Einfache Backup-Strategien für Ihre Kunden

Noch immer wird das Thema Datensicherung von vielen Privat- und kleinen Geschäftskunden vernachlässigt. Unsere Schwesterpublikation PC-Welt zeigt, wie man mit einfachen Mitteln eine wirkungsvolle Backup-Strategie aufsetzen kann.

Beim Stichwort "Backup" bekommen die meisten PC-Benutzer ein schlechtes Gewissen. Sie empfinden die Datensicherung als notwendiges Übel und schieben sie wie den Zahnarztbesuch so lange hinaus, bis es richtig weh tut.

Das richtige Backup-Medium
Persönlichen Texte, Tabellen, Datenbanken und Präsentationen, aber auch Foto- und Musiksammlungen sind viel wichtiger als das PC-Betriebssystem. Auch wenn es lästig ist: Windows können Sie jederzeit neu installieren. Wenn aber die Festplatte streikt, sind die Benutzerdateien unwiederbringlich verloren.

Für diese wertvollen oder sogar unverzichtbaren Dateien brauchen Sie stets zwei aktuelle Kopien. Eine davon bewahren Sie am besten räumlich getrennt auf. Dann haben Sie auch nach einem Brand, Wasserschaden oder Diebstahl noch ein Backup zur Hand.

Das ist ein Soll für private Sammlungen von Bildern, Texten, Videos und Musik, aber ein Muss für Geschäftsdaten: So beträgt die Aufbewahrungspflicht von geschäftlichen E-Mails sechs Jahre, digitale Buchhaltungsunterlagen sind gar zehn Jahre zu lagern.

Welche Medien Sie für die beiden Sicherungen verwenden, hängt wesentlich vom Umfang der Daten ab

Backup-Medien um Überblick

CDs und DVDs haben selbst für private Daten zu geringe Speicherkapazität. Es ist unzumutbar, bei der Datensicherung Scheiben wechseln und beschriften zu müssen. Ein automatisches und zeitgesteuertes Backup scheidet vollständig aus.

Blu-ray-Discs avancieren bei mittelständischen Unternehmen laut aktuellen Umfragen zu den beliebtesten Backup-Datenträgern. Ganz nachvollziehbar ist der Trend nicht, weil die Brenner (130 bis 400 Euro) und 50-GB-Rohlinge (ab 8,50 Euro) nach wie vor relativ teuer sind. Außerdem zwingen 25 oder 50 GB Speicherplatz selbst private Sammler schon zum Scheibenwechseln. Punkten können Blu-ray-Discs - wie alle Marken-CDs und -DVDs - nur mit ihrer langen Haltbarkeit bei kühler, trockener Lagerung ohne Sonnenlicht.

USB-Festplatten sind die preisgünstigsten und komfortabelsten Backup-Medien. 1 TB Speicher gibt’s ab 60 Euro. Die Platten bieten ausreichend Platz auch für große Datenmengen, sind wieder beschreibbar und auch beim Synchronisieren von Daten schnell. Die Benutzer können den Datenbestand gut kontrollieren und transportieren. Festplatten haben nur die beunruhigende Eigenschaft, jederzeit - auch noch neuwertig - ohne Warnsignale ausfallen zu können.

<b>988 Exabyte weltweit:</b> In einer im März veröffentlichten Studie errechnete das Marktforschungsinstitut IDC, welche Datenmengen auf den Speichern der Erde liegen. Demnach sollen es im Jahr 2006 etwa 161 Exabyte (161.000.000.000.000 MB) gewesen sein. Für 2010 prognostizierte man 988 Exabyte – knapp eine Billiarde Megabyte.

<b>Kein echtes Maß:</b> Die traditionell in Zoll angegebene Größe von Festplatten hat nichts mit ihrer physikalischen Größe zu tun. Sie ist ein Formfaktor. Eine 3,5-Zoll-Platte zum Beispiel ist genau 10 Zentimeter breit – das entspricht 3,937 Zoll.

<b>Die erste Festplatte der Welt:</b> Die "IBM 350" wurde 1956 als Teil des Großrechners IBM 305 RAMAC in Betrieb genommen. Zwei separate Köpfe lasen und schrieben die Daten auf 50 Magnetscheiben, die mit 1.200 Umdrehungen pro Minute rotierten. Die Kapazität: 4,4 Megabyte. Der Speicherplatz wurde vermietet.

<b>Kalkulierte Rechenfehler:</b> Bei der Berechnung von Kapazitäten verwenden Festplattenhersteller Potenzen zur Basis 10. Ein Gigabyte entspricht 10 hoch 9 Byte. Computer rechnen aber zur Basis 2. Ein Gigabyte entspricht hier 2 hoch 30 oder 1.073.741.824 Byte. 250-Gigabyte-Festplatten haben in Wirklichkeit also nur eine Kapazität von etwa 232 Gigabyte.

<b>Moore'sches Gesetz gilt auch für Festplatten:</b> Die maximale Kapazität von Festplatten verdoppelt sich etwa alle 12 Monate – und das schon seit Jahren. Die derzeit größten handelsüblichen Harddisks fassen zwei Terabyte.

<b>Rapider Preisverfall:</b> Ein Gigabyte Festplattenkapazität gibt es heute bereits ab etwa 10 Cent. Die von Seagate 1980 vorgestellte "ST506", eine 5,25-Zoll-Platte mit 5 Megabyte Kapazität, kam auf etwa 250 Euro pro Megabyte.

<b>Die kleinste Festplatte:</b> Im Januar 2004 zeigte Toshiba auf der Consumer Electronics Show in Las Vegas eine 0,85-Zoll-Festplatte mit 4 Gigabyte Kapazität. Die Mini-Platte schaffte es als kleinste Festplatte aller Zeiten ins Guinness-Buch der Rekorde - und in die Serienfertigung.

<b>Optimale Temperatur:</b> Google wertete 2007 die Daten von etwa 100.000 Festplatten aus seinen Rechenzentren aus. Unter anderem kam dabei heraus: Festplatten leben bei einer Betriebstemperatur von 40 Grad Celsius am längsten. Schlecht für die Lebensdauer: mehr als 45 oder weniger als 30 Grad Celsius.

<b>Mikroskopischer Abstand:</b> Der Abstand zwischen dem Schreib-Lese-Kopf und der Oberfläche der Magnetscheiben beträgt bei heutigen Festplatten 10 Nanometer. Ein menschliches Haar hat übrigens eine Dicke von 50.000 Nanometern.

USB-Sticks bieten die meisten Vorzüge der USB-Festplatten, sind dabei aber robuster und langlebiger. Allerdings bieten sie kaum genügend Speicherplatz für die meisten Backup-Aufgaben. Und große Sticks mit mehr als 64 GB sind unangemessen teuer: Für 128 GB werden rund 300 Euro fällig. Maximal fassen USB-Sticks derzeit 256 GB.

NAS-Geräte sind als pures Backup-Medium eigentlich unterfordert. Wenn sie aber zusätzlich andere Funktionen erfüllen, etwa auch als Musik- und Videolager, als Druck- oder Internetserver dienen, sind einfachere NAS-Geräte eine erschwingliche Lösung. Fallen größere Datenmengen an, ist ein Gigabit-Netzwerk zu empfehlen. Alle neueren NAS-Geräte haben ab Werk einen entsprechenden Anschluss.

Online-Speicherplatz eignet sich nicht zur automatisierten Datensicherung. Selbst die 25 GB im kostenlosen Skydrive von Microsoft dürften für die meisten privaten oder geschäftlichen Backups zu wenig sein. Gravierendere Nachteile sind die meist beschränkte maximale Dateigröße und vor allem die langsame Datenübertragung ins Internet.

Internetdienstleister wie Strato mit seinem HiDrive machen es immerhin möglich, den Speicherplatz als virtuelles Laufwerk im PC einzubinden. Damit können Sie die zu kopierenden Dateien zumindest per Software oder Script auswählen.

So sichern Sie Benutzerdaten per Script

Um die Daten eines privaten Kunden oder eines kleinen Betriebs zuverlässig zu sichern, brauchen Sie keinen Lehrgang über Backup-Strategien und nicht mal eine spezielle Software. Die Datensicherung soll einfach, transparent und preisgünstig sein. Dafür reichen zwei Backup-Datenträger wie USB- oder NAS-Platte oder die Kombination aus beiden und simple Windows-Scripte.

Am einfachsten ist die Aktion, wenn alle Dateien in einem einzigen Ordner oder auf einer Partition liegen und ohne Ausnahme gesichert werden sollen. Hier genügt im Idealfall ein einziges Kommando, um alles auf den Backup-Datenträger zu kopieren oder eine vorhandene Sicherung zu aktualisieren:
robocopy c:\daten x:\daten /e
In diesem Beispiel ist c:\daten die Original-Datensammlung. Das Backup soll im gleichnamigen Ordner auf Laufwerk X landen. Gibt es bereits eine Sicherung unter x:\daten, dann kopiert Robocopy nur die neuen und geänderten Dateien.

Geben Sie den Befehl am besten in der Kommandozeile ein, die bei Windows Eingabeaufforderung heißt. Er funktioniert aber auch im "Ausführen"-Fenster, das Sie mit der Windows-Taste und Taste R starten.

Das Programm Robocopy gehört bei Windows 7 und Vista zum Standardumfang. Bei Windows XP können Sie alternativ diesen Befehl verwenden:
xcopy c:\daten x:\daten /k/r/e/i/s/c/h/y/d
Da Robocopy aber deutlich leistungsfähiger ist als Xcopy, sollten Windows-XP-Benutzer sich das Programm besorgen. Es ist Bestandteil der kostenlosen Windows Server 2003 Resource Kit Tools, erhältlich über diese Internetadresse.

Mit Robocopy können Sie dafür sorgen, dass die Dateien auf den Backup-Datenträgern stets exakt mit dem Originalbestand übereinstimmen:
robocopy c:\daten x:\daten /mir
Dieser Befehl kopiert ebenfalls neue und geänderte Dateien ins Backup-Verzeichnis, entfernt dabei aber die überzähligen Dateien: Dateien, die Sie mittlerweile im PC gelöscht haben, verschwinden nach der Synchronisierung mit Robocopy auch aus dem Backup.

PC WELT empfiehlt, der Sicherung immer einen Probelauf mit dem zusätzlichen Schalter /L vorausgehen zu lassen. Dann zeigt Robocopy zunächst alle Aktionen nur an, ohne sie tatsächlich auszuführen.

Robocopy besitzt außerdem alle erdenklichen Optionen, mit denen Sie festlegen, was nicht mitgesichert werden soll. So können Sie mit /XF *.iso *.cab etwa alle Dateien mit den Datei-Endungen ISO und CAB ausschließen, mit /XD Temp* alle Ordner, deren Name mit "Temp" beginnt. Zu empfehlen ist ferner /R:1 /W:10 oder auch /R:0 /W:0. Mit den beiden Kombinationen minimieren Sie die Wiederholungsversuche (/R für Repeat) oder aber die Wartezeit (/W für Wait) bei Fehlern.

Wenn Sie mehrere Ordner berücksichtigen wollen, verwenden Sie einfach mehrere derartige Kommandozeilen. Dann lohnt es sich aber in jedem Fall, Kommando für Kommando zu testen und dann mit einem Textprogramm wie Notepad in eine Datei zu schreiben und zu speichern. Die Datei-Endung txt ändern Sie noch in bat oder cmd und haben damit ein so genanntes Batchscript: Nach einem Doppelklick auf das Dateisymbol arbeitet das Script alle enthaltenen Befehle automatisch ab.

Achten Sie bei USB- und verbundenen NAS-Laufwerken darauf, dass diese zuverlässig den Laufwerksbuchstaben erhalten, den Sie in den Kommandozeilen verwenden.

So sichern Sie Benutzerdaten mit Klickkomfort

Wer sich mit Robocopy- oder Xcopy-Befehlen nicht anfreunden kann, sollte ein einfaches Synchronisierungsprogramm einsetzen. In die engere Wahl kommen Puresync und Freefilesync. Das ebenfalls beliebte Synctoy 2.1 von Microsoft ist nicht zuverlässig.

Die klickfreundliche Oberfläche dieser Programme kann aber leicht über eins hinwegtäuschen: Es ist schneller falsch geklickt als falsch geschrieben. Außerdem kann ein einfaches Programm wie Freefilesync im Funktionsumfang mit Robocopy nicht mithalten, etwa mit dessen Filtermöglichkeiten. PC WELT empfiehlt diese quelloffene Gratis-Software dennoch, da sie mit überragender Geschwindigkeit arbeitet, sich einfach bedienen und sogar portabel, also ohne Installation nutzen lässt.

Freefilesync einsetzen: Nach dem Start des Programms tragen Sie links oben die Datenquelle, Schaltfläche "Auswählen", und rechts oben den Zielordner ein, Schaltfläche "Auswählen". Ein Klick auf das grüne Zahnrad öffnet ein Fenster, in dem Sie den Kopiermodus festlegen. "<Automatik>" kopiert, aktualisiert und löscht in beide Richtungen und eignet sich nicht für die Datensicherung. "Spiegeln ->>" entspricht der Option /mir bei Robocopy: Freefilesync kopiert und aktualisiert hier nicht nur, sondern löscht auch überzählige Dateien im Zielordner. Am sichersten ist "Aktualisieren ->" ohne Löschen. Fortgeschrittene Benutzer können weitere Kopiermodi festlegen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Nachdem Sie den Modus ausgewählt haben, gehen Sie zunächst links oben auf die große Schaltfläche "Vergleichen". Das Programm listet jetzt alle Kopier- und gegebenenfalls Löschaktionen auf. Bei Bedarf schließen Sie hier noch einzelne Dateien aus. Wenn Sie es mit großen Datenmengen zu tun haben, können Sie sehen, ob der Kopierjob generell passt. Ist dies der Fall, klicken Sie auf die Schaltfläche "Synchronisieren".

In den letzten fünf Jahren wurden rund 50.000 Petabyte an Speicherplatz verkauft. Laut Symantec werden die Daten darauf zu 75 Prozent auf unbefristete Zeit gespeichert. Das sind immerhin noch 37.500 Petabyte – Wäre das Volumen auf Magnetbänder gespeichert, hätte man genug Tape, um es 13 Mal von der Erde zum Mond und zurück zu spannen. Dann bliebe immer noch genug übrig, um sieben Mal damit die Erde zu umwickeln.

Das menschliche Gehirn schafft es immerhin, circa vier Terabyte zu speichern, also rund 4.096 GB. Dies entspricht der Datenmenge, die auf 935 DVDs Platz hat.

Mehrere Personen haben versucht die gesamte Datenmenge im Internet in Gramm umzurechnen. Heraus kamen überraschend niedrige Zahlen: Je nach Autor soll das Gesamtgewicht des Internets zwischen 0,00005 und 50 Gramm liegen.

Das älteste magnetische Festplattenlaufwerk, die „IBM 350“kam 1956 auf den Markt. Bei der Größe eines Kühlschranks konnten damals lediglich 4,4 MB gespeichert werden. Wenn man 1 GB Speicherplatz erwerben wollte, kostete das 10 Millionen Dollar.

Heutige 2,5-Zoll-Laufwerke messen 10 x 7 Zentimeter und können Daten bis zu einer Menge von einem Terabyte speichern. Ein Gigabyte ist je nach Platte und Größe für 10 bis 30 Cent zu haben. Wer eine schnelle Flash-Festplatte (SSD) vorzieht, zahlt immerhin noch zwei bis zehn Euro pro GB.

Während es 51 Jahre gedauert hat, ein Laufwerk zu entwickeln, das ein Terabyte fassen kann, dauerte es anschließend nur zwei weitere Jahre, um das Speichervolumen auf zwei Terabyte aufzustocken.

Das erste Laufwerk, das endlich mit einer Speicherkapazität von einem GB aufwarten konnte, wurde erst 1980 von IBM entwickelt. Es wog 250 Kilogramm – so viel wie ein ausgewachsenes Löwenmännchen.

Auf eine CD passen genau 74 Minuten Musik. Warum eigentlich? Angeblich ließ Sony dies so entwickeln, weil das Lieblingsmusikstück des damaligen Vizepräsidenten – die neunte Symphonie von Beethoven in einer Version von Wilhelm Furtwängler – eben genau so lange dauerte.

Schon seit Jahren wird Tesafilm als Speichermedium der Zukunft gehandelt. Das Klebeband ist temperaturbeständig, weist eine große Reinheit auf und hat genau die richtige Dicke. Ein kommerzielles Storage-Produkt auf Tesa-Basis gibt es aber bis heute nicht.

In nicht allzu ferner Zeit soll ein Bakterium mit dem schönen Namen Deinococcus radiodurans als Datenspeicher in der Informationstechnik genutzt werden. US-amerikanischer Forscher hatten bereits erste Erfolge: Sie übersetzten ein amerikanisches Kinderlied in den genetischen Code des Bakteriums und schleusten die Sequenz in das Bakterium ein. Die Strophen des Kinderlieds konnte man noch nach 100 Bakteriengenerationen unverändert wieder auslesen.

Bewährte Synchronisierungsläufe können Sie links unten unter "Konfiguration" in eine Datei mit der Endung .ffs_gui speichern und später jederzeit wieder laden. Ein weiterer Schritt zur Automatisierung ist die Option "Erweitert, Batch-Job erstellen". Damit konfigurieren und speichern Sie eine Kopieraufgabe in eine Datei mit der Endung .ffs_batch. Wenn Sie eine solche Datei mit der Maus auf das Freefilesync-Programmsymbol ziehen, läuft die Aktion automatisch ab. Bei installiertem Freefilesync reicht der Doppelklick auf die Datei.

Paragon Backup einsetzen: Um Datensicherungen mit Paragon Backup & Recovery 11 anzulegen, starten Sie das Programm, wählen "Smart Backup" und "Weiter". Verwenden Sie die Option "Andere Dateien und Ordner". Navigieren Sie dann zum Ordner und klicken auf "Weiter". Nach der Auswahl des Speicherorts starten Sie nach mehrfachem "Weiter" die Sicherung. Zwischendurch können Sie noch Filter und Kommentare setzen.

Alle Dateien eines Sicherungsvorgangs landen in einer Archivdatei mit der Endung .pfi. Die Paragon-Software kann bei Bedarf das komplette Archiv, aber auch einzelne Dateien extrahieren. Einziger Nachteil: Auf einem PC ohne Paragon-Software kommen Sie an Ihre Daten nicht heran.

So sichern Sie den PC-Inhalt mit Windows 7

Windows 7 bringt das nötige Werkzeug mit, um den kompletten PC zu sichern und sämtliche Dateien wiederherzustellen. Bevor Sie sich an das Backup machen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein Notfallsystem haben. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn Sie eine startfähige Windows-Installations-DVD besitzen. Fehlt diese, öffnen Sie mit der Windows-Taste das Startmenü und geben in das Suchfeld "Sichern" ein. Klicken Sie dann auf den Punkt "Sichern und Wiederherstellen" und auf "Systemreparaturdatenträger erstellen". Den Brenner erkennt Windows automatisch, Sie müssen nur einen CD-Rohling einlegen und "Datenträger erstellen" wählen.

Systemabbild anlegen: Die Systemsicherung finden Sie ebenfalls im Punkt "Sichern und Wiederherstellen" der Systemsteuerung. Sie nennt sich "Systemabbild erstellen". Der Assistent fordert dann für dieses so genannte Image ein Sicherungsziel, im Idealfall eine externe Festplatte. Windows 7 Ultimate akzeptiert auch einen Netzwerkpfad. Nach zwei Mal "Weiter" klicken Sie auf "Sicherung starten". Der Sicherungsvorgang kann mehrere Stunden dauern.

Systemabbild zurückschreiben: Starten Sie den PC mit der früher erstellen Notfall-CD/DVD. Eventuell müssen Sie den Start von CD/DVD vorher noch im BIOS des PCs einstellen. Wählen Sie dann im Hauptmenü die Option "Systemabbild-Wiederherstellung". Nach kurzer Suche findet das Notfallsystem Systemabbilder auf lokalen oder auf USB-Festplatten automatisch. Dann wählen Sie das jüngste Abbild, klicken auf "Weiter" und warten die Wiederherstellung ab. Dabei wird die komplette Partition oder Festplatte durch die Daten der Sicherung überschrieben.

Nachteile des Systemabbilds: Das Image-Programm von Windows 7 beschränkt sich auf das Wesentliche und ist deshalb einfach zu bedienen. Ein großes Manko ist aber die Tatsache, dass Windows 7 die Startpartition immer komplett mitsichert anstatt nur die Startumgebung zu berücksichtigen. Daher müssen Sie im ungünstigsten Fall Hunderte von unnötigen GB mitsichern, wenn System- und Startpartition nicht identisch sind. Ein Nachteil ist ferner, dass Sie völlig auf die automatische Suche des Notfallsystems angewiesen sind: Falls es das Image nicht selbst findet, haben Sie keine Möglichkeit, es manuell auszuwählen.

Die Vor- und Nachteile der Datensynchronisierung

Die Tipps Benutzerdaten per Script und Benutzerdaten mit Klickkomfort zeigen, wie Sie Benutzerdateien synchronisieren. Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand:
+ Der Zeitaufwand und die Kosten sind gering.
+ Die Daten liegen einzeln verfügbar auf dem Backup-Datenträger.
+ Da Sie die Backup-Platten regelmäßig nutzen, können Sie deren Zustand laufend kontrollieren.

Dennoch handelt es sich streng genommen nicht um ein Backup, sondern um eine überschreibende Datensynchronisierung. Das bringt auch etliche Nachteile gegenüber einer inkrementellen Backup-Strategie:
- Sie müssen Fehler in Ihrem Quelldatenbestand frühzeitig bemerken - jedenfalls vor dem Backup. Ein kritischer Blick in die Aktionsliste des Synchronisierungsprogramms ist immer zu empfehlen. Stutzig sollten Sie werden, wenn diese Liste viel umfangreicher ist, als erwartet. Andernfalls überschreiben Sie beim Backup die älteren, aber fehlerfreien Dateien mit fehlerhaften.
- Die beschriebene Methode bietet keine Versionssicherung: Nach dem Backup sind alle Daten auf demselben Stand. Wenn Sie Zwischenstufen bestimmter Daten sichern wollen oder müssen, brauchen Sie eine andere Strategie.

Im Privathaushalt oder Kleinbetrieb ist das aber nur selten nötig. Hier genügt es in der Regel, die Datei mit "Speichern unter" im betreffenden Programm erneut abzuspeichern. Vergeben Sie dabei denselben Namen und eine zusätzliche Versionsziffer.

Speziell für Word und Excel von Microsoft können Sie das PC-WELT-Makro pcwBackup verwenden. (PC-Welt/haf)