Die besten Tools zur Arbeitsorganisation

Der Knowledge-Worker von heute benötigt Software, um seine Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Viele Dinge sind nur noch effektiv und kostensparend durchzuführen, wenn man sich mit der entsprechenden Technologie ausrüstet. Bei der Vielzahl an Apps und Software ist es jedoch meist schwierig, auf den ersten Blick die individuell passenden Tools herauszupicken.

In unserem Unternehmen nutzen wir die nachfolgenden täglich und glauben, dass man sie in jedem Arbeitskontext gebrauchen kann. Es gibt noch viele andere, die je nach Anwendungsgebiet sicher für den einen oder anderen Wissensarbeiter sehr wertvoll sind. Wir selbst haben uns für diese Tools entschieden, weil sie, bis auf das unten beschriebene Trello, nicht rein online basierend sind.

Evernote - Powerhouse des agilen Arbeitens

Vorteile

• Evernote ist online wie offline nutzbar.

• Alle Dokumentarten werden vom Programm erkannt.

• unterstützt alle relevanten Plattformen wie Windows, Mac OS, iOS oder Android

• Möglichkeiten: Textnotizen, Videonotizen, Fotonotizen, Audionotizen, PDF, Volltextsuche, Handschrifterkennung

• hat mächtige Suchfunktionen

• Es besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Notizbücher anzulegen.

• Das Programm beinhaltet eine Chat-Funktion.

• Business App = zentral administrierbar

• Ein vernetztes Arbeiten im Team ist möglich.

• extrem leichte Anbindung von Scannern (vor allem des Evernote Scanners)

• Es gibt einen Präsentationsmodus.

• Annotation von Bildern und PDFs innerhalb der Applikation

Nachteile

• Die Lernkurve von Evernote ist mittlerweile sehr hoch - Evernote selbst hat so viele Funktionalitäten, dass es schon einige Zeit, das heißt mehrere Tage in Anspruch nehmen kann, bis man sich mit dem Programm wohlfühlt

• In jedem Browser sind die Funktionalitäten anders.

• Für viele ist die Tatsache, dass man in Evernote suchen muss - es also nicht darum geht, möglichst viele Unterordner zu haben - verwirrend.

• Um Evernote sinnvoll nutzen zu können, ist der Zeitaufwand zu Anfang erhöht

Fazit

Evernote ist nicht nur ein Notizbuch, es ist die cross-funktionale Arbeitsplattform für virtuelle Teams. Es hält alle möglichen Arten von Informationen leicht bereit und ist selbst im Flugzeug nutzbar.

Link: Evernote

Alternativen (mit Einschränkungen)

OneNote, Notability

Evernote für iPhone und Android

Vorteile

• für IOS, OSX, Windows, Android verfügbar

• Alle Informationen sind sofort griffbereit.

• Teams können in Meetings zum Beispiel die Infos sofort in die entsprechende Notiz laden und haben damit alle informiert.

• verfügt über eine eigene Community, die ständig neue Ideen zur Handhabung hat

Nachteile

• nicht ganz intuitives Interface, ein wenig Lernaufwand ist notwendig

Fazit

Evernote auf dem Smartphone integriert sich nahtlos mit der Desktop-Variante. Die Synchronisierung der Notizen ist rasend schnell. Dadurch können Notizen, die im PC erstellt worden sind, fast sofort auf dem Smartphone weiterbearbeitet werden.

Links: Evernote für iPhone, Evernote für Android

Scannable - das digitale Notizbuch für unterwegs

Vorteile

• extrem simples Handling

• arbeitet mit dem Evernote Scanner als Steuerungseinheit zusammen

• tolles Schriftbild bei der Erkennung

Nachteile

• zu viel automatisiert, in CamScanner können bei Bedarf die Bilder nachbearbeitet werden

• Leider benötigt das Scannen eine Verbindung zum Server. Der Nutzer man muss also online sein.

Fazit

Die beste Scanning App. Wer mit einem digitalen Notizbuch arbeitet, braucht auch eine Scanning App für unterwegs. Scannable von Evernote ist sicher in Verbindung mit Evernote und dem Evernote Scanner ein Muss, funktioniert aber auch ohne Evernote. Scannable ist darüber hinaus sehr leicht zu bedienen.

Link: Scannable

Alternativen

CamScanner - ist auch eine Dokumentenablage

Trello - das Organisationstalent

Vorteile

• sehr intuitiv

• einfach zu nutzen

• sehr viele Features

Nachteile

• unterstützt derzeit keine swim lanes (visuelle Elemente von Diagrammen)

• Es ist nicht klar, wo die Infos gehostet werden. Für geschäftliche Belange ist das bei vielen Firmen ein No-Go.

Fazit

Wer seine Aufgaben alleine oder im Team verwalten will, ein Kommunikationsmedium über die einzelnen Task braucht und dabei nicht auf die Darstellung eines TaskBoards verzichten will, der ist mit Trello sicher gut bedient. Es ist so intuitiv, dass wir es nach nur wenigen Stunden in der gesamten Firma nutzen konnten.

Die Stärke und gleichzeitig Schwäche: Es verleitet dazu, auch Dokumente, Bilder und vieles andere dort abzulegen. Das ist handlich, aber macht aus meiner Sicht wenig Sinn. Gerade für das Visualisieren der Aufgaben eignet sich Trello perfekt - die Informationen zu den Vorgängen lassen sich aber beispielsweise in den Evernote-Notizbüchern besser festhalten.

Link: Trello

Alternativen

Jira, TargetProcess, LeanKit, AgileZen

Google Hangout - das stabile Video-Konferenz-Tool

Vorteile

• funktioniert fast immer

• tolle Video- und Audio-Qualität (ab und zu gibt es Echo-Effekte)

• leichtes Einarbeiten

• kostenlos

Nachteile

• Unter OSX gibt es immer mal wieder Probleme mit der Kamera.

• Um optimal zu funktionieren, braucht Google Hangout den Google Chrome Browser.

• Die grafische Benutzeroberfläche (User Interface) ist verbesserungswürdig.

Fazit

Wir arbeiten an unterschiedlichen Standorten und doch müssen wir ständig zusammenarbeiten. Die Idee von Microsoft, dass jedes Meeting immer auch ein Online-Meeting sein muss, hat mich dazu inspiriert, es genauso in unserem Unternehmen zu halten. Dass für dieses Arbeiten aber unbedingt ein Chat- und Video Conferencing Tool genutzt werden muss, liegt auf der Hand. Wir haben bis dato sehr gute Erfahrungen mit Google Hangout gemacht. Es glänzt zwar nicht mit einem tollen User Interface - dafür ist es stabil und funktioniert, wirklich gut.

Link: Google Hangout

Alternativen

Lync, Skype, Hello

Dropbox - die clevere Datenspeicherung

Vorteile

• günstig

• einfach zu bedienen

• der Defacto Standard

Nachteile

• Berechtigungskonzepte waren lange Zeit schwierig.

• Viele Funktionen sind existent - man weiß nur nichts darüber, weil sie etwas versteckt sind

Fazit

Ein virtuelles Team benötigt die Daten online - in der Cloud. Die Ersten, die das wirklich gut gelöst hatten, waren die Entwickler von Dropbox. Jetzt ist Dropbox auch wirklich eine Lösung für das Business geworden, da sie die entsprechenden Funktionalitäten nachgeliefert haben. Man kann seine Files sharen, die Fotos zentral ablegen und vieles mehr. Das geht aber natürlich auch mit Business OnDrive, Google Drive und iCloud - je nach Vorlieben. Wir hatten alle vier im Einsatz und es gibt eigentlich keine nennenswerten Unterschiede. Einzig die Nutzer von Microsoft-Produkten sollten einmal die Business OneDrive von Microsoft ausprobieren.

Link: Dropbox

Alternativen

Business OneDrive, Google Drive, iCloud

BufferApp - Social-Media-Kommunikation leicht gemacht

Vorteile

• einfach zu erlernen.

• intuitiv in der Anwendung

• Es lassen sich die gängigen Social-Media-Kanäle bespielen.

• Es gibt sehr viele Schnittstellen zu anderen Systemen (IFTTT).

Nachteile

• Mir gefällt nach wie vor die Art und Weise nicht, wie die Scheduling-Funktionalität implementiert ist. Man kommt zurecht - aber das geht sicher besser.

• Es gibt zu wenig Reporting-Möglichkeiten in der Basis-Version. Wer etwas mehr ausgeben will, dem stehen jedoch alle Reports offen.

Fazit

Wer twittern will, braucht BufferApp.com. Damit lassen sich die Tweets in verschiedenen sozialen Netzwerken platzieren. Das Ganze passiert auf einen Schlag - ohne viel Schnick Schnack. Für mich ist das wichtig, weil ich so in 30 Minuten alle Tweets der Woche produzieren kann und so immer mit meinen Lesern in Kontakt stehe. Vorsicht: Suchtgefahr!

Link: Buffer

Alternativen

Hootsuite

MS Office 365 Small Business Edition

Vorteile

• gelungene Integration von Online und Offline

• Alle typischen Funktionalitäten sind da

• kompatibel mit dem Rest der Business-Welt

Nachteile

• wie immer die Microsoft-Philosophie: Du darfst nur, was der Admin einstellt

• verglichen mit Google Docs teurer

• Man braucht einen Administrator

• Lizenzen sind unterschiedlich, auch in den Funktionalitäten

Fazit

Um MS Office kommt man nicht mehr herum. Wir haben es jahrelang probiert, ohne MS Office auszukommen. Das geht. Google Docs ist großartig, die iWork Produkte von Apple genial. Doch seitdem Microsoft Office mit Office 365 in die Cloud verlegt hat, sind die Office-Produkte nicht mehr zu schlagen. Tolle Integration von Desktop-Applikationen, und Online Collaboration. Die Funktionalitäten von Google Docs plus das Desktop-Verhalten von MS Word ergänzen sich perfekt. Was will man mehr? Einen kleinen Wermutstropfen gibt es: Nichts geht über Apple Keynote, wenn man Präsentationen machen will.

Link: MS Office 365

Alternativen

Google Docs, iWork

Wie die obige - natürlich nicht vollständige - Aufzählung zeigt, steht dem Anwender mittlerweile eine Vielzahl von Software Tools zur Verfügung, die den Arbeitsalltag alleine und im Team erleichtern kann. Am besten einfach mal ausprobieren. (bw)