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Die Wirtschaft hatte diesmal ausreichend Zeit, sich auf die Neuerungen einzustellen. Denn normiert wurden diese bereits durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013.
Ein 53-seitiges Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 30. September 2013 klärt Zweifelsfragen und enthält zahlreiche Praxisbeispiele mit Berechnungen, sodass die rechtlichen Grundlagen weitgehend geklärt sind. In Kraft treten sind die Neuregelungen am 1. Januar 2014. Zeitgleich gelten davon abweichende Regelungen in den Lohnsteuerrichtlinien nicht mehr.
Erste Tätigkeitsstätte
Zentral ist der neue Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte", der die "regelmäßige Arbeitsstätte" ersetzt. Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Mehrere regelmäßige Arbeitsstätten sind nicht mehr möglich.
Bei Außendienstmitarbeitern und Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsorten (beispielsweise bei ambulanten Pflegern) ist es möglich, dass sie keine erste Tätigkeitsstätte haben, sondern nur eine auswärtige Tätigkeitsstätte. Konsequenz: Jeder beruflich gefahrene Kilometer kann mit dem vollen Satz von 0,30 Euro steuerlich angesetzt werden. Gibt es in der Praxis mehrere Dienstorte, so kann der Chef eine für den Arbeitnehmer günstige erste Tätigkeitsstätte festlegen. Diese wird generell durch arbeitsrechtliche Weisungen des Arbeitgebers bestimmt. Entscheidend ist, was im Arbeitsvertrag als Tätigkeitsort vereinbart wird. Legt der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte fest, so gilt immer die nächstgelegene Tätigkeitsstätte als erste.
Die erste Tätigkeitsstätte ist in aller Regel eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, kann aber auch bei einem verbundenen Unternehmen oder sogar bei dauerhafter Zuordnung bei einem Kunden sein. Als dauerhaft gilt ein Zeitraum von mehr als 48 Monaten oder mindestens die Dauer des Dienstverhältnisses.
Vom Vorliegen dieser ersten Tätigkeitsstätte hängt ab, inwieweit bei Erstattungen lohnsteuerlich Reisekosten abgerechnet beziehungsweise erstattet werden können. Für die Entfernung zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte dürfen nur 0,30 Euro pro Entfernungskilometer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies hat entsprechende Auswirkungen auch auf eine Dienstwagenbesteuerung. Bei der Privatnutzung eines Firmenautos erhöht sich der zu versteuernde Geldwert nach der Ein-Prozent-Regelung je weiter die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist.
Nur noch zwei Verpflegungspauschalen
Vereinfachungen gibt es rund um die Verpflegungsmehraufwendungen. Seit dem Jahr 2014 gibt es hierfür nur noch zwei Pauschalen, die Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten können:
24 Euro für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit
12 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte; für eintägige Dienstreisen ohne Übernachtung; jeweils für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung
Bei letzterem ist nunmehr keine Mindestabwesenheitsdauer mehr erforderlich.
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten pauschal 120 Prozent beziehungsweise 80 Prozent der Auslandstagegelder gemäß Bundesreisekostengesetz. In einem BMF-Schreiben vom 11. November 2013 wurden die jeweils länderspezifischen Pauschbeträge für das Jahr 2014 bekannt gegeben.
Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit - beispielsweise einer doppelten Haushaltsführung - gilt die steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung dieser Verpflegungspauschalen maximal drei Monate lang. Neu ist jetzt, dass bei einer Tätigkeitsunterbrechung von mindestens vier Wochen die Dreimonatsfrist von neuem beginnt. Dabei kommt es nicht auf den Grund der Unterbrechung an.
Mahlzeitengestellung
Neu geregelt ist die arbeitgeberveranlasste Mahlzeitengestellung im Rahmen von Auswärtstätigkeiten. Es gilt der Grundsatz, dass kein geldwerter Vorteil versteuert werden muss, wenn der Arbeitnehmer Werbungskosten geltend machen kann. Erhält der Mitarbeiter eine kostenlose Mahlzeit in einem Wert von maximal 60 Euro, so muss der Arbeitgeber bei der Lohnzahlung die Pauschalen jeweils um 4,80 Euro bei einem Frühstück und um 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen kürzen - bei Vollverpflegung bis auf 0 Euro. Dies führt im Ergebnis zu einer schlechteren Erstattungsmöglichkeit von inländischen Auswärtstätigkeiten. Bei den Auslandspauschalen war die entsprechende 20/40/40-prozentuale Kürzung bereits länger vorgeschrieben.
Übrigens: Diese Kürzung ist auch dann durchzuführen, wenn der Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit an einer Geschäftsfreundebewirtung teilnimmt, deren Aufwand vom Arbeitgeber getragen wird. Die bisher in der Praxis übliche Kürzung nur um den amtlichen Sachbezugswert genügt nicht mehr. Sobald der Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeit oder doppelter Haushaltsführung nur eine Mahlzeit veranlasst, die mit dem Sachbezugswert zu bewerten ist, muss die Lohnsteuerbuchhaltung auf dem Lohnkonto des Arbeitsnehmers den Buchstaben "M" ausweisen.
Übernachtungskosten
Hinsichtlich der Übernachtungskosten gilt:
Nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland werden die berücksichtigungsfähigen Kosten bei 1.000 Euro monatlich gedeckelt.
Diese Maximalgrenze gilt erst ab dem 49. Monat.
Für einen Neubeginn der 48-Monatsfrist ist eine Unterbrechung der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstelle von mindestens sechs Monaten nötig. Dabei kommt es nicht auf den Grund an.
Bei längerfristiger ausländischer Auswärtstätigkeit gibt es für die Übernachtungskosten keine Höchstgrenze.
Doppelte Haushaltsführung
Bei der doppelten Haushaltsführung gilt seit dem Jahr 2014 für die Unterkunftskosten ein monatlicher Maximalbetrag von 1.000 Euro – unabhängig von der Größe der Zweitwohnung. Dieser Betrag umfasst sämtliche Aufwendungen. Im Ausland sind weiterhin die bisherigen Grundsätze mit Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit ohne Höchstgrenze anzuwenden. (tö)