Die Verwaltung der eigenen Kontakte sowie die Synchronisierung der Kontakte mit verschiedenen E-Mail-Konten gehören zu den permanenten Herausforderungen von Smartphone-Besitzern. Unter anderem müssen die unterschiedlichen Plattformen wie Exchange, Google Mail oder Lotus Notes berücksichtigt werden.
Wechseln Sie das Smartphone oder aktualisieren Sie die Software, muss sichergestellt sein, dass Ihre Daten erhalten bleiben. Durch die Synchronisierung mit E-Mail-Konten, geht das auf iPhones/iPads besonders einfach.
Prinzipiell lassen sich mit den iOS-Geräten iPhone und iPad Kontakte problemlos verwalten und mit verschiedenen Systemen und Apps synchronisieren. Änderungen auf den Endgeräten übernimmt der entsprechende E-Mail-Server bei der nächsten Synchronisierung automatisch. Sollen Kontakte gesichert, von anderen Handys übertragen, gruppiert oder gesichert werden, ist überlegtes Handeln empfehlenswert. Ohne Sicherung gehen schnell Kontakte verloren oder werden gruppiert. Zeitaufwendige Nacharbeit ist dann angesagt.
Verwenden Sie die iCloud-Sicherung auf iPhones, lassen sich Kontaktdaten schnell und einfach bei einer Wiederherstellung des Smartphones zurückholen. Das heißt, am sichersten sind Sie bei der Sicherung Ihrer Kontakte, wenn Sie Ihre Geräte in die iCloud sichern und zusätzlich E-Mail-Konten verwenden, mit denen Sie Kontakte synchronisieren können.
Kontakte mit iPhone synchronisieren
iOS-Geräte unterscheiden zwischen Kontakten auf dem Server und Kontakten, die explizit auf dem iPhone angelegt sind beziehungsweise wurden.
Generell ist es empfehlenswert, möglichst nur eine zentrale Quelle für die Datensynchronisierung zu wählen. Es ist aber problemlos möglich, auch mehrere Quellen zu verwenden um die Kontakte auf dem iPhone synchron zu halten.
Wenn Sie von einem angebundenen E-Mail-Konto die Kontakte synchronisieren wollen, legen Sie dies über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender\<Name des Kontos> fest.
Unterstützt das entsprechende E-Mail-Konto eine Synchronisierung der Kontakte, können Sie diese für das entsprechende E-Mail-Konto aktivieren oder deaktivieren. Verwenden Sie IMAP oder beherrscht das Konto keine Kontakte-Synchronisierung, wird die Schaltfläche nicht angezeigt.
Anschließend können Sie festlegen, wie das iPhone die Kontakte anzeigen oder sortieren soll. Hier bestimmen Sie auch das Standardkonto, mit dem das iPhone Kontakte synchronisiert, die Sie ihrerseits auf dem iPhone anlegen. Die Einstellungen dazu finden Sie direkt über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender im Bereich Kontakte.
iPhone und Exchange - vorgeschlagene Kontakte, globale Adressliste
Unternehmen, die auf Exchange oder Office 365 setzen, haben mit iPhones/iPads die Möglichkeit, Kontakte besonders effizient zu verwalten. Kontakte, die Anwender in Exchange-Konten über Outlook anlegen, synchronisieren iPhone und iPad automatisch über Exchange ActiveSync. Bei Änderungen übernimmt der Exchange-Server oder auch Office 365 bei der nächsten Exchange-ActiveSync-Synchronisierung die Daten, und zwar in beide Richtungen.
Zusätzlich synchronisieren iPhones/iPads auch die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook/Exchange. Dabei handelt es sich um die E-Mail-Adressen, denen Sie E-Mails gesendet haben, ohne dass die Adresse als Kontakt gespeichert ist. Senden Sie erneut eine E-Mail an den entsprechenden Kontakt und geben den ersten Buchstaben ein, ergänzt das iPhone die Adresse automatisch. Die Funktion arbeitet optimal mit Outlook 2010 und 2013 sowie Exchange 2010 und 2013 zusammen. Das heißt, Sie sehen die abgespeicherten Kontakte in Outlook, aber auch, wenn Sie auf dem iPhone/iPad eine neue E-Mail schreiben.
Wer mit Outlook 2010 oder Outlook 2013 arbeitet, kennt diese Funktion. Im Ordner Vorgeschlagene Kontakte der Kontakteverwaltung speichert Outlook jene E-Mail-Adressen, zu denen Sie elektronische Post gesendet haben. Erstellen Sie eine neue E-Mail und tippen den ersten Buchstaben in das Adressfeld ein, zeigt Outlook Vorschläge mit passenden Buchstaben an, die Sie beim Versenden auswählen können.
Genauso funktioniert die Funktion auch mit iPhone/iPad, wenn Sie die vorgeschlagenen Kontakte synchronisieren lassen. In Outlook 2007 und früheren Versionen hat Outlook diese Daten in .nk2-Dateien gespeichert, die im Profil abgelegt waren. Outlook 2010 und 2013 legen diese Daten unter Vorgeschlagene Kontakte direkt in der Outlook-Datendatei beziehungsweise im Exchange- bzw. Office-365-Postfach ab und synchronisiert den Ordner auch mit iPhones/iPads, sodass diese ebenfalls mobil zur Verfügung stehen.
Sie haben mit iPhones/iPads zudem Zugriff auf die globale Adressliste des Exchange-Servers. Um diese zu durchsuchen, starten Sie die Kontakte-App und klicken auf Gruppen\Globale Adressliste:<Exchange-Konto>. Anschließend können Sie nach dem entsprechenden Namen suchen.
Kontakte ohne Exchange synchronisieren - Google Mail und Outlook.com
Wer kein Exchange-Konto zur Verfügung hat, kann seine Kontakte auch über Google Mail oder Outlook.com synchronisieren. Dazu müssen Sie lediglich ein kostenloses Google Mail- oder Outlook.com-Konto anlegen und auf dem iPhone oder iPad integrieren. Synchronisieren Sie dann mit Ihrem E-Mail-Programm die Kontakte mit Google Mail/Outlook.com, sind die Kontakte auch auf dem iPhone/iPad verfügbar. Dieser Weg ist der günstigste und effizienteste, wenn Sie kein Exchange einsetzen, aber auf mehreren Smartphones und Computern die gleichen Kontakte verwenden wollen.
Sie können natürlich auch Web.de oder GMX zur Synchronisierung verwenden. Am Beispiel von Outlook 2010/2013 funktioniert das folgendermaßen: Wollen Sie Daten von einem Google-Mail-Konto in Outlook importieren, starten Sie zunächst die Weboberfläche von Google Mail. Wählen Sie im linken Feld den Menüpunkt Kontakte aus, nachdem Sie sich angemeldet haben. Sie können nicht nur Ihre Google-Mail-Kontakte zu Outlook exportieren, sondern auch Outlook-Kontakte in Google Mail importieren. Der Vorgang dabei ist nahezu identisch. Für den Import in Google Mail erstellen Sie am besten zunächst mit dem Exportassistenten von Outlook eine kommagetrennte Datei.
Diese können Sie dann in Google Mail importieren. Der Vorteil ist, dass Sie so eine Sicherung Ihrer Kontakte erstellen und gleichzeitig die Kontakte auch über den Webbrowser zur Verfügung stehen. Um Daten zu importieren, klicken Sie als Nächstes auf Mehr\Importieren, nachdem Sie im Webinterface von Google Mail auf Kontakte geklickt haben In Google Mail können Sie auch .vcf-Dateien als Visitenkarten importieren, allerdings nur einzeln.
Klicken Sie dann auf Durchsuchen und wählen auf dem Rechner die erstellte .csv-Datei aus. Als Nächstes können Sie noch die Gruppe auswählen, in die Google Mail die Kontakte importieren soll. Wenn Sie dann auf Importieren klicken, beginnt Google Mail mit der Übertragung der Kontakte aus der Datei. Die Kontakte sehen Sie anschließend in der entsprechenden Gruppe.
Synchronisieren Sie ein Smartphone mit diesem kostenlosen Google Mail-Konto, stehen die Kontakte zur Verfügung. Setzen Sie noch kein Outlook ein, können Sie auch die Testversion von Microsoft Office Professional Plus 2013 herunterladen und mit dieser bis zu 60 Tage uneingeschränkt arbeiten. Der Installationsassistent von Office 2013 ermöglicht auch die Installation von Outlook 2013 ohne die anderen Office-Programme.
Quelldaten in Outlook 2010/2013 exportieren
Wenn Ihr altes Handy keine Kontakte mit E-Mail-Konten synchronisieren kann, ist in den meisten Fällen ein Tool verfügbar, mit dem Sie Kontakte mit Outlook synchronisieren können. Sobald die Kontakte in Outlook verfügbar sind, können Sie diese pflegen, falsche Daten korrigieren und dann mit iPads, iPhones oder anderen Smartphones synchronisieren. In Outlook 2010 finden Sie die Möglichkeiten zum Export oder Import über die Registerkarte Datei, wenn Sie auf Öffnen klicken. In Outlook 2013 trägt der Menüpunkt die Bezeichnung Öffnen und Exportieren.
Auf dem Quellrechner starten Sie den Export mit der Option In Datei exportieren. Wählen Sie am besten eine kommagetrennte Datei aus, da Sie so die Daten überall importieren können. Wählen Sie dann den Ordner Kontakte aus. Wollen Sie den Export weiter filtern, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter und legen fest, welche Daten Sie exportieren wollen.
Wenn Sie auf OK klicken, beginnt der Assistent mit dem Export. Auf Wunsch können Sie vorher noch die Datei mit einem Kennwort schützen, sodass Unbefugte den Inhalt nicht importieren können. Die Vorgehensweisen sind in Outlook 2010 und Outlook 2013 identisch.
Google-Kalender und -Kontakte mit gSyncit synchronisieren
Wollen Sie die Kontakte oder Kalendereinträge zwischen Google und Outlook nicht ständig manuell synchronisieren, steht Ihnen das Tool gSyncit zur Verfügung. Das Tool kostet rund 20 US-Dollar, für Testzwecke können Sie aber eine Evaluierungsversion herunterladen und bis zu 50 Kontakte und einen Kalender synchronisieren.
Mithilfe des Tools können Sie automatisiert Kontakte und Kalendereinträge - auch zu Exchange-Postfächern - synchronisieren. Nach der Installation starten Sie die Einrichtung über die Schaltfläche Settings und erstellen eine neue Konfiguration, indem Sie auf Contact Sync und dann auf New klicken.
Anschließend geben Sie die Login-Daten zum Google Mail-Konto ein und wählen aus, welche Kontakte Sie synchronisieren wollen und in welchen Ordner das Tool die Kontakte kopieren soll. Über die weiteren Registerkarten passen Sie die Einstellung an Ihre Erfordernisse an.
Neben Kontakten können Sie über die Optionen auch weitere Synchronisierungsaufgaben einrichten. Über das Kontextmenü des Symbols in der Taskleiste - oder auch automatisiert - startet die Synchronisierung der Kontakte. Neben Kontakten kann das Tool auch Kalender und Dokumente mit Google synchronisieren. Möchten Sie ein Exchange-Postfach synchronisieren und setzen Sie mehrere Profile mit Outlook ein, sollten Sie Outlook gestartet haben, damit der Synchronisierungsvorgang funktioniert.
Kontakte anzeigen und verwalten
Haben Sie die Kontakte der verschiedenen Konten synchronisiert und die Einstellungen festgelegt, können Sie diese auf dem iOS-Gerät in Gruppen sortiert anzeigen, wenn Sie die Kontakte-App aufrufen. Sie sehen an dieser Stelle alle verschiedenen Gruppen und Konten, die das iPhone oder iPad bei der Synchronisierung automatisch anlegt.
Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben oder einen Anruf tätigen wollen, können Sie die Daten aus diesen Kontakten übernehmen. Ändern Sie Daten in einem Kontakt ab, synchronisiert das iOS-Gerät die Daten automatisch mit dem entsprechenden E-Mail-Konto.
Sie können Kontakte auch problemlos direkt im iPhone/iPad verwalten und einstellen. Auch zusätzliche Kontaktinformationen lassen sich im iPhone hinzufügen. Dazu klicken Sie auf den entsprechenden Kontakt in der Kontakte-App und dann auf Bearbeiten.
Wollen Sie mehrere Telefonnummern oder weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, tragen Sie die Nummer oder Adresse in das freie Feld ein. Anschließend erstellt das iPhone/iPad automatisch eine weitere Zeile, in der Sie zusätzliche Nummern eintragen können. Wollen Sie den Typ der Nummer ändern, zum Beispiel von Privat auf Mobil, klicken Sie einfach auf das Etikett und wählen die richtige Bezeichnung aus.
Wollen Sie einzelne Nummern schneller erreichen können, rufen Sie den Kontakt auf und klicken auf Zu Favoriten. Anschließend können Sie die Nummer schneller abrufen, wenn Sie in der Telefon-App auf Favoriten klicken. Sie haben auch die Möglichkeit, Kontakten eigene Klingeltöne zuzuordnen. Dazu rufen Sie den Kontakt auf und klicken auf die Schaltfläche Klingelton.
Kontakte zwischen Windows Live, Hotmail und Outlook.com synchronisieren
Arbeiten Sie mit Windows Live, Hotmail oder Outlook.com ist Outlook 2013 mit Exchange ActiveSync angebunden. Sie können Ihre Kontakte von Outlook in Windows Live, Hotmail oder Outlook.com importieren oder auch umgekehrt.
Da Outlook aber mit Exchange ActiveSync verbunden ist, sind die Kontakte ohnehin im Postfach gespeichert und so in Outlook verfügbar. Synchronisieren Sie Ihr Outlook.Com-Postfach mit dem iPhone, sind die Kontakte aus Outlook.com auf dem Gerät verfügbar.
Um Kontakte von Outlook in Outlook.com zu importieren, exportieren Sie diese zunächst in Outlook über den beschriebenen Weg einer Datei mit kommagetrennten Werten über die Registerkarte Datei und Auswahl von Öffnen und exportieren/Importierenxportieren.
Die .csv-Datei können Sie anschließend in Outlook.com importieren, wenn Sie sich über den Webbrowser unter outlook.com anmelden:
1. Im Posteingang klicken Sie zunächst auf Kontakte und dann Aus Datei importieren.
2. Wählen Sie dann entweder Microsoft Outlook (mittels CSV) oder Outlook aus.
3. Wählen Sie danach die Datei aus und lassen Sie dann die Daten importieren.
Nach kurzer Zeit ist der Vorgang abgeschlossen und die Kontakte stehen über den Ordner Kontakte zur Verfügung. Sie sehen den Status im Browserfenster.
Wollen Sie Daten von einem Google-Mail-Konto in Outlook importieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Der einfachste Weg ist, wenn Sie Outlook.com verwenden und den Import von Kontakten starten. Anschließend können Sie sich direkt mit GMail verbinden, um Kontakte in Outlook.com einzulesen.
Binden Sie dann das Outlook.com-Konto an Outlook oder Ihr iPhone/iPad an, stehen Ihnen die Kontakte zur Verfügung. (mb)