Unabhängig davon, ob Sie im Unternehmen Office 365 hauptsächlich für die E-Mail-Kommunikation nutzen oder Ihre Serverdienste in die Cloud auslagern wollen, bietet Office 365 auch noch einen anderen Ansatz. Sollen Mitarbeiter Ihres Unternehmens gemeinsam an einem Projekt arbeiten, können Sie mit Office 365 die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung stellen.
Office 365 parallel als Teamwork-Plattform nutzen
Es besteht überhaupt kein Problem, parallel zu anderen Kommunikationssystemen und Exchange-Postfächern auf Office 365 zu setzen. Der Dienst lässt sich parallel betreiben und bietet ohne großen Aufwand Funktionen von Serverdiensten, die ansonsten auf mehreren Servern langwierig installiert, eingerichtet, verwaltet und gesichert werden müssen. Außerdem ist eine solche Lösung sehr flexibel, sodass Sie schnell weitere Benutzer anbinden können. Zusammengefasst bietet Office 365 für den schnellen Aufbau einer Teamworking-Plattform unter anderem folgende Vorteile:
Ein vollwertiges, gegen Viren und Spam-Mails gesichertes Exchange-Postfach mit 25 GByte-Speicherplatz, inklusive einer E-Mail-Adresse im Format. <Domäne>.onmicrosoft.com.
Zugriffsmöglichkeiten auf das Postfach mit Outlook Web App, Outlook und jedem gängigen Smartphone-System.
Die Möglichkeit der Echtzeitkommunikation über Lync, mit Anbindung von Smartphones, Video- und Webkonferenzen, Whiteboards und mehr.
Gemeinsamer Datenspeicher SkyDrive Pro mit 25 GByte Speicherplatz und verfügbaren Apps für Smartphones und Tablets.
Teamseite auf Basis von SharePoint 2013, mit allen Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten.
Webbasierte Verwaltung zum Steuern aller Funktionen. Die Verwaltung können auch weniger geübte Administratoren durchführen.
Da die Server bei Microsoft in Rechenzentren betrieben werden, übernimmt Microsoft die Datensicherung und Verfügbarkeit
Der Dienst lässt sich auf Wunsch mit weiteren Funktionen ergänzen, zum Beispiel E-Mail-Verschlüsselung, Archivierung, Azure, Active Directoy-Rechteverwaltung, Office 2013 Pro-Lizenzen, Projekt 2013 oder Visio.
Das sind nur einige der Vorteile, die sich schnell und einfach nutzen lassen. Es kann sich daher durchaus lohnen, Office 365 nicht nur als Ersatz für die interne Serverstruktur eines Unternehmens zu betrachten, sondern als zusätzliche, sehr flexible, Lösung. Da sich Office 365 auch an lokale Netzwerke, Active Directory und Exchange-Organisationen anbinden lässt, bestehen ständig Möglichkeiten, den Funktionsumfang zu erweitern. Die wichtigsten Funktionen stehen aber schon nach der Aktivierung der Plattform in weniger als fünf Minuten zur Verfügung.
Office 365 testen und einsetzen
Office 365 lässt sich einige Wochen nahezu uneingeschränkt testen. Microsoft bietet verschiedene Editionen mit entsprechendem Funktionsumfang und entsprechenden Kosten an. Die Office-365-Pläne offeriert für mittelständische Unternehmen Pakete von 4,10 Euro bis 12,30 Euro pro Monat und Benutzer. Die Unternehmens-Editionen wie Office 365 Small Business Premium oder Office 365 Midsize Business bieten zusätzlich noch die Desktop-Versionen von Office 2013 Pro an. Das heißt, Anwender erhalten auch alle notwendigen Client-Programme, um mit Office 365 problemlos arbeiten zu können.
Ab Office 365 Midsize Business gibt es auch die Möglichkeit, E-Mails in Office 365 professionell zu archivieren. Hier bietet Office 365 die gleichen Möglichkeiten wie Exchange Server 2013. Allerdings müssen beim Einsatz von Office 365 keine Exchange-Server installiert und betrieben werden. Die Verwaltung des Archivs erfolgt per Weboberfläche. Wie bei anderen Funktionen in Office 365 lassen sich diese aber auch über die PowerShell nutzen. Diese Methode ist allerdings nur optional und nicht zwingend vorgeschrieben.
Benutzer anlegen
Sobald Sie ein Office-365-Abonnement abgeschlossen haben, können Sie im Bereich Benutzer und Gruppen neue Benutzer anlegen. Auch hier werden Administratoren wieder durch einen Assistenten unterstützt, was das Anlegen von Benutzern recht einfach macht. Während dieses Vorgangs können Administratoren auch festlegen, ob der Benutzer Administratorrechte erhalten oder einer anderen Benutzergruppe zugewiesen werden soll.
Arbeiten Sie im Unternehmen parallel noch mit einem anderen E-Mail-System, können Sie diese Adressen beim Anlegen des Anwenders eingeben. Abhängig von der eingesetzten Office 365-Edition können Sie beim Anlegen des Benutzers ebenfalls festlegen, welche Funktionen er im Team nutzen und auf welche Komponenten er Zugriff erhalten soll. Diese Zugriffsmöglichkeiten haben allerdings nichts mit den Rechten in SharePoint und Exchange zu tun. Diese werden jeweils in der entsprechenden Verwaltungsoberfläche zugewiesen. Beim Anlegen von neuen Benutzern legen Sie lediglich fest, welche Lizenzen Sie den einzelnen Personen zuteilen.
Gemeinsamer Dokumentenzugriff
Neben der Kommunikation über E-Mail ist der Austausch von Dokumenten bei der Teamarbeit besonders wichtig. Hier bietet Office 365 verschiedene Möglichkeiten, auf die wir nachfolgend eingehen.
Der Datenaustausch über E-Mail wird durch die automatisch generierte E-Mail-Adresse @<Domäne>.onmicrosoft.com automatisch hergestellt.
Die Anmeldung über Outlook, Smartphones oder andere E-Mail-Systeme erfolgt durch die Autodiscover-Funktion in Office 365 automatisch. Anwender müssen für die Anmeldung nur ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort für Office 365 angeben, und schon können sie auf die Dokumente zugreifen. Office Web App steht über das offizielle Office-365-Portal zur Verfügung.
Natürlich stehen über das Exchange-Postfach auch die Aufgaben, der Kalender und die Kontakte zur Verfügung. Mit den Aufgaben können Teammitarbeiter verschiedenartige Aufgaben delegieren, genauso wie es bei lokalen Exchange-Installationen üblich ist.
Über den Link Websites oben in der Menüleiste von Office 365 können Anwender auf die öffentliche Webseite des Teams und auf die eigene Teamseite zugreifen. Mit der öffentlichen Webseite lassen sich Dokumente mit Anwendern, außerhalb des Teams teilen. Die Teamseite dient dem Datenaustausch mit dem Team. Hier stehen alle Funktionen zur Verfügung, die auch SharePoint Server 2013 bietet.
Auf der Teamseite stehen einfach zu bedienende Assistenten zur Verfügung, die die Anwender in die Arbeit mit der Seite einführen. Auf dieser Seite lassen sich auch Dokumente hochladen oder direkt per Office Web Apps erstellen und weiterbearbeiten.
Erweiterte Dokumentenverwaltung in Office 365
Neben der einfachen Erstellung und Verwaltung von Dokumenten lassen sich für die Dokumente erweiterte Funktionen aktivieren, zum Beispiel das Ein- und Auschecken sowie die Versionierung. Diese Funktionen verhindern, dass sich Anwender ihre Dokumente gegenseitig überschreiben.
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Benutzer Dokumente nicht gegenseitig überschreiben, können Sie das Ein- und Auschecken aktivieren.
Anwender checken Dokumente über die "drei Punkte" aus und wählen dann im neuen Fenster noch einmal das Fenster mit den "drei Punkten". Sobald ein anderer Anwender ein ausgechecktes Dokument öffnen will, sieht er an dem Symbol, dass das Dokument ausgecheckt ist, und kann das Dokument nur lesend öffnen. Administratoren dürfen aber über das Menü des Dokuments dieses wieder einchecken beziehungsweise mit dem Befehl Auschecken verwerfen das Auschecken wieder rückgängig machen.
Die Option Auschecken verwerfen steht auch Anwendern zur Verfügung, die das Dokument ausgescheckt haben. Durch das Verwerfen des Auscheckens lässt sich das Anlegen neuer Versionen vermeiden, wenn Anwender keine Änderungen an der Datei vorgenommen haben.
Administratoren können für die Dokumentenbibliothek generell festlegen, dass jedes Dokument, das ein Anwender bearbeitet, automatisch ausgecheckt werden muss. Dadurch wird verhindert, dass sich Anwender gegenseitig die Änderungen überschreiben. Sie nehmen diese Einstellungen direkt in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek in Office 365 vor.
Diese erreichen Sie über die Registerkarte Bibliothek über die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen. Nach einem Klick auf den Link Versionsverwaltungseinstellungen aktivieren Sie im Bereich Auschecken erfordern die Option Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können?. In diesem Bereich können Sie außerdem noch die Versionierung aktivieren, ebenso die Inhaltsgenehmigung. Mit dieser legen Sie fest, dass bestimmte Teammitglieder Dokumente erst genehmigen müssen, bevor diese auf der Teamseite in Office 365 erscheinen.
Öffnet ein Anwender das Dokument über die Webseite, zeigt Office 365 das Dokument über Office Web App an. Natürlich können die Anwender das Dokument auch mit dem lokalen Office-Programm auf ihrem Rechner bearbeiten. Dazu müssen Sie sich beim Öffnen des Dokumentes mit ihrer Office-365-E-Mail-Adresse anmelden. Haben Sie das Ein- und Auschecken aktiviert, erhält der Anwender in Word eine entsprechende Information und muss das Dokument auschecken.
Über die Registerkarte Datei in Word sehen Anwender zusätzlich die verschiedenen Versionen des Dokumentes, wenn sie die Versionen aktiviert haben. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Egal, von wo aus andere Anwender versuchen, ein ausgechecktes Dokument zu öffnen und zu bearbeiten, erhalten Sie eine Information. Beim Einchecken kann der Anwender einen Kommentar zu den Änderungen eingeben. Das funktioniert problemlos und bequem direkt in Word.
Versionierung von Dokumenten richtig einsetzen
SharePoint kann Dokumente, die Anwender erstellen, versionieren. Der Vorteil bei dieser Technik ist, dass keine Daten verloren gehen können. Sobald ein Anwender ein Dokument bearbeitet und speichert, legt SharePoint eine neue Version an. Die Versionierung dient der Nachverfolgung der Änderungen eines Dokuments, also eines Änderungsverlaufs. Im Versionsverlauf eines Dokuments können sich Anwender die früheren Versionen anzeigen lassen oder diese löschen, entsprechende Rechte vorausgesetzt. Aber Achtung: Die Versionsverwaltung ist in einer Office-365-Bibliothek standardmäßig nicht aktiviert.
Der Versionsverlauf lässt sich leicht über das Menü eines Dokuments aufrufen. Hauptversionen speichert Office 365 als ganze Zahl, zum Beispiel 1.0 oder 2.0. Nebenversionen speichert SharePoint als Dezimalzahlen, die auf eine Hauptversionsnummer aufbauen, zum Beispiel 1.1, 1.2 oder 1.3.
Zum Anzeigen einer bestimmten Version einer Datei klicken Sie auf die gewünschte Version. Office 365 öffnet die Datei in einem eigenen Fenster. Abhängig von den Berechtigungen können Sie eine Version wiederherstellen, die Änderungen vergleichen und mehr. Die Versionierung können Sie auf der Registerkarte Bibliothek über die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen aktivieren. Dazu klicken Sie auf den Link Versionsverwaltungseinstellungen.
Dokumente genehmigen
Bibliotheken sind in Office 365 so konfigurierbar, dass ein Administrator das Einstellen von Dokumenten erst genehmigen muss. Die Genehmigung kann auch ein Moderator erteilen, vorausgesetzt, er verfügt über die entsprechenden Rechte.
Anwender speichern bei diesem Vorgang das Dokument auf herkömmlichem Weg. Allerdings ist das Dokument erst dann verfügbar, wenn der Moderator dieses freigibt. In der Zwischenzeit erhält das Dokument den Status "Ausstehend". Es ist nur für den Anwender sichtbar, der das Dokument erstellt hat und es in Office 365 einstellen will, sowie für die zugehörigen Moderatoren. Über den Zugriffsstatus wird der Anwender per entsprechende Information in Kenntnis gesetzt.
Moderatoren können Dokumente aber auch ablehnen. Abgelehnte Elemente und Dateien bleiben in der Bibliothek, bis der Ersteller die Datei löscht. Sind bereits Dateien in der Bibliothek vorhanden, wenn Sie das Genehmigen erzwingen, erhalten alle Dateien automatisch den Zustand Genehmigt. Haben Sie aber die Berechtigungen so konfiguriert, dass jeder Benutzer Elemente lesen darf, sehen alle Anwender sämtliche Dokumente, unabhängig davon, ob die Elemente den Status Genehmigt haben oder nicht. Nur Anwender mit der Berechtigung Vollzugriff oder Entwerfen können Bibliothekeinstellungen ändern. Das Genehmigen oder Ablehnen nehmen Administratoren über das Kontextmenü in SharePoint vor.
Teamarbeit mit Dokumenten
Arbeiten mehrere Personen an einem gemeinsamen Dokument, sehen die Anwender diesen Zustand in Word oder Word App und erhalten die entsprechenden Informationen. Das heißt, über Office 365 und Office 2010/2013 sowie Office Web App Word ist Gruppenarbeit mit Dokumenten möglich.
Im oberen Arbeitsfenster zeigt Office Web App Word die Mitarbeiter an, die das Dokument gemeinsam bearbeiten. Auf diese Weise ist auch der Austausch von Informationen möglich. Es lässt sich somit problemlos darstellen, wer welche Änderungen durchführt.
Alle Änderungen lassen sich in einem gemeinsamen Dokument synchronisieren. Jeder Bearbeiter bekommt eine eigene Farbe zugewiesen, mit der die geänderten Passagen formatiert werden. Hat ein Anwender seine Passage bearbeitet und gespeichert, wird dieser Abschnitt für andere Koautoren verfügbar und lässt sich weiternutzen. Allerdings muss berücksichtigt werden, dass Office 365 alle Bearbeitungsversionen abspeichert. (rb)