So planen Sie das perfekte Kunden-Event

Jetzt beginnt wieder die Zeit, in der man seine Kunden und welche, die es werden könnten, zu einer netten Sommerveranstaltung einladen kann. Hier einige Tipps, wie dieser Tag allen Teilnehmern in positiver Erinnerung bleibt und Ihrem Unternehmen neuen Umsatz bringen kann.

Während im Winter eher Veranstaltungen zu technischen Themen angesagt sind, kann sich ein Händler im Sommer durchaus an die Luft wagen und zum Beispiel vor seinem Ladengeschäft oder auf dem Parkplatz seines Firmengebäudes eine Veranstaltung ins Leben rufen. Manchmal macht es auch Sinn, benachbarte Ladenlokale in die Veranstaltung mit einzubeziehen. So teilen sich nicht nur die Kosten, sondern es kommen auch mehr Besucher.

Den Termin sollte lange im Voraus sorgfältig ausgewählt werden. Unter anderem sollte geprüft werden, ob zum Beispiel nicht gerade an dem geplanten Termin ein großes Möbelhaus in der Nähe einen "All for free"-Tag veranstaltet oder die Gemeinde zum Tanz lädt. Einige Anrufe und ein Blick in die Gemeindenachrichten genügen dazu im Allgemeinen.

Einladungen und Öffentlichkeitsarbeit

Im besten Fall verfügen Sie über eine Adressdatei Ihrer Kunden, denen Sie drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung eine persönliche Einladung per Post zuschicken sollten. Auch wenn E-Mail das Kommunikationsmittel Nummer 1 ist, wertet eine schriftliche Einladung die Person des Eingeladenen bedeutend auf.

Wichtig ist in der schriftlichen Einladung ein Anhang oder Extrablatt mit Rückantwort. Da Sie planen müssen, bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen bis spätestens 2 Wochen vor Termin per Telefon/E-Mail oder Fax Bescheid zu geben, ob und mit wievielen Personen sie kommen. Kunden, die auf die Einladung nicht reagieren, kann man zwei Wochen vor dem Termin ruhig anrufen und nachfragen. Das gibt dem Kunden das Gefühl, dass Sie ihn wirklich dabei haben möchten. Und auch wenn er nicht kommen möchte oder kann, so haben Sie Ihrem positiven Immage nachgeholfen.

Zu den Bestandskunden sollten natürlich auch neue Kunden die Veranstaltung besuchen. Hier eignet sich hervorragend eine originelle Anzeige oder eine Beilage in verschiedenen Regionalblättern oder im Gemeindeblatt. Kostet nicht viel und wirkt oft Wunder. Eine weitere Möglichkeit ist das Anbringen von Plakaten an publikumswirksamen Plätzen.

Auch die örtliche Presse sollte eingeladen werden. Pressevertretern eilt im Allgemeinen ja der Ruf voraus, dass sie keine Kostverächter sind. Ein Pressebericht kostet nichts und bringt weitere Aufmerksamkeit im Nachfeld der Veranstaltung.

Je nach Anzahl und Erfolg der Werbemaßnahmen brauchen Sie ein wenig Fingerspitzengefühl, was die mögliche Zahl der Besucher betrifft. Die Personenzahl die sich aus den Rückmeldungen Ihrer Bestandskunden ergibt, steht fest und je nach Einzugsgebiet sollten Sie mit mindestens 50 bis 100 Personen, die sich im Laufe des Tages dazugesellen, rechnen.

Vorbereitung und Manpower

Je nach Ausmaß der Veranstaltung ist es nötig, neben den eigenen Angestellten noch weitere Freunde und Verwandte als Helfer an Land zu ziehen. Planen Sie so, dass an jedem Stand und bei jeder angebotenen Attraktion ein Ansprechpartner zur Verfügung steht. Wer es sich leisten kann, kann einen Catering-Service zurückgreifen, was das Thema Verpflegung zwar einfacher, aber für die Kunden vielleicht im Gegensatz zu einem schönen Grillplatz unattraktiver machen kann. Anschließend sollte sich das gesamte Team zusammensetzen, um den Ablauf der Veranstaltung zu planen und um die Personen zu benennen, die für die einzelnen Punkte verantwortlich sind.

Das Platzangebot, die personelle Unterstützung und die finanziellen Möglichkeiten bestimmen das Ausmaß des Events. Rechtzeitig vorher müssen die entsprechenden Sitzgelegenheiten, wie zum Beispiel Bierbänke und Tische bestellt werden. Auch Gläser, Geschirr und Besteck sollte lange genug im Voraus reserviert sein. Hier darauf achten, ob die Preise inklusive Schlussreinigung sich erheblich von denen unterscheiden, bei denen das Geschirr gereinigt zurückgegeben werden muss. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, wenn sie nicht nach der Veranstaltung noch fünf Stunden Gläser und Teller spülen müssen.

Fotos oder Filmsequenzen von der Veranstaltung sollten auf jeden Fall gemacht werden. Dafür sollte eine Person abgestellt werden, die sich nur im das Erstellen dieser Medien zu kümmern. So haben Sie Stoff für einen Nachbericht in der Presse und auch in den Verkaufsräumen macht sich eine solche Bildergalerie immer gut.

Aktionen und Attraktionen

Hier einige Ideen, mit denen Sie Ihre Kunden auf der Veranstaltung überraschen können. Im Vorfeld sollte jedoch immer der jeweilige Aufwand mit berücksichtigt werden.

Erkennbare Mitarbeiter: Am besten einheitliche T-Shirts oder Poloshirts mit Firmenaufdruck. So wissen die Besucher sofort, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
Laufende Foto- oder Filmpräsentationen per Projektor oder auf einem wirkungsvollen Public-Display (Firmengeschichte, Produkte, Herstellervideos)
Stände mit Produktpräsentationen
Schnitzeljagd
Sie entwerfen einen Fragebogen, in dem Sie technische Spezifikationen, Preise oder andere Details verschiedener Produkte abfragen. Zusätzlich bringen kommen Sie mit den Besuchern ins Gespräch, wenn auch Fragen zum Beispiel nach dem Namen oder dem Geburtstag des Firmeninhabers auftauchen. Die Fragebögen in einer Box sammeln und gegen Ende der Veranstaltung den Gewinner des Preises ziehen. Den Gewinn liefern Sie dem Kunden natürlich kostenlos direkt am darauffolgenden Werktag an die auf dem Fragebogen angegebene Adresse.
Tombola und Spiele
Wo es etwas zu gewinnen gibt, wird viel Laufpublikum angezogen. Um eine Tombola auf die Beine zu stellen, ist jedoch eine Menge Vorarbeit nötig und es sollten möglichst kostengünstige, aber dennoch wertige Preise an Land gezogen werden (siehe Sponsoring). Wer es sich leisten kann, sammelt zusätzliche Pluspunkte, wenn er die Einnahmen aus einer Tombola zum Beispiel dem örtlichen Kindergarten oder einer wohltätigen Vereinigung zu Gute kommen lässt.

Wecken Sie den Ehrgeiz Ihrer Kunden
Torwandschießen oder Nägel klopfen sind nur zwei Beispiele für körperliche Betätigung, die Sie anbieten können. Beides kostet nicht die Welt beziehungsweise nur einen Holzblock, Nägel und einen Hammer.
Sonderangebote
Sollte es aus margentechnischen Gründen nicht möglich sein, ein oder zwei Produkte zum Aktionstag zu einem Sonderpreis anzubieten, kann ein Sonderangebot auch darin bestehen, dass ein Produkt zum Originalpreis aber mit kostenlosem Installationsservice angeboten wird.
Angebote für Kinder
Nicht zu unterschätzen ist das Angebot für eventuell mitkommende Kinder. Hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Von Hüpfburgverleih bis hin zu Zauberern oder Jongleuren sind viele Angebote im Internet zu finden. Günstig und ein Kindermagnet sind unabhängig davon Luftballons (am besten Helium-gefüllt) mit Werbeaufdruck und einem kindergerechten Motiv.

Verpflegung

Sollten Sie das Catering selbst in die Hand nehmen, bietet es sich in den Sommermonaten natürlich an, ein Speisenangebot vom Grill zu präsentieren. Das muss auch nicht unbedingt kostenlos sein - aber erkennbar preiswert! Ihren geladenen Gästen können Sie bereits mit der Einladung entsprechende Getränke- und Essensgutscheine zusenden.

Das Getränkeangebot sollte aus alkoholischen Getränken wie Bier und eventuell Wein, sowie nicht alkoholischen Getränken bestehen. Faßbier macht in Verbindung mit Grillen immer etwas her. Und auch hier heißt es: früh genug bestellen. Mit den Getränkelieferanten eventuell abklären, ob nicht benötigte Flaschen und Fässer wieder zurückgegeben werden können.
Einen Blickfang bietet auch ein Bierpavillon mit Zapfanlage, der ebenfalls gemietet werden kann. Manche Brauereien stellen ihn bei Abnahme entsprechender Mengen auch zur Verfügung.

Schon der Geruch von frischem Grillfleisch und Würstchen wird im Idealfall zusätzliches Laufpublikum anziehen. Das Angebot sollte nicht zu vielfältig sein, um den "Mann am Grill" nicht mit Logistikproblemen zu konfrontieren. Jedoch sollte neben Würstchen und Fleisch auch an eventuelle Vegetarier gedacht werden. Gemüsespieße und Maiskolben sind auch eine hervorragende Beilage. Wer möchte, kann noch ein spezielle "Firmenspezialität" anbieten. Das gemeinsame Stöbern in Grillmagazinen macht im Vorfeld eine Menge Spaß. So zum Beispiel in dem von IT-Journalisten erstellen ersten "GrillMagazin", das im IT-Fachverlag Data Becker erscheinen ist und im Zeitschriftenhandel erhältlich ist.
Um nicht im Vorfeld, wie im Grillmagazin auch beschrieben, einen Grill selbst mauern zu müssen oder fünf 19,95 Euro-Grills beim Baumarkt kaufen zu müssen, kann man bei manchem Grillhersteller auch Produkte als Leihgabe anfordern (siehe Sponsoring).

Nicht vergessen: Sponsoring

Viele Hersteller unterstützen Fachhändler nicht nur durch Leihstellungen von Geräten für eine Produktausstellung. Oft gibt es auf Nachfrage auch unterschiedliche Werbegeschenke, die für eine Tombola oder Gewinne verwendet werden können. Bei Vorlage eines guten Konzeptes unterstützen manche Hersteller einen Fachhändler auch in finanzieller Hinsicht bei der Ausrichtung eines Kunden-Events. In manchen Fällen stellt der Hersteller auch Personal

Auch Grillhersteller, wie zum Beispiel Weber Grill stellen bei Vorlage des Veranstaltungskonzepts unter Umständen Leihgeräte zur Verfügung. Eine schriftliche Anfrage an Weber Grill sollte an kathrin.weinseis@haebmau.de mit einem Veranstaltungskonzept geschickt werden.

Für jede Unterstützung gilt: Nachfragen kostet nichts.

Nach dem Event ist vor dem Event

Lassen Sie es die ganze Welt wissen, dass Sie einen für alle wunderbar erfolgreichen Event veranstaltet haben. Nach den Aufräumarbeiten sollte es sofort an die Nachbearbeitung des Adressmaterials gehen. Durch Visitenkarten und in Fragebögen aus Gewinnspielen gesammelte Adressen sollten möglichst noch innerhalb einer Woche in die Adressdatei aufgenommen werden. Einen guten Eindruck macht es, die Besucher noch einmal anzuschreiben oder per E-Mail zu kontaktieren und sich für ihren Besuch zu bedanken. Auch die Sponsoren freuen sich im Nachhinein über ein nochmaliges Dankeschön. Der integrierte Abdruck eines besonders gelungenen Fotos weckt in diesem Zusammenhang noch einmal die Erinnerungen.

Die ChannelPartner-Redaktion hofft, Ihnen interessante Ideen und Hinweise gegeben zu haben und wünscht Ihnen für Ihre nächste Kundenveranstaltung viel Erfolg.
Haben auch Sie gute Tipps für eine Kundenveranstaltung? Dann teilen Sie sie uns über die Kommentarfunktion mit. (bw)