Gerade kleinere Firmen werden diese Möglichkeit zu schätzen wissen. Immer mehr Drucker werden schon mit WLAN-Funktionalität ausgeliefert, doch auch Modelle ohne WLAN lassen sich in das Funknetzwerk einbinden.
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Der wahrscheinlich größte Vorteil eines WLAN-Druckers ist die Flexibilität: Bislang mussten die Druck-Daten zum Drucker gebracht werden, sei es per USB-Stick oder als E-Mail an den Druck-PC. Eine Alternative war es, den Drucker-Computer ständig laufen zu lassen oder extra hochzufahren, um über ihn auf den Drucker zuzugreifen. Der WLAN-Printer lässt sich dagegen vom Arbeitszimmer-PC aus, vom Laptop im Wohnzimmer oder aus dem Kinderzimmer, vom Smartphone oder sogar von der Digitalkamera aus ohne Kabel oder weitere Zwischenstation nutzen.
Installation eines WLAN-Druckers
Neben dem WLAN-Drucker selbst, benötigen man einen WLAN-fähigen Router, über den sich der Drucker in das Netzwerk einwählt. Aktuell funken die meisten WLAN-Printer mit 802.1111b/g/n sind aber zum neuen 802.11ac-Standard kompatibel.
Installation: Starten Sie zuerst die Treiber-Installation und schließen Sie den Drucker erst dann per USB-Kabel an den PC an, wenn die Installation Sie dazu auffordert. Die Verbindung mit dem Computer ist nur bei der ersten Installation notwendig, anschließend können Sie den Drucker überall in Reichweite Ihres WLANs aufstellen. Die Konfiguration erfolgt üblicherweise komplett über die Treiber-Software.
Um ständig ansprechbar zu sein, muss der Drucker im Standby-Modus bleiben. Achten Sie deshalb schon vor dem Kauf auf einen niedrigen Stromverbrauch. Den Druckauftrag erteilen Sie nach der Einrichtung wie gewohnt vom PC aus oder wahlweise direkt am Drucker. Ansonsten ähnelt der WLAN-Drucker seinen kabelgebundenen Verwandten: Je nach Modell verfügt dieser auch über ein Display und druckt beispielsweise ohne PC von der Speicherkarte, wenn er einen Kartenleser besitzt. Multifunktions-WLAN-Drucker erlauben dem Nutzer generell auch das Einscannen von Dokumenten und verschicken das Ergebnis an beliebige Netzwerk-Computer.
Achtung: Manche WLAN-Drucker haben zusätzlich einen LAN-Anschluss, da sie aber meistens nur einen Print-Server verbaut haben, ist der gleichzeitige Betrieb nicht möglich! Sie müssen sich dann für LAN oder WLAN entscheiden, gleichzeitiger USB-Betrieb ist aber in der Regel kein Hindernis.
Google Cloud Print und Apple AirPrint
Die beiden Tech-Konzerne Google und Apple bieten beide spezielle Cloud-Dienste an, mit denen Sie auch aus weiter Ferne mit Ihrem Android-Smartphone beziehungsweise -Tablet oder auch Ihrem iPhone oder iPad auf Ihren WLAN-fähigen Drucker zugreifen können. Sowohl mit Google Cloud Print als auch mit Apple AirPrint ist es möglich, Dokumente oder Bilder auf dem Printer im Büro oder Zuhause auszudrucken - egal ob Sie gerade in der U-Bahn oder auf den Bahamas sind. Mehr als eine funktionierende Internetverbindung benötigen Sie nicht, um remote zu drucken. Die übertragenen Daten werden dabei automatisch verschlüsselt. Dabei gilt jedoch natürlich die Voraussetzung, dass der Drucker die jeweilige Technik unterstützen muss. Mehr Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung des Händlers oder Herstellers.
So lösen Sie Verbindungsprobleme
Problem: Der Drucker findet das WLAN nicht.
Lösung: Eine mögliche Ursache (neben dem Drucker selbst) ist die Router-Konfiguration. Wenn Sie eine MAC-Filterung nutzen, sollten Sie diese entweder deaktivieren oder den Drucker in die Liste der erlaubten Geräte eintragen, die MAC-Adresse finden Sie entweder am Gerät oder im Handbuch.
Eine weitere Möglichkeit ist ein Problem mit der IP-Adresse des Routers. In den meisten lokalen Netzen wird eine dynamische Adresvergabe per DHCP (Dynamic Host Control Protocol) genutzt. Überprüfen Sie in der Router-Konfiguration, welche IP-Adresse der Router erhalten hat. Falls er eine feste IP-Adresse zugewiesen bekommen hat, aktivieren Sie die dynamische Zuweisung per DHCP.
Problem: Die Druckaufträge kommen nicht beim Drucker an.
Lösung: Sofern der Treiber richtig installiert und aktuell ist, könnte die Firewall die Kommunikation blockieren. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Firewall und geben Sie das Gerät wenn nötig manuell frei.
Unter Windows können Sie den Treiber im Geräte-Manager kontrollieren und gegebenenfalls aktualisieren. Drücken Sie dazu die Tastenkombination Windows+Pause und klicken dann links auf Geräte-Manager. Komponenten, die nicht richtig funktionieren, werden im Geräte-Manager mit einem gelbschwarzen Ausrufezeichen hervorgehoben. Klicken Sie doppelt auf die Komponente und dann auf dem Reiter Treiber auf die Schaltfläche Treiber aktualisieren. Alternativ suchen Sie auf der Webseite des Herstellers nach einem aktuelleren Treiber. Falls das nicht klappt, kann Ihnen ein Tool wie Driver Booster Free bei der Suche nach dem neusten Treiber behilflich sein.
Problem: Sowohl Router als auch Firewall sind konfiguriert, trotzdem finde ich den Drucker nicht im WLAN.
Lösung: Möglicherweise haben Sie den Drucker zu weit entfernt vom Router aufgestellt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Drucker im Keller steht und dicke Wände den Funk blockieren. Stellen Sie das Gerät testweise in Router-Nähe auf. Klappt hierbei die Verbindung, bringen oft schon kleinere Anpassungen wie beispielsweise ein Firmware-Update des Routers oder eine andere Platzierung der Geräte eine Besserung.
Drucker ohne WLAN-Funktion einbinden
Normalerweise können Sie kein WLAN-Modul in einen normalen Drucker stecken, um diesen zum WLAN-Gerät aufzuwerten. Schließen Sie daher das Gerät doch einfach per Kabel an Ihren Router an. Einige Router wie die Fritzbox verfügen dafür über einen gesonderten USB-Anschluss.
So geht’s: Installieren Sie zuerst den Drucker wie gewohnt per USB-Kabel am PC. In der Fritzbox wählen Sie in den Einstellungen unter "Erweiterte Einstellungen, System, Ansicht" den Expertenmodus. Eventuell ist vorher ein Firmware-Update notwendig. Falls unter "USB-Geräte" "USB-Fernanschluss" angezeigt wird, deaktivieren Sie dort "Drucker (inkl. Multifunktionsdrucker)". Verbinden Sie jetzt den Printer mit der Fritzbox und richten Sie unter Windows einen neuen Netzwerkdrucker ein.
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Das geht, indem Sie die Druckereigenschaften mit Rechtsklick auf den Drucker aufrufen und im Reiter "Anschlüsse" einen neuen Druckeranschluss hinzufügen. Als IP-Adresse tragen Sie "fritz.box" ein, die Portnummer in den benutzerdefinierten Einstellungen muss "9100", das Protokoll "Raw" lauten. Nach "Fertig stellen" deaktivieren Sie die Option "Bidirektionale Unterstützung" und wählen im Kontextmenü "Druckaufträge anzeigen" "Drucker online verwenden". Je nach Fritz-Box-Modell und Windows-Version können die Begriffe abweichen.
Drucker per WLAN-Print-Server anschließen
Eine weitere Alternative ist der Kauf eines WLAN-Print-Servers. Diese finden Sie teilweise schon für wenig mehr als 50 Euro im Fachhandel. Der Drucker wird dann einfach per USB-Port an den Print-Server angeschlossen, der wiederum per WLAN mit dem Router verbunden wird. So gelangt auch ein älterer Drucker ins Funknetz und kann von mehreren Geräte aus angesprochen werden. (awe/afi)
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation PC-Welt.