aus drei Bestandteilen zusammengesetzt werden, die in den Spalten A, B und C stehen. Die Bezeichnung soll sich aus den drei Werten zusammensetzen, die durch Schrägstriche und Leerzeichen getrennt werden. Auch hier genügt es, in Zelle D2 diese Bezeichnung manuell zu generieren. Wechselt man in Zelle D3 und wählt die Blitzvorschau, wird die Spalte automatisch ausgefüllt.
Auch Funktionen wie LINKS oder RECHTS kann man durch die Blitzvorschau ersetzen. In unserem Beispiel benötigen wir für eine Auswertung die letzten drei Ziffern einer neunstelligen Kundennummer. Die Vorgehensweise ist wie oben: einmal die drei letzten Ziffern eingeben, auf die nächste leere Zelle wechseln und Blitzvorschau wählen. Voilà, die gewünschten Ziffern landen in den darunterliegenden Zellen.
Gibt es auch einen Unterschied zur traditionellen Vorgehensweise mit Funktionen? Ja, und zwar eine veritablen: Sind Funktionen im Spiel, ändern sich die Zieldaten, wenn man die Ursprungsdaten ändert - das geschieht bei der Blitzvorschau nicht.
Es kann immer zu kleinen Problemen kommen, wenn das manuell eingegebene Wunschformat etwa mit vorgegebenen Zellformaten - beliebte Beispiele sind hier die Datumsformate - kollidiert.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert in Excel 2013.
Daten schnell und einfach auswerten
Gerade Anwendern in kleinen und mittleren Unternehmen hat Microsoft Excel 2013 die Schnellanalyse spendiert. Damit können Nutzer auch ohne Detailkenntnisse von Formeln oder Analyse-Tools rasch ans Ziel gelangen.
Mit den neuen Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau (siehe auch Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren) adressiert Microsoft unter anderem Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Kombination beider Funktionen lassen sich Daten schnell zerlegen und auswerten.
Wenn Sie einen Datenblock markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Schnellanalyse, alternativ können Sie es mit STRG + Q aufrufen. Die Schnellanalyse bietet folgende Punkte: Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines. Jeder der Punkte hält zahlreiche Optionen bereit, mit denen Sie schnell zu Ergebnissen kommen. Wir haben exemplarisch einige herausgegriffen.
In unserem Beispiel verkaufen Filialen drei unterschiedliche Produkte, in der Tabelle ist die Anzahl der verkauften Stück pro Filiale hinterlegt. Wir wollen auf die Schnelle auffällig markieren, in welchen Filialen mehr als 300 Stück eines Produktes abgesetzt wurden. Dazu wechseln wir auf die Schnellanalyse und wählen dort unter Formatierung die Option Größer als. Dort kann man die Bedingung für die Formatierung eingeben. Die Schnellanalyse liefert immer eine Live-Vorschau, sodass Sie das Ergebnis sehen können, bevor Sie die Option bestätigen. Wollen Sie die oberen 10 Prozent der Werte farbig formatieren, können Sie das ebenfalls direkt über die Schnellanalyse erledigen.
Ähnlich flott ist eine grafische Auswertung bewerkstelligt. In unserem Beispiel wollen wir in einem Balkendiagramm darstellen, welche Filiale wie viel von jedem Produkt verkauft hat. Hierfür wählen wir aus der Schnellanalyse Diagramme und Gruppierte Balken. Fehlt nur noch der Diagrammtitel, und fertig ist die Grafik.
Unter Ergebnisse finden sich in der Schnellanalyse unter anderem einige Statistikfunktionen, beispielsweise zur Durchschnittsermittlung. In unserem Beispiel markieren wir die Spalte mit dem Produkt A und wählen über Ergebnisse Durchschnitt aus. Jetzt wird in der freien Zelle unterhalb der Spalte der Durchschnittswert ausgegeben. Wechselt man nun auf diese Zelle als aktive Zelle, kann man aus einem Dropdown-Menü andere Auswertungen statt des Durchschnitts auswählen. Zur Verfügung stehen beispielsweise Minimum, Maximum, Summe oder Anzahl der Zahlen.
Unter Tabellen können Sie in der Schnellanalyse Tabellen formatieren oder Pivot-Tabellen sehr einfach anlegen. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht mit der Gesamtverkaufszahl von Produkt B erstellt.
Der letzte Oberpunkt in der Schnellanalyse sind die sogenannten Sparklines, also Mini-Diagramme, die in einer Zelle dargestellt werden. Das ist hilfreich, um etwa Trendlinien in einer Zeile aufzuzeigen. Hierfür wählen wir ein Beispiel mit Quartalszahlen und Produkten. Die Trendlinie zeigt, wie sich die Verkaufszahlen des Produktes über die Quartale verhalten.
Die Schnellanalyse bietet vielfältige Möglichkeiten für unterschiedlichste Auswertungen, die weder großartige Excel- noch Formel-Kenntnisse erfordern.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert in Excel 2013.
Mit tatsächlichen Arbeitstagen rechnen
Wer komplexe Auswertungen fahren muss oder für Projektabläufe verantwortlich ist, tut gut daran, die entsprechenden Zeiträume auf tatsächliche Arbeitstage zu untersuchen. Das dient als Planungs- wie auch als Argumentationshilfe. Excel stellt hierfür eine gesonderte Funktion zur Verfügung.
Die Situation ist bekannt: Es fallen leichtfertig Äußerungen wie "Das Projekt lässt sich locker in einem Monat stemmen", und dann bringt besagter Monat gerade mal 21 Arbeitstage mit, obwohl es ein Monat mit 31 Bruttotagen ist. Und schon hat man sich einen unrealistischen Abgabetermin eingehandelt.
Über die Excel-Funktion Nettoarbeitstage können Sie berechnen, wie viele Arbeitstage zwischen zwei Datumsangaben tatsächlich verfügbar sind. Die Syntax der Funktion ist denkbar einfach
=NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum;Enddatum;Freie_Tage)
Wenn Sie lediglich Ausgangsdatum und Enddatum eingeben, liefert Ihnen Excel die Arbeitstage für den entsprechenden Zeitraum zurück, ohne die Wochenenden. Damit auch Feiertage oder andere freie Tage, wie etwa Betriebsferien oder geregelte Brückentage, berücksichtigt werden, brauchen Sie noch eine Liste für das Argument "Freie_Tage". Legen Sie hierfür einen Zellbereich mit den entsprechenden Datumsangaben an und vergeben für diesen Bereich einen Namen, den Sie wiederum entsprechend in die Formel einfügen.
Produkte: Die Funktion gehört seit Office 2003 zu Excel.
Zellen mit der Maus per Drag & Drop verschieben
Um nicht versehentlich die Funktion für das automatische Ausfüllen oder Kopieren zu erwischen, muss man akribisch die Form des Mauszeigers im Auge behalten. Bewegen Sie die Maus zuerst an den Rand der zu verschiebenden Zelle, bis das große weiße Plus-Symbol verschwindet und stattdessen ein Pfeilkreuz erscheint, das in alle vier Richtungen weist. Jetzt lässt sich die Zelle per Maus ziehen und in einem anderen Bereich ablegen.
Das klappt auch mit mehreren Zellen, allerdings nur, wenn diese unmittelbar aneinandergrenzen. Die Zellbezüge in Formeln werden automatisch angepasst.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Excel.
Anzahl unterschiedlicher Werte ermitteln
Sie haben eine Liste bekommen und müssen auf die Schnelle ermitteln, wie viele unterschiedliche Werte diese in einem Bereich enthält? Eine kleine Formel erledigt diese Berechnung.
Eine Problemstellung, die immer wieder mal auftaucht: Man muss für einen bestimmten Bereich in Excel ermitteln, wie viele unterschiedliche Werte auftauchen, um ein Projekt weiter abarbeiten zu können. Die Funktion ZÄHLENWENN leistet da gute Dienste: Verpackt in eine Matrixfunktion, ermittelt sie die Anzahl der unterschiedlichen Werte.
Die Werte befinden sich in unserem Beispiel in dem Bereich Teilnehmer, wir haben den Bereich B2:B13 so benannt. Die Formel lautet:
{=ZÄHLENWENN(Teilnehmer;Teilnehmer)}
Diese Formel ist als Matrixfunktion einzugeben, denn es soll ja für jeden Wert gezählt werden, wie oft dieser vorkommt. Wenn Sie die Formel mit STRG + UMSCHALTTASTE + ENTER eingeben, fügt Excel automatisch die geschweiften Klammern hinzu und führt dies als Matrixfunktion aus. Dies ist auch für die nachfolgenden Formeln zu beachten.
Das Element Bernhard kommt in unserem Beispiel fünf Mal vor, obige Formel liefert also "5" zurück. Da jeder Teilnehmer ja nur einmal gezählt werden soll, teilt man 1 durch die Anzahl. Wenn man jetzt das Ganze summiert, bekommt man die Anzahl der unterschiedlichen Werte im angegebenen Bereich mit:
{=SUMME(1/ZÄHLENWENN(Teilnehmer;Teilnehmer))}
Wer in der Liste mit leeren Zellen zu rechnen hat, kann diese eventuell noch durch eine WENN-Bedingung ausschließen, da die Formel sonst einen Fehler auswirft. Also etwa so:
{=SUMME(WENN(Teilnehmer=" ";0;1/ZÄHLENWENN(Teilnehmer;Teilnehmer)))}
Produkte: Dieser Tipp funktioniert in Excel 2010 und 2013.
Zellen in mehreren Tabellen parallel ausfüllen
Wenn man in einer Excel-Arbeitsmappe mehrere Tabellen angelegt hat, benötigt man häufig die gleichen Überschriften in diesen Tabellen. Anstelle von Copy & Paste können Sie die Daten auch bequem in einem Durchgang eintragen.
In der betreffenden Excel-Datei klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste am unteren Fensterrand auf alle Tabellenblätter, in denen Sie Zellen mit den gleichen Daten füllen wollen. Dann markieren Sie die Zelle, deren Inhalt in allen Tabellen der markierten Gruppe identisch sein soll, und geben die gewünschten Informationen ein.
Anschließend lässt sich die Gruppierung wieder aufheben, indem Sie unten auf ein beliebiges Tabellenblatt klicken, das nicht Teil der Gruppe ist. Sie können auch im Kontextmenü eines Tabellenblatts den Befehl Gruppierung aufheben wählen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Excel.
Wert zu mehreren Zellen gleichzeitig hinzurechnen
Speziell in umfangreicheren Tabellen kann es vorkommen, dass man viele Zellen auf einmal ändern muss - etwa um zu einem Preis die Mehrwertsteuer zu addieren. Dazu muss man weder umfangreiche manuelle Operationen durchführen noch zu Formeln greifen.
Öffnen Sie die entsprechende Tabelle. In einen leeren Bereich schreiben Sie jetzt den Wert, den Sie zu mehreren anderen Zellen zum Beispiel addieren wollen. Markieren Sie die Zelle mit der Maus, und kopieren Sie den Inhalt mit Strg + C oder indem Sie im Menüband auf Start / Kopieren klicken.
Nun markieren Sie den Zellbereich, mit dem Sie die Zahl verrechnen wollen. Danach klicken Sie im Menüband auf den Tab Start, anschließend auf den Pfeil unter Einfügen und wählen den Eintrag Inhalte einfügen aus. Im Abschnitt Vorgang können Sie sich jetzt für eine der angebotenen vier Grundrechenarten entscheiden. Sobald Sie auf OK klicken, führt Excel den Vorgang durch.
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Markierungsrichtung beim Ausfüllen von Zellen anpassen
Wenn man Daten in eine Excel-Tabelle eingibt, springt der Cursor nach Drücken der Eingabetaste immer eine Zeile weiter nach unten. Das ist sehr unpraktisch, wenn die auszufüllenden Zellen nebeneinander liegen. Mit wenig Aufwand können Sie aber die Richtung nach Ihren Wünschen ändern.
Lösung: Die zugehörige Einstellung lässt sich in Excel recht flexibel konfigurieren. Rufen Sie dazu die Optionen auf, die Sie nach einem Klick auf die Office-Schaltfläche (Version 2007) oder auf die Registerkarte Datei (ab Excel 2010) erreichen. Danach wechseln Sie zur Kategorie Erweitert.
Im rechten Fensterabschnitt sehen Sie die Option Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben. Über das Pulldown-Menü lässt sich an dieser Stelle die gewünschte Sprungrichtung festlegen. Es ist ebenfalls möglich, dass der Cursor nicht automatisch verschoben wird, indem Sie das Häkchen vor der Checkbox entfernen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Excel. (mje)