Insolvenzen und Zahlungsausfälle nehmen zu, Kreditversicherer reduzieren weltweit den Deckungsschutz, Banken reagieren mit rigider Kreditvergabe. Die aktuelle Wirtschaftskrise macht eine klar definierte Kreditpolitik für jedes Unternehmen zum Muss. Technologische Unterstützung bieten Softwarelösungen, die alle Bereiche eines Kreditoren- und Debitorenmanagements abdecken.
Klar ist: Die Finanzkrise drückt die Zahlungsmoral. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Umfrage des Vereins für Credit Management (VfCM) unter 215 deutschen Unternehmen. Danach gab die große Mehrheit der Befragten an, dass sich das Zahlungsverhalten ihrer Kunden verschlechtert hat und die Insolvenzen zunehmen. Eine Entwicklung, die von der Creditreform bestätigt wird. Die Wirtschaftsauskunftei rechnet in diesem Jahr mit bis zu 35.000 Firmenpleiten. Allein in den ersten sechs Monaten mussten laut Creditreform knapp 16.700 Unternehmen einen Insolvenzantrag stellen. Das sind gut 14 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum.
Dabei stehen deutsche Unternehmen im europäischen Vergleich noch ganz gut da. Mit durchschnittlich 30 Tagen ist ihre Außenstandsdauer weit niedriger als in anderen EU-Ländern. Trotzdem: Die Ausfallrisiken steigen auch hierzulande. Da verwundert es nicht, wenn Firmen immer genauere Informationen über die Solvenz ihrer Kunden haben wollen. Die VfCM-Erhebung spricht in diesem Zusammenhang von einem "deutlich erhöhten Informationsbedarf deutscher Unternehmen". 60 Prozent der Befragten gaben an, bei ihrer Risikobeurteilung verstärkt Daten von Wirtschaftsauskunfteien zu nutzen.
Doch bei aller Relevanz: Externe Bonitätsauskünfte allein sind kein Garant für den Schutz vor Forderungsausfällen. Es kommt auf den Gesamteindruck vom Kunden an. Ist er zuverlässig und fair? Informiert er bei Zahlungsproblemen rechtzeitig? Natürlich spielen in diesem Zusammenhang weitere Informationen eine wichtige Rolle: eigene Zahlungserfahrungen, Umsatz- und Mitarbeiterzahlen, aber auch Firmenstruktur und Rechtsform. Auch allgemeine Beobachtungen des Vertriebs gehören dazu. Hat der Inhaber gewechselt? Wie entwickelt sich der Warenbestand beim Kunden? Hinzu kommen Bilanzanalysen und betriebswirtschaftliche Auswertungen von externen Dienstleistern, um mittels Kennzahlen wie Umsatzrentabilität und Eigenkapitalquote den Kunden zusätzlich zu bewerten. Auch neutrale Zahlungserfahrungs-Pools wie ZaC von der Creditreform haben hier ihre Berechtigung.
Software gezielt einsetzen
Die Herausforderung besteht darin, nicht die Übersicht über die Daten zu verlieren, sondern sie gezielt für die Generierung von Umsatzpotenzial zu nutzen. Dazu müssen sie aber richtig interpretiert werden. Um die Informationen sinnvoll verarbeiten zu können, bedarf es der Unterstützung durch eine Software. Sie versetzt den Kreditsachbearbeiter in die Lage, Entscheidungen einzig und allein anhand objektiver Kriterien zu fällen. Mehr noch: Moderne Software-Add-Ons unterstützen inzwischen alle Prozesse eines aktiven Debitoren- und Kreditorenmanagements; die Verwaltung von Warenkreditversicherungen und die Überwachung von Zahlungszielen im Rahmen eines Risikomanagements genauso wie den Forderungsverkauf (Asset Backed Securities, ABS) und das gerichtliche Mahnverfahren.
Neuerdings ist auch die Anbindung verschiedener Wirtschaftsauskunfteien direkt an die Unternehmenssoftware möglich. Die cormeta ag beispielsweise hat dafür eigens eine universelle Schnittstelle entwickelt (Gateway CGsprint), über die sich beliebig viele Dienste andocken lassen. Das Prinzip: Die geprüften Wirtschaftsinformationen werden automatisiert übernommen, als Stammdaten angelegt und stehen sofort im ERP-System zur Verfügung, für Kreditmanager genauso wie für den Vertrieb. Die Kommunikation selbst basiert auf standardisierten SOAP-Webservices für den Austausch von XML-Daten. Die Übertragung erfolgt mittels HTTPS-Protokoll, das von jeder gängigen Firewall akzeptiert wird.
Abgesehen von der erheblichen Erleichterung, die solche Technologien mit sich bringen - schließlich werden die Kreditabteilungen von Routinearbeiten entlastet und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren: Es ist die transparente Finanzkommunikation nach innen und außen, die mit derartigen Softwarelösungen erzielt wird. Betriebe können ihre Risiken exakt benennen und diesen frühzeitig entgegensteuern. Gleichzeitig sorgt die Automatisierung ganzer Prozesse im Debitorenmanagement auch für mehr Sicherheit bei der Erfüllung von Obliegenheiten. Man denke nur an die Übermittlung der meldepflichtigen Daten an den Kreditversicherer.
Jede Bonitätsänderung wird automatisch angezeigt
Dass sich Transparenz und Automatisierung im Debitorenmanagement auszahlen, zeigt das folgende Beispiel: Bei einem namhaften Handelsunternehmen mussten die für die Bonitätsbeurteilung notwendigen Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden. Teilweise existierten sie in Papierform, teils in verschiedenen EDV-Systemen. Veränderungen in der Bonität wurden häufig zu spät erkannt. Kein Wunder, denn Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Kundendienst und Kreditmanagement waren unzureichend miteinander vernetzt. Infolgedessen lagen den Mitarbeitern nicht alle relevanten Daten vor. Die Folge: Risikoeinstufungen waren oft unkorrekt und die daraus resultierenden Kreditentscheidungen nicht optimal. Der Händler brauchte daher eine wirkungsvolle Scoring-Software auf der Basis aktueller Daten. Alle Informationen sollten in einem System gespeichert und damit zentral verfügbar sein. Daher die Entscheidung des Unternehmens, eine Software einzuführen, die sich in die vorhandene IT nahtlos integrieren ließ. Die Prozesse sollten in einem einheitlichen System abgewickelt werden, so der eigene Anspruch; das Anlegen eines Neuvorgangs genauso wie die Kreditlimitvergabe und der Forderungseinzug.
Das Ergebnis ist eine lückenlose Dokumentation. Jede bonitätsrelevante Änderung wird im System erfasst. Gleichzeitig werden andere Unternehmensbereiche informiert. Dazu folgendes Beispiel: Ein Kunde, der bisher immer zu Skontobedingungen gezahlt hat, begleicht seine Rechnung plötzlich zum Nettozahlungsziel. Dieses veränderte Zahlungsverhalten würde die Kreditabteilung nicht so ohne weiteres bemerken, da die Zahlung noch innerhalb der Frist erfolgte. Die Software aber erkennt diese Änderung und ermittelt einen neuen Zahlungserfahrungsindex, der sich unmittelbar auf die Risikoeinstufung des Kunden auswirkt. Das System schlägt vor, den Händler neu zu bewerten. Dazu erscheint im Arbeitsvorrat des Kreditmanagers automatisch ein offener Vorgang. Alle Faktoren für die Risikoeinstufung kann der Betrieb permanent überwachen. Revidiert beispielsweise die Creditreform ihre Einschätzung oder meldet der Vertrieb negative Informationen, ändert sich automatisch das Scoring und damit möglicherweise das Kreditlimit für den Kunden.
Doch der Nutzen ist weit höher anzusetzen, schließlich konnte der Händler mit der Umstellung das gesamte Kreditmanagement straffen. Vorbei sind die Zeiten, als man die Limits manuell erstellte und prüfte.
Zertifiziertes Kreditmanagement: Positivkriterium für Banken
Das Beispiel macht deutlich: Eine klar definierte Kreditpolitik muss heute die Grundlage jeglicher unternehmerischer Aktivität sein. Im Fokus stehen dabei die Qualität von Geschäftsbeziehungen, die Kreditwürdigkeit von Kunden und das Risiko unbezahlter Forderungen. Forciert durch die aktuellen Ereignisse scheint das Thema inzwischen bei den meisten Firmen angekommen zu sein. In der besagten VfCM-Studie gaben 80 Prozent der Befragten an, dass der Stellenwert des Kreditmanagements in ihren Unternehmen gestiegen sei.
Moderne Softwarelösungen bieten dafür die notwendige technologische Unterstützung; ob nun als Einzelmodule oder im Rahmen eines ganzheitlichen Debitorenmanagements. Die Einführung muss einhergehen mit der Festlegung exakter und verbindlicher Regeln für die Vergabe von Kreditlimits und Zahlungskonditionen im Unternehmen. Es gilt, die Kernprozesse im Kreditmanagement zu definieren und zu dokumentieren. Wer sich zudem sein Kreditmanagement entsprechend den "Mindestanforderungen an das Credit Management (MaCM) zertifizieren lässt, profitiert zusätzlich. So kann eine CMC:2006-Zertifizierung die Vertragsbedingungen mit Kreditversicherern positiv beeinflussen, beispielsweise in Form von günstigen Sonderkonditionen. Für Banken stellt sie ein Positivkriterium in der Kreditentscheidung dar. Aber auch intern bietet die Zertifizierung Vorteile: Der Blick von außen deckt oftmals Ertragspotenziale auf, die bis dato unentdeckt im Betrieb schlummerten.
Der Autor Ralf Weinmann ist Leiter Marketing und PR beim Softwarespezialisten cormeta ag.
Kontakt:
E-Mail: ralf.weinmann@cormeta.de, Internet: www.cormeta.de