Messen beziehen ihren Erfolg aus mehreren Quellen: hohe Besucherzahl, interessante Standgestaltung, überzeugendes Ausstellerangebot und anderes mehr. Der Faktor, auf den sich vieles fokussiert und der damit besondere Bedeutung erlangt, ist zweifelsohne das Standteam. Kunden dürfen zu Recht Mitarbeiter mit hoher Kommunikationsqualität und ein top-motiviertes, leistungsbereites Team erwarten, um sich von den Angeboten begeistern zu lassen. Wie sich auch ein temporäres Team sehr gut motivieren lässt - davon handelt dieser Beitrag.
Dynamik im Team
Eine kraftvolle Teammotivation, von der jeder Einzelne, genauso wie alle miteinander profitieren, entsteht aus der dynamischen Entwicklung der Arbeitsgruppe heraus. Doch wie lassen sich die Erkenntnisse aus der ‚allgemeinen’ Teamentwicklung nutzen, um die spezielle Gruppe von Messeteilnehmern zu einem einsatzfreudigen Team zu schmieden, in dem dann Hand in Hand für den gemeinsamen Erfolg gearbeitet wird? Dazu einige ganz konkrete Vorschläge:
In den Tagen vor der Messe, möglichst zeitnah vor dem Event, sollten Sie die Gruppe zu einem vorbereitenden Messebriefing mit Kick-off-Charakter einladen. Dieses Meeting sollte genutzt werden, um die Gruppe in drei aufeinanderfolgenden Phasen zum Team werden zu lassen.
1) Kick-off-Meeting
Die Messeteilnehmer sind gespannt auf die Ziele und besonderen Themen der anstehenden Messe. Sie benötigen zunächst Informationen zur Organisation, zum Gesamtablauf und zu Verantwortlichkeiten. Vor allem eine klare, prägnante Orientierung muss geboten werden. Wichtig ist es auch, eine visuelle, räumliche Ansicht des Messestands und der Halle, in der ihr Messestand stehen wird, zu geben. Ein großformatiger Aufrissplan oder sogar ein Standmodell sind hilfreich dafür. Jeder möchte schließlich wissen, an welchem Platz er genau eingesetzt wird.
Tipp für das Kick-off: Stellen Sie gleich in der Anfangsphase das aktive Mitmachen der Gesamtgruppe sicher. Beispiel: Lassen Sie jeden Einzelnen sich kurz persönlich vorstellen und visualisieren Sie auf zwei Pinwänden die Stärken und besonderen Wünsche.
2) Kreatives und Konstruktives
Damit eine Gruppe zum Team wird, gehört auch die konstruktive und offene Auseinandersetzung mit den verschiedenen Meinungen und Ansichten dazu. Erst wenn die Einzelnen im Team ihre eigenen Überlegungen einbringen konnten, kann aus der Summe all dessen das gemeinsame Etwas, der Teamkonsens, gebildet werden. Geben Sie also in diesem zweiten Schritt der Gruppe die Gelegenheit zur Diskussion und lassen Sie auch kontroverse Meinungen unbedingt zu.
Dieser Prozessschritt kann manchmal etwas mühevoll und zäh erscheinen. Der Lohn jedoch besteht darin, dass oft innovative und gewinnbringende Ideen und Meinungen geäußert werden, die den Teamgeist und die Zusammenarbeit voranbringen. Manchmal werden auch noch offene Verantwortlichkeiten und Positionen in Frage gestellt. Fördern Sie die Diskussion, auch dann Sie das Gefühl haben oder sogar den Wunsch verspüren, diese Dinge einfach zu diktieren, anstatt sie zu besprechen.
Tipp: Teilen Sie die Gruppe (falls groß genug) und vergeben Sie, mit etwas Zeitdruck versehen, jeweils Aufgaben, deren Ergebnisse nachher im Plenum vorgestellt werden. Beispielaufgaben: Wie wollen wir Messebesucher besonders aktiv ansprechen? Wie gehen wir mit Stoßzeiten um, an denen besonders viel los ist auf dem Stand? Wie zeigen wir uns den Kunden gegenüber besonders sympathisch?
Achten Sie darauf, dass die Teilgruppen nicht homogen sondern gemischt besetzt werden, z.B. mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Am leichtesten: Bestimmen Sie selbst die Teammoderatoren, die sich dann abwechselnd ihr Team zusammenwählen dürfen.
3) Motivation und Commitment
Im dritten Schritt gilt es, die besprochenen Inhalte, die gerade erarbeiteten Gruppenergebnisse und die dann endgültige Organisation des Messeteams und des Events festzuzurren. Legen Sie jetzt mit der Gruppe fest, wer was wann wie zu machen hat und verantwortlich ist. Am Ende von Phase drei steht das Einschwören, das Spüren und Teilen des Teamgeistes im Mittelpunkt.
Tipp: Setzen Sie (falls die Räumlichkeit und die Gruppengröße dies zulassen) alle in einen Stuhlkreis. Stecken Sie die Köpfe zusammen, so wie es eine engagierte Sportmannschaft unmittelbar vor einem wichtigen Turnier tun würde. Fragen Sie, als Moderator, jeden Einzelnen nach seinem ganz persönlichen Beitrag zum Messeerfolg und lassen Sie diesen Beitrag in einem kurzen, prägnanten Statement formulieren. Geben Sie jedem direkt nach seinem Beitrag ganz kurz ein Dankes-Feedback und das Gefühl, dass sein Beitrag wirklich wichtig ist. Dadurch bilden sich der gemeinsame Teamgeist und das Gefühl, zum Team dazuzugehören und einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg zu leisten.
4) Die Messe
Die nachfolgende vierte Phase der optimalen Teamentwicklung, das ist dann die Messeteilnahme selbst, die Phase, in der mit höchster Motivation stärkste Leistung erbracht wird.
Leistung lebt von Zielen und Herausforderung
Motivation hat bei unserem Messeteam keinen Selbstzweck. Sie dient der Absicht, die Arbeitsqualität und das gute Gefühl beim Erbringen der Leistungen zu steigern. Daher sind klar formulierte und positiv belegte Ziele für ein gut funktionierendes Messeteam sehr, sehr wichtig.
Besonders empfehlenswert und förderlich für den Teamgeist sind wettbewerbsorientierte Ziele. Es macht Menschen und besonders Gruppen einfach mehr Spaß "um die Wette zu rennen", als nur dabei zu sein. Überlegen Sie sich mögliche Ziele wie beispielsweise die Gewinnung von Marktanteilen, eine hohe, jedoch erreichbare Anzahl von Kundengesprächen, konkrete Geschäftsabschlüsse - formulieren Sie Ziele, bei denen Sie und Ihr Team die Nase vorn haben wollen. Ziele, die als lasch oder seicht empfunden werden, beleben nicht, sondern deklassieren.
Menschen brauchen Herausforderungen, um die Grenzen der eigenen Leistungsfähigkeit zu spüren und zu erweitern. Je klarer und vorstellbarer es Ihnen gelingt, diese darzustellen, desto besser. Denken Sie an die Kraft der Visualisierung: ein Bild sagt mehr als tausend Worte.
Besondere Anreize schaffen und während der Messe nachlegen
Anstrengungen und besondere Leistungen müssen sich lohnen. Stellen Sie sicher, dass Erreichtes sichtbar wird und sich lohnt - für das Team, für den Einzelnen. Geben Sie dem Team während der Messe täglich ein kurzes Feedback über den Fortschritt der Aktivitäten: Anzahl der Besucher, der protokollierten Gespräche, der Abschlüsse. Nehmen Sie diese Aspekte in ein tägliches Früh-Briefing mit auf. Loben Sie bei dieser Gelegenheit Mitarbeiter, die sich besonders engagiert haben.
Tipp: Lassen Sie bei einem solchen Früh-Briefing Mitarbeiter vortreten, die sonst eher nicht so auf der Bühne zu finden sind und sprechen Sie ihr ganz persönliches Lob für deren Leistung aus. Indem Sie die Worte richtig wählen, loben und motivieren Sie nicht nur den Einzelnen, sondern das Gesamtteam für die gezeigte Einsatzfreude. Achten Sie darauf, bei einem Früh-Briefing nicht zuviel Zeit für Organisatorisches zu ver(sch)wenden, der Motivationsaspekt ist deutlich wichtiger.
In der Mitte einer mehrtägigen Messe empfiehlt es sich, das Messeteam zu einem tollen Stand-Abend einzuladen. Ein schönes Abendessen und besonders die Gelegenheit, sich ungezwungen zu bewegen - zum Beispiel beim Tanzen - werden gerade bei jungen Mitarbeitern fast immer als besonders positiv und motivierend empfunden. Vergessen Sie nicht, nach der Messe allen Beteiligten ein Extra-Dankeschön zukommen zu lassen. Unbedingt angebracht: Eine ganz persönliche, direkt von der Geschäftsleitung ausgesprochene Anerkennung!
Stress und besondere Belastung
Eine gute Messe macht Stress und belastet. Hohe Besucherfrequenz, Lärm, viele Gespräche, schlechte Luft in der Halle, lange Arbeitstage und ungewohnte Hotelbetten fordern immer ihren Tribut. So mancher hat bereits am zweiten Tag Rückenschmerzen und spürt irgendwann die Füße nicht mehr.
Besonders bei mehrtägigen Einsätzen - und so manche Messe dauert fünf bis acht Tage - ist ein kleines Fitnessprogramm angesagt. Ein paar Minuten gemeinsame Gymnastik vor dem Früh-Briefing oder zum Tagesabschluss wirken oft Wunder und gemeinsame körperliche Aktivitäten motivieren ungemein. Also: Jacketts und Krawatte gelockert, Hände in die Hüften und los geht’s! So mancher auf den Nachbarständen (und auch von den Besuchern) würde da gerne mitmachen. Zwingen Sie niemanden, aber leiten Sie dazu an.
Tipp: Bei großen Messeteams lohnt es sich für diesen kurzen Part schon mal einen attraktiven Fitnesstrainer oder eine Fitnesstrainerin zu engagieren. Für viele Messeteams hat sich darüber hinaus der Einsatz eines professionellen Coachs bewährt. Dieser kann Ihnen rundum bei allen Fragen der kundenorientierten Kommunikation und mit einem professionellen, ganz auf Ihre besonderen Ziele und Ihr temporäres Messeteam zugeschnittenen Motivationskonzept vor und während der Messe unter die Arme greifen. Ein besonderer Service für Sie und das Messeteam, den Sie sich leisten sollten.
Der Autor Karl Heinz Lorenz ist Diplom Betriebswirt (BA), Managementtrainer, Coach und Inhaber von Lorenz-Seminare Personality-&Competence-Training, Weidenthal/Pfalz.
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