Best in Cloud 2014 – Bürotex metadok

DMS aus der Cloud macht den Getränkehandel flüssig

29.09.2014 von Florian Kurzmaier
Der Getränkegroßhändler Gefako archivierte bislang Rechnungen, Lieferscheine und Belege händisch. Gemeinsam mit Bürotex metadok wurde jetzt mit „myAmber DMS“ eine Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung eingeführt, um diese Prozesse zu automatisieren. Gefako konnte damit die Kosten für das Dokumentenmanagment halbieren.

Auf der Suche nach einer passenden Lösung zur internen Prozessoptimierung war bei der Gefako, einem der größten Getränkehändler Deutschlands, der Entschluss für eine im Rechenzentrum gehostete On-Premise-Lösung bereits gefallen - aus Mangel an Cloud-Alternativen. Dass es Bürotex metadok trotz der erfolgten Evaluierung und Invest-Entscheidung seitens des Kunden gelungen ist, "myAmber DMS" für die Gefako umzusetzen, spricht für das Cloud-DMS-Angebot des Anbieters. Ob das für einen Best-in-Cloud-Award in der Kategorie Software as a Service reicht?

Das Einsatzszenario

Der Getränkegroßhändler Gefako suchte Anfang 2014 nach einer neuen Dokumentenmanagement-Lösung für die eigene IT und die angeschlossenen 132 Partner im Getränkehandel. Ursprünglich hatte sich Gefako bereits für eine on-premise-Lösung entschieden. Dennoch fiel letztlich die Entscheidung fiel zugunsten des Cloud-basierten DMS-Systems "myAmber DMS" von Bürotex metadok. Das System kommt inzwischen bei der Gefako als zentrale DMS-Lösung zum Einsatz und sorgt für die Anbindung der Vertriebspartner in Sachen Rechnungsstellung, Archivierung und Bereitstellung wichtiger Dokumente. Zwar befindet sich das Anfang Juli 2014 gestartet Projekt noch in der Umsetzungsphase, große Teile von "myAmber DMS" laufen aber bereits.

Umgesetzte Bestandteile von "myAmber DMS" für die Gefako

  1. Zugriff auf die Belege per Webportal

  2. ERP-Integration

  3. Zugriff der Händler auf ihre Dokumente im Zentralsystem

  4. Archivierung der unterzeichneten Lieferscheine

  5. Verarbeitung elektronischer Ein- & Ausgangsrechnungen

Die Cloud-Lösung

In Ermangelung einer passenden Cloud-Alternative fiel zunächst die Entscheidung für eine on-premise-Lösung. Schnell konnten allerdings die Vorteile einer Cloud-Lösung den Kunden Gefako von einer SaaS-DMS-Lösung überzeugen. Vor allem die Tatsache, dass die gewählte Cloud-Lösung für die Gefako aus einer Hand kommt, sprich: nur ein Vertrag mit dem Dienstleister Bürotex metadok geschlossen werden musste, spielte für die Investitionsentscheidung eine wesentliche Rolle.

So konnten komplexe Themenbereiche wie die Bereitstellung der benötigten Infrastruktur, die Konzeption und der Betrieb der DMS-Lösung sowie die gesamte Betriebsverantwortung an den Dienstleister abgegeben werden. Damit wurden die internen Strukturen weiter entlastet und Risiken ausgelagert.

Entsprechend gering fielen im Vorfeld der Entscheidung für "myAmber DMS" auch die Widerstände gegen die Cloud-Lösung aus. Die standardisierte Integration bestehender Dienste, Apps und Services, sowie die Modularität der Cloud-Lösung konnten in Kombination mit einer höheren Effizienz und geringeren Kosten überzeugen.

Technisch setzt Bürotex metadok für das "myAmber DMS" eine moderne und flexible Microsoft .NET-Systemlösung mit Windows-Clients auf Kundenseite ein. Gerade für die mobile Nutzung spannend: Neben Desktoplösungen ist "myAmber DMS" auch via Silverlight als Web-App im Browser lauffähig und ermöglicht größere Flexibilität, vor allem bei den externen Partnern im Vertrieb der Gefako.

Best in Cloud 2014
BÜROTEX metadok GmbH
mit dem Projekt “Cloud SaaS Lösung myAmber DMS” für den Referenzkunden GEFAKO Getränkegroßhandel
Best in Cloud 2014 - Die Finalisten
Die folgenden 21 Projekte aus den Kategorien SaaS, IaaS und PaaS dürfen sich über das Nominee-Zertifikat und einen Auftritt auf der großen Bühne von Best in Cloud 2014 freuen
Comarch S.A.
mit dem Projekt "SFA Mobile Sales Force Apps"
EURO-LOG AG
mit dem Projekt “Smart Vendor Relationship – das Projekt „Vendor Score Card“” für den Referenzkunden INGRAM MICRO Distribution GmbH
Fabasoft
mit dem Projekt "Collaboration Cloud"
Frings Informatic Solutions GmbH
mit dem Projekt “Virtuelle High Volume SAP Multichannel ACD” für den Referenzkunden Sky Deutschland Fernsehen GmbH & Co. KG
ITyX Solutions AG
mit dem Projekt “Multichannel Service Arbeitsplatz” für den Referenzkunden Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG
Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe
mit dem Projekt “krz DataBox – Zertifizierter Cloud-Speicherdienst für öffentliche Verwaltungen” für den Referenzkunden Stadt Detmold
LINTRA Solutions GmbH
mit dem Projekt “Malteser TeamSuite 2.0 – Helferdatenbank mit SharePoint Online und Office 365? für den Referenzkunden Malteser Business Service (SoCura GmbH)
MHP Software GmbH
mit dem Projekt “Multi-Carrier Sendungsverfolgung mit Shiptrack.com – Track & Trace” für den Referenzkunden FRANKEN Planungs- und Organisationsmittel GmbH
MID GmbH
mit dem Projekt “smartfacts – The Model Warehouse bei BNP Paribas Real Estate” für den Referenzkunden BNP Paribas Real Estate
Novadex GmbH
mit dem Projekt “Abheben in die Cloud. Individualisierte Kataloge für die Reisebranche” für den Referenzkunden Eversfrank Preetz
pds GmbH
mit dem Projekt “Transfer von betriebswirtschaftlicher ERP-Software in die Cloud” für den Referenzkunden Wefers GmbH
yQ-it GmbH
mit dem Projekt "Erstellung einer Branchenlösung für Chiro- & Naturheilpraxen als Ausbau und Anpassung des ERP-Systems SilvERP" für den Referenzkunden Naturheilzentrum Seckenheim
PIRONET NDH Datacenter AG & Co. KG
mit dem Projekt “Cloud-Enabling für Softwarehersteller und ISVs” für den Referenzkunden intratech GmbH
SAP SE
mit dem Projekt “SAP IT Cloud Strategie 2.0 – Monsoon” für den Referenzkunden SAP SE
Amazon Web Services Germany GmbH und direkt Gruppe GmbH
mit dem Projekt “Solvency II Prozesse in der Cloud” für den Referenzkunden Talanx AG
Computacenter AG & Co oHG
mit dem Projekt “Aufbau der „My-KVH Cloud“” für den Referenzkunden Kassenärztliche Vereinigung Hessen
Claranet
mit dem Projekt “Leica Fotopark” für den Referenzkunden Leica Camera AG
NFON AG
mit dem Projekt “1 Cloud-Telefonanlage für 200 Filialen” für den Referenzkunden J.E. Schum GmbH & Co. KG
Progress Software GmbH
mit dem Projekt “AKIOMA Config! – webbasierte flexible Produktkonfiguration, ganz ohne Programmierung” für den Referenzkunden AKIOMA Software KG

Der Business-Nutzen

In erster Linie ging es bei der Einführung des "myAmber DMS" um eine Erhöhung der Effizienz durch eine flexible und skalierbare Bereitstellung und Archivierung von Rechnungs- und Abrechnungsinformationen, Lieferscheinen oder anderen Papierbelegen.

In der Folge konnte Gefako aber auch den Aufwand für die hausinterne IT senken. So entfallen jetzt Kosten für die Energieversorgung der Infrastruktur oder die Administration und Pflege von Software und Lizenzen. Daneben trägt die Tatsache, dass "myAmber DMS" nutzungsbasiert abgerechnet wird, zu höherer Kosteneffizienz bei. Davon profitieren vor allem die über 100 Vertiebspartner der Gefako, die ebenfalls flexiblen und kostengünstigen Zugang zum "myAmber DMS" haben. Insgesamt geht Bürotex metadok davon aus, dass Gefako im Vergleich zum Wettbewerb Kosteneinsparungen von insgesamt etwa 50 Prozent realisieren kann.