An diese Art der gegenseitigen Information sind hohe Anforderungen stellen, dies gilt für externen Schriftverkehr wie Geschäftsbriefe oder Kundenangebote ebenso wie für interne Schreiben wie beispielsweise Hausmitteilungen, Memos oder Entscheidungsvorlagen gleichermaßen.
Beachten Sie bei Ihrer eigenen schriftlichen Kommunikation Folgendes:
Eiserne Regel für den Chef
Es ist eine eiserne Regel: Ein Chef muss sich gut ausdrücken können. Jedes Ihrer Schreiben ist Ihre Visitenkarte. Der Adressat Ihres Schreibens beurteilt Sie danach, was Sie sagen und wie Sie es ausdrücken. Über Ihre sprachliche Kompetenz schließt er auf Ihre intellektuellen Fähigkeiten und darüber hinaus auf Ihre Arbeitseinstellung. Wer schlampig schreibt und nicht auf richtige Grammatik und Rechtschreibung achtet, dem wird unterstellt, dass er sich entweder keine Mühe gibt oder - was noch viel schlimmer ist - dass er es nicht besser kann. Und wenn Sie unstrukturiert schreiben und unverständlich formulieren, wird man Ihre Fähigkeit bezweifeln, klar und logisch zu denken. Nutzen Sie die Chance, mit schriftlichen Äußerungen einen guten Eindruck zu machen - ob nach "oben" oder nach "unten". Dazu zählen auch E-Mails: Fehler fallen hier genauso auf wie bei allen anderen Schreiben, zumal viele E-Mails zu Demonstrationszwecken ausgedruckt und verteilt werden.
Befolgen Sie die Grundsätze für gutes Schreiben. Externe wie interne Schreiben müssen sachlich richtig, verständlich und möglichst knapp formuliert sein. Im Einzelnen bedeutet dies:
Achten Sie auf Richtigkeit und Präzision
Formulieren Sie Ihre Aussagen sachlich richtig und eindeutig. Verwenden Sie eine klare Ausdrucksweise. Eine blumige Ausdrucksweise wirkt unprofessionell und inkompetent. Was Sie schreiben, muss logisch, also folgerichtig und in sich widerspruchsfrei sein. Strukturieren Sie den Inhalt längerer Schriftstücke klar und nachvollziehbar.
Formulieren Sie klar und verständlich
Machen Sie kurze Aussagen, achten Sie auf eine einfache Satzstellung, vermeiden Sie Schachtelsätze. Verwenden Sie nur eine solche Fachsprache, von der Sie annehmen können, dass sämtliche Adressaten sie verstehen.
Fassen Sie sich kurz
Formulieren Sie alles so knapp wie möglich. Vermeiden Sie rein dekorative Wörter. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, lassen Sie alles weg, was für die Zielsetzung des Schreibens unwichtig ist.
Beachten Sie die Verteiler-Regeln
Jedes innerbetriebliche Schreiben hat einen Verteiler, der die Adressaten in zwei Gruppen unterteilt: den (oder die) direkt Angeschriebenen und diejenigen, die das Schreiben in Kopie zur Kenntnis erhalten. Vergessen Sie niemanden.
Der direkt Angeschriebene ist derjenige, den das Schreiben hauptsächlich betrifft. Es soll ihn dazu bewegen, etwas Bestimmtes zu tun, etwa eine Arbeit auszuführen, eine Entscheidung zu treffen oder einem Vorschlag zuzustimmen. Wenn Sie wollen, dass eine bestimmte Person etwas tut, dann müssen Sie diese Person direkt anschreiben. Falls Sie mehrere Personen anschreiben, muss aus Ihrem Schreiben klar und unmissverständlich hervorgehen, was genau Sie von jedem Einzelnen erwarten. So verhindern Sie, dass eine Situation entsteht, in der keiner reagiert, weil jeder denkt, der andere werde es schon machen.
Diejenigen, die das Schreiben nur zur Kenntnis erhalten, brauchen nichts zu tun - außer eben das Schreiben zur Kenntnis zu nehmen. Achten Sie darauf, dass der "Zur-Kenntnis-Verteiler" vollständig ist. Wenn Sie jemanden vergessen, verärgern Sie ihn, weil er nicht informiert ist.
Halten Sie die richtige Reihenfolge ein
Sortieren Sie die Adressaten nach dem Rang in der Hierarchie, der Ranghöchste kommt an erster Stelle.
Falls Sie einen Vorgesetzten haben, informieren Sie ihn
Lassen Sie ihm von jedem Schriftstück und von jeder E-Mail eine Kopie zukommen. Dies hat mehrere Gründe:
- Ihr Chef erwartet von Ihnen, dass Sie ihn über alle Ihre Aktivitäten jederzeit auf dem Laufenden halten. Tun Sie das nicht, kann er leicht das Gefühl bekommen, Sie wollten ihn übergehen, selbst wenn das gar nicht Ihre Absicht ist.
- Durch laufende Information dokumentieren Sie Ihren Fleiß und Ihre Anstrengungen. Wenn Sie beispielsweise einen Auftrag gerade übernommen haben, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie die Arbeit ohne Verzögerung angegangen sind.
- Die Information ist auch für Ihren Vorgesetzten von Vorteil. Ein Chef, der gut informiert ist, kann plötzliche Anfragen prompt beantworten. Er ist nicht darauf angewiesen, vorher bei Ihnen Details nachzufragen. Dies würde möglicherweise den Eindruck erwecken, dass er nicht so genau weiß, was in seinem Bereich passiert, er also seine eigene Arbeit "nicht im Griff" hat.
- Rechtzeitige Information verteilt das Risiko auf zwei Schultern: Ihre eigenen und die Ihres Vorgesetzten. Sollten Sie mit Ihrem Schreiben einen Fehler begangen haben, wird dies auf Sie, aber auch auf Ihren Chef zurückfallen. Deshalb ist es besser, wenn er nicht durch die Reaktion der Adressaten aus allen Wolken fällt, sondern schon vorab durch Kopie über Ihr Schreiben informiert ist.
Schreiben Sie niemals unter emotionaler Anspannung
Gesprochenes verfliegt, Geschriebenes bleibt. Was Sie einmal niedergeschrieben haben, können Sie nur schwer wieder zurücknehmen. Wenn Sie etwas Falsches oder Fehlerhaftes geschrieben oder sich im Ton vergriffen haben, dann ist es dokumentiert - Schwarz auf Weiß. Hier fällt es viel schwerer, etwas klarzustellen, zurückzunehmen oder sich zu korrigieren, als im mündlichen Gespräch. Deshalb sollten Sie, bevor Sie ein wichtiges Schreiben abschicken, eine Nacht darüber schlafen und sich den Inhalt am nächsten Tag noch einmal kritisch durchlesen.
Fazit
Messen Sie Ihren schriftlichen Äußerungen einen hohen Stellenwert ein - nach dem Motto: Gut geschrieben ist halb gewonnen.
Dr. Renate Oettinger