Projekte werden komplexer, Sitzungen dauern länger, Protokolle sehen immer unübersichtlicher aus, und die Nachverfolgung des Beschlossenen wird zunehmend schwieriger. Zugleich sind immer mehr technische Hilfsmittel im Einsatz, beispielsweise Excel für ein simples Task-Management, Outlook, um Termine zu organisieren oder Access als Datenbank für Dokumente.
Ineffiziente Sitzungen
Viele Mitarbeiter greifen auf unterschiedlichste Anwendungen, Unterlagen und Systeme zu, was die Organisation ihres Arbeitslebens nicht unbedingt erleichtert. Sie quälen sich mit vielen Quellen zu Themen, Sitzungen und Aktionen herum und nehmen dabei zwangsläufig einen hohen Zeitaufwand und Doppelarbeit in Kauf. Entsprechend genervt können Mitarbeiter reagieren, weil Sitzungen ineffizient sind, Ergebnisse nicht richtig mitgeteilt werden und das Team beschlossene Aktivitäten nur unzureichend nachverfolgt.
Was liegt also näher, eines der Übel an der Wurzel zu packen und an der Verbesserung des - nennen wir es - Meetings-und Aktions-Managements zu arbeiten? Um den Sitzungsstress im Besonderen und damit auch alle Arbeiten davor und danach im Allgemeinen zu professionalisieren, haben Mitarbeiter von Deutschlands führendem Triebwerkshersteller MTU Aero Engines vor einigen Monaten gemeinsam mit dem mittelständischen Beratungs- und Softwarehaus Engineering Consulting & Solutions (ECS) GmbH aus Neumarkt eine Lösung entwickelt, die sich strikt an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert. Genau das hatten sie am Markt nicht gefunden, wie Christian Roß, Leiter Engineering-Support-Prozesse beim Münchner Konzern, versichert. Deshalb die Entscheidung, eine Individuallösung anzustreben.
In ECS-Geschäftsführer und Inhaber Wolfgang Dietzler fand die MTU einen Partner, der den Ball aufnahm und sich für diese Idee begeistern ließ. Ziel sollte eine zentrale, flexible und einheitliche Lösung für alle Mitarbeiter sein. Nach zahlreichen Tests und jeder Menge Nutzer-Feedback steht das Programm nun kurz vor dem Rollout. Zunächst werden ab März dieses Jahres einige Teams damit arbeiten, danach, so die Vorstellung von Roß, soll die Software peu à peu unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.
Foto: MTU
Wie der MTU-Mann berichtet, waren die Test-User vor allem von der einfachen Handhabung des Systems angetan. Sitzungen können mit einer Schnittstelle zu Outlook geplant und Teilnehmer im Vorfeld über die Tagesordnungspunkte informiert werden. "Mit wenigen Klicks lassen sich Aktionen definieren, bearbeiten und überwachen", erklärt MTU-Projektleiter Christof Rink. Protokolle werden automatisch erzeugt. Andere Anhänge lassen sich ebenfalls im Programm speichern, ebenso sind Verknüpfungen zu Laufwerken, ins Internet und auch ins sogenannte Teamcenter möglich.
Kurze Schulung reicht
Das werde die Akzeptanz und die Einführung wesentlich beschleunigen, zeigt sich Roß überzeugt. Er gehe davon aus, dass die Einarbeitung und Schulung der Anwender nicht viel Zeit in Anspruch nehmen werde - geschätzt werden ein bis zwei Stunden.
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MAM (Meeting- und Aktions-Management), wie die Lösung heißt, ist "vollständig in jede Systemlandschaft zu integrieren und lässt sich mit allen Daten, Prozessen und Workflows verbinden", versichert Dietzler. Die prozessuale Lücke zwischen Meeting- und Aktions-Management wird durch die Software geschlossen. Nun ist es Nutzern möglich, alle Aktionen aus unterschiedlichsten Meetings in einer Ansicht einzusehen, zu verfolgen und zu bearbeiten. Dass die Umsetzung bei der MTU Aero Engines gut gelungen ist, bestätigt auch Erwin Pignitter, Senior Vice President Information Management und CIO der MTU. Und auf noch einen Aspekt, der vor allem für große Unternehmen wichtig ist, weist Roß hin. In intensiven Gesprächen ist das Zugriffsrechtesystem mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten des Konzerns abgestimmt worden. Außerdem habe man dafür Sorge getragen, dass die Vertraulichkeit der Daten jederzeit gewährt ist.
Die MTU hat mit ECS vereinbart, dass die Lösung auch anderen Unternehmen angeboten werden kann. "So konnten wir für die MTU erhebliche Entwicklungskosten sparen", freut sich MTU-Manager Roß. Marketing-Leute würden sagen: eine Win-Win-Situation. (hk)