E-Mail, soziale Netzwerke und Programme, die eigentlich die Zusammenarbeit fördern sollen, kosten Unternehmen im Jahr Millionen. Dies will das Marktforschungsunternehmen uSamp herausgefunden haben.
Die Marktforscher haben dazu im Auftrag von Harmon.ie - selbst Anbieter von Social-Media-Software - über 500 Mitarbeiter in US-Firmen verschiedener Größe befragt.
Demnach resultieren fast 60 Prozent aller Arbeitsunterbrechungen daraus, dass der Mitarbeiter Kommunikationkanäle wie E-Mail, Soziale Netzwerke, Textnachrichten oder Instant Messaging nutzt. 45 Prozent der Befragten arbeiten nur 15 Minuten oder weniger an einer Sache, bevor sie unterbrochen werden und 53 Prozent verschwenden mindesten eine Stunde am Tag durch diese Ablenkung.
Der Arbeitgeber verliert dadurch pro Arbeiter und Jahr über 10.000 Dollar (rund 7.000 Euro), rechnen die Analysten vor. Bei einem Unternehmen mit 1.000 Angestellten summiert sich der Verlust auf über 10 Millionen Dollar.
"Diese Umfrage zeichnet das Bild eines ständig abgelenkten Mitarbeiters", sagt Harmon.ie-CEO Yaacov Cohen. "Ironischerweise ist es ausgerechnet die IT, die dazu entwickelt wurde, Zeit zu sparen, die genau das Gegenteil bewirkt."
Die Ergebnisse im Detail
In 43 Prozent der Fälle sind nicht IT-bezogene Aktivitäten wie Telefonate, Gespräche mit Kollegen oder kurzfristig anberaumte Besprechungen für die Arbeitsunterbrechung verantwortlich.
23 Prozent nennen die Bearbeitung von E-Mails als Grund für eine Unterbrechung ihrer Arbeit. In 10 Prozent der Fälle ist das Umschalten zwischen verschiedenen Programmfenstern für die Ablenkung verantwortlich, während sich 9 Prozent durch Facebook, 6 Prozent durch Instant Mesaging, 5 Prozent durch Textnachrichten und 3 Prozent durch eine Web-Suche ablenken lassen (Mehrfachnennungen möglich).
Mehrere Geräte auf dem Schreibtisch verstärken das Problem. 65 Prozent der Beragten nutzen bis zu drei zusätzliche Monitore und/oder mobile Endgeräte parallel zum Bildschirm ihres eigentlichen Arbeitsrechners.
Anwender verlieren im Durchschnitt 2,5 Stunden pro Woche bei der Suche nach Dokumenten. Das entspricht einem Schaden von fast 4.000 Dollar pro Jahr. 76 Prozent der Befragten suchen dabei zunächst in ihrem E-Mail-Postfach, weitere beliebte Suchorte sind der eigene Rechner (69 Prozent), der File Server (52 Prozent), gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche (34 Prozent), portable Speichermedien (18 Prozent) und / oder Cloud Storage (9 Prozent, Mehrfachnennungen möglich).
Im Durchschnitt verschickt ein Nutzer zwei oder mehr Dokumente pro Tag per E-Mail an durchschnittlich fünf Adressaten und erhöht so das per E-Mail versandte Aufkommen um bis zu 50 Dokumente pro Woche.
Neben dem reinen Produktionsausfall leiden Leistungsfähigkeit und Qualität unter der Ablenkung, 33 Prozent der Befragten haben demnach Schwierigkeiten, produktiv zu arbeiten, 25 Prozent mangelt es an Zeit für tieferes und kreatives Nachdenken, 21 Prozent fühlen sich von der Informationsflut überfordert, 10 Prozent verpassen deshalb Abgabetermine und 5 Prozent haben sogar Aufträge oder Kunden verloren (Mehrfachnennungen möglich).
Social Media macht unhöflich
Doch nicht nur die Konzentrationsfähigkeit auch die Höflichkeit leidet unter dem Zwang der ständigen Erreichbarkeit. Zwei von drei Befragten würden eine Besprechung unterbrechen, um per E-Mail (43 Prozent), Mobiltelefon (35 Prozent) oder Instant Messaging (28 Prozent) zu kommunizieren. 12 Prozent aktualisieren ihren Facebook-Status und 9 Prozent twittern, während sie in einer Besprechung sitzen (Mehrfachnennungen möglich).
85 Prozent schalten ihre mobilen Endgeräte in Konferenzen nur dann aus, wenn ihr Vorgesetzter sie dazu auffordert, 63 Prozent verzichten immerhin in Vieraugen-Gesprächen freiwillig auf Mobiltelefon und Blackberry.
68 Prozent der Unternehmen versuchen mit Regeln und Verboten die Produktivität zu erhöhen, 73 Prozent der Befragten haben eigene Strategien entwickelt, um mit den Ablenkungen fertig zu werden.
Mit 48 Prozent Nennungen ist die Blockade von Facebook oder anderen nicht geschäftsrelevanten Webseiten die beliebteste Unternehmensstrategie, um die Ablenkung durch digitale Medien zu minimieren.
29 Prozent der befragten Unternehmen zeichnen das Surfverhalten ihrer Mitarbeiter auf, 25 Prozent setzen auf Schulung, 13 Prozent versuchen durch eine Integration aller Kommunikationskanäle in einem Fenster der Ablenkung Herr zu werden (Mehrfachnennungen möglich).
Die Mitarbeiter selbst versuchen Ablenkungen zu minimieren, indem sie mehrere E-Mails am Stück lesen und bearbeiten (51 Prozent), nicht im Büro sondern woanders arbeiten (28 Prozent) oder für einige Stunden am Tag Instant Messaging, E-Mail und Telefon abschalten (25 Prozent, Mehrfachnennungen möglich)
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