Ob privat oder im Geschäft: Wer einen Brief am PC verfassen möchte, verwendet meist Microsoft Word. Die Software bietet sämtliche Werkzeuge, die Sie dazu benötigen. Nebst der Gestaltung tragen jedoch auch Inhalt und Aufbau wesentlich zum Erfolg eines Schreibens bei. In diesem Artikel finden Sie alles Wissenswerte zum Thema Briefe. Die Tipps beziehen sich auf Word 2003 unter Windows XP.
Briefe gut verpackt mit Word
Das Erste, was der Empfänger Ihres Briefs sieht, ist das Couvert. Auf diesem befinden sich zwingend folgende drei Elemente: Empfänger, Absender und Frankatur. Die Frankierzone liegt immer oben rechts. Sie ist nur für Briefmarken und Freimachungen reserviert.
Etwas freier sind Sie bei der Platzwahl der Adresse: Sowohl rechts als auch links sind möglich. Viel entscheidender ist, ob Sie sich für einen Umschlag mit oder ohne Fenster entschließen. Bei einem Couvert ohne Fenster drucken Sie die Adresse entweder direkt auf das Papier oder adressieren den Umschlag mittels Etikette. Für beide Varianten öffnen Sie das entsprechende Menü per Extras/Briefe und Sendungen/Umschläge und Etiketten.
Direkt bedrucken
Der Reiter Umschläge beinhaltet alle Werkzeuge, mit denen Sie ein Kuvert direkt bedrucken. Klicken Sie als Erstes auf den Button Optionen. Im folgenden Fenster stellen Sie die Größe des Couverts, die Schrift, das Druckereinzugfach etc. ein B. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OK. Geben Sie nun die Empfängeradresse und falls nötig die Absenderadresse ein C. Via Buchsymbol D können Sie Adressen auch direkt aus Outlook importieren.
Möchten Sie keinen Absender einfügen, setzen Sie ein Häkchen bei Weglassen E. Ist alles korrekt eingegeben, bedrucken Sie den Briefumschlag via Drucken F (Hinweis: Die Großbuchstaben beziehen sich auf die Screenshots nebenan).
Das Fenster schließt sich danach. Möchten Sie erneut ein Kuvert bedrucken, müssen Sie die Adresse wieder eingeben. Der einfachere Weg: Hängen Sie die Adressinformationen über die Schaltfläche Zum Dokument hinzufügen G an das Briefdokument. So können Sie die Adressangaben des Umschlags im selben Word-Dokument bearbeiten wie den Brief und auch zusammen abspeichern.
Hinweis: Die Option Elektronisches Porto hinzufügen, auf dem Screenshot mit H gekennzeichnet, benötigen Sie, wenn Sie die Briefmarke via Word auf das Kuvert drucken. Diese Funktion ist aber nicht in allen Staaten verfügbar.
Etiketten beschriften
Möchten Sie den Brief mit einer Etikette adressieren (das ist vor allem bei Serienbriefen sinnvoll), wählen Sie den Reiter Etiketten. Die Funktionen sind hier analog zu Umschläge. Nur die Schaltfläche Neues Dokument ist hinzugekommen. Mit ihr erstellen Sie ein zusätzliches Word-Dokument für die Etiketten, das Sie separat speichern.
Kuvert mit Fenster
Etwas kniffliger gestaltet sich das Adressieren, wenn Sie ein Kuvert mit Fenster verwenden. Hier empfiehlt es sich, auf Vorlagen zurückzugreifen oder eine eigene Vorlage anzulegen. Sie müssen die Adresse am richtigen Ort platzieren. Am komfortabelsten erledigen Sie dies, indem Sie die Anschrift markieren (mit gedrückter Maustaste darüberfahren) und Format/ Absatz öffnen. Im folgenden Fenster können Sie nun den genauen Ort des Textes angeben. Per Ausrichtung wählen Sie, ob der Text links oder rechts stehen soll.
Unter dem Punkt Einzug/Links (oder rechts) können Sie die exakte Position definieren. Rechnen Sie dabei unbedingt den bereits vorhandenen Rand des Dokuments mit ein.
Briefe mit Word: Die ideale Form
Oftmals wird der Gestaltung von Briefen zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet. Dabei hat diese einen wesentlichen Einfluss auf die Wirkung des Schreibens. Word bietet sämtliche Werkzeuge, um ansprechende Korrespondenz zu gestalten.
Schöner gestalten
Grundsätzlich wird ein Brief immer im sogenannten Flattersatz (also linksbündig) verfasst. Viele unterschiedliche Schriften lassen Ihren Brief unruhig wirken. Verwenden Sie maximal zwei verschiedene Schriftarten. Auch die Schriftgröße trägt ihren Teil zum Erfolg bei: Sieht ein Brief am Computer mit einer Schriftgröße von zwölf Punkt toll aus, wirkt er in gedruckter Form eher plump. Kleiner als zehn Punkt sollte die Schrift jedoch auch nicht sein. Die Schriftgröße passen Sie in der Menüleiste von Word an.
Teilen Sie den Brief in mindestens drei Textabschnitte ein (Einleitung, Hauptteil und Schluss). Diese werden mit einer leeren Zeile voneinander abgetrennt und sollten nicht länger als sieben Zeilen sein. Kontrollieren Sie mit dem ¶-Symbol A, ob die einzelnen Abschnitte korrekt getrennt wurden (Ansicht/Symbolleisten/ Standard). Die Absenderadresse können Sie in der Kopf- oder Fußzeile (Ansicht/Kopf- und Fußzeile) des Briefs einfügen B. Bei nicht eindeutigen Vornamen macht es Sinn, Herr oder Frau vor den Namen zu setzen.
Weniger ist mehr
Überladen Sie Ihr Schreiben nicht mit Text. Das überprüfen Sie am besten via Seitenansicht (Seitensymbol mit einer Lupe in der Word-Menüleiste). Seitenzahlen sind nur bei mehrseitigen Dokumenten sinnvoll. Verwenden Sie dazu lediglich Ziffern, keine Bindestriche oder Klammern. Word fügt die Seitenzahlen auf Wunsch automatisch ein, und zwar per Einfügen/ Seitenzahlen. Verzichten Sie darauf, in einem Brief als Fußnote den Dateinamen einzublenden. Das wirkt unprofessionell.
Zu guter Letzt noch ein paar Hinweise zum Thema Beilagen/Anhang: Führen Sie die einzelnen Beilagen namentlich auf. Verzichten Sie aber auf die Überschrift „Beilagen“, Gliederungsstriche und die Floskel „Beilagen erwähnt“.
Gliederung & Inhalt
Ob Sie einen Brief an Freunde verschicken oder ein offizielles Schreiben verfassen, einige Regeln zum Aufbau gilt es für sämtliche Korrespondenz zu beachten. Nach der Empfängeradresse folgt das Datum inklusive Ort, z.B. „Zürich, 25. Januar 2008“. Das Wort „den“ wird heutzutage nicht mehr verwendet. Es ist leserlicher, wenn Sie den Monat ausschreiben. Senden Sie Ihr Schreiben ins Ausland, wird das Datum abfallend geschrieben: „2008-01-25“ (Jahr-Monat-Tag).
Danach folgt der Betreff, also um was es in dem Brief geht. Diesen können Sie als Überschrift formatieren. Darunter platzieren Sie die Anrede. Sprechen Sie den Adressaten wenn möglich
persönlich an. Passen Sie die Anrede Ihrem Verhältnis zum Empfänger und dem Grund des Schreibens an. Eher veraltet, aber nach wie vor eine gute Wahl ist „Sehr geehrte Frau Testine“. Moderner und frischer klingen hingegen: „Guten Tag, Frau Test“. Wichtig: Gemäß Duden sollten Sie ein Komma nach „Guten Tag“ setzen.
Brief-Text gestalten mit Word
Nun kommen Sie zum Kernstück Ihres Briefs: dem Text. Achten Sie hierbei nicht nur auf Formales, sondern auch auf die Gliederung. Vermeiden Sie lange Schachtelsätze und teilen Sie den Text in mehrere Blöcke ein. Benutzen Sie keine Floskeln und seien Sie sparsam mit Fremdwörtern. Diese sind nur sinnvoll, wenn Sie ansonsten eine komplizierte Umschreibung verwenden müssten. Lassen Sie Word die Rechtschreibung überprüfen (Extras/ Rechtschreibung und Grammatik). Per Button Optionen passen Sie die Grammatikkontrolle Ihren Wünschen an. Als Gedankenstrich wird der Halbgeviertstrich (Alt+0150) verwendet und nicht das kleine Minuszeichen.
Als Abschluss folgt die Grußformel. Eine Überleitung direkt aus dem Text heraus sollten Sie vermeiden. „Mit freundlichen Grüßen“ gilt heutzutage als eher steif und kann durch „Freundliche Grüße“ ersetzt werden. Ganz antiquiert ist „Hochachtungsvoll“. Durchaus angebracht ist auch eine persönliche Grußformel: „Herzliche Grüße aus dem verschneiten München“, „Mit sommerlichen Grüßen“ etc.
Anschließend lassen Sie genügend Platz für Ihre Unterschrift und tippen Ihren Namen darunter. Bei einem einzelnen Brief empfiehlt es sich, diesen von Hand zu unterschreiben. Das Einfügen der Unterschrift als Grafik ist nur bei einer großen Zahl von Briefen angebracht und wirkt schnell unpersönlich.
Profitipps für Briefe
KORREKT ADRESSIEREN
Gemäß Post sollte eine Adresse wie folgt verfasst sein: Setzen Sie keine Leerzeile zwischen die einzelnen Zeilen, unterstreichen oder zeichnen Sie kein Wort aus und schreiben Sie Straßennamen aus. Laut Duden sollten Sie diese zudem durchkoppeln, z.B. Friedrich-Meyer-Straße 15.
Herr
(Titel falls vorhanden)
Willy Testmeier
Meeresstraße 15
4001 Zürich
Bei Geschäftsadressen mit Postfach gehört dieses in die zweitletzte Zeile der Adresse.
Muss ein Brief an eine Firma direkt bei der zuständigen Person landen, setzen Sie den Firmennamen nach dem Personennamen.
Frau Lisa Testine
Lustige Firma
Fantasieweg 19a
Postfach 198
4001 Zürich
Kleine stilistische Tipps
Verwenden Sie „Herr“ anstelle von „Herrn“, schreiben Sie Vornamen aus. Anrede und Name kommen auf eine Zeile, wenn darüber der Firmennamen aufgeführt wird. Vermeiden Sie Abkürzungen: „z. Hd.“ ist veraltet und kann weggelassen werden.
DIE PASSENDE SCHRIFT
Schriften werden in zwei Gruppen aufgeteilt: serifenlose (wie in dieser Box) und solche mit Serifen (wie im Haupttext des Artikels). Als Serifen (franz. Füßchen) bezeichnet man feine Linien an den Buchstabenenden.
Die bekanntesten
Vertreter der beiden Gruppen sind: Arial, Helvetica und Verdana als serifenlose sowie Times New Roman, Courier und Garamond als Schriften mit Serifen. Letztere werden für längere Briefe verwendet, da Serifen die Lesbarkeit deutlich steigern. Für einen Kurzbrief können Sie auch eine serifenlose Schrift benutzen. Verwenden Sie aber niemals Schriften aus beiden Familien in einem Dokument. Kombinieren Sie nur Schriften derselben Gattung.
Schneller ans Ziel
Am effizientesten erstellen Sie Ihre Briefe mithilfe von Vorlagen. In Word gibt es eine Standardvorlage („Normal.dot“), in der Sie die Einstellungen für jedes neu geöffnete Dokument festlegen. Sie definieren z.B. die Standardschriftart. „Normal. Dot“ öffnen und bearbeiten Sie über DATEI/ÖFFNEN/C:/DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN BENUTZER/ANWENDUNGSDATEN/ MICROSOFT/VORLAGEN. Es lohnt sich zudem, für oft verwendete Dokumente weitere Vorlagen zu erstellen. (bw)