Ob E-Mail-Kommunikation, die Verwaltung großer Kundendatenbanken oder der schnelle Zugriff auf die eigene Firmenwebseite oder den Online-Shop - ein eigener Server kann aus vielen Gründen auch für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll sein. Mit der zunehmenden Zahl an digitalen Prozessen steigen gleichzeitig die Anforderungen an die Server. Damit wächst nicht nur die Bedeutung von leistungsfähigen Servern für das eigene Geschäft, sie werden auch ein immer größerer Kostenfaktor im Unternehmen.
Grund genug, die Beschaffung von Serverkapazitäten strategisch anzugehen. Das Ziel sollte dabei nicht nur die Einsparung von Kosten sein, sondern auch die Unterstützung von professionellen Geschäftsprozessen, die mit der richtigen Serverlandschaft erreicht werden kann.
Oft wird der Beschaffung von Servern aber noch zu wenig Bedeutung beigemessen. Bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist der Einkauf stark operativ und bewusst von dezentralen Strukturen geprägt. Benötigte Serverkapazitäten werden daher meist erst angeschafft, wenn ein akuter Bedarf besteht. So verschenken die Unternehmen nicht nur Preisvorteile, sondern laufen auch Gefahr, eine unübersichtliche und letztlich nur aufwendig zu wartende Server-Infrastruktur entstehen zu lassen.
In fünf Schritten zeigen wir, welche Punkte beim Servereinkauf unbedingt beachtet werden sollten.
1. Systempartner oder Hersteller?
Der Einkauf von Servern direkt über den Hersteller macht vor allem für die Unternehmen Sinn, die auf umfassenden externen Support bei Installation und Wartung nicht angewiesen sind. Wer etwa in der hauseigenen IT-Abteilung die nötige Expertise hat, und diese auch über Kapazitäten für die Wartung der Server verfügt, sollte die Preisvorteile des Direktkaufes nutzen.
Für die meisten Unternehmen ist die bessere Lösung jedoch die Beschaffung über einen IT-Systempartner. Dieser berät bei der Auswahl der Serversysteme und installiert die physikalischen Server in den Rechenzentren, welche dann vom Unternehmen zusammen mit einem Rechenzentrumspartner betrieben werden.
Für ihre Leistungen verlangen die Systempartner jedoch einen zusätzlichen Aufschlag. Diese Mehrkosten sollten kritisch geprüft werden, denn nicht immer sind sie in ihrer Höhe gerechtfertigt. Daher kann es je nach Projektgröße Sinn machen, die Preise der Server parallel auch direkt beim Hersteller anzufragen, um den Aufschlag später transparent darstellen und mit dem Systempartner auf Augenhöhe verhandeln zu können. Hier ist jedoch zu beachten, dass sich die Systempartner bei Herstellern oftmals hohe Rabatte durch Projektanmeldungen zusichern lassen. Dieser Rabatt ist am Ende für die kommerzielle Gesamtbewertung ausschlaggebend.
2. Welcher Server passt zu mir?
Server unterscheiden sich vor allem nach Größe, Leistungsfähigkeit, Ausfallsicherheit und Stromverbrauch. Die wichtigste Frage, die sich die IT-Verantwortlichen zunächst stellen sollten, ist die nach dem geplanten Workload: Wie viele und welche Anwendungen sollen auf dem Server laufen (Datenbank vs. Fileserver). Davon ist abhängig, ob ein Applikationsserver, ein Storage-Server oder doch eher ein Allrounder für verschiedene Anwendungen angeschafft werden sollte. Grundsätzlich gilt, dass höher spezialisierte Server auch kostspieliger sind.
Oft lässt sich durch die Server-Virtualisierung die Auslastung der Systeme erhöhen, so dass etwa mehrere verschiedene Anwendungen über einen Standardserver betrieben werden können. Allerdings wird dafür eine Virtualisierungssoftware und einiges technisches Know-How benötigt, was wiederum Kosten verursacht.
Ebenso wichtig ist die Frage, wie hoch die Anzahl der Benutzer und die Zahl der Transkationen voraussichtlich sein wird, die mit dem Server unterstützt werden sollen. Von der Leistungsfähigkeit des Servers hängt vor allem die Antwortzeit ab, wenn eine große Zahl von Nutzern gleichzeitig auf das System zugreift. Abhilfe schaffen u.a. Server mit mehreren leistungsstarken Prozessoren, was aber auch zu höheren Energiekosten führt.
Der Stromverbrauch ist ein weiterer wichtiger Punkt, denn letztlich machen die Energiekosten über den gesamten Lebenszyklus bis zu 70 Prozent der Gesamtkosten aus. Daher sollte gut überlegt werden, ob sich in der Anschaffung teurere Server mit energieeffizienteren Prozessoren langfristig rechnen. Dabei sollte aber auch bedacht werden, dass der Gesetzgeber das Thema ‚Green IT’ in Zukunft noch stärker treiben wird und dabei möglicherweise auch energieeffizientere Server auf dem Schirm haben wird.
Weiterhin müssen Anwender gut überlegen, wie hoch die Verfügbarkeit des Servers sein sollte. Muss dieser wirklich hochverfügbar sein, weil etwa unternehmenskritische Prozesse darüber abgebildet werden oder gesetzliche Vorschriften das in bestimmten Branchen fordern? Wenn das der Fall ist, sollten zusätzlich zum Serversystem eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) und eventuell weitere redundante Komponenten sowie ein zusätzlicher Backup-Speicher angeschafft werden, um das Ausfallrisiko so weit wie möglich zu vermindern. Solche zusätzlichen Sicherheitsstufen erhöhen aber nicht nur die Anschaffungskosten für Server und Komponenten, sondern tragen auch im Betrieb zu höheren Energiekosten bei.
Schließlich ist die Größe der Server für einige Anwender ein wichtiges Kriterium. Gerade in Rechenzentren, in denen mehrere Server betrieben werden, ist der Platzbedarf ein wichtiger Aspekt. Rack-Server lassen sich zum Beispiel platzsparend in Regalen - also den Racks - übereinander montieren, was die benötigte Fläche im Rechenzentrum erheblich reduziert.
3. Preistransparenz durch standardisierte und herstellerunabhängige Anforderungsprofile
Sind die Grundfragen geklärt, kann der Anwender mit der Erstellung eines Anforderungsprofils beginnen. Neben der Art der benötigten Server (Verwendungszweck) sollte hier auch das Volumen definiert, beziehungsweise grob geschätzt werden. Entscheidet sich der Anwender dafür, größere Kapazitäten auf einmal zu kaufen, erhält er bessere Konditionen. Andererseits kosten ungenutzte Kapazitäten auch Geld, denn es entstehen etwa Strom- und Wartungskosten. Daher muss genau abgewogen werden, wie groß das Serversystem wirklich ausgelegt sein muss.
Um die Angebote für die verschiedenen Serversysteme vergleichen zu können, sollte die Spezifikationen herstellerunabhängig und standardisiert formuliert werden. Nur so lässt sich die nötige Transparenz über Preise und Leistungen erzielen und eine fundierte Grundlage für die Auswahl des ‚richtigen‘ Systems treffen.
Viele Unternehmen haben darüber hinaus schon existierende Serversysteme, sodass die Möglichkeit zur Integration in die vorhandene Infrastruktur beachtet werden sollte.
4. Kostenvorteile durch Bedarfsbündelung und vorausschauende Planung
IT-Verantwortliche sollten die Serverbeschaffung nicht losgelöst von anderen IT-Bedarfen betrachten und im besten Fall eine langfristige Beschaffungsstrategie für den gesamten IT-Bedarf entwickeln. So bieten viele Hersteller oder Systempartner große Preisnachlässe, wenn mehrere IT-Produkte - wie etwa Server, Storage-Lösungen und andere Hardware - gebündelt gekauft werden.
Je besser der gesamte IT-Bedarf also im Voraus planbar ist, umso größer die Kostenkontrolle. Spontane Anschaffungen sind nicht nur teurer, sie führen auch dazu, dass eine ungeordnete IT-Landschaft entsteht, die einen hohen Admin- und Wartungsaufwand erfordert.
5. Wie viel Service darf es sein?
Eine hohe Verfügbarkeit des Servers ist für die meisten Anwender von großer Bedeutung. Das wissen auch die Hersteller und bieten entsprechende Service Level Agreements (SLA) mit ständiger Verfügbarkeit des Kundendienstes und technischem Support rund um die Uhr an. Wird dieser Support aber tatsächlich benötigt? Bleiben Sie bei Ihren Anforderungen an das SLA also realistisch - denn ‚Overservice‘ kostet auch mehr.
Weiterhin sollte möglichst die gesamte Wartung der Server in einem Los und über einen längeren Zeitraum ausgeschrieben werden. So ein Gesamtsupportvertrag mit einem Anbieter gilt dann sowohl für Alt- wie auch Neusysteme.
Vorsicht gilt jedoch bei Pauschalpaketen für Serverbeschaffung und Wartung. Hier lässt sich kaum Transparenz über die wirklich erbrachten Leistungen herstellen und somit auch kein Kostenvergleich mit anderen Anbietern anstellen.
Fazit
Beim Servereinkauf sollte die Entscheidung für ein System nicht ausschließlich auf Grund einiger weniger Leistungsmerkmale gefällt werden. Stattdessen sollte der Anwender genau überlegen, welche Systeme für seine Zwecke am geeignetsten sind und dabei insbesondere die Faktoren Größe, Leistungsfähigkeit, Ausfallsicherheit, Workload und Stromverbrauch mit einbeziehen. Der nötige Admin-Aufwand für Installation und Betrieb sollte ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden.
Generell gilt für die meisten Anwender, dass die einfache Verwaltung und Kompatibilität oft wichtiger sind, als maximale Performance für einzelne Anwendungsfälle. Die Speziallösung kann zwar ein paar Prozent mehr leisten, ist aber unflexibel. Es muss auch nicht immer das neueste System sein. Ältere Server mit geringerer Leistungsfähigkeit lohnen sich oft wegen des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Jedoch sollte darauf geachtet werden, dass der Support durch den Hersteller über einen langen Zeitraum angeboten wird und die älteren Systeme technisch kompatibel mit der eigenen Infrastruktur sind. (hal)