SMB trifft DMS

Beim Einsatz von Dokumentenmanagement in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist noch jede Menge Luft nach oben: Nach einer aktuellen Umfrage des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Dokulife setzen im unteren Mittelstand (11 bis 50 Mitarbeiter) 40 Prozent ein DMS ein, knapp 41 Prozent der Befragten gaben aber an, dass sie kein DMS benötigen. "Das ist doch ein recht hoher Wert, so viel zum Thema 'Papierloses Büro'", wundert sich Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife.

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Bei Kleinstunternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern setzt nur etwa jedes fünfte auf Dokumentenmanagement. 62 Prozent der IT-Verantwortlichen gaben an, kein DMS zu brauchen. Die Gründe für die Zurückhaltung sind vielfältig. "Die Furcht vor ausufernden Kosten ist oftmals noch ein Hemmschuh", weiß Tobias Bumm, Pressesprecher bei ELO Digital Office. Viele Unternehmen fühlen sich demnach mit ihrem Papierarchiv wohler, zumindest bei Backup-Lösungen. Zudem ist der Markt fragmentiert und unübersichtlich.

"Es gibt zahlreiche unterschiedliche Anbieter, die verschiedene Schwerpunkte setzen und DMS auch unterschiedlich definieren", berichtet Michael Lang, Director Channel D-A-CH bei Lexmark. Für kleinere Firmen sei es daher nicht einfach, den richtigen Partner zu finden, der ihren individuellen Anforderungen am besten gerecht wird. Der Druckerhersteller hatte sich 2010 mit der Übernahme von Perceptive ein Softwarestandbein geschaffen und sich seither mit weiteren Lösungsanbietern verstärkt, darunter der Berliner ECM-Spezialist Saperion.

Neukundengewinnung ist schwierig

Trotzdem ist die Geschäftsentwicklung auch im SMB-Segment positiv. "Die Umsätze steigen aber sicherlich nicht in dem Maße wie erwartet", räumt Jürgen Biffar, Geschäftsführer bei Docuware, ein. So sieht Biffar die Gewinnung von neuen Kunden als zentrales Problem. "Da ist noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten", hat der Docuware-Chef erkannt.

Beim Kundenzugang und bei der Kundeninformation kann jedoch der Fachhandel punkten. Nicht zuletzt deshalb arbeiten viele DMS-Anbieter daran, ihr Händlernetz auszubauen. "Nur durch eine enge Zusammenarbeit erzielt man mittelfristig die Margen, die man anvisiert", richtet sich ELO-Sprecher Bumm an die Händler. Ansonsten sei die Kooperation mit den Resellern "sehr gut", und Reibungspunkte würden "schnell gelöst".

Allerdings beklagen die Anbieter das mitunter fehlende Know-how auf Fachhandelsseite: "Der klassische Händler ist auf den Vertrieb von Software- und Hardwarelösungen fokussiert, nicht aber auf die Implementierung von Softwareanwendungen zu einer vollständigen Lösung wie einem DMS-System", berichtet Jörn Richter, Regional Sales Director D-A-CH für die OEM- und Desktop-Sparte bei Nuance.

"Viele Hardwarehändler erfüllen noch nicht die nötigen Voraussetzungen, um das Softwaregeschäft voranzutreiben", bestätigt Lexmark-Manager Lang. Es fehle an Ressourcen und damit auch an Fachwissen und Erfahrung, um die Kunden zu beraten und die passenden Lösungen vertreiben zu können. "Wer glaubt, dass er dieses Geschäft nebenbei erledigen kann, wird kurz oder lang scheitern", prophezeit er.

Für Jörn Richter von Nuance ist es daher notwendig, dass Händler über Consulting-Know-how sowie über Implementierungsressourcen über eine eigene Belegschaft oder über die Kooperation mit Dienstleistern verfügen. "Hieraus können sich starke Synergieeffekte ergeben, die für beide Partner einen Mehrwert bieten", ist er sich sicher. "Gerade in unserem Segment ist es sehr schwierig, Kunden vom Mehrwert einer Dokumentenmanagementlösung zu überzeugen. Händlern muss es gelingen, die Komplexität aus dem Thema ECM zu nehmen", fordert Jürgen Biffar von Docuware.

Allerdings müssen die Anbieter auch die passenden Produkte bereitstellen. "Oft sind die angebotenen Lösungen zu umfangreich", weiß Lexmark-Director Lang. So seien für kleine und mittelständische Unternehmen modulare Lösungen am besten geeignet, die dann mit den steigenden Anforderungen entsprechend angepasst und erweitert werden können.

Mobiles DMS wird wichtig

Was die Produkttrends betrifft, gewinnen Lösungen, die auch mobilen Zugriff auf die Inhalte erlauben, rapide an Bedeutung, darin sind sich die Experten einig. "Smartphones sind ein fester Bestandteil im Geschäftsleben, und somit hat die zunehmende Mobilität der Arbeitnehmer auch Auswirkungen auf den DMS-Markt", erläutert Docuware-Geschäftsführer Biffar. So reichen die Nutzungsszenarien von der Recherche im zentralen Dokumenten-Pool über Aufgabenlisten bis zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows. "Daten müssen heute nach Möglichkeit zu jeder Zeit und überall problemlos abrufbar und speicherbar sein", bestätigt Tobias Bumm von ELO.

Einen weiteren Trend sieht Biffar in Cloud-Lösungen, allerdings seien diese nicht ganz so stark gefragt, wie man sich das noch vor zwei Jahren vorgestellt habe. "Ich bin aber weiterhin davon überzeugt, dass in einigen Jahren die gesamte Wirtschaft durch das Cloud Computing effizienter arbeiten wird", sagt der Docuware-Manager. Den Grund für das zögerliche Wachstum sieht er auch darin, dass sich durch Software-as-a-Service derzeit nicht nur die ECM-Landschaft verändert, sondern die IT-Welt allgemein im Umbruch ist.

Druckerhersteller wollen mitmischen

Dass im DMS- und ECM-Geschäft Potenzial steckt, haben nicht nur die zahlreichen Softwareanbieter erkannt. Auch einige der eher auf Output spezialisierten Drucker- und Kopiererhersteller bieten mittlerweile entsprechende Softwarepakete an. Türöffner sind hier die Multifunktionsgeräte, die mittlerweile auch zum Erfassen von Dokumenten dienen.

Dokulife-Consultant Oliver Jendro glaubt aber nicht, dass die Hardwarehersteller den spezialisierten Softwareanbietern hier über kurz oder lang den Rang ablaufen. "Der Markt der DMS-Anbieter ist völlig anders strukturiert als der Markt der Output-Anbieter", beschreibt Jendro die Situation. So seien DMS-Hersteller häufig national erfolgreich und eher mittelständisch aufgestellt. Bei den Hardware-Playern handle es sich hingegen hierzulande um Vertriebsgesellschaften, die die Geräte aus Übersee verkaufen müssen und deshalb auch von dort aus gesteuert werden. "Die Vertriebsgesellschaft eines Hardwareherstellers so 'umzuprogrammieren', dass diese in Zukunft erfolgreich Software verkauft, ist keine leichte Aufgabe - für Anbieter mit indirektem Vertriebsmodell ist das noch schwieriger", weiß Jendro.

Aber natürlich könne sich ein internationales Unternehmen Marktanteile oder gleich einen kompletten DMS-Anbieter kaufen. Begünstigt werde dies zudem dadurch, dass sich auch Output immer mehr zum Dokumentenlösungsgeschäft wandelt, und da sei DMS und sogar ECM ein fester Bestandteil. "DMS wird irgendwann eine Standardanwendung wie Textverarbeitung oder E-Mail", so die persönliche Einschätzung des Dokulife-Beraters.