Tipps zu Outlook, Excel, Word und Co.

Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Office 2013

02.10.2014 von Malte Jeschke und Thomas Rieske
Mal eben in Excel Werte aus einer Zelle auf mehrere aufteilen, in PowerPoint-Präsentationen Schriften einbetten oder Outlook-Besprechungen richtig absagen: Mit den folgenden Tipps für Microsoft Office kommen Sie bei vielen Problemstellungen schneller zum Ziel.

Ob als klassisches Programmpaket oder als Office-365-Plan, in Büros ist Microsoft Office nach wie vor das Standardwerkzeug. Mit der neuesten Version 2013 sind einige spannende Funktionen hinzugekommen, wie etwa Excels Schnellanalyse oder Blitzvorschau. Aber wie in der Vergangenheit auch, sind nicht alle Funktionen selbsterklärend, und manchmal sind selbst banale Einstellungen recht gut versteckt. Die nachfolgenden Anleitungen sollen Sie bei der täglichen Arbeit mit dem Office-Paket unterstützen.

Einige der Tipps funktionieren auch mit den Vorgängerversionen Microsoft Office 2010 oder Office 2007. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.

Excel 2013 - Daten schnell und einfach auswerten

Mit den neuen Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau (siehe auch Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren) adressiert Microsoft unter anderem Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Kombination beider Funktionen lassen sich Daten schnell zerlegen und auswerten.

Wenn Sie einen Datenblock markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Schnellanalyse; alternativ können Sie es mit STRG + Q aufrufen. Die Schnellanalyse bietet folgende Punkte: Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines. Jeder der Punkte hält zahlreiche Optionen bereit, mit denen Sie rasch zu Ergebnissen kommen. Wir haben exemplarisch einige herausgegriffen.

In unserem Beispiel verkaufen Filialen drei unterschiedliche Produkte, in der Tabelle ist die Anzahl der verkauften Stück pro Filiale hinterlegt. Wir wollen auf die Schnelle auffällig markieren, in welchen Filialen mehr als 300 Stück eines Produktes abgesetzt wurden. Dazu wechseln wir auf die Schnellanalyse und wählen dort unter Formatierung die Option Größer als. Dort kann man die Bedingung für die Formatierung eingeben. Die Schnellanalyse liefert immer eine Live-Vorschau, sodass Sie das Ergebnis sehen können, bevor Sie die Option bestätigen. Wollen Sie die oberen 10 Prozent der Werte farbig formatieren, können Sie das ebenfalls direkt über die Schnellanalyse erledigen.

Ähnlich flott ist eine grafische Auswertung bewerkstelligt. In unserem Beispiel wollen wir in einem Balkendiagramm darstellen, welche Filiale wie viel von jedem Produkt verkauft hat. Hierfür wählen wir aus der Schnellanalyse Diagramme und Gruppierte Balken. Fehlt nur noch der Diagrammtitel, und fertig ist die Grafik.

Excel 2013 - Schnellanalyse -
Schnellanalyse
Wenn Sie in Excel 2013 einen Datenbereich markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Scnnellanalyse.
Schnellanalyse
In unserem Beispiel wollen wir Werte über einem bestimmten Grenzwert optisch vorheben.
Schnellanalyse
Die Scnnellanalyse liefert stets eine Live-Vorschau, in der man das Ergebnis sehen kann.
Schnellanalyse
Im nächsten Beispiel möchten wir die Verkaufsergebnisse grafisch aufbereitet darstellen.
Schnellanalyse
Mit wenigen Klicks bekommt man das Diagramm und muss nur noch den Titel einfügen.
Schnellanalyse
Ausgegeben werden soll die durchschnittliche Verkaufsmenge von Produkt A.
Schnellanalyse
Et voilá, in der freien Zelle unter der Spalte landet das Ergebnis.
Schnellanalyse
Wenn Sie auf diese Zellen wechseln, können Sie sich jetzt per Drop-Down-Menü für eine andere Funktion entscheiden.
Schnellanalyse
Wer einen Bericht mit einer Pivot-Tabelle erstellen will, kommt mit der Scnnellanalyse ebenfalls einfach zum Ziel.
Schnellanalyse
Sie können einfach die entsprechenden Felder auswählen.
Schnellanalyse
Und schon erscheint der entsprechende Bericht.
Schnellanalyse
Mit der Linienfunktion der Sparklines können Sie einfache Trendlinien anlegen...
Schnellanalyse
...die dann in der Zelle hinter den entsprechenden Werten angezeigt werden.

Unter Ergebnisse finden sich in der Schnellanalyse unter anderem einige Statistikfunktionen, beispielsweise zur Durchschnittsermittlung. In unserem Beispiel markieren wir die Spalte mit dem Produkt A und wählen über Ergebnisse Durchschnitt aus. Jetzt wird in der freien Zelle unterhalb der Spalte der Durchschnittswert ausgegeben. Wechselt man nun auf diese Zelle als aktive Zelle, kann man aus einem Dropdown-Menü andere Auswertungen statt des Durchschnitts auswählen. Zur Verfügung stehen beispielsweise Minimum, Maximum, Summe oder Anzahl der Zahlen.

Unter Tabellen können Sie in der Schnellanalyse Tabellen formatieren oder Pivot-Tabellen sehr einfach anlegen. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht mit der Gesamtverkaufszahl von Produkt B erstellt.

Der letzte Oberpunkt in der Schnellanalyse sind die sogenannten Sparklines, also Mini-Diagramme, die in einer Zelle dargestellt werden. Das ist hilfreich, um etwa Trendlinien in einer Zeile aufzuzeigen. Hierfür wählen wir ein Beispiel mit Quartalszahlen und Produkten. Die Trendlinie zeigt, wie sich die Verkaufszahlen des Produktes über die Quartale verhalten.

Die Schnellanalyse bietet vielfältige Möglichkeiten für unterschiedlichste Auswertungen, die weder großartige Excel- noch Formel-Kenntnisse erfordern.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.

Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren

Zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme gehört zweifelsohne folgende: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort.

Bis dato konnte man unter Excel per Formeln die Daten trennen oder den Textkonvertierungsassistenten nutzen, siehe auch Excel - Daten aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen. Excel 2013 bringt eine neue Funktion mit, die das Vorgehen bei solchen Problemstellungen deutlich erleichtert. Die Funktion heißt "Blitzvorschau", im englischen Original "Flash Fill" genannt, und versucht, aus dem Muster von Eingaben die gewünschte Aktion zu ermitteln.

In unserem ersten Beispiel stehen in der ersten Spalte die Namen der Teilnehmer, Vorname und Nachname wurden in eine Zelle eingegeben. Für die Weiterverarbeitung sollen Vornamen und Nachnamen in Spalte B und C abgelegt werden. Hierfür geben wir den ersten Namen der Liste manuell getrennt in Vorname und Name in die Zellen B2 und C2 ein. Wenn wir jetzt in die Zelle B3 wechseln und im Menü Daten die Blitzvorschau auswählen, schlägt Excel die entsprechenden Werte für die darunterliegenden Zellen vor. Das Tastenkürzel für die Blitzvorschau ist STRG + E. Über das Blitzvorschaukontextmenü können Sie gegebenenfalls alle geänderten Zellen automatisch markieren.

Bildergalerie:

In unserem Beispiel sind Vorname und Name der Teilnehmer in einer Zelle erfasst worden, wir benötigen die Daten jedoch in getrennten Spalten.

Hierzu trennen wir den Namen der ersten Teilnehmerin manuell, und geben Vorname und Nachname in die benachbarten Zellen ein.

Wechseln wir nun auf die nächste freie Zelle für einen Vornamen und wählen aus dem Daten Menü die Blitzvorschau...

...landen die entsprechenden Vornamen automatisch in den Zellen darunter.

Man kann die Vorschläge akzeptieren, rückgängig machen oder alle geänderten Zellen markieren.

Das klappt ebenso mit anderen denkbaren Kombiationen von Zellinhalten.

Im zweiten Beispiel wollen wir Zellinhalte aus verschiedenen Zellen zusammenfassen und durch Schrägstriche trennen.

Auch hier erkennt die Blitzvorschau das Schema und setzt die Inhalte entsprechend um.

In diesem Beispiel soll die zweite Spalte die letzten drei Endziffern der Kundennummer enthalten.

Auch dies erkennt die Blitzvorschau souverän und füllt die Werte entsprechend aus.

Was mit dem Trennen von Informationen klappt, funktioniert genauso gut mit dem Zusammenfügen von Daten und dem Hinzufügen von Zeichen. In unserem zweiten Beispiel soll eine Produktbezeichnung aus drei Bestandteilen zusammengesetzt werden, die in den Spalten A, B und C stehen. Die Bezeichnung soll sich aus den drei Werten zusammensetzen, die durch Schrägstriche und Leerzeichen getrennt werden. Auch hier genügt es, in Zelle D2 diese Bezeichnung manuell zu generieren. Wechselt man in Zelle D3 und wählt die Blitzvorschau, wird die Spalte automatisch ausgefüllt.

Auch Funktionen wie LINKS oder RECHTS kann man durch die Blitzvorschau ersetzen. In unserem Beispiel benötigen wir für eine Auswertung der letzten drei Ziffern einer neunstelligen Kundennummer. Die Vorgehensweise ist wie oben: einmal die drei letzten Ziffern eingeben, auf die nächste leere Zelle wechseln und Blitzvorschau wählen. Voilà, die gewünschten Ziffern landen in den darunterliegenden Zellen.

Gibt es auch einen Unterschied zur traditionellen Vorgehensweise mit Funktionen? Ja, und zwar eine veritablen: Sind Funktionen im Spiel, ändern sich die Zieldaten, wenn man die Ursprungsdaten ändert - das geschieht bei der Blitzvorschau nicht.

Es kann immer zu kleinen Problemen kommen, wenn das manuell eingegebene Wunschformat etwa mit vorgegebenen Zellformaten - beliebte Beispiele sind hier die Datumsformate - kollidiert.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.

Excel 2013 - Rechner in Schnellzugriffsleiste integrieren

Wer den Windows-Rechner direkt in die Menüleiste von Excel integriert, kann mal eben zwischendurch Ergebnisse checken.

Zwar ist ein einem ein Anwender, die einen physischen Taschenrechner neben dem geöffneten Excel-System liegen haben, manchmal suspekt, aber es kann in der Tat gute Gründe dafür geben, den Windows-Rechner im Schnellzugriff zu haben. Bei allen Was-wäre-wenn-Möglichkeiten von Excel: Manchmal möchte man ein Ergebnis einfach schnell per Taschenrechner checken. Die Tastatur des Autors besitzt beispielsweise eine direkte Taste für den Windows-Rechner und kommt vergleichsweise oft am Tag zum Einsatz.

Der folgende Tipp integriert den Windows-Rechner in die Schnellzugriffsleiste von Excel. Fahren Sie hierzu im linken oberen Bereich auf den Pfeil, um die Schnellzugriffsleiste anzupassen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Punkt Weitere Befehle.

Taschenrechner im Schnellzugriff
Fügen Sie einen weiteren Befehl zur Schnellzugriffsleiste hinzu.
Taschenrechner im Schnellzugriff
In den sich öffnenden Excel-Optionen wählen Sie unter Befehle auswählen den Punkt Nicht im Menüband enthaltene Befehle.
Taschenrechner im Schnellzugriff
Scrollen Sie in diesem Dialog bis zu dem Befehl Rechner und wählen Sie diesen aus.
Taschenrechner im Schnellzugriff
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Taschenrechner im Schnellzugriff
Wenn Sie die Dialogbox bestätigten, erscheint das Rechner-Logo oben in der Schnellzugriffsleiste...
Taschenrechner im Schnellzugriff
...und Sie können den Taschenrechner direkt starten.

In den sich öffnenden Excel-Optionen wählen Sie unter Befehle auswählen den Punkt Nicht im Menüband enthaltene Befehle. Scrollen Sie in diesem Dialog bis zum Befehl Rechner und wählen diesen aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wenn Sie die Dialogbox bestätigten, erscheint das Rechner-Logo oben in der Schnellzugriffsleiste, und Sie können den Taschenrechner direkt starten.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013. Unter Excel 2010 ist die Vorgehensweise ähnlich. (mje)

Word 2013 - Schnellzugriff auf häufig genutzte Ordner

In der Regel sind Dokumente stets in denselben Verzeichnissen gespeichert - Briefe zum Beispiel unter "Korrespondenz". Diese häufig verwendeten Ordner lassen sich zum schnelleren Wiederfinden auch an einer bestimmten Stelle im Dateimenü fest verankern.

Öffnen Sie in Word zunächst ein Dokument aus dem Verzeichnis, das Sie fixieren wollen. Wenn Sie Word 2010 nutzen, klicken Sie anschließend auf Datei / Zuletzt verwendet. In der Mitte erscheinen nun alle vor Kurzem geladenen Dokumente. Rechts davon befindet sich die Spalte Zuletzt besuchte Orte, wo Sie an erster Position den dazugehörigen Ordner sehen. Klicken Sie rechts neben diesem Ordner auf die Pin-Nadel, die daraufhin ihre Gestalt und Farbe ändert. Dadurch bleibt dieser Ordner permanent oben in der Liste.

Festmachen: Um schnell auf bestimmte Ordner zuzugreifen, empfiehlt es sich, sie mit einem Klick auf die Pin-Nadel an oberster Position zu fixieren.

Um eine an diesem Ort abgelegte Datei zu öffnen, klicken Sie in der Textverarbeitung auf Datei / Zuletzt verwendet. Noch schneller gelangen Sie dorthin, wenn Sie den entsprechenden Befehl in die Leiste für den Schnellzugriff integrieren. Anschließend klicken Sie in der rechten Spalte auf den festgepinnten Ordner und können die gewünschte Datei öffnen.

In Word 2013 hat Microsoft die Bedienlogik ein wenig verändert. In dieser Version klicken Sie auf Datei / Öffnen, danach im mittleren Bereich auf Computer. Rechts daneben sind die zuletzt verwendeten Ordner chronologisch absteigend aufgelistet. Die Pin-Nadel erscheint erst, wenn Sie die Maus über einen Eintrag bewegen. Abgesehen davon lassen sich die Ordner wie für die Vorgängerversion beschrieben im Menü fixieren.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2010 und Word 2013.

Word 2013 - Sonderzeichen per Tastenkürzel einfügen

Wer etwa technische Dokumentationen erstellt, steht häufig vor dem Problem, immer wieder Symbole einfügen zu müssen, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Anstatt erst umständlich durch die Menüstruktur von Word zu navigieren, kann man die oft benötigten Zeichen auch deutlich bequemer aufrufen.

Ordnen Sie einfach den Sonderzeichen eine Tastenkombination zu. Dazu wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Symbole am rechten Rand klicken Sie auf Symbol / Weitere Symbole. Wählen Sie anschließend die entsprechende Schriftart aus, zum Beispiel Wingdings, und markieren Sie das gewünschte Zeichen.

Einfügen per Shortcut: Wie hier das Ohm-Symbol lassen sich alle verfügbaren Sonderzeichen in Word einer Tastenkombination zuordnen.

Jetzt klicken Sie auf Tastenkombination und drücken den Shortcut, den Sie zuweisen wollen. Dieser erscheint dann im Feld Neue Tastenkombination. Bestätigen Sie zum Schluss Ihre Kombination mit einem Klick auf Zuordnen. Wenn Sie künftig das festgelegte Kürzel drücken, fügt Word das jeweilige Sonderzeichen direkt in das Dokument ein.

Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.

Outlook 2013 - ungelesene Mails farbig hervorheben

Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013 bewerkstelligen.

Bildergalerie:
Outlook 2013
In der Standardeinstellung werden ungelesene Mails in Outlook 2013 in Blau angezeigt.
Outlook 2016
Auch Outlook 2016 zeigt neue E-Mails farblich markiert an.
Outlook 2013
Wechseln Sie in das Menü Ansicht, um dies zu ändern.
Outlook 2016
Die Ansicht wird auch in Outlook 2016 über die Registerkarte Ansicht umfassend angepasst.
Outlook 2013
Über die Ansichtseinstellungen und den Punkt Bedingte Formatierung können Sie die Regeln für die Anzeige bestimmen.
Outlook 2016
In Outlook 2016 sind die Einstellungen für die farbliche Hervorhebung identisch zu Outlook 2016.
Outlook 2013
Es gilt die Regel für Ungelesene Nachrichten zu editieren.
Outlook 2016
Eingehende Nachrichten lassen sich in Outlook 2016 farblich hervorheben.
Outlook 2013
Über Schriftart können Sie beispielsweise die Farbe ändern.
Outlook 2016
Die Farben für neue E-Mails lassen sich in Outlook 2016 problemlos ändern.
Outlook 2013
Et voilá, schon werden die ungelesenen Mails in Rot angezeigt.
Outlook 2016
Auch in Outlook 2016 lässt sich die Farbe umfassend anpassen.
Outlook 2013
Wollen Sie die geänderte Ansicht für andere Ordner übernehmen, so geschieht dies über den Punkt Ansicht ändern.

Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.

Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern - und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.

Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013. In Outlook 2010 ist die Vorgehensweise ganz ähnlich.

Outlook 2013 - Besprechungen richtig absagen

Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, erntet meist Missmut von den Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.

Das aus der Vergangenheit bekannte Pingpong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten, wenn Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.

Im einfachsten Fall gilt es, eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt, und das Meeting wird als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.

Bildergalerie:
Besprechungen in Outlook absagen
Im Kontextmenü finden Sie die Option um eine angesetzte Besprechung abzusagen. Wenn Sie dies auswählen ...
Besprechungen in Outlook absagen
... können Sie eine Nachricht für die Teilnehmer eingeben und die Absage senden.,
Besprechungen in Outlook absagen
Wählen Sie eine Besprechung aus einer Besprechungsserie an, können Sie auswählen, ob Sie den einzelnen Termin oder die ganze Serie absagen wollen.
Besprechungen in Outlook absagen
Für Besprechungsserien empfiehlt sich folgender Weg, damit Notizen und Anlagen bereits absolvierter Sitzungen erhalten bleiben. Klicken Sie doppelt auf einen Termin der Serie und wählen Sie dann die Option "Die gesamte Serie".
Besprechungen in Outlook absagen
Wählen Sie nun aus dem Menü Besprechungsserie den Serientyp.
Besprechungen in Outlook absagen
Setzen Sie ein neues Enddatum, so dass die Serie beendet wird.
Besprechungen in Outlook absagen
Auch hier können Sie den Teilnehmern mit dem Senden der Absage eine Nachricht zukommen lassen.

Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer Besprechungsserie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht werden. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:

Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, empfiehlt es sich, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.

Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung der Besprechungsserie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie. Wählen Sie dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.

Outlook 2013 - E-Mails mit Verzögerung absenden

Ein Klick oder eine Tastenkombination, und weg ist die E-Mail. Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance, etwa noch etwas zu ändern oder einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird.

Die Situation ist bekannt: Man hat just eine E-Mail versendet, und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell (siehe auch Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Outlook 2013). Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht.

Zwar kann man Mails - zumindest interne - zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich etwas Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von E-Mails einzubauen.

Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Suchen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markierten Nachricht eine Regel anzulegen. Klicken Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf den Punkt Neue Regel.

Gehen Sie im Regelassistenten bis zum Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, denn da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird; dies müssen Sie bestätigen.

Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bei einem Klick darauf festlegen; im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen; hier genügt es ebenfalls, einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.

PowerPoint 2013 - Schriftart vollständig austauschen

Sie möchten in einer Präsentation nicht den standardmäßig eingestellten Font, sondern zum Beispiel die im Rahmen des Corporate Designs Ihrer Firma vorgegebene Schriftart verwenden? Dazu müssen Sie nicht jede Folie einzeln ändern. Es reicht, den sogenannten Folienmaster zu bearbeiten.

Nachdem Sie Ihre Präsentation geladen haben, wählen Sie die Registerkarte Ansicht. Nutzen Sie PowerPoint 2010 oder 2013, dann klicken Sie jetzt in der Gruppe Masteransichten auf Folienmaster. In PowerPoint 2007 nennt sich die Gruppe Präsentationsansichten.

In einem Rutsch: Schriftarten in einer Präsentation lassen sich schnell und bequem wechseln, wenn man den Folienmaster anpasst.

Anschließend erscheinen auf der linken Seite untereinander angeordnete Miniaturansichten der Designvorlagen. Welche davon Sie in Ihrer Präsentation verwenden, lässt sich einem Tooltip entnehmen, wenn Sie mit der Maus über eine der Ansichten fahren. Klicken Sie auf die Vorlage, der Sie eine neue Schriftart zuweisen möchten. Dann öffnen Sie auf der neu hinzugekommenen Registerkarte Folienmaster in der Gruppe Design bearbeiten beziehungsweise Hintergrund (PowerPoint 2013) das Pulldown-Menü Schriftarten. PowerPoint blendet daraufhin eine Liste mit den integrierten Schriften ein. Wenn Sie die Maus über die Einträge bewegen, können Sie sofort die Auswirkungen auf das Layout erkennen.

Nicht aufgeführte, aber auf dem Rechner installierte Fonts lassen sich hinzufügen, wenn Sie in der Liste unten auf Neue Designschriftarten erstellen beziehungsweise Schriftarten anpassen klicken. Nachdem Sie alle Änderungen entsprechend Ihren Anforderungen durchgeführt haben, beenden Sie den Modus wieder mit dem Befehl Masteransicht schließen.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.

PowerPoint 2013 - TrueType-Schriften einbetten

Wer seine Präsentation später auf einem anderen Computer vorführen möchte, kann unliebsame Überraschungen erleben. Denn ist eine genutzte Schrift auf dem Zielrechner nicht installiert, wird sie durch einen Standardfont ersetzt. was das mühevoll gestaltete Layout möglicherweise gravierend beeinträchtigt.

PowerPoint bietet deshalb die Möglichkeit, die verwendeten TrueType-Fonts fest einzubetten. Öffnen Sie Ihre Präsentation, und klicken Sie im Menüband von PowerPoint 2010 und 2013 nacheinander auf Datei / Optionen und dann auf die Registerkarte Speichern. In Version 2007 gelangen Sie über die Office-Schaltfläche und Klick auf PowerPoint-Optionen / Speichern zum Dialogfenster. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Schriftarten in der Datei einbetten. Diese Einstellung gilt sowohl für die aktuelle als auch für künftige Präsentationen.

Eingebettete Fonts: Schriftarten in Präsentationen lassen sich in die Datei fest integrieren, sodass das Layout auf anderen PCs nicht beeinflusst wird.

Soll die Schrift nur in der aktuellen Präsentation eingebettet werden, wählen Sie den Befehl Speichern beziehungsweise Speichern unter. Klicken Sie dann im unteren Bereich auf Tools, und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Optionen speichern. Aktivieren Sie nun die Checkbox Schriftarten in der Datei einbetten.

Die Voreinstellung Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen einbetten sollten Sie nicht ändern, wenn Sie Wert auf eine möglichst kompakte Datei legen. Die Alternative Alle Zeichen einbetten verankert alle möglichen Zeichen einer Schriftart in der Datei, was sie aber insbesondere bei umfangreichen Symbolfonts unnötig aufbläht.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.

Access 2013 - Standardwerte für Felder vorgeben

Viele Felder enthalten häufig die gleichen Informationen - in einer Kundentabelle zum Beispiel das Land oder die Region. Anstatt diese Daten stets aufs Neue einzugeben, wäre es deutlich effizienter, sie so zu hinterlegen, dass der Benutzer sie schnell übernehmen kann.

In Access 2013 öffnen Sie die betreffende Tabelle in der Datenblattansicht und wählen das entsprechende Feld aus. Klicken Sie als Nächstes unter Tabellentools auf dem Tab Felder auf Standardwert. Der Ausdrucks-Generator startet, und Sie können Ihre Vorgabe eintragen, zum Beispiel als Angabe für einen Firmenstandort ="Deutschland".

Vorbelegung: Mit dem Ausdrucks-Generator lassen sich in Access für Felder Standardwerte festlegen, die der Benutzer einfach übernehmen kann.

Verwenden Sie eine frühere Version als Access 2013, und rufen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht auf. Nun klicken Sie in den Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein in die Zeile Standardwert und dann auf die am Zeilenende angezeigte Schaltfläche mit den drei Punkten. Dadurch rufen Sie den Ausdrucks-Generator auf, und Sie können wie oben beschrieben fortfahren.

Die Vorgaben für die Felder sind nur ein Vorschlag, den der Anwender mit der Tab-Taste einfach übernehmen oder mit eigenen Daten überschreiben kann.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2007.

Access 2013 - Berechnungen direkt in der Tabelle durchführen

Werte in einer Tabelle berechnen zu lassen ist praktisch - beispielsweise um zu Nettopreisen die Mehrwertsteuer zu addieren. Vor Access 2010 musste man für solche Operationen Abfragen verwenden. Nun erlaubt ein neuer Feldtyp eine weniger umständliche Vorgehensweise.

Ab Access 2010 können Sie Felder mit berechneten Werten anlegen. Dazu öffnen Sie die entsprechende Tabelle in der Datenblattansicht und klicken auf den Spaltenkopf mit der Überschrift Zum Hinzufügen klicken.

Berechnete Felder: Für das Ergebnis von Berechnungen stellt Access fünf Datentypen zur Verfügung.

In der nun angezeigten Liste bewegen Sie den Cursor auf Feld berechnen (Access 2013) beziehungsweise Berechnetes Feld (Access 2010) und wählen aus den Einträgen den Datentyp, den das Ergebnis haben soll. Zur Verfügung stehen Text, Zahl, Währung, Ja/Nein und Datum/Uhrzeit. Anschließend startet der Ausdrucks-Generator, und Sie können mit der Auswahl der benötigten Felder und Operatoren beginnen. Für die Berechnungen, die nur Felder aus der gleichen Tabelle enthalten dürfen, stehen neben den Grundrechenarten auch integrierte Access-Funktionen zur Verfügung.

Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf OK. Nun fügt Access das berechnete Feld hinzu, und Sie können dafür einen Namen vergeben. Beachten Sie, dass die Ergebnisse der Berechnung schreibgeschützt sind.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2010.

OneNote: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln

Gelegentlich stehen Benutzer vor der Aufgabe, Inhalte von PDF-Dokumenten weiterzubearbeiten. Wer über OneNote verfügt, ist aus dem Schneider, denn er muss weder die entsprechenden Adobe-Produkte besitzen noch auf Tools von Drittherstellern ausweichen.

Als Voraussetzung, dass die folgenden Schritte gelingen, muss auf dem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, etwa Adobe Reader oder eine Alternative wie Nitro Reader, vorhanden sein. Sonst kommt es zu einer Fehlermeldung, wenn Sie das PDF einzufügen versuchen.

In OneNote klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen aus der Gruppe Dateien den Befehl Dateiausdruck. Dann navigieren Sie im folgenden Fenster zum gewünschten PDF-Dokument, selektieren es und klicken auf Einfügen. Nachdem OneNote die Datei vollständig geladen hat, was je nach Größe einige Zeit dauern kann, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Darstellung.

Bildergalerie:
OneNote 2013
In OneNote klicken Sie zuerst auf den Tab "Einfügen".
OneNote 2013
Dann wählen Sie aus der Gruppe "Dateien" den Befehl "Dateiausdruck".
OneNote 2013
Nun können Sie zum gewünschten PDF-Dokument navigieren und es Ihrem Notizbuch mit einem Klick hinzufügen.
OneNote 2013
Ohne installiertes PDF-Anzeigeprogramm, etwa Adobe Reader, gibt OneNote eine Fehlermeldung aus.
OneNote 2013
Je nach Umfang des PDFs kann der Importvorgang geraume Zeit dauern.
OneNote 2013
Nach Hinzufügen der PDF-Datei erhält man ein Dokument, in dem man bequem navigieren kann und das sich mit OneNote-Bordmitteln durchsuchen lässt.
OneNote 2013
In Dokumenten, die zu groß für die Zwischenablage sind, lässt sich nur Text von der aktuellen Seite übernehmen.
OneNote 2013
Bei weniger umfangreichen PDFs können Sie auch Text von allen Seiten kopieren.

Um nur den Text der aktuell angezeigten Seite in die Zwischenablage zu übernehmen, wählen Sie den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Um alles zu kopieren, klicken Sie auf den Befehl Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Bei sehr umfangreichen PDFs kann es vorkommen, dass die letztgenannte Option nicht zur Verfügung steht, weil das Clipboard für den gesamten Umfang zu klein ist.

Anschließend lässt sich der Inhalt aus der Zwischenablage mit Strg + V in eine andere Anwendung, etwa Word, einfügen und bearbeiten.

Produkte: Der Trick funktioniert mit OneNote 2010 und 2013.

OneNote: Webseiten als Notizen übernehmen

Eine Webseite als Bookmark abzulegen ist eine Möglichkeit, interessante Fundstücke rasch wieder aufzuspüren. Als bequemere Alternative empfiehlt sich aber OneNote, das zu diesem Zweck nicht nur mit dem Internet Explorer zusammenarbeitet.

Wenn Sie auf Ihrem Rechner OneNote installiert haben, enthält der Internet Explorer zwei zusätzliche Optionen: An OneNote senden und Verknüpfte OneNote-Notizen. Diese Befehle stehen über das Menü Extras zur Verfügung, das nach Drücken der Alt-Taste erscheint. An OneNote senden taucht zusätzlich im Kontextmenü auf.

Integrierte Befehle: Ist OneNote auf Ihrem PC installiert, befinden sich im Extras-Menü des Internet Explorers zwei neue Einträge.

Mit den zwei Optionen lassen sich Informationen von Webseiten übernehmen beziehungsweise damit verknüpfte eigene Notizen anlegen. Im ersten Anwendungsfall markieren Sie einfach den gewünschten Text und schicken ihn per Kontextmenü an OneNote. Dabei bleibt die Original-Formatierung der Webseite in der Regel erhalten; außerdem enthalten sind ein Zeitstempel und die Quell-URL. Bei anderen Browsern kann man für diesen Zweck den im Drucken-Menü untergebrachten Befehl An OneNote senden verwenden.

Wenn Sie im Internet Explorer arbeiten und zu einer Webseite eine Notiz erstellen möchten, rufen Sie das Kommando Verknüpfte OneNote-Notizen auf, wechseln ins angedockte OneNote-Fenster und geben Ihren Kommentar ein. OneNote erzeugt eine Verknüpfung zur entsprechenden Seite, erkennbar an einem Symbol des Internet Explorers, das vor der Notiz angezeigt wird. Wenn Sie darauf klicken, öffnet der Standard-Browser die zugehörige URL.

Produkte: Der Trick funktioniert mit OneNote 2010 und 2013. (mje)