Eines gleich vorweg, auch wenn es der Name nicht verrät: Microsoft SkyDrive Pro und der bekanntere, persönliche Online-Speicher SkyDrive haben prinzipiell nichts miteinander zu tun. Das mag für Anwender nicht immer transparent sein, da Microsoft beispielsweise bei Office 365 an einigen Stellen auf das "Pro" in der Auszeichnung verzichtet.
Im Gegensatz zum persönlichen Cloud-Speicher SkyDrive handelt es sich bei SkyDrive Pro um einen Online-Speicher für geschäftliche Zwecke. Neben der kostenlosen Cloud-Speicher-Variante SkyDrive mit 7 GByte Speicher bietet Microsoft für Office-365-Abonnenten und in SharePoint 2013 den professionellen SkyDrive-Pro-Speicher. Office-365-Abonnenten erhalten 25 GByte freien Speicher, Anwender in Unternehmen so viel, wie der SharePoint-Administrator für die entsprechende SharePoint-Bibliothek freigibt.
SkyDrive Pro richtet sich an professionelle Nutzer und Gruppen, die Daten in Office 365 speichern, und an Unternehmen, die SharePoint 2013 betreiben. Wir erklären Ihnen nachfolgend den Umgang mit dem Produkt. Microsoft zeigt in einem Video, wie Sie Dokumente in SkyDrive Pro hochladen können.
SkyDrive Pro in Office 365 nutzen
Unternehmen oder Freiberufler, die mit einem Office-365-Konto arbeiten, erhalten nicht nur ein Exchange-Postfach, sondern auch Zugriff auf SharePoint Online. Zu diesem Produkt gehört unter anderem eine SharePoint-Bibliothek zum Speichern von Daten, SkyDrive Pro genannt. Klicken Sie in der Verwaltungsoberfläche von Office 365 auf SkyDrive, dann öffnet sich diese Bibliothek. Hier stehen standardmäßig 25 GByte zur Verfügung. Für diese müssen Sie keinen Aufpreis bezahlen.
Mit einem Klick auf Synchronisieren im oberen Bereich des Fensters installieren Sie in Windows einen Client, der Ihre Daten mit SkyDrive Pro synchronisiert. Sie können den SkyDrive- und SkyDrive-Pro-Client auch parallel auf einem Rechner installieren und verschiedene Verzeichnisse zuweisen, die mit den verschiedenen Clients synchronisiert werden. Auf diese Weise erhalten Sie 7 GByte (SkyDrive) und 25 GByte (SkyDrive Pro) Datenspeicher im Internet, ohne zusätzlich etwas lizenzieren zu müssen.
SkyDrive, SkyDrive Pro und Windows 8.1
Sobald der Client installiert ist, bindet er sich in die Taskleiste ein, genauso wie der SkyDrive-Client für Endanwender. In Ihrem Benutzerprofil auf dem Rechner sehen Sie die beiden Ordner SkyDrive und SkyDrive Pro, wenn Sie beide Clients nutzen oder SkyDrive Pro auf Windows-8.1-Rechnern installieren.
In Windows 8.1 ist standardmäßig der kostenlose SkyDrive-Client schon enthalten und in den Explorer integriert. Diese Integration hat aber nichts mit SkyDrive Pro zu tun, vielmehr bindet sich SkyDrive Pro parallel zum kostenlosen SkyDrive-Client ein.
Über das Kontextmenü des SkyDrive-Pro-Clients in der Taskleiste können Sie auf den lokalen SkyDrive-Pro-Ordner zugreifen, Einstellungen ändern und eine manuelle Synchronisierung durchführen.
Während der Installation des Clients in Windows können Sie festlegen, wo sich das lokale Laufwerk von SkyDrive Pro befinden soll. Alle Daten, die Sie in dieses Verzeichnis auf dem Rechner kopieren, synchronisiert der Client mit Ihrem Office-365-Konto. Wollen Sie das Verzeichnis ändern, beenden Sie über das Kontextmenü des Clients die Synchronisierung, verschieben den Ordner auf dem Rechner an den gewünschten Speicherort und starten die Synchronisierung erneut. Dazu klicken Sie ganz einfach auf der SkyDrive-Pro-Seite Ihres Office-365-Kontos auf Synchronisieren.
SkyDrive Pro mobil auf Smartphones und Tablets nutzen
Auch für iPhones/iPads stehen Apps zur Verfügung. Diese können kostenlos aus dem Apple Store heruntergeladen werden.
Verwechseln Sie SkyDrive und SkyDrive Pro nicht. Sie können mit SkyDrive nicht auf SkyDrive Pro zugreifen und umgekehrt. Im Apple-Store gibt es auch Apps für Office-365-Abonnenten. Arbeiten Sie mit SkyDrive Pro, sollten Sie sich auch die App Office Mobile für Office-365-Abonnenten installieren.
Leider gibt es aktuell noch keine Apps für Windows Phone oder Android. Mit der SkyDrive-Pro-App auf iPhone/iPads können Sie Ordner erstellen und verwalten, Dateien auch offline verfügbar machen sowie Dokumente lesen, freigeben, umbenennen und drucken. Außerdem kann auf die Dokumente über Office Web Apps in Safari zugegriffen werden. Eine Bearbeitung ist in Office Web App ebenfalls möglich, aber nicht lokal auf dem iPad.
SkyDrive Pro im Webbrowser nutzen und freigeben
Neben der Synchronisierung mit lokalen Clients können Sie auch über Webbrowser auf SkyDrive zugreifen. Dazu öffnen Sie Ihre Office-365-Website, melden sich an und klicken auf SkyDrive. Im oberen Fenster sehen Sie auch Ihre persönliche SkyDrive-Adresse, unter der Sie direkten Zugriff auf den Speicher haben. Auf der SkyDrive-Pro-Website lassen sich über den Link Neues Dokument auch neue Dokumente und Ordner erstellen. Zur Verfügung stehen hier Word, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint, OneNote und Excel-Umfrage.
In SkyDrive Pro können Dokumente auch freigegeben werden. Dazu klicken Sie entweder in der entsprechenden Web-App auf Freigeben oder auf die drei Punkte in der Anzeige des Dokumentes. Danach geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, legen die Rechte für die Freigabe fest und geben einen Benachrichtigungstext ein.
Jedes Dokument verfügt über einen eigenen Link. Diesen können Sie auch als Favoriten auf dem lokalen Rechner speichern. Um auf das Dokument zuzugreifen, müssen Sie nur den Link aufrufen, sich an SkyDrive Pro anmelden, und Sie erhalten Zugriff auf die Datei. Den Link sehen Sie, wenn Sie die Einstellungen des Dokumentes über die drei Punkte aufrufen.
Dokumente in SkyDrive Pro professionell verwalten
SkyDrive Pro eignet sich vor allem für die Gruppenarbeit in Unternehmen. Klicken Sie jedoch ein Dokument im Webbrowser an, haben Sie noch mehr Möglichkeiten, das Dokument zu bearbeiten.
Sie können Dokumente, wie in SharePoint, ein- und auschecken. Änderungen an Dokumenten kann man nachverfolgen. Wenn ein Anwender, dem Sie in SkyDrive Pro folgen, ein Dokument bearbeitet, erhalten Sie entsprechende Informationen.
Zudem ist es möglich, Workflows zu hinterlegen. Alle diese Funktionen stehen ebenfalls bereit, wenn Sie SkyDrive Pro in SharePoint 2013 lokal betreiben. In diesem Fall können Sie im Unternehmen einen privaten Cloud-Speicher zur Verfügung stellen.
SkyDrive-Pro- und SharePoint-Bibliotheken
Im Grunde genommen ist SkyDrive Pro eine Bibliothek, die in SharePoint gespeichert ist. Mit dem SkyDrive-Pro-Client können Sie jede Bibliothek in SharePoint 2013 oder Office 365 synchronisieren, nicht nur eine einzelne. Dabei spielt es für Endanwender keine Rolle, ob die Bibliothek in SharePoint lokal im Unternehmen gespeichert ist oder in SharePoint Online, also bei Office 365.
Der Administrator der Bibliothek kann Einstellungen von SkyDrive Pro auch in den Bibliothekseinstellungen vornehmen. Das geht in SkyDrive Pro ebenso. Dazu klicken Sie nach der Anmeldung an SkyDrive Pro auf die Registerkarte Bibliothek. Diese steht zur Verfügung, wenn Sie Administratorberechtigung für die Bibliothek haben.
In der SkyDrive-Pro-Bibliothek ist auf der linken Seite zudem zu sehen, welche Dokumente von Ihnen selbst gespeichert wurden (Eigene Dateien), welchen Dokumenten Sie folgen (Gefolgte Dokumente) und welche Dokumente andere SkyDrive-Pro-Mitglieder für Sie freigegeben haben (Für mich freigegeben). Das heißt, Sie haben immer einen schnellen Überblick, welche Daten Sie in SkyDrive Pro verfolgen und verwenden wollen.
SkyDrive Pro - Speicher und -Papierkorb verwalten
Im Kontextmenü von SkyDrive Pro in der Taskleiste rufen Sie über den Menüpunkt Speicher verwalten den aktuell verwendeten Speicher auf und können auch den Papierkorb von SkyDrive Pro öffnen.
Rufen Sie die aktuelle Speichernutzung auf, dann sehen Sie genau, welche Ordner und Dateien den Speicherplatz verbrauchen. Wenn Sie sich durch die Unterordner klicken, können Sie auf diesem Weg auch sehr effizient Speicherplatz freigeben, indem Sie Daten auslagern oder nicht mehr benötigte Dateien entfernen.
Sie finden den Speicherverbrauch und den Papierkorb aber auch in der Weboberfläche von SkyDrive Pro. Dazu klicken Sie in der Weboberfläche auf das Zahnradsymbol in Office 365 und dann auf Websiteeinstellungen. Hier können Sie zunächst alle Einstellungen anpassen, die für SkyDrive und die dazugehörige Website möglich sind.
Im Bereich Website-Sammlung finden Sie den Link Papierkorb, den Speicherverbrauch rufen Sie über Speichermetriken auf. Brauchen Sie beides häufiger, erstellen Sie auf dem Desktop einen neuen Favoriten oder eine Verknüpfung zur Webadresse der beiden Funktionen. Da diese direkt mit dem Office-365-Konto verbunden sind, bleiben die Links immer gleich.
In Office 2013 SkyDrive Pro oder SkyDrive nutzen
In Office 2013 haben Sie die Möglichkeit, Daten direkt aus SkyDrive Pro oder aus der kostenlosen Version von SkyDrive zu laden oder zu speichern. Dazu rufen Sie im entsprechenden Office-Programm die Registerkarte Datei auf und klicken auf Konto. Im unteren Bereich sehen Sie die Dienste, mit denen Ihr Office-Paket bereits verbunden ist.
Um SkyDrive Pro an Office 2013 anzubinden, klicken Sie auf Dienst hinzufügen und wählen dann Speicher\Office 365 SharePoint aus.
Im Anschluss müssen Sie noch den Namen und das Kennwort für Ihren Office-365-Zugang eingeben. Danach zeigt Office 2013 die Verbindung auf der Registerkarte Datei im Bereich Konto an. Anschließend können Sie über die Registerkarte Datei Dokumente im Cloud-Speicher öffnen oder dort ablegen.
Wollen Sie Dokumente aber standardmäßig nicht in SkyDrive oder SkyDrive Pro speichern, haben Sie in den Optionen von Word 2013 zum Beispiel die Möglichkeit, festzulegen, dass Word zuerst die lokale Speicherung vorschlagen soll. Diese Option finden Sie auf der Registerkarte Datei über Optionen\Speichern. Aktivieren Sie die Option Standardmäßig auf Computer speichern.
SkyDrive-Integration in Windows 8.1 deaktivieren
Wollen Sie SkyDrive in Windows 8.1 nicht nutzen, sondern den Anwendern lieber nur SkyDrive Pro zur Verfügung stellen, können Sie das Programm über Gruppenrichtlinien deaktivieren. Damit ist aber nur die kostenlose Integration von SkyDrive gemeint, nicht SkyDrive Pro.
Der einfachste Weg ist natürlich, wenn Sie mit einem lokalen Konto arbeiten. In diesem Fall erscheint SkyDrive auch nicht im Explorer. Sie können allerdings bei der Verwendung von lokalen Konten ebenfalls mit SkyDrive Pro arbeiten.
Alternativ arbeiten Sie mit einem Microsoft-Konto und deaktivieren die kostenlose Version von SkyDrive trotzdem. Dazu öffnen Sie den Editor für lokale Gruppenrichtlinien (gpedit.msc) und navigieren zu Computerkonfiguration/Administrative Vorlagen/Windows-Komponenten/SkyDrive. In Domänen, in denen Sie mit SkyDrive arbeiten, lässt sich diese Funktion natürlich auch über Gruppenrichtlinien steuern. (rb)