Termin- und Kostendruck sind die wesentlichen Gründe, warum sich immer mehr Unternehmen nach Alternativen für aufwendige Business-Meetings umsehen. Die klassischen Videokonferenzsysteme sind eine Möglichkeit. Doch sie sind kompliziert und vor allem teuer in der Anschaffung. Für ein gutes System muss man mit mehreren Zehntausend Euro rechnen. Zudem erlauben sie nicht den direkten Austausch von Inhalten.
Eine wesentlich billigere und effizientere Variante ist das „Web Conferencing“. Meetings, Mitarbeitergespräche oder Produktpräsentationen werden einfach ins Internet verlegt – der Browser ist dabei der virtuelle Konferenzraum. Die Vorteile: Unternehmen sparen sich mit den Netzkonferenzen eine Menge Geld, die Mitarbeiter können auf aufwendiges Reisen mit allen Unannehmlichkeiten verzichten und bequem vom Arbeitsplatz aus am Meeting teilnehmen.
Eine Reihe von Web-Conferencing-Dienstleistern habt diese Marktlücke erkannt. Sie bieten komplette Services rund um Konferenzen und Group-Working via Internet an. Über deren Web-Plattformen können Teilnehmer zu Firmenmeetings eingeladen, Live-Konferenzen initiiert und ganze Multimedia-Präsentationen abgehalten werden. Die Gäste an den virtuellen Treffen bleiben an ihren Standorten und können von ihrem eigenen Rechner aus Informationen anzeigen, anhören, lesen und vorführen.
Anwendungsszenarien von Webkonferenzen
Das klassische Business-Meeting ist das Haupteinsatzgebiet von Webkonferenzen. Es gibt aber noch viele weitere Anwendungsszenarien. Beispielsweise Präsentationen bei Verkaufsgesprächen, virtuelle Vertriebsmeetings, Seminare und Schulungen, Produktvorführungen und Projektabstimmungen.
Statt etwa zur Produktpräsentation mit Beamer und Notebook zum Kunden zu reisen, erfolgt in der Internetkonferenz die Präsentation vom Büro aus. Der Kunde wird zu einer bestimmten Zeit in den virtuellen Konferenzraum eingeladen, der Vortragende stellt mithilfe einer Powerpoint-Präsentation die neuesten Produkte vor. Dabei kann er mit seinem Gesprächspartner mittels Sprache (VoIP), Chat und Video kommunizieren.
Ein anderes Beispiel für Webkonferenzen sind Vertriebsmeetings. Im virtuellen Konferenzraum können die aktuellen Verkaufszahlen präsentiert werden. Per VoIP oder Chat wird über vertriebliche Herausforderungen diskutiert; mithilfe von Application Sharing und White Boards werden gemeinsam neue Strategien entwickelt.
Schließlich lassen sich auch Trainings und Schulungen im Web durchführen. Statt etwa einer Outlook-Schulung vor Ort, werden die Teilnehmer in den virtuellen Schulungsraum geladen. Der Moderator präsentiert die Inhalte via Desktop-Sharing, Erklärungen und Fragen lassen sich wieder per VoIP oder Chat übermitteln.
Funktionen eines Konferenzdienstes
Im Vergleich zu Videokonferenzen ist der Aufwand für Webmeetings minimal. In der Regel genügt ein schneller Internetanschluss und ein moderner Browser der neueren Generation. Vereinzelt verlangt der Dienstleister die Installation eines Browser-Plug-ins oder einer speziellen Software.
Hardwaremäßig muss meist nur die Peripherie aufgerüstet werden, wenn etwa Ton und Bilder übertragen werden sollen: Wer live mit den Teilnehmern sprechen will, braucht ein Headset, für die Übertragung von Videos ist eine Webcam erforderlich. Damit lässt sich das Gegenüber auch beobachten. Die Aufnahmen ruckeln zwar manchmal, doch das stört bei Konferenzen kaum.
Videos oder das reine Gespräch stehen beim Web-Conferencing allerdings im Hintergrund. Schließlich müssen sich die Teilnehmer des Meetings in den seltensten Fällen gegenseitig sehen. Häufig reicht es schon, wenn sie gemeinsam Dokumente bearbeiten und sich dabei über eine Chat-Funktion oder auch ein Telefon verständigen können.
Wichtige Funktionen eines Konferenzdienstes sind Betrachter für die häufigsten Dateitypen, ein Editor und ein Whiteboard, also eine Zeichenfunktion zum schnellen Skizzieren auf einer weißen Arbeitsfläche. Über das Netz kann jede beliebige Datei angezeigt werden, die Maus dient als digitaler Textmarker. Auf die gemeinsame Arbeitsfläche oder die allen zur Verfügung gestellten Dokumente kann jeder Anmerkungen schreiben oder mit einem Stift Skizzen machen und bestimmte Passagen markieren.
Die meisten Dienstleister setzen vor allem auf die Präsentation, den Austausch und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, im Fachjargon Application Sharing. Der Präsentierende kann sogar die Kontrolle über Anwendungen auf dem fremden Rechner übernehmen, um so zum Beispiel gemeinsam eine Kalkulation zu erstellen. Dabei entscheidet der Präsentierende, welches Programm die anderen betrachten sollen. Damit eignen sich Webkonferenzen nicht nur zum Zeigen, sondern auch zur Online-Zusammenarbeit wie etwa zur gemeinsamen Konstruktion eines Werkzeugs per CAD-Software.
Externer Dienst oder eigener Server?
In einer Webkonferenz findet der Datenaustausch grundsätzlich über einen zentralen Server statt. Diesen unterhält entweder der Anbieter oder er verkauft ihn als Softwarelizenz an den Nutzer. Im letzten Fall muss das Unternehmen selbst einen Kommunikationsserver aufsetzen und eigenverantwortlich betreiben.
Der eigene Betrieb eines Kommunikationsservers ist besonders dann zu bevorzugen, wenn streng vertrauliche Inhalte besprochen werden. Auch wenn die Kommunikation weitgehend im Intranet abläuft, ist ein eigener Server aufgrund der schnelleren Übertragungsraten vorzuziehen.
Bei der Verbindungsaufnahme besteht das Problem, dass der angesprochene Rechner oft hinter einer Firewall oder einem NAT-Router steht. Auf diese Weise kommt häufig keine Verbindung zustande, da die Firewall mit den eintreffenden Paketen nichts anzufangen weiß und sie verwirft.
Alle Konferenzsysteme leiten daher den Datenverkehr über Port 80, den Standardport für HTTP, und Port 443, den für HTTPS. Über diese Ports lassen die gängigen Firewalls den Datenaustausch problemlos zu. Bei vielen Dienstleistern dient der HTTP-Port 80 übrigens auch zur Verbindungsaufnahme.
Für die Sicherheit ist dabei ebenso gesorgt: Moderne Webkonferenzsysteme setzen nicht nur auf eine komplette Verschlüsselung, sie belassen Dateien auch immer auf dem Rechner ihres Besitzers. Selbst wenn gemeinsam ein Excel-Datenblatt ausgefüllt wird, übermittelt die Software nur die Position der Maus, die Grafikinformationen und Tastatureingaben, nicht aber die komplette Excel-Datei.
Moderator und Teilnehmer
Normalerweise wird eine Webkonferenz dadurch initiiert, dass ein Moderator Einladungen an Teilnehmer per E-Mail verschickt. Die Mail enthält Zugangsdatum, Weblink und eine Telefonnummer. Letzteres ist dann nötig, wenn die reine, sprachlose Internetkonferenz um Telefonie erweitert werden soll.
Die Teilnehmer melden sich über ein Softwaremodul auf dem Konferenzserver an und erhalten vom Moderator das Bild seines Desktops oder eines Dokuments auf dem Schirm. In der Regel treffen sich etwa fünf bis zehn Personen zu einer virtuellen Konferenz. Sie erhalten im Vorfeld schon oft vom Konferenzleiter gemeinsame Dateien. Eine Liste zeigt die Namen der Konferenzteilnehmer. Wer gerade agiert, wird hervorgehoben.
Die angeschlossenen PCs sind Clients mit teilweise unterschiedlichen Rechten. Sie können daher problemlos die Rollen wechseln. Oberste Instanz ist der Moderator. Er hat das Recht, Teilnehmern die Kontrolle über seinen PC zu gewähren und wieder zu entziehen. Er kann auch Rechte delegieren. So darf er etwa einen Teilnehmer auswählen, der anstelle des Moderators seinen Bildschirminhalt an die anderen übertragen kann. Die Rolle des Präsentators wechselt so beliebig.
Zumindest auf Teilnehmerseite lassen sich die meisten Systeme einfach bedienen. Vorbildlich sind dabei besonders diejenigen, die auf Teilnehmerseite ganz ohne Installation auskommen und der Browser sowie allenfalls ein schnell zu installierendes Plug-in genügen.
Marktübersicht über die Dienstleister – WebEx Meeting Center
Webex ist einer der ältesten und bekanntesten Dienstleister für interaktive Web-Meetings. Das US-Unternehmen mit deutscher Dependance hat einen US-Marktanteil von 60 Prozent und bietet die ganze Palette der derzeit möglichen Webmeeting-Funktionen.
Im Webex Meeting Center können Teilnehmer in einer einheitlichen Umgebung SSL-verschlüsselt und in Echtzeit gemeinsam an Präsentationen, Dokumenten, Applikationen, Sprach- und Videoinhalten arbeiten und sie austauschen. Ohne Zusatzhardware kann man sich per Text-Chat austauschen und direkt mit dem Moderator oder Referenten kommunizieren. Das gestattet Frage-und-Antwort-Sitzungen sowie Feedback zu den besprochenen Angelegenheiten. Spontan lassen sich Umfragen starten („Was halten die Kollegen von dem neuen Geschäftsvorhaben?“) und Dokumente direkt aus Webex heraus bearbeiten.
Während des Meetings lassen sich jederzeit durch einfaches Anklicken von Icons in der Symbolleiste Anmerkungen zu Dokumenten auf dem Bildschirm machen – sei es mit farbigen Markierungen, mittels Text oder mit einfachen Grafiken wie beispielsweise einer kleinen Hand, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Punkte zu lenken. Um Szenarien besser zu veranschaulichen, lassen sich Flash-Aufzeichnungen sowie Streaming-Video- und Audioaufzeichnungen in die Präsentationen einbetten.
Kommunikation, Konfigurationen und Kosten
Sprachkommunikation bietet Webex über VoIP an, die nach dem Push-to-Talk-Prinzip abläuft. Dabei signalisiert man den Sprechwunsch über die rechte Maustaste. Moderator und Teilnehmer können dann miteinander reden.
Neben dem Meeting Center bietet Webex vorkonfektionierte Meeting-Typen für Verkauf, Training, Support und Veranstaltungen. Das Webex Training Center beispielsweise ist ein Schulungsraum, in dem interaktive Online-Schulungen in Echtzeit abgehalten werden können. Das Webex Event Center ist für Tausende von Teilnehmern gedacht und beinhaltet Tools für Event-Verwaltung und Marketing. Und das Webex Support Center bietet einen Remote-Support-Service, über den Kunden online Support gewährleistet werden kann.
Webex stellt die Software ausschließlich als Dienst zur Verfügung, eine Serverlizenz gibt es nicht. Die Tarife variieren je nach Vertragsmodell. Monatlich fünf Meetings mit je 25 Teilnehmern schlagen beispielsweise mit 295 Euro zu Buche.
Acrobat Connect Professional
Die Webkonferenzlösung von Adobe, erst seit Kurzem auf dem Markt, kann für interaktive Online-Präsentationen mit bis zu 15 Teilnehmern genutzt werden. An Basisfunktionen bietet das System Tools wie Screen-Sharing, Whiteboarding, Chat sowie Video- und Audio-Conferencing.
Daneben gibt es eine Vielzahl weiterer Tools, etwa für die Durchführung großer Meetings, Reporting- und Content-Management-Tools sowie Werkzeuge für das User- und Meeting-Management. Entwickler können das Acrobat Connect Collaboration Builder Software Developer Kit (SDK) verwenden, um interaktive Anwendungen wie Lernspiele oder Simulationen zu programmieren.
Die Vielzahl der Möglichkeiten erhöht allerdings die Komplexität und den Trainingsaufwand des Systems. Um zumindest den Endnutzer nicht zu verwirren, hat der Moderator die Möglichkeit, Werkzeuge vor den Augen der Teilnehmer zu verbergen. So liegt es in seiner Hand zu bestimmen, was die Teilnehmer auf dem Bildschirm sehen.
Vorbildlich ist die Handhabung des Systems: Zur Teilnahme an einer Konferenz reichen ein Browser und ein Flash-Plug-in. Um an einer Konferenz teilzunehmen, muss lediglich einem per E-Mail versandten Weblink gefolgt werden. Dann meldet man sich mit seinem Namen auf dem Server an und erhält vom Moderator die Eintrittserlaubnis.
Kosten
Unternehmen können Acrobat Connect Professional als Vor-Ort-Installation oder als Hosted Service nutzen. Die Nutzung als Hosted Service kostet 514 Euro pro Jahr plus einmalig 1300 Euro. Zusätzlich ist eine schlanke Version für 39 US-Dollar pro Monat geplant.
Die Vor-Ort-Lösung stattet IT-Abteilungen mit mehr Kontrolle aus, vereinfacht die Integration mit anderen Unternehmenssystemen und reduziert die Total Cost of Owernership. Dafür sind allerdings 20.000 Euro fällig, wobei der Flash Media Server bereits mit 17.000 Euro zu Buche schlägt.
Netviewer One2meet/One2one
Die Karlsruher Netviewer GmbH bedient mit ihren Tools sowohl kleinere Unternehmen als auch Großunternehmen wie SAP und Daimler-Chrysler. One2meet ist ein schlankes und einfach zu bedienendes Desktop-Sharing-Tool, das mit nur wenigen Buttons auskommt und für mehrere Teilnehmer konzipiert ist. In der One2one-Version, gedacht für Supportzwecke, können sich zwei Gesprächspartner gegenseitig live auf den Bildschirm anschauen, sich Fernsteuerungsrechte einräumen und gemeinsam Dokumente bearbeiten. Eine Einarbeitung ist nicht notwendig, da Netviewer intuitiv bedienbar ist.
Um eine Sitzung zu starten, werden die Teilnehmer mit ihren Servern über temporär laufende Windows-Anwendungen verbunden. Statt eines Weblinks bekommt der Teilnehmer eine eindeutige Sitzungsnummer und sein Kennwort per E-Mail. So ist sichergestellt, dass es sich beim Gegenüber wirklich um den gewünschten Partner handelt. Anschließend lädt er sich die Software, ein 600 KB großes Plug-in. Den genauen Ablauf zeigt die Grafik.
Die Benutzerführung ist sehr simpel: Man kann auswählen, welche der auf dem eigenen Rechner geöffneten Anwendungen am Bildschirm des anderen sichtbar werden sollen. Bei der One2meet-Version für Online-Konferenzen kann ein Moderator seine Schreibtischoberfläche synchron auf die Bildschirme mehrerer Teilnehmer übertragen und einzelnen Teilnehmern unterschiedliche Zugriffsrechte einräumen.
Kommunikation und Kosten
In der One2one-Variante ist der Besucher standardmäßig im View-only-Modus und sieht die Anwendung, die der Initiator gerade selbst auf dem Bildschirm sieht. Bei Bedarf kann dieser dem Besucher die Fernsteuerung freigeben, sodass sich in jedem beliebigen Programm gemeinsam Dateien bearbeiten lassen. Diese Fernsteuerungsrechte können jederzeit wieder entzogen werden.
Mit einem Klick lässt sich die Beobachtungsrichtung wechseln, und der Initiator sieht nach Zustimmung des Besuchers auf dessen Bildschirm. Genauso einfach lässt sich wieder zurückschalten. Wird der Netviewer für Supportzwecke benutzt, kann die Ausgangsblickrichtung auch umgekehrt eingestellt werden. Sprachkommunikation bietet Netviewer wie Webex über VoiP und Push-to-Talk.
Netviewer One2meet kostet als Dienst 177 Euro bei maximal zehn Teilnehmern, einmalig sind 500 Euro zu bezahlen. Eine Softwarelizenz schlägt mit 4760 Euro zu Buche. Dabei kann der Kunde entscheiden, ob der Server bei ihm oder bei Netviewer steht. Zusatzfunktionen wie das Aufzeichnen von Meetings oder eine firmenspezifische Oberfläche kosten jeweils 500 Euro extra.
Citrix GoToMeeting
GoToMeeting ist eine einfache und sichere Web-Conferencing-Lösung von Citrix. Das System beinhaltet viele, aber nicht alle Web-Conferencing-Features, Verschlüsselung während der gesamten Session, und es glänzt mit einer erstaunlich schnellen Performance.
Mit der Aufzeichnungsfunktion können Online-Meetings erneut abgespielt werden, beispielsweise für Kollegen, die an einer Besprechung nicht teilnehmen konnten. Die Zeichenwerkzeuge ermöglichen den Teilnehmern, auf dem Bildschirm mit einem Stift oder Textmarker zu zeichnen, um bestimmte Bildschirminhalte hervorzuheben.
Außerdem können die Teilnehmer vor und während der Besprechung entscheiden, welche Anwendungen für andere Teilnehmer sichtbar sein sollen. Elemente aus anderen Applikationen, wie Benachrichtigungen beim E-Mail-Eingang, werden dann nicht angezeigt (Specific Application Sharing).
Bei der Auswahl des anzuzeigenden Bereichs hilft das System. GoToMeeting umrahmt je nach Einstellung anschaulich den ausgewählten Bildschirmbereich. Mit der Funktion Screen Clean werden Icons, die Taskleiste und der Bildschirmhintergrund ausgeblendet.
Funktionen und Kosten
Insgesamt gibt sich das System eher puristisch als funktionsüberladen. Das hat den Vorteil, dass sich Nutzer nicht überfordert fühlen von den vielen Features, wie sie die Konkurrenz bietet. Andererseits fehlen dafür wichtige Funktionen, wie etwa ein Whiteboard, ein Viewer und Editior oder die Möglichkeit zur Video- und Tonübertragung.
Citrix verbindet die Teilnehmer mit ihren Servern über temporär laufende Windows-Anwendungen. Dieses Verfahren ist etwas aufwendiger als das von Adobe. Statt eines Weblinks erhält der Teilnehmer eine eindeutige Sitzungsnummer und sein Kennwort per E-Mail. Anschließend muss er sich die Software herunterladen und installieren.
GoToMeeting gibt es ausschließlich als Dienst, nicht als Serverlizenz. Für 59 US-Dollar im Monat können ihn Unternehmen mit bis zu 25 Teilnehmern beliebig oft nutzen.
Struktur AG Spreed
Der Webkonferenzdienst Spreed der Stuttgarter Struktur AG bietet Chat, Datei-Viewer, Anwendungsfreigabe und Webcam, die alle in einem normalen Webbrowser laufen. Neben dem Browser brauchen die Teilnehmer lediglich das Flash-Plug-in. Weitere Software ist nicht nötig.
Für professionelle Anwender stehen weitere Funktionen zur Verfügung. So bietet der Diensr neben der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten (Desktop Sharing) eine Tafel zur Ideenfindung (Whiteboard), ein Abstimmungssystem, einen Chat sowie den Austausch von Dokumenten im Unternehmen oder weltweit über das Internet.
Mit Screen und Application Sharing können Bildschirminhalte und Anwendungen geteilt werden. Auch ist der Fernzugriff/Remote Control auf Anwendungen von anderen Teilnehmern möglich.
Technologie und Kosten
Spreed.com nutzt RTMP, das Realtime-Streaming-Protokoll für die Verbindung der Teilnehmer und den Austausch von Audio- und Videodaten. Standardmäßig kommuniziert Spreed mithilfe des RTMP-Protokolls über den TCP-Port 1935. Wenn die Verbindung aufgrund der Firewall-Einstellung nicht zustande kommt, versucht Spreed über die TCP-Portadressen 443 und 80 eine RTMP-Verbindung aufzubauen.
Falls auch das Ausweichen auf die HTTP- beziehungsweise HTTP/S-Standardadressen keinen Erfolg hat, wird der Server die Kommunikation über das für Echtzeitkommunikation weniger leistungsfähige HTTP-Protokoll abwickeln („tunneln“).
Die Preise sind abgestuft. Ein Meeting für einen Tag mit 15 Teilnehmern kostet etwa 30 Euro, für einen Monat sind dafür 189 Euro fällig. Ein Tipp: Für Konferenzen bis 90 Minuten und bis zu drei Mitarbeitern erhebt die Struktur AG keine Gebühren. Wer also nur gelegentlich und für kurze Zeit ein Meeting im kleinen Kreis durchführen will, kann Geld sparen.
Microsoft Office Live Meeting
Microsoft hat seinen gehosteten Dienst Live Meeting eng mit seinem Office-Paket verschmolzen. Das macht sich nicht nur in der Angleichung der Nutzerführung an die Bürosuite bemerkbar. Sitzungen können auch aus mehreren Office-Anwendungen oder vom Windows- und MSN-Messenger initiiert werden.
Bevor man Live Meeting nutzen kann, stehen allerdings die Hürden der Installation. Microsoft macht es seine Kunden besonders schwer, denn die müssen ein 6 MB großes Paket herunterladen und installieren. Andere wie Adobe sind hier kundenfreundlicher und kommen ganz ohne Installation aus. Dafür geht die Verbindungsaufnahme zügig vonstatten, weder muss man ein Nutzerkonto anlegen noch Netzwerkeinstellungen ändern.
Der Client wurde für die Darstellung von Powerpoint-Präsentationen optimiert und verwendet dazu den Originalcode aus der Office-Abteilung. Der Powerpoint-Viewer kann Präsentationen originalgetreu inklusive Animationen darstellen. Zwischen Vortragendem und Teilnehmer sind schnelle Rollenwechsel möglich. Hinzu kommen Whiteboards, Umfragefunktionen und Textchat.
Funktionen und Kosten
Live Meeting Replay zeichnet die gesamte Konferenz auf, einschließlich Live-Vorführungen, Anmerkungen, Notizen und visuellen Darstellungen – sogar Live-Webfolien. Die Aufzeichnungen werden automatisch vom Live-Meeting-Webkonferenzdienst gespeichert. Sie sind daher unmittelbar mit nur einem Mausklick verfügbar. Die Wiedergabe von Live-Meeting-Aufzeichnungen auf Abruf erfolgt mit dem Microsoft Windows Media Player.
Der Microsoft-Dienst bietet noch keine Videounterstützung, und VoIP funktioniert nur in eine Richtung. Telefonkonferenzen sind über Drittanbieter wie Meetoo möglich. Audio Broadcast erlaubt Präsentatoren, ihren Vortrag an alle Teilnehmer zu senden.
Der Dienst, der ausschließlich über Microsoft läuft und nicht an Firmen lizenziert wird, kostet jährlich 3900 US-Dollar für bis zu 25 Teilnehmer.
Fazit
Dass eine Internetplattform persönliche Treffen vollständig überflüssig macht, ist ein Märchen. Es gibt immer wieder Geschäftstermine, die persönlich geführt werden müssen. In bestimmten Situationen aber können Webkonferenzdienste durchaus hilfreich sein. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die auf den Geldbeutel achten müssen und wenig Spielraum für ausgiebige Geschäftsreisen haben, können davon profitieren.
Welches der Systeme für welches Unternehmen geeignet ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Für manche spielt ein niedriger Preis eine entscheidende Rolle, was beispielsweise für die Citrix-Lösung spricht. Andere brauchen bestimmte Features oder wollen einen eigenen Kommunikationsserver aufsetzen, was ebenfalls die Kandidatenliste stark reduziert.
Um die Entscheidung zu erleichtern, bieten alle Dienste Demoversionen und eine zeitlich limitierte Nutzung des Systems. Das dürfte reichen, um die Kandidaten einmal auf Herz und Nieren zu testen – und so die richtige Wahl zu treffen. (Dr. Klaus Manhart, tecChannel.de/tö)