Händlern tun sich mit Lösungen zum Management von Dokumenten oft schwer. Mit dem wachsenden Bedarf im Mittelstand eröffnet sich hier jedoch ein lukratives Betätigungsfeld. Die Tage der unabsehbaren Regalmeter voll mit Aktenordnern sind allerdings noch nicht gezählt, doch immer mehr Unternehmen organisieren ihre Dokumente digital oder erwägen den Einsatz entsprechender Systeme. "Gerade kleine mittelständische Unternehmen suchen Lösungen, die die jeweiligen Anforderungen an das Archivsystem abdecken können, ohne dass vorhandene organisatorische und technische Strukturen komplett umgestellt werden müssen", weiß Andreas Reichmann, Entwicklungsleiter bei Inoxision. Dabei stehe nicht die jeweilige Archivlösung im Vordergrund, sondern vielmehr die einfache Anwendung im täglichen Arbeitsablauf.
Nicht nur Händler, sondern auch viele Kunden stehen beim Dokumentenmanagement noch am Anfang. Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC haben erst elf Prozent der befragten Unternehmen Print Management oder Document Solutions im Einsatz. Gerade einmal fünf Prozent planen eine Einführung. Allerdings wächst mit der Anzahl der Dokumente auch die Bereitschaft, sich mit Organisation und Archivierung zu beschäftigen. Als die wichtigsten Antriebsfaktoren nennt IDC "effizienter Document Workflow und verbesserte Geschäftsprozesse", "Kostensenkung für Dokumente und deren Prozesse" sowie "kurze Durchlaufzeit von Dokumentenprozessen".
Hohe Zuwachsraten in vertikalen Märkten
Dass gerade im kleineren und mittelständischen Bereich die Nachfrage wächst, bestätigt auch Julia Fashchevskaya von Mash Software Solutions: "Unsere Anwendung zielt klar auf den Markt von einem bis zehn Arbeitsplätzen ab, da wir hier einen ungebrochen starken Bedarf der Kunden sehen", meint sie. Aufgrund der zunehmen E-Mail-Kommunikation auch bei kleinen und mittleren Unternehmen werde die Nachfrage nach Archivierungslösungen in diesem Segment unserer Meinung nach überproportional steigen.
"Da die Marksättigung bei Dokumentenmanagementsystemen noch sehr gering ist, rechnen wir auch in Zukunft mit einem jährlichen Wachstum im zweistelligen Prozentbereich", präzisiert Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office. Auch Max Ertl, Vice President Sales der DocuWare AG, spricht von einem "riesigen Marktpotenzial": "Im Mittelstand wird noch überwiegend Papier verwendet, und Geschäftsprozesse werden in der Regel papierbasiert abgewickelt", erläutert Ertl. Die Nachfrage werde weiter steigen, da die Informationsflut in Unternehmen jeglicher Größe einen stark wachsenden Kostenfaktor darstellt. Zudem steige die Zahl der digital erzeugten Dokumente rasant.
Andrew Clayton, European Sales Director beim OCR-Spezailisten Abbyy, sieht sowohl auf privater als auch auf kommerzieller Endkundenseite einen wachsenden Bedarf an Lösungen zur Dokumentenkonvertierung und -archivierung. "Gerade in vertikalen Marktbereichen spiegelt sich diese Entwicklung bereits in hohen Zuwachsraten während der zurückliegenden 24 Monate wieder", erklärt er. Dabei hat Clayton vor allem Spezialbranchen und Institutionen wie Bibliotheken oder Bereiche wie Business Process Outsourcing (BPO) und Healthcare im Blick, da seiner Meinung nach hier eine weiterhin steigende Nachfrage generiert werden wird.
Für Pascal Seifert, Team Manager Product Management bei Ricoh, wächst der Bedarf an effizienten Dokumentenmanagementlösungen stetig: "Hat man in früheren Zeiten die Investition eher gescheut, so weiß man heute um die klaren Vorteile einer besseren und schnellern Auffindbarkeit von archivierten Dokumenten", sagt er. "Die Vorteile werden verstärkt auch in kleineren Firmen wahrgenommen, die bis dato eher zurückhaltend beim Einsatz digitaler Archivierungssysteme waren. Somit geht ein Trend hin zu individuellen Lösungen zur digitalen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten in kleinen und mittleren Unternehmen", ergänzt Jens Greine, Leiter Reseller bei Epson Deutschland.
Trend hin zu PDF
Foto: Ronald Wiltscheck
Beim Archivierungsformat hat sich mittlerweile PDF/A durchgesetzt. "Der Trend geht sicherlich in Richtung einer optimalen Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Hier werden sich wahrscheinlich vor allem die Produkte durchsetzen, die mit den wichtigsten allgemeinen Standards, etwa PDF/A, konform gehen", prognostiziert Abbyy-Manager Clayton. Das freut vor allem PDF-Erfinder Adobe. "Der Archivierungsmarkt geht sehr stark in Richtung PDF/A. Das kann man sehr gut auf der DMS Expo in Köln beobachten, wo es kaum noch Hardware- oder Softwareanbieter gibt, die kein PDF/A unterstützen", betont Ulrich Isermeyer, Business Development Manager bei Adobe Systems. Noch in diesem Jahr soll der aufwärtskompatible Nachfolgestandard PDF/A2 mit Erweiterungen wie Transparenzen, Ebenen und Signaturverbesserungen herauskommen.
Zudem arbeiten die Hersteller an weiteren Verbesserungen der Genauigkeit der Texterkennung, der Darstellung von Dokumenten auf mobilen Endgeräten sowie an der Größe der erzeugten Dokumentdateien.
Paragrafendschungel bei der Archivierung
Gesetzliche Archivierungspflichten könnten dem Markt weiteren Schub verleihen. Doch verschiedene Vorgaben, die auch von Branche zu Branche variieren, machen es Händlern nicht leicht, den Kunden die richtige Lösung anzubieten. "Hier werden am Markt viele unvollständige Informationen verbreitet", beklagt Inoxision-Manager Reichmann. Jeder Kunde müsse als Einzelfall betrachtet werden. Er rät den Händlern "nicht nur über die gesetzlichen Anforderungen" zu verkaufen, sondern auch den "Mehrwert für das Unternehmen" in den Vordergrund zu stellen.
"Es gibt für verschiedene Fachbereiche gesetzliche Grundlagen. Dazu seien beispielsweise die Pharmaindustrie, das Finanzwesen oder auch das Thema Steuer genannt", erläutert Adobe-Business-Development-Spezialist Isermeyer. Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in Deutschland mache revisionssichere Archiv- und Speichersysteme erforderlich. Von noch grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung seien allerdings die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). (awe)
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