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Meist verläuft die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern wie folgt ab: Auf dem Stellenmarkt, in Jobbörsen oder auf Empfehlung sucht sich der Personalchef den nach seiner Meinung besten Kandidaten für eine frei gewordene oder neu geschaffene Stelle im Betrieb aus und lädt ihn oder sie zu einem Vorstellungsgespräch ein.
Und hier taucht schon das erste Problem auf, sagt Dr. Joachim Kolbert, Diplompsychologe und Personalberater bei der Adensam Die Personalberater GmbH in Ludwigshafen (www.adensam.de). "Ist das wirklich der richtige Kandidat für die vakante Stelle? Das fragen sich Personalverantwortliche oft nach Vorstellungsgesprächen. Denn", so weiß Kolbert aus Erfahrung, "in ihnen versucht sich jeder Bewerber so gut wie möglich zu verkaufen."
Erweist sich der Traumkandidat als Fehlgriff, könne das für das Unternehmen verhängnisvoll sein - nicht nur, weil dann alle Ausgaben für die Personalsuche und Auswahl eine Fehlinvestition waren. "Schwerer", so Kolbert, "wiegen die "Chaoskosten", die entstehen, wenn Schlüsselpositionen in Betrieben längere Zeit verwaist sind, weil dann wichtige Entscheidungen zu spät getroffen oder Kunden nicht angemessen betreut werden."
Personalauswahl in sechs Stufen
Solche Fehlschläge lassen sich vermeiden, wenn die Personalauswahlgespräche richtig geführt werden. Personalberater Kolbert schlägt dafür eine sechsstufige Vorgehensweise vor.
Stufe 1: detailliertes Anforderungsprofil erstellen
Personaler müssen genau überlegen, welche speziellen Fähigkeiten der künftige Mitarbeiter angesichts der Firmen- und Kundenstruktur haben muss. Sie sollten sich fragen: Welchen Typ Mitarbeiter brauchen wir - einen Spontanentscheider, einen Analytiker oder jemanden, der das, was auf dem Schreibtisch landet, abarbeitet?
Stufe 2: Gesprächsleitfaden entwerfen
Das Vorstellungsgespräch, so Kolbert, muss strukturiert und standardisiert werden - Begrüßung, Smalltalk, Lebenslauf, Ausbildungsschwerpunkt, Grund für die Bewerbung - und darf nicht zwischen zwei Termine gequetscht werden.
Stufe 3: Aussagen hinterfragen
Auf Standardfragen folgen meist vorgefertigte Antworten. Diese Methode führt nicht weiter. Fragen Sie stattdessen: Was haben Sie in früheren Projekten gelernt? Wie würden Sie sich beschreiben? Dazu Kolbert: "Versuchen Sie herauszufinden: Welcher Typ ist der Kandidat? Welches Selbstbild hat er von sich?"
Stufe 4: nicht vorschnell zu viele Infos preisgeben
Erklären Sie dem Bewerber nicht zu früh die Aufgaben, die auf ihn zukommen, denn so kann er sein Antwortverhalten auf die nun kommenden Fragen anpassen. Machen Sie sich erst ein konkretes Bild von dem Bewerber, rät Kolbert.
Stufe 5: auch an künftige Aufgaben denken
Fragen Sie den Kandidaten zum Beispiel: Wir möchten die Kundenanfragen schneller beantworten. Wie würden Sie dieses Thema angehen? Nach Kolberts Erfahrungen ist es hilfsreich, hier einen Kollegen aus dem entsprechenden Fachbereich hinzuzuziehen.
Stufe 6: Ranking der besten Bewerber erstellen
Wichtig, sagt Kolbert, ist eine sorgfältige Nachbereitung des Gesprächs. Machen Sie sich umgehend danach Notizen. Erstellen Sie eine Rangfolge der besten Bewerber. "Dann haben Sie Alternativen parat, wenn Ihr Wunschkandidat absagt", rät Kolbert.
Private Netzwerke - wo der künftige Chef hinschaut
In Zeiten von Social Media ist ein weiterer Aspekt zu berücksichtigen: Arbeitgeber schauen immer genauer hin, wie sich Bewerber im Internet präsentieren. "Mehr als 25 Prozent aller Unternehmen durchleuchten systematisch die persönlichen Daten der Kandidaten in Facebook und LinkedIn", sagt Svenja Hofert, Karriereberaterin und Autorin des Buches "Jobsuche und Bewerbung im Web 2.0" (www.svenja-hofert.de). So kommen Hobbys, persönliche Vorlieben und Meinungen der Anwärter ans Licht. Und das wirkt sich nicht immer positiv auf den potenziellen Arbeitgeber aus: "Wenn der aufstrebende Großkundenbetreuer in einer Bierlaune ein Partyfoto mit glasigen Augen und verrutschtem Hemd ins Netz stellt, könnte ihn das den nächsten Job kosten. Bewerber sollten deshalb vorsichtig sein im Web - das Internet vergisst nichts", so Hofert.
Was künftige Arbeitgeber abschrecke, seien beispielsweise private Fotos -"vor allem jene mit viel Haut, im Freizeit-Look oder mit privaten Accessoires - etwa einem Bier - in der Hand." Aufschlussreich sind nach Ansicht der Karriereberaterin auch negative Äußerungen über jetzige oder frühere Arbeitgeber, abfällige Bemerkungen über andere Personen und unbedachte Zitate wie "Arbeit ist etwas Unnatürliches. Faulheit ist göttlich", allzu private Einträge in Gästebüchern und unseriös wirkende Kontakte. "Auch hingeschmierte Blog-Beiträge mit Rechtschreibfehlern und falscher Grammatik stoßen mögliche Arbeitgeber ab", sagt Hofert.
Finden Arbeitgeber hingegen kluge Blog- oder Foren-Beiträge oder eine Präsentation des eigenen Know-hows auf der Website eines Kandidaten, werten sie das als Kompetenz. Hofert: "Wer "nur" SAP-Experte ist, wirkt auf Personaler professioneller als jemand, der einen Bauchladen mit fünf verschiedenen Betätigungsfeldern anbietet."
Hüten Sie sich vor Bewerbungsbetrügern
Apropos Wirkung auf den künftigen Arbeitgeber: Die Welt ist voll von Betrügern - das gilt auch für Jobkandidaten. "Nicht alles, was im Lebenslauf glänzt, ist auch Gold", weiß Thomas Feil, Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT- und Arbeitsrecht (www.recht-freundlich.de). Ähnlich sieht es Alexander Fiedler, Diplomjurist und Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Rechtsinformatik der Universität Hannover (www.iri.uni-hannover.de): "Abgesehen von Hoher See und vor Gericht: Nirgendwo wird mehr geflunkert als bei Bewerbungsgesprächen." Die beiden Experten wissen aus Erfahrung, dass Bewerbungsunterlagen gern ein wenig "frisiert" werden, und schätzen, dass etwa jeder dritte Lebenslauf wenigstens eine Ungereimtheit enthält. Deshalb raten sie Arbeitgebern, hinter die Fassade von Jobkandidaten zu schauen. Dabei sollten die folgenden sieben Punkte beachtet werden:
Punkt 1: Offenbarungspflichten
Eine Bewerbung ist Werbung in eigener Sache, und es kann von keinem Arbeitsuchenden verlangt werden, die eigenen Fähigkeiten in ein schlechtes Licht zu rücken. "Dennoch gibt es auch im Bewerbungsverfahren Tatsachen, auf die ungefragt hingewiesen werden muss. Man spricht hier von Offenbarungspflichten", so Feil und Fiedler. Gerichtlich entschieden sei beispielsweise, dass ein Kandidat Krankheiten und Schwerbehinderungen aus eigener Initiative offenbaren muss, wenn seine Arbeitskraft für den potenziellen Arbeitgeber in vollem Umfang unverwertbar ist. Demgegenüber müsse nicht ungefragt auf das Fehlen von vorausgesetzten Qualifikationen hingewiesen, denn es sei grundsätzlich Sache des Arbeitgebers, sich der Fähigkeiten des Bewerbers zu versichern.
Doch es gibt auch Ausnahmen: "Eine Schwangerschaft muss in keinem Fall erwähnt werden. Auch Vorstrafen sind grundsätzlich dem Privatbereich des Bewerbers zuzuordnen, müssen aber dann angegeben werden, wenn eine Vertrauensstellung oder Führungsposition besetzt werden soll", so Feil und Fiedler.
Punkt 2: Fragerechte
Besteht eine Lücke im Lebenslauf, liegt es nahe, den Bewerber beim Vorstellungsgespräch direkt danach zu fragen. Doch Vorsicht: Nicht alle für Arbeitgeber relevant erscheinenden Tatsachen dürfen erfragt werden, da Bewerber ein Recht auf Achtung ihrer Privatsphäre haben, so die beiden Arbeitsrechtsexperten. Ist eine Frage jedoch zulässig, müssen Bewerber wahrheitsgemäß antworten.
Ungeschränkt zulässig sind alle Fragen zur qualifizierenden Ausbildung, zu Noten und Bewertungen sowie zum beruflichen Werdegang. Doch auch dem Fragerecht sind Grenzen gesetzt, so Feil und Fiedler. So seien nähere Erkundigungen nach dem früheren Gehalt problematisch, denn dadurch könnte die Verhandlungsposition des Bewerbers geschwächt werden. Brüste sich ein Kandidat jedoch mit seinem früheren Einkommen, müsse er auch Erkundigungen hierzu hinnehmen.
Ein Fragerecht bestehe auch dann, wenn das frühere Gehalt einen handfesten Rückschluss auf Eignung, Qualifikation und Engagement des Einstellungsbewerbers zulasse. "Fragen nach Vorstrafen und Krankheiten sind allerdings nur legitim, soweit die Art des Arbeitsplatzes dies erforderlich macht", so die Experten.
Führungszeugnis
Punkt 3: Führungszeugnis
Möchte der künftige Arbeitgeber ganz sichergehen, dass der Bewerber nicht vorbestraft ist, wird er sich ein polizeiliches Führungszeugnis vorzeigen lassen; dieses kann der Bewerber selbst bei einem Ordnungsamt beantragen. Im Führungszeugnis sind insbesondere strafrechtliche Sanktionen und Freiheitsstrafen vermerkt. Ist kein Eintrag vorhanden, so könnte man annehmen, dass der Inhaber bisher nicht strafrechtlich auffällig geworden ist.
Doch das stimmt nur bedingt, sagen Feil und Fiedler: "Nicht jede Verurteilung ist auch eingetragen. Relevant sind vor allem Geldstrafen bis zu 90 Tagessätzen und Freiheitsstrafen bis zu drei Monaten, sofern noch keine Voreintragungen vorhanden waren. Auch Jugendstrafen von bis zu zwei Jahren auf Bewährung sind nicht aufgeführt." Ferner werden Eintragungen nach einer Frist von drei bis zehn Jahren gelöscht, wenn zwischenzeitlich keine weiteren Eintragungen hinzugekommen sind, so die Arbeitsrechtsspezialisten.
Daher könne sich ein Arbeitgeber auch bei einem makellosen Führungszeugnis nicht hundertprozentig sicher sein, dass der Bewerber bisher nicht auffällig geworden ist. Ein verurteilter Straftäter, dessen Strafe nicht in das Führungszeugnis aufgenommen worden ist oder dessen Eintrag getilgt worden ist, dürfe sich mit Recht als "unbestraft" bezeichnen (§ 53 Abs. 1 BZRG).
Punkt 4: Internetrecherche
Gerade bei jüngeren Jobbewerbern ist das Web ein effektives Mittel für Personalsuchende, zusätzliche Informationen über den Kandidaten zu erlangen. "Viele öffentliche Benutzerprofile leben davon, dass Menschen dort ihr Privatleben, ihre Hobbys und Aktivitäten sowie ihren Freundeskreis in der Öffentlichkeit präsentieren. Hier können sich auch künftige Arbeitgeber informieren, was vielen Nutzern solcher Websites gar nicht bewusst ist. Häufig sind auf den Profilseiten auch zahlreiche private Fotos hinterlegt, die weitere authentische Eindrücke über den Kandidaten vermitteln", so Thomas Feil und Alexander Fiedler.
Achtung, Fälscher unterwegs
Punkt 5: Fälschern auf der Spur
Digitale Bildbearbeitungsprogramme und Online-Bewerbungsverfahren, bei denen die erforderlichen Dokumente nur als Bilddatei versendet werden, sowie die Blauäugigkeit vieler Personalabteilungen machen es Hochstaplern leichter als je zuvor, Qualifikationen zu erfinden. Sich Originale von Urkunden vorlegen zu lassen ist im E-Mail-Zeitalter vielfach aus der Mode gekommen. Die Erfahrung zeige, so Feil und Fiedler, dass so manche Jobbewerber Urkunden über Doktortitel, Diplome, Approbationen und Schulabschlüsse digital fälschen - schließlich sei der dafür anfallende Aufwand gering.
Deshalb lautet ihr Tipp: "Um die Leistung zu erhalten, für die auch der Arbeitslohn bezahlt wird, und um eine Haftung gegenüber Dritten zu vermeiden, sollte jeder Arbeitgeber sich der Echtheit aller wichtigen Qualifikationszeugnisse versichern." Dazu sei es auch nicht notwendig, das Originalschriftstück in den Händen zu halten. Bereits eine beglaubigte Kopie, die von Gemeinden und öffentlichen Bildungseinrichtungen hergestellt werden kann, reiche aus. "Solche beglaubigten Kopien können auch bedenkenlos per Briefpost verschickt werden", so die Arbeitsrechtsexperten.
Punkt 6: Unwahre Aussagen in Arbeitszeugnissen
Ein Sonderproblem stellen bereits vom ehemaligen Arbeitgeber übertrieben positive Darstellungen im Arbeitszeugnis dar. Zwar steht es dem Aussteller frei, das Arbeitsengagement wohlwollend schriftlich zu fixieren. Wenn dabei aber bewusst die Unwahrheit verbreitet wird, kann dies für ihn ernste Folgen haben und Schadensersatzansprüche des neuen Arbeitgebers gegenüber dem vormaligen Arbeitgeber begründen.
Dies liegt Thomas Feil und Alexander Fiedler zufolge an der Wahrheitspflicht, die den Zeugnisaussteller trifft: "Die Wahrheitspflicht ergibt sich aus der Doppelfunktion des Arbeitszeugnisses. Das Zeugnis stellt nicht lediglich eine Bewerbungsunterlage für ausscheidende Mitarbeiter dar, sondern es ist auch eine Unterrichtung künftiger Arbeitgeber. Die Wahrheitspflicht ist nicht erst dann verletzt, wenn eine unwahre Tatsache verbreitet wird, sondern kann bereits dann betroffen sein, wenn relevante Tatsachen nicht erwähnt werden. Das ist insbesondere relevant bei unerwähnt gebliebenen schweren dienstlichen Verfehlungen des Arbeitnehmers."
Punkt 7: Kündigung und Anfechtung
Ist es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen seitens des Unternehmens einem Bewerber gelungen, seinen Arbeitgeber zu täuschen, und ein Beschäftigungsverhältnis zustande gekommen, kann dieser ihn kündigen - allerdings sind damit Einschnitte verbunden: "Da eine Kündigung nur ab dem Zeitpunkt ihrer Wirksamkeit gilt, kann der bereits ausgezahlte Lohn nicht zurückgefordert werden", so Feil und Fiedler. Besser sei - zumindest theoretisch - eine Anfechtung: "Eine Anfechtung wird rückwirkend zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses wirksam und beseitigt die ursprüngliche vertragliche Grundlage, wodurch grundsätzlich die beiderseits empfangenen Leistungen zurückzugewähren sind (§812 Abs. 1 Satz 1, Alt. 1 BGB). Grundsätzlich ist eine Anfechtung wegen arglistiger Täuschung gemäß § 123 Abs. 1, Alt. 1 BGB möglich."
Allerdings weisen die Arbeitsrechtsspezialisten auf die Problematik im arbeitsrechtlichen Umfeld hin, dass die Rückabwicklung von bereits erbrachten Arbeitsleistungen häufig schwierig bis unmöglich ist. "Meist wird eine Anfechtung lediglich die gleiche Wirkung entfalten wie eine Kündigung, und das bereits ausgezahlte Gehalt ist oftmals verloren."
Mitarbeiter richtig steuern
Sind nun die Mitarbeiter gefunden, die die vorhandene Belegschaft verstärken sollen, geht es darum, dass alle zusammen die Ziele des Unternehmens verfolgen - in einem guten Arbeitsklima, ohne gegenseitige Animositäten und aufeinander abgestellt. Das liest sich gut, ist aber nicht so einfach zu bewerkstelligen.
Doch es gibt ein paar unumstößliche Regeln, die unbedingt beachtet werden sollten, damit es mit der Zusammenarbeit klappt, sagt Stefan Bald, Mitglied der Geschäftsführung bei der Unternehmensberatungsfirma Dr. Kraus & Partner in Bruchsal (www.kraus-und-partner.de). Im Einzelnen rät er Führungskräften: "Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeitergespräche und bereiten Sie sich gut darauf vor. Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu; achten Sie auch auf leise Zwischentöne. Vereinbaren Sie mit Ihrer Mannschaft realistische Ziele. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, warum das Erreichen der Ziele für das Unternehmen/Ihren Bereich wichtig ist, und sprechen Sie mit ihnen auch darüber, wie sie diese erreichen können und welche Schritte hierfür nötig sind. Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern auch, was sie brauchen, damit sie die vereinbarten Ziele erreichen und die übertragenen Aufgaben erfüllen können."
Stefan Bald nimmt auch die Führungskräfte selbst in die Pflicht: "Denken Sie stets daran, dass Sie als Führungskraft für die Leistung Ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind. Ihre Leistung wird an der Leistung Ihrer Mitarbeiter gemessen. Setzen Sie diese deshalb so ein, dass sie ihr Potenzial entfalten können."
Auch Kontrolle und Feedback dürfen nicht zu kurz kommen, so der Unternehmensberater: "Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Ihr Mitarbeiter sich noch auf dem richtigen Weg zum Erreichen der (Zwischen-)Ziele befinden. Würdigen Sie die Leistung Ihrer Leute angemessen. Kritisieren Sie ein registriertes Fehlverhalten zeitnah, damit sich dieses nicht zu einem Verhaltensmuster verfestigt, aber äußern Sie Kritik stets unter vier Augen - besonders wenn sie auch persönliche Verhaltensmuster des Mitarbeiters betrifft."
Und, was für Bald ganz wichtig ist: "Machen Sie Ihren Mitarbeitern nie (finanzielle) Zusagen, von denen Sie nicht sicher wissen, dass Sie diese auch hundertprozentig einhalten können." (oe)