Seit dem 01.01.2004 gelten erweiterte Anforderungen an die Rechnungsstellung.
Nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung einer Anzahlung,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Als zwingend neue Vorschriften sind zur bisherigen Regelung die unter der Nr. 2 und der Nr. 4 genannten Angaben über die Steuernummer und die Rechnungsnummer hinzugekommen.
Zwar ist bereits seit dem 01.07.2002 die Steuernummer, womit nicht die Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.), sondern die vom Finanzamt erteilte Steuernummer gemeint ist, vorgeschrieben. Jedoch hatte das Fehlen der Steuernummer zumindest in Hinblick auf den Vorsteuerabzug keine negative Auswirkung.
Dies ist nun anders. Der Vorsteuerabzug ist nur dann zulässig, wenn dem Unternehmer eine Rechnung mit richtigen und vollständigen Rechnungsangaben gemäß § 14 UStG vorliegt. Zu diesen Angaben gehört ab dem 01.01.2004 auch zwingend die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer.
Gleiches gilt für die Rechnungsnummer. Hier verlangt der Gesetzgeber "eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Hintergrund ist die bessere Kontrolle der Rechnungen. So kann der Betriebsprüfer bereits an den Rechnungsnummern erkennen, ob z.B. eine Rechnung fehlt.
Der Unternehmer muss zudem eine Kopie jeder ausgestellten und erhaltenen Rechnung zehn Jahre aufbewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Somit müssen beispielsweise Rechnungen, die zwischen dem 01.01.2004 und dem 31.12.2004 ausgestellt worden sind bis zum 31.12.2014 aufbewahrt werden.
Erfüllt eine Rechnung ab dem 01.01.2004 die oben genannten Anforderungen nicht, kann zum einen der Rechnungsempfänger die Rechnung als nicht ordnungsgemäß zurückweisen, sodass für den Rechnungsaussteller zumindest eine Zahlungsverzögerung eintritt. Im Übrigen kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung beim Rechnungsempfänger zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Weitere Informationen unter www.dr-grunewald.de.
Rechtsanwalt Dr. Benno Grunewald, Bremen, ist Justitiar des Berufsverbandes Selbständige in der Informatik (BVSI).