Vorsteuerabzug nicht gefährden

Rechnungen richtig korrigieren

04.05.2015 von Renate Oettinger
Formelle oder inhaltliche Fehler in Rechnungen sind keine Seltenheit. Bei der Korrektur sind einige Fallstricke zu beachten. Uta-Martina Jüssen stellt typische Fehler vor und sagt, wie sie sich vermeiden lassen.

Schnell schleichen sich auf Rechnungen Fehler ein, die weitreichende Auswirkungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht für Rechnungen zahlreiche Pflichtangaben vor. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Zudem muss der Rechnungssteller für falsch ausgestellte Rechnungen womöglich unnötig Umsatzsteuer abführen. Zwar bleibt grundsätzlich die Möglichkeit zur Rechnungskorrektur, doch drohen dadurch beträchtliche Mehraufwände und Zusatzkosten.

Ohne eine korrekte Rechnung ist dem Empfänger einer Leistung kein Vorsteuerabzug möglich.
Foto: W.D. Summers - Fotolia.com

Die Erstellung von Rechnungen erfordert höchste Sorgfalt, um Lawineneffekte zu vermeiden. Die Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14 a UStG sollten genau eingehalten werden. Besonders fehlerträchtig ist das Vervielfältigen von Rechnungen mittels Kopierfunktion. So kommt es leicht zu fehlenden und fehlerhaften Positionen, beispielsweise bei Leistungszeitraum oder Rechnungsbetrag. Tippfehler und Ungenauigkeiten etwa im Firmennamen sind verzeihlich, sofern die Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.

Ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug

Dem Leistungsempfänger ist ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb wird er fehlerhafte Rechnungen beim Leistungserbringer reklamieren. Der Rechnungssteller ist zur Rechnungskorrektur verpflichtet, die nur er allein vornehmen darf. Bei der Rechnungsberichtigung ist erhöhte Vorsicht geboten, um die Problematik nicht weiter zu verschärfen. Selbstverständlich muss auch die Korrekturrechnung alle umsatzsteuerlichen Formvorgaben einhalten.

Es empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und als Rechnungsstorno oder Rechnungskorrektur gekennzeichnet. Die neue Rechnung wird mit einer neuen Rechnungsnummer und einem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung versehen (z.B. ersetzt Rechnung Nr. 1234 vom 5.3.2015). Das Berichtigungsdokument muss der Ursprungsrechnung eindeutig zuzuordnen sein. Andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen. Dann kommt es schnell zu ärgerlichen Falschüberweisungen und Fehlbuchungen, was für Missstimmung unter Geschäftspartnern sorgen kann.

Probleme bei Betriebsprüfung

Nicht selten fallen fehlerhafte Rechnungen erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dem Rechnungsempfänger ist es dann nur mit enormem Aufwand oder überhaupt nicht mehr möglich, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Grund: Die Ansprechpartner existieren nicht mehr oder das Unternehmen wurde aufgelöst. Entsprechend wichtig ist eine umgehende und gewissenhafte Rechnungseingangsprüfung durch den Leistungsempfänger. Sonst drohen die nachträgliche Streichung der Vorsteuer und empfindliche Nachzahlungen.

Tipp des BVBC:

Eine verspätete Rechnungskorrektur ist grundsätzlich zu vermeiden. Steuerzahler müssen auf Nachforderungen vom Finanzamt hohe Zinsen zahlen. Die Crux: Nach der bisherigen Rechtsauffassung wirkt eine Rechnungsberichtigung nicht zurück. Die Finanzbehörden erheben für die Kürzung der Vorsteuer regelmäßig Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr. So stehen für Unternehmen schnell erhebliche Summen im Raum. Betroffene Unternehmen können allerdings auf ein positives Urteil des Europäischen Gerichtshofs hoffen, der die Bedingungen einer rückwirkenden Rechnungskorrektur klären soll. Sie können unter Hinweis auf das anhängige EU-Verfahren Einspruch gegen die Zinsfestsetzung einlegen.

Weitere Infos und Kontakt: Uta-Martina Jüssen ist Mitglied im Präsidium des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de

Meldungen zum Thema "Steuern & Finanzen"
Neue Steuerregeln für Betriebsfeiern beachten
Für Betriebsveranstaltungen gelten seit Anfang 2015 neue Steuervorschriften. Geben Betriebe mehr Geld aus als erlaubt, fallen spürbar weniger Steuern an. Doch das Gesetz bringt auch Nachteile mit sich. Worauf Unternehmen jetzt achten sollten, sagt Stefan Rattay.
Arbeitsecke in der Wohnung steuerlich absetzen?
Wer Wohnraum beruflich oder betrieblich nutzt, sollte die Kosten anteilig geltend machen, um von einem steuerzahlerfreundlichen Urteil zu profitieren. Torsten Lambertz nennt Details.
Keine zwei häusliche Arbeitszimmer absetzbar
Wenn ein Steuerpflichtiger an einem Ort als Angestellter arbeitet und an einem anderen Ort als Selbstständiger, kann er in der Regel nicht zwei Arbeitszimmer steuerlich geltend machen.
Keine Drohung mit Schufa
Der Hinweis eines Unternehmens in einem Mahnschreiben auf eine bevorstehende Mitteilung von Schuldnerdaten an die Schufa ist oft unzulässig.
Orkan Niklas – was zahlt die Versicherung?
Welche Schäden die Gebäude-, die Hausrat- und die Kaskoversicherungen abdecken und wie Geschädigte am besten vorgehen, sagen die Arag-Experten.
Provisionen und Elterngeld
Erhalten Arbeitnehmer regelmäßig Provisionen neben dem monatlichen Grundgehalt, sind diese Zahlungen bei der Elterngeldberechnung zu berücksichtigen.
Jetzt Bilanzierung nach neuen Regeln prüfen
Spätestens für das Geschäftsjahr 2016 gelten neue Bilanzierungsrichtlinien. Unternehmen dürfen die Umstellung aber auch vorziehen. Wann es sich lohnt und was dabei zu beachten ist, sagt Dr. Ulrich Viefers von der Kanzlei WWS.
Betriebsrente und Altersdiskriminierung
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass eine Höchstaltersgrenze von 45 Jahren in der Versorgungsordnung unwirksam ist.
Darlehen an GmbH durch Familienangehörige
BFH zum Abgeltungsteuersatz bei der Gewährung eines Darlehens an eine GmbH durch eine dem Anteilseigner nahestehende Person
Arbeitszimmer im Keller – was das Finanzamt sagt
Die auf ein häusliches Arbeitszimmer anteilig entfallenden Betriebsausgaben sind nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zu der Wohnfläche der Wohnung zu ermitteln.
Finanzamt und Kinderbetreuung
Berufstätige Eltern können sich nicht nur über ihre Einkommensteuererklärung, sondern auch über ihre Arbeitgeber Steuervorteile für die Kinderbetreuung sichern. Doch die Bedingungen sind genau einzuhalten, sonst stellt sich das Finanzamt quer, sagt Christel Fries.
Steuererklärung per Fax ist erlaubt
Durch das Erfordernis der Schriftlichkeit soll sichergestellt werden, dass Person und Inhalt der Erklärung eindeutig festgestellt werden können und dass es sich nicht lediglich um einen Entwurf handelt.
Steuerprüfer darf auch Bar-Kasse einsehen
Das Finanzamt muss die Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten eines Einzelunternehmens im Rahmen einer Außenprüfung haben.
Arbeitszimmer eines Pensionärs im Keller
Die auf ein häusliches Arbeitszimmer anteilig entfallenden Betriebsausgaben sind nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zu der Wohnfläche der Wohnung zu ermitteln.
Firmenfahrzeug bei Krankheit oder in Elternzeit
Die Überlassung eines Kfz zur privaten Nutzung ist ein geldwerter Vorteil und Sachbezug, der der Steuer- und Abgabenlast unterliegt. Er ist Teil der Arbeitsvergütung. Hans-Georg Herrmann klärt auf, wie die Sachlage bei Krankheit, in Elternzeit und im Mutterschutz ist.