Wissensmanagement mit IT-Unterstützung

Fünf Tipps zur Mitarbeitermotivation

26.05.2014 von Renate Oettinger

Firmen, die ihre Mitarbeiter aktiv mithilfe von agiler IT-Unterstützung in Entscheidungs- und Optimierungsabläufe einbinden, profitieren von deren Kundenerfahrungen und ihrer Expertise.

Eine motivierte Arbeitshaltung lässt sich nicht einpeitschen, sondern ist eine Frage der inneren Einstellung.
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Mitarbeiter sind von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Auf sehr unterschiedliche Weise können Firmen dabei ihre Angestellten motivieren. Neben finanzieller Entlohnung und beruflicher Anerkennung ist dies vor allem auch die aktive Einbindung in Entscheidungs- und Optimierungsabläufe mithilfe von flexibler, agiler IT-Unterstützung. Denn damit sich die Mitarbeiter engagiert einsetzen und sich motiviert mit neuen Ideen einbringen können, bedarf es einfach zu handhabender Business-Lösungen. "Kann der Mitarbeiter mit einer anwenderfreundlichen IT-Lösung arbeiten, so macht er das sicherlich viel lieber als mit einer komplizierten und unverständlichen Anwendung", erläutert Herbert Kindermann, CEO von Metasonic.

Um die besten Voraussetzungen dafür zu schaffen, sollten die Angestellten nach Angaben von Kindermann mit flexiblen Unternehmensstrukturen und agilen Business-Lösungen bestmöglich in ihrer Arbeitsweise unterstützt werden. In der Realität ist es jedoch oft so, dass in den Firmen starre Strukturen vorherrschen, die es den Mitarbeitern nicht möglich machen, ihre Kundenerfahrungen und ihre Expertise einzubringen.

BMP-Tools sind zu komplex

Viel zu komplex sind vielerorts noch die Geschäftsprozessmanagement-Tools (BPM), mit denen die Firmen arbeiten. "Mit diesen sehr starren Business-Lösungen lassen sich weder die Anforderungen der Mitarbeiter genau umsetzen, noch sind schnelle Reaktionen auf unvorhergesehene Ereignisse oder Ähnliches möglich. Die Folge: Die Mitarbeiter sind demotiviert und haben keine Lust, sich aktiv mit neuen Ideen einzubringen", fügt der Metasonic-CEO hinzu.

Metasonic hat daher ein Konzept erarbeitet, wie Firmen ihre Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse besser motivieren und stärker einbinden können. Die fünf Tipps im Überblick:

1. Spielerisches Verständnis zwischen IT und Fachbereichen schaffen

Im Unternehmen können die Fachabteilungen ihre Arbeitsabläufe selbst beschreiben und schnell ändern. Ganz ohne IT-Kenntnisse sind die Mitarbeiter so in der Lage, ihre Applikationen selbst zu bauen, anzupassen und zu erweitern. Die IT-Abteilung bekommt dann ausführbare Anwendungen zur Einbindung in die Systemwelt.

2. So wenig Symbole wie möglich verwenden

Firmen müssen sich bei der Modellierung von Arbeitsabläufen von zu vielen Symbolen befreien, die keiner versteht. Je weniger Modellierungselemente ein BPM-Tool benötigt, desto schneller wird es verstanden und desto einfacher ist es für die Kollegen, ihr Expertenwissen umgehend in Innovationen umzuwandeln.

3. Arbeitswelt mit modularen Strukturen vereinfachen

Starre und komplizierte Organisationsformen schrecken die Mitarbeiter nur ab. Mit kleinen, modularen Einheiten lassen sich komplexe Sachverhalte einfach und für jedermann verständlich darstellen. Zudem ist eine mit einzelnen Komponenten aufgebaute Prozesslandschaft viel anpassungsfähiger. Dies gibt Fachabteilungen die Freiheit, Teilprozesse schnell zu ändern, ohne dass es jedes Mal den Gesamtablauf stört.

4. Zum Ausprobieren ermutigen

Viele Ideen entstehen beim Kommunikationsaustausch an der Kaffeemaschine. Firmen sollten ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihr neu gewonnenes Wissen direkt in neue Arbeitsabläufe einfließen zu lassen. Mit simplen BPM-Werkzeugen, intelligenten Bausteinen und einem interaktiven Multi-Touch-Display geht das spielend einfach.

5. Entscheidende Key Performance Indicators (KPIs) berücksichtigen

Die Business-Leute eines Unternehmens sind dem aktuellen Marktgeschehen meist am nächsten. Demnach können sie auch am schnellsten auf unerwartete Ereignisse reagieren und handeln, bevor es zu spät ist. Grundlage hierfür bilden einfache Business-Lösungen, die den Zugriff auf die entscheidenden Daten und KPIs ermöglichen.

Weitere Informationen: Metasonic AG, Münchner Straße 29 - Hettenshausen, 85276 Pfaffenhofen, Tel.: 08441 / 278 10-0, Fax: 08441 / 278 10-999, E-Mail: info@metasonic.de, Web: www.metasonic.de

Gut gefragt ist fast gelöst -

Für Führungskräfte, Verkäufer und Dienstleister sind Fragen ein wichtiges Arbeitsinstrument. Also sollten sie die verschiedenen Fragetypen kennen und gezielt gegenüber Kunden oder Mitarbeitern einsetzen können, fordert Sabine Prohaska vom Trainings- und Beratungsunternehmen seminar consult prohaska.

Problemorientierte Fragen (I)
Sie dienen zum genaueren Kennenlernen der Situation und sollten mit Maß eingesetzt werden.

Problemorientierte Fragen (II)
Beispiele:
"Seit wann besteht das Problem?"
"Wer ist am Problem und dessen Entstehung beteiligt?"
"Wie geht es Ihnen in der Problemsituation?"
"Was haben Sie schon unternommen?"

Ressourcenorientierte Fragen (I)
Sie setzen den Fokus auf hilfreiche Menschen, Umstände oder Dinge und können auch Fragen nach Ausnahmen vom Problem sein.

Ressourcenorientierte Fragen (II)
Beispiele: "Was oder wer könnte Ihnen in dieser Angelegenheit behilflich sein?"
"Was könnten Sie tun, damit das Problem besser wird?"
"Was unternahmen Sie bisher, damit das Problem nicht schlimmer wurde?"

Zielorientierte Fragen (I)
Sie sind zukunftsorientiert, beschreiben den erwünschten Zustand, decken die Folgen auf und ermöglichen es, Hindernisse aufzuspüren.

Zielorientierte Fragen (II)
Beispiele:
"Was genau wollen Sie erreichen?"
"Wie sollte eine Lösung aussehen?"
"Bis wann wollen Sie Ihr Ziel erreichen?"

Skalierungsfragen (I)
Sie eignen sich, um Wahrnehmungen, Gefühle und Einschätzungen "messbar" zu machen und machen (kleine) Veränderungen sichtbar.

Skalierungsfragen (II)
Beispiele: "Auf einer Skala von 0 bis 10 ausgedrückt, wie hat sich das Klima in Ihrer Abteilung seit unserem letzten Treffen verändert?" (Veränderung)
"Für wie wahrscheinlich halten Sie es, dass sich das Arbeitsklima durch die neue Aufgabenverteilung von 4 auf 6 verbessert?" (Erfolgswahrscheinlichkeit).

Dissoziierte Fragen (I)
Sie schaffen durch die "Vogelperspektive" eine Übersicht, ermöglichen ein Loslösen des Problems, bringen neue Denkprozesse in Gang und fördern unbewusstes Wissen zutage.

Dissoziierte Fragen (II)
Beispiele:
"Was meint Ihr Chef zu Ihrem Problem?"
"Was würde Ihnen Ihre Mutter in dieser Situation raten?"

Hypothetische Fragen (I)
Sie erlauben, sich wünschenswerte Situationen oder Lösungen vorzustellen, ermöglichen es, die Machbarkeit von Lösungen zu reflektieren, und erleichtern das Probehandeln eines gewünschten Verhaltens.

Hypothetische Fragen (II)
Beispiele:
"Angenommen das Problem wäre gelöst, was hätten Sie dann wahrscheinlich getan?"
"…, wie würden sich Ihre Kollegen dann verhalten?"
"…, was wäre dann anders?"

Paradoxe Fragen (I)
Sie arbeiten widersprüchlich, indem sie das Problemverhalten verstärken, erschüttern festgefahrene Sichtweisen, provozieren eine Gegenreaktion und stärken das Selbstbewusstsein.

Paradoxe Fragen (II)
Beispiele:
"Was müssten Sie tun, damit Sie endgültig einen Burn-out erleiden?"
"…, damit Ihr Chef Sie entlässt?"