Social Business und Social Software sind keine Modewörter mehr, sondern setzen sich in immer mehr Unternehmen durch. Nach einer Bitkom-Umfrage nutzen bereits 37 Prozent der deutschen Unternehmen externe und interne Social-Media-Dienste. Besonders groß ist laut dem Analyse- und Beratungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) das Interesse an internen sozialen Plattformen zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Die aktuelle PAC-Studie "Social Collaboration in Deutschland, Frankreich und UK" beziffert den Anteil der deutschen Unternehmen, die erste eigene Social-Collaboration-Projekte umsetzen, auf 21 Prozent - Tendenz steigend.
Die in den Projekten genutzten unternehmensinternen Social-Media-Tools bieten vergleichbare Möglichkeiten wie Facebook, Twitter und andere soziale Netzwerke, sind jedoch nur für die eigenen Mitarbeiter zugänglich. Sie ermöglichen den Transfer von Wissen, vernetzen Wissensträger im Unternehmen miteinander und verbessern ganz allgemein die Kommunikation. Die Interaktion, der Austausch zwischen Kollegen, aber auch zwischen Mitarbeitern und Kunden, wird damit agiler und schneller.
Warum die Social-Business-Tools gerade jetzt auf großes Interesse stoßen, hat mehrere Gründe: So spielen Routinetätigkeiten in Unternehmen heute kaum mehr eine Rolle. Stattdessen stehen häufig komplexe Probleme im Vordergrund, an denen unterschiedliche Mitarbeiter arbeiten. "Ohne Interaktion und Erfahrungsaustausch sind heutige anspruchsvolle Projekte nicht mehr durchführbar", sagt Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC, und ergänzt: "Sie erfordern eine effiziente Koordination der Aktivitäten und des Ressourcen- und Projekt-Managements."
Aber auch das Wissens-Management stellt heute andere Anforderungen als noch vor wenigen Jahren. "Heute ist es wichtig, dass man schnell Experten findet und Ideen zügig austauscht. Das Know-how ist in den Köpfen der Mitarbeiter und lässt sich nicht einfach in zentralen Datenbanken speichern. Es muss fließen, um produktiv zu werden. Deshalb sprechen wir heute weniger von Wissens- als vielmehr von Wissensfluss-Management", erklärt Stiehler.
Hinzu kommt die wachsende weltweite Verteilung und Mobilität der Mitarbeiter. Viele arbeiten auch im Home Office. Hier stellt sich die Frage, wie man am besten virtuelle Teams führen und ein effizientes Kommunikations-Management einführen kann. Einige Unternehmen versprechen sich von entsprechenden Plattformen ganz allgemein eine verbesserte Kommunikation, auch weil die zeitaufwendige Bearbeitung von E-Mails deutlich reduziert werden kann.
Was Social-Business-Tools können
Social-Business-Tools bedienen genau diese Anforderungen. Über Activity Streams beispielsweise können Mitarbeiter nach dem Muster von Twitter auf dem Laufenden gehalten werden, indem Aktivitäten angezeigt oder den Team- oder Projektmitgliedern direkt Postings und Aktionen eingeblendet werden.
Wikis, Blogs und Foren machen das Wissen vieler für alle verfügbar und optimieren den Erfahrungsaustausch. Fragen lassen sich über Foren direkt austauschen. Blogs und Wikis speichern Wissen langfristig und machen es allgemein verfügbar. Prozesse können damit dokumentiert, Projekte begleitet und neuen Mitarbeitern der Einstieg ins Unternehmen erleichtert werden. Das Wissen steht auch dann zur Verfügung, wenn der Experte das Unternehmen verlässt, es muss nicht - wie in der Vergangenheit oft - immer wieder neu erarbeitet werden.
Für die schnelle und temporäre Kommunikation eignen sich Chats und Messaging-Funktionen, über die sich Teammitglieder in Echtzeit austauschen können - egal wo sie sich befinden. In die Social-Software integriertes Dokumenten-Management erlaubt es, zusätzlich Dateien und Dokumente auszutauschen oder parallel zu bearbeiten. Stellt ein Mitglied eines Projektteams ein aktualisiertes Dokument ins System, werden andere Mitglieder schon direkt auf der Startseite per Activity Stream darauf aufmerksam gemacht.
Neben der Unterstützung der täglichen Arbeit von Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens bieten einige Tools die Möglichkeit, Geschäftspartner wie Lieferanten oder Geschäftskunden in die Kommunikation zu integrieren. Diese können beispielsweise mittels eines Links an Gesprächsverläufen teilnehmen, oder es können ihnen Dokumente zugänglich gemacht werden. Einige Tools verfügen über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Search-Funktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden.
Worauf Unternehmen achten sollten
Grundsätzlich setzt die gewinnbringende Einführung der sozialen Tools eine bestimmte Unternehmenskultur voraus. "Der Einsatz von Social-Media-Werkzeugen zur Mitarbeiterkommunikation bedeutet häufig einen tiefgreifenden Kulturwandel im Unternehmen. Anstatt nur in eine Richtung zu kommunizieren, findet ein Austausch von Informationen und Meinungen quer durch alle Hierarchieebenen statt", sagt Catharina van Delden vom Bitkom-Präsidium.
Statt einer hierarchischen, zentralen Mitarbeitersteuerung sollte deshalb eine dezentrale, flache und autonome Selbststeuerung von Teams die Kommunikations- und Arbeitsprozesse bestimmen. "Es braucht Organisationen, die zulassen, dass Mitarbeiter ihre Netzwerke aufbauen und womöglich auch mal den Beitrag des Vorstandschefs kommentieren", sagt PAC-Analyst Stiehler.
Das erfordert in vielen Betrieben ein Umdenken bei Mitarbeitern und Management: Denn die Kommunikation und Zusammenarbeit über Hierarchiegrenzen hinweg ist für viele Mitarbeiter ungewohnt und löst mitunter Vorbehalte bei Führungskräften aus. Doch ohne diese Voraussetzung sind Social Tools kaum sinnvoll einsetzbar. "Deshalb", so Stiehler, "ist es sehr wichtig, dass die Unternehmensführung Social-Business-Konzepte mitträgt und aktiv unterstützt."
Davon abgesehen sollte bei der Einführung der Plattformen immer der konkrete Nutzen für das Unternehmen im Vordergrund stehen. Auch das versteht sich nicht von selbst: "Die Schwierigkeit liegt darin, den Nutzen beziehungsweise die Vorteile der Tools messbar zu machen", sagt Mark Alexander Schulte, Consultant bei IDC in Frankfurt am Main. "Hier sind Anbieter gefragt, mögliche Produktivitätsverbesserungen besser aufzuzeigen. Aber auch Anwenderunternehmen sollten sich die Frage stellen, ob letztendlich nicht auch ‚weiche‘ Faktoren wie eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit eine Einführung rechtfertigen".
Um die Akzeptanz und Nutzung eines Enterprise Social Networks zu fördern, und einen "Social Backbone" zu verwirklichen, ist für den IDC-Consultant auch die Integration der Social-Business-Tools mit anderen Enterprise-Anwendungen von hoher Bedeutung. Ähnlich sieht das Stiehler. Social Tools sollten sowohl integraler Bestandteil der Prozessoptimierung als auch Bestandteil des Arbeitsplatzes sein. Ziel, so der Analyst, müsse sein, Social Tools in den Arbeitsplatz zusammen mit anderen Kommunikations- und Collaboration-Tools sowie mit Geschäftsanwendungen möglichst nutzbringend einzubinden.
Welche Social-Software für wen?
Softwareseitig spiegelt sich der Trend zur Integration darin, dass immer mehr umfassende Kommunikationssuiten angeboten werden. Es gibt zunehmend größere Player mit integrierten Angeboten, die viele Social-Media-Funktionen in einem Programm abdecken - eine Folge davon, dass in den letzten Jahren viele kleine Spezialisten von großen Softwarekonzernen aufgekauft wurden. So hat beispielsweise Microsoft Yammer übernommen, VMware SocialCast und Tibco tibbr.
Doch nicht immer ist eine solche Suite das geeignetste Werkzeug. Oberstes Gebot ist stets, dass das Tool die ins Auge gefassten Aufgaben möglichst perfekt erfüllt. Welches Social Tool für welches Unternehmen letztendlich das Richtige ist, hängt - neben der Funktionalität des jeweiligen Werkzeugs - auch stark von der bereits existierenden Softwarelandschaft ab, sagt Stiehler: "Wenn jemand aus der Microsoft-Welt kommt, dann wird er sich sehr stark für Yammer und dessen Zusammenspiel mit Lync, Sharepoint, Exchange oder Dynamics interessieren. Unternehmen, die in der SAP-Welt beheimatet sind, werden sicher JAM in die engere Auswahl ziehen. Und wer sich ein bisschen freier bewegt oder IBM Notes einsetzt, der wird sich verstärkt mit IBM Connections auseinandersetzen." Entscheidend sei aber letztlich, dass die Ziele vorher klar sind und durch die Tools optimal unterstützt würden.
Einen Überblick über die wichtigsten Anbieter von Social-Business-Tools liefert der Gartner Magic Quadrant. Er berücksichtigt allerdings hauptsächlich die großen, internationalen Player. Gerade bei den kleineren Anbietern gibt es aber die eine oder andere Perle zu entdecken. Eine wichtige Rolle insbesondere für mittelständische Unternehmen spielen deutsche Softwareanbieter. Sie punkten mit deutschsprachigen Oberflächen, kundennahem Support und Tools, die durchweg mit den Großen mithalten können.
Die besten Social-Business-Tools
Alfresco
Alfresco ist eine Plattform für Social-Content-Management für mittlere und große Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen die Zusammenarbeit und die Verwaltung unternehmenskritischer Dokumente. Texte, Tabellen, Videos und Präsentationen lassen sich unmittelbar kommentieren, was den direkten Austausch fördert. Sämtliche Aktivitäten rund um ein Dokument werden mitprotokolliert, User können diesen Activity Stream in der Alfresco-Anwendung verfolgen.
BlueKiwi Zen
Mit der blueKiwi Enterprise Social Software können Unternehmensmitarbeiter Ideen, Kompetenzen, Ressourcen und Best Practices austauschen. Zu den Funktionalitäten der von Atos 2012 übernommenen Software gehören User-Profile mit Kontaktdaten und Kompetenzen, unternehmenseigene Lexika, Chat- und Diskussions-Plattformen, erweiterte gemeinschaftliche Notizfunktionen, "Likes", eine vollwertige Empfehlungs-Engine, Microsoft Office- und Outlook-Add-Ins sowie mobile Anwendungen für iOS, Android und Blackberry.
Chatter
Mit Chatter hat SaaS-Pionier Salesforce.com sein CRM-zentriertes Portfolio um eine Social-Plattform für Profile, Gruppendiskussionen und Filesharing ergänzt. Feeds informieren über relevante Daten, etwa Statusmeldungen wichtiger Geschäfte oder Änderungen in der Kundendatei. Das Tool lässt sich in die CRM-Lösung von Salesforce integrieren und kann so Geschäftsprozesse etwa im Vertrieb abbilden, ist aber auch als Stand-alone-Lösung einsetzbar.
https://www.salesforce.com/de/chatter/overview/
Communote
Communote des gleichnamigen Dresdner Startups ist eine auf Java basierende Kommunikationslösung für projekt- und teamorientiertes Arbeiten. Ähnlich wie bei Twitter können Nutzer Nachrichten über ihre aktuellen Aktivitäten mit ihren Kollegen teilen. Kurznachrichten und Notizen lassen sich schnell erstellen, auch Dateien können angehängt und Bilder sowie Youtube-Videos angezeigt werden.
Connections
IBM Conncetions ist eine All-in-on-Suite für Social Business, die Activity Streams, E-Mail, Kalender, Wikis, Blogs und viele andere Social-Media-Funktionen integriert. Die direkte Zusammenarbeit ist mit einem Klick möglich. Die neue Version enthält zusätzlich Analysefunktionen, Echtzeit-Daten-Monitoring und schnellere Netzwerke für die Optimierung der Zusammenarbeit. Mit den verbesserten Funktionen bekommen User Einblicke in Informationen aus Netzwerken, die sie in Echtzeit nutzen können.
www-03.ibm.com/software/products/de/de/conn/
Crowdworx
Einen innovativen Crowdsourcing-Ansatz hat das Berliner Startup Crowdworx mit seiner Software realisiert, die Kompetenz und Fachkenntnisse von Mitarbeitern im Intranet bündelt. Statt Know-how in Form von Texten zu speichern und abrufbar zu machen, wird das Fachwissen der Mitarbeiter in exakten Kennzahlen wie Prognosen, Risikobewertungen und Marktpotenzialen zusammengefasst. Das Spektrum reicht von Absatzplanungen und Innovations-Management bis hin zum Projekt-und Risiko-Management.
immer-uptodate
immer-uptodate ist eine einfach bedienbare, Cloud-basierte Social-Lösung aus Deutschland, die Mitarbeiter abteilungs- und standortübergreifend miteinander in Kontakt bringt. Wichtige Funktionen sind Posting, Teilen, Kommentieren, das Liken von Texten, Fotos und Umfrage-Tools für offene und geschlossene Gruppen. Beiträge können gleichzeitig im internen Netzwerk und in öffentlichen Netzwerken wie der Facebook-Fanpage des Unternehmens veröffentlicht werden.
Jabber und Quad
Unter dem Namen "Jabber" bündelt die Networking-Company Cisco sämtliche Communications- und Collaboration-Clients, die im Lauf der Jahre unter anderem durch Zukäufe ins Unternehmen kamen. Der Jabber-Client integriert Kommunikationsfunktionen wie Präsenzanzeige oder Instant Messaging und stellt mit Hilfe der hauseigenen Webex-Produktfamilie Audio- und Videoconferencing bei Bedarf auch in HD-Qualität bereit. Das zweite Standbein Quad integriert Features wie Blogs und Wikis.
www.cisco.com/web/products/voice/jabber.html
Jam
Mit dem cloud-basierten SAP Jam können sich Mitarbeiter im Unternehmen in einer einheitlichen Umgebung mit Kollegen vernetzen und über Daten, Inhalte und Prozesse austauschen. Dadurch sollen sie produktiver werden und bessere Ergebnisse erzielen. SAP Jam unterstützt insbesondere auch zentrale Aufgaben im Personalwesen wie Onboarding, Weiterbildung und Talent-Management. Auch in anderen Unternehmensbereichen wie Vertrieb oder Marketing ist die Lösung einsetzbar. Jam ist aus der Zusammenführung von "SuccessFactors Jam" und "SAP StreamWork" entstanden.
Jive
Eine recht beliebte Social-Business-Lösung ist Jive Engage von dem 2001 gegründeten kalifornischen Unternehmen Jive Software. Das Tool kombiniert Collaboration- und Community-Features und stellt Lösungen für das Knowledge-Management zur Verfügung. Ständige Erweiterungen haben die Software zu einer ausgewachsenen Social-Business-Plattform anwachsen lassen. So kamen im Lauf der Zeit Funktionen für Instant Messaging sowie die Mobility-Unterstützung für iPhones und Blackberrys hinzu. Über zugekaufte Funktionen wie Business Analytics können Nutzer auch große Mengen an unstrukturierten Daten auswerten.
Just Connect
Just Connect ist eine professionelle Social-Intranet-Software-Lösung aus Hamburg. Die Plattform kombiniert traditionelle Intranet-Funktionalitäten mit modernen Web-2.0-Funktionen der sozialen Netzwerke zu einer Social-Intranet-Lösung. Das Programm bietet Web2.0-Funktionen wie Microblogs und Blogs, Wissens-Management in Form von Wikis und Dokumenten-Management sowie diverse Kommunikationsformen wie Chat.
www.justsoftwareag.com/justconnect/
Lithium
Das kalifornische Social-CRM-Anbieter Lithium stellt mit seiner Software Monitoring-Funktionen bereit, die vor allem für größere Unternehmen und Web-Agenturen von Interesse sind. Besonders interessant sind die integrierten Workflow-Funktionen. Sie machen auch für verteilte Arbeitsgruppen das Monitoring der unterschiedlichen Kanäle einfach. Ebenfalls überzeugen die Suchfunktionen (Keywords) inklusive Support für mehrere Sprachen und die Werkzeuge für die Auswertung.
Mixxt
Mixxt des gleichnamigen Bonner Startups erlaubt es, mit wenigen Mausklicks eigene Communitys zu generieren. Die erstellten Gemeinschaften können ihren Mitgliedern die gängigen Social- Networking-Funktionen anbieten wie Abstimmungen, Bildergalerien, Blogs, Datei-Downloads, Foren, Gruppen, Termine, Videos und Wikis. Für Unternehmen und Agenturen mit umfangreicheren Anpassungswünschen stellt mixxt auch White-Label-Community-Lösungen ohne jeglichen Hinweis auf mixxt bereit.
Podio
Das ursprünglich in Dänemark entwickelte und 2012 von Citrix übernommene Podio ist eine Collaboration-Plattform, die mit einem sonst nirgendwo zu findenden Killer-Feature aufwartet. Auf Podio kann jeder Anwender ohne technische Fachkenntnisse eigene Business-Apps erstellen. Auf dem Podio App Market stehen laut Anbieter Tausende solcher Apps zur Verfügung, die von Podio-Nutzern generiert und frei zugänglich gemacht wurden - von Kundenverwaltung über Personalbeschaffung bis hin zu Kundensupport und Issue Tracking.
Sharepoint
Neben vielen anderen Disziplinen positioniert Microsoft sein Sharepoint auch als Plattform für Enterprise Social Networking. Die Collaboration-Umgebung stellt Anwendern Dokumenten-Sharing und Kommunikationsmöglichkeiten bereit. Spezielle Social-Network-Angebote sind unter anderem integrierte Profile, Wikis, Blogs, Newsfeeds und interne Videoportale sowie Funktionen für die unternehmensinterne Suche, das Tagging, Rating und zur Kommentierung.
http://office.microsoft.com/de-de/sharepoint/
SocialCast
Mit dem von VMware 2011 übernommenen SocialCast können Nutzer interne Communities aufbauen und Diskussionsgruppen einrichten. Schnittstellen zu Lotus Notes, Outlook, Sharepoint sowie zum Active Directory schaffen ergänzende Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten. Neuerungen wie die Social-Applikation Strides bauen Socialcast zur integrierten Collaboration-Plattform aus. Die aktuelle Version beinhaltet zudem neue Funktionen wie integriertes Projekt-Management und sicheres Instant Messaging.
Social PM
Das Baden-Württemberger Unternehmen esentri aus Ettlingen bietet mit Social PM eine Kombination aus deutschsprachiger Projekt-Management-Software, zentraler Dokumentenablage und sozialem Netzwerk. Das Tool mit seinen Funktionen von der einfachen Aufgabenverwaltung bis hin zum professionellen Gantt-Diagramm richtet sich an Abteilungen von fünf bis 500 Mitarbeitern und vereint unter anderem Projektkommunikation, Projektplanung, Controlling, Dokumentation, Chat und Dokumenten-Management auf einer intuitiv zu bedienenden, deutschsprachigen Oberfläche.
StreamWork
SAP bietet mit StreamWork seit einiger Zeit eine kollaborative Plattform an, die dazu dienen soll, die Vorbereitung und das Treffen gemeinsamer Entscheidungen zu unterstützen. Die Social-Business-Komponenten erstrecken sich auf News-Feeds für Geschäftsdaten und Monitoring-Dienste, die Aktivitäten und Ereignisse darstellen. Als Besonderheit kann man eine ganze Reihe unterschiedlicher "Business Tools" in eine Konversation einfügen, die für eine Entscheidungsfindung nützlich sind. Dazu zählen Agendaplanung, Prioritätenlisten, Ad-hoc-Umfragen, SWOT- und Kosten-Nutzen-Analysen sowie Verantwortlichkeits-Diagramme.
Talent Sourcing
Die Münchner IntraWorlds GmbH entwickelt Talent-Relationship- Management- und Community-Software-Lösungen. Das Hauptprodukt Talent Sourcing ermöglicht Mitarbeitern via Employer Branding, Personal-Marketing und Recruiting gezielt Talente zu identifizieren, zu binden und zu gewinnen. Mit dem Tool soll Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels messbar erfolgreicher, besser planbar und zukunftssicher werden.
tibbr
Mit tibbr hat sich der SOA- und Integrationsspezialist Tibco in das Social-Business-Geschäft vorgewagt. Entsprechend verzahnen sich Anwendungen etwa von Oracle, SAP und Microsoft mit der Plattform, so dass sich beispielsweise der Activity-Stream durch Ereignisse und Veränderungen aus den Business-Applikationen speisen lässt. Ansonsten bietet tibbr soziale Services wie Mikroblogging, Profile, Instant Messaging und Voice-Memos, Videoconferencing und Communities.
Yammer
Yammer wurde 2012 von Microsoft übernommen und war ursprünglich ein Mikroblogging-Dienst. Inzwischen stehen das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation im Vordergrund. Mit dem aktuellen Release können Anwender Communities einrichten, Termine in Outlook und Google Calendar planen, in verteilten Teams kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Die Version für Unternehmen stellt besondere Security-Features bereit.
Zimbra
Das bislang von VMware vertriebene Zimbra ist eine Open-Source- Plattform mit Funktionen für E-Mail, Kalender und Zusammenarbeit. Zimbra bietet eine speziell auf Virtualisierung und Portabilität abgestimmte offene Plattform für Private Clouds und Public Clouds. Die intelligente Mailbox hilft dabei, Informationen und Aktivitäten übersichtlich zu verwalten. Im Juli 2013 gab VMware bekannt, Zimbra an Telligent Systems verkauft zu haben. Der neue Besitzer will mit Unterstützung von Investment Partnern aus Zimbra die "erste vereinte soziale Kollaborationssuite für die Post-PC-Ära" machen. (pg)