Von Daniel Botella, ECS-Gruppe
In den meisten Unternehmen steigen die Gesamtdruckkosten kontinuierlich seit der Anschaffung und Implementierung von Office-Druckern. Laut dem Marktforschungsinstitut IDC sind weniger als ein Drittel der Unternehmen (28 Prozent) in der Lage, die von ihren Mitarbeitern gedruckten Seiten pro Monat zu quantifizieren. Dieser Informationsmangel hinsichtlich der tatsächlichen Nutzung der Drucker ist zum Teil auf die schnelle Verbreitung der Geräte im Büroumfeld zurückzuführen.
Diese hat einen regelrechten Zusammenbruch der Einkaufspreise eingeleitet sowie zu einer Fragmentierung der Druckkosten auf verschiedenste Abteilungen geführt. So hält die IT-Leitung oft nur die unbedingt erforderlichen Ressourcen für den Austausch oder die Wartung der Drucker bereit, während das Verbrauchsmaterial - Tintenpatronen und Papier - meist zentral von der Administration beschafft und damit in die Gesamtausgaben des Unternehmens aufgenommen wird.
Ähnliches gilt für den Benutzersupport: Bis zu zwei Drittel der Anfragen an den Helpdesk betreffen reine Druckprobleme, insbesondere bei einem Druckerbestand von überwiegend lokalen Druckern.
Die Spitze des Eisbergs
Drucker und PCs sind berufliche Gebrauchsgüter, für die der Benutzer ein hohes Serviceniveau erwartet, unabhängig von den Kosten. Dennoch auf die Kontrolle ihrer Druckkosten bedacht, wandten sich die Unternehmen mit Forderungen nach Verbesserungen, insbesondere einer Reduzierung des Tintenverbrauchs, an die Hersteller. Tatsächlich macht der Kauf von Verbrauchsmaterial für die Mehrzahl der Unternehmen (74 Prozent) den höchsten Ausgabeposten des Druckerbestands aus. Um dieser Anforderung nachzukommen, übernahmen die Anbieter von Drucklösungen einen Begriff aus der Kopiererindustrie: die Kosten pro Seite. Sie entsprechen den Durchschnittskosten pro gedruckter Seite unter Berücksichtigung der Geräteabnutzung sowie des Tinten- und Papierbedarfs.
Leider wird bei der Reduzierung der Verbrauchsmaterialkosten nur gegen die Spitze des Eisbergs vorgegangen. Diese Vorgehensweise berücksichtigt nämlich nur einen Teil der Gesamtausgaben (TCO), und es existiert auch keine mathematische Wunderformel, um eine konstante Tintenquantität pro Seite zu ermitteln.
Im Gegensatz zum Druckverfahren der Kopierer nutzen Office-Drucker "intelligente" Tintenpatronen, die eigenständig und individuell ermitteln, wie viel Tinte für ein JPG-Bild, eine Powerpoint-Präsentation oder eine Word-Datei notwendig ist. Dementsprechend kann die benötigte Tintenquantität (Seitenfüllung) von einem Druckauftrag zum nächsten bis zum Vierfachen variieren, abhängig von der Schreibdichte des gedruckten Dokuments. Diese Unberechenbarkeit wird zusätzlich durch die Verbreitung der Farbdrucker - Tintenstrahl und Laser - verstärkt.
Da nicht vorhersehbar ist, wann eine Patrone leer wird, werden in den meisten Unternehmen eine oder mehrere Tintenpatronen stets griffbereit gelagert. Dass dabei die Bestandsverwaltung des Verbrauchsmaterials oft nur auf Erfahrungswerten basiert, ist nur eines der Hindernisse für Unternehmen, welche die verschiedenen Druckkosten konsolidieren möchten (Netzwerkadministration, Benutzersupport, benötigte Zeit für den Patronenwechsel, für das Sortieren der gedruckten Seiten, usw.).
Erfassung der Druckaktivitätsberichte
Um die Struktur ihrer Druckkosten zu analysieren, können sich Unternehmen für ein ausführliches Audit ihres Druckerbestands und seiner Nutzung entscheiden. Dabei geht es nicht nur um die Ermittlung des Druckvolumens, sondern auch um die Identifikation und Unterteilung der vorhandenen Drucker nach Typ, Funktionalität, Alter und sogar Nutzung. Letztere Informationen werden als Aktivitätsberichte (Log-Dateien) von den Druckservern und bei lokalen Druckern von den angeschlossenen PCs erfasst.
Mit Dienstprogrammen wie Netview, unterschiedlichen Remote Inventory Tools oder im Falle von Netzwerkdruckern mit dem Verzeichnis Active Directory werden sämtliche Geräte des Office-Druckerbestands identifiziert. Dann wird auf jedem Drucker anhand eines einfachen Skripts die Erstellung und Erfassung von Aktivitätsberichten über Fernzugriff aktiviert.
Dieser erste Schritt des Audits konzentriert sich auf die Druckinfrastruktur und ihre Betriebsbedingungen. Die gesammelten Daten spiegeln nicht nur die Topologie des Druckerbestands und seinen Heterogenitätsgrad wider, sondern auch den Nutzungsgrad jedes Druckers. Durch die Quantifizierung der gedruckten Seiten je Drucker oder Druckerkategorie (zum Beispiel lokale und Netzwerkdrucker) kann das Unternehmen bedeutende Optimierungsansätze identifizieren. So werden zum Beispiel in einigen Unternehmen bestimmte Druckerkapazitäten nur zu 50 Prozent ausgenutzt, während andere Drucker ständig ausgelastet sind, was zu einer Überbeanspruchung und schnellen Alterung dieser Geräte führt.
Diese vollständige Bestandsaufnahme liefert technische Daten über die Office-Drucker, die mit verwaltungstechnischen Informationen wie dem Marktpreis von Verbrauchsmaterial, der Laufzeit und den Bedingungen des Wartungsvertrags jedes Geräts oder der Häufigkeit einer Erneuerung verglichen werden können. In dieser ersten Phase des Audits werden die tatsächlichen Kosten jedes Druckermodells des Unternehmensbestands - ob lokale oder Netzwerkdrucker - anhand von Druckstatistiken und der Ausgaben während der Audit-Laufzeit ermittelt.
Irrationales Nutzungsverhalten
Für die Ausarbeitung einer Strategie für die Druckkostenoptimierung ist diese grundlegende Bestandsaufnahme jedoch noch nicht ausreichend. Die durchschnittlichen Kosten, die durch die Konsolidierung der ermittelten Druckstatistiken berechnet werden, stellen das Unternehmen nur vor vollendete Tatsachen: Sie zeigen ihm die Druckkosten zu einem bestimmten Zeitpunkt abhängig vom Benutzerverhalten auf.
Natürlich ist die Druckkostenoptimierung ein heikles Thema, da die Möglichkeit, schnell und zuverlässig drucken zu können, direkten Einfluss auf die Produktivität des Unternehmens hat. Gleichzeitig tendieren Endbenutzer dazu, nicht nur ihren PC, sondern auch das nahe Umfeld (Drucker, Internetzugang) als ihr "Privateigentum" zu betrachten. In welchem Unternehmen führt der Ausfall eines Netzwerkdruckers nicht zu einer Unterbrechung oder zumindest einer Reduzierung der Abteilungsaktivität, obwohl die laufenden Arbeiten eigentlich keine sofortige Ausführung von Druckaufträgen erfordern?
Ohne eine längerfristige Analyse können Unternehmen das Benutzerverhalten in Sachen Druck nur schwer planen. Scheinbar vernünftige Verwaltungsstrategien, wie zum Beispiel die Strukturierung des Druckerbestands nach Abteilung (jedes Team wird mit einem Drucker ausgestattet, der für seinen täglichen Bedarf dimensioniert ist), können deswegen scheitern, weil die Benutzer letztendlich auf dem neuesten oder nächst gelegenen Gerät drucken werden, wenn ihnen ein Drucker mit einer älteren Technologie zugeteilt wurde.
Um Optimierungsansätze erarbeiten zu können, muss die Entwicklung der Druckernutzung pro Zeitspanne beobachtet werden. Das Unternehmen ECS International Deutschland erfasst die Aktivitätsberichte der Office-Drucker zwecks Analyse meist über einen Zeitraum von drei Monaten. Am Ende dieser Zeit verfügen die ECS-Experten über eine repräsentative Stichprobe der Unternehmensaktivität.
Steigende Druckkosten eingrenzen
Mit dieser umfassenden Datenkonsolidierung zur Druckernutzung kann sich das Unternehmen von den traditionellen Kriterien zur Berechnung der Druckkosten emanzipieren und sich auf die tatsächliche Nutzung der Druckinfrastruktur beziehen. Ab diesem Zeitpunkt ist das Unternehmen in der Lage, die effektiv teuren Verhaltensweisen zu identifizieren. Unter anderem wird für jeden Dateityp ein unterschiedlicher durchschnittlicher Tintenverbrauch berechnet. Demnach wird zum Beispiel beim Ausdrucken einer Seite aus einer Powerpoint-Präsentation viermal mehr Tinte als für ein Word-Dokument ohne Grafiken verbraucht.
Durch die Zusammenführung dieser Informationen mit den Herstellerdaten und Preislisten liefern die ECS-Asset-Analysten dem Unternehmen eine solide Grundlage für die Analyse seines Druckerbestands unter sämtlichen Gesichtspunkten. So werden manche Unternehmen feststellen, dass beispielsweise die Mitarbeiter der Marketingabteilung die Mehrzahl ihrer Powerpoint-Präsentationen auf dem lokalen Farbdrucker drucken, obwohl die Kosten pro Seite deutlich höher liegen, als wenn sie den der Abteilung zugewiesenen Laserfarbdrucker im Netzwerk verwenden.
Natürlich geht es nicht darum, die Druckmöglichkeiten der Benutzer in Frage zu stellen - das hätte erhebliche psychologische Auswirkungen -, sondern Verbesserungsansätze zu identifizieren, die die spezifischen Anforderungen jeder Abteilung sowie der einzelnen Benutzer berücksichtigen. Die Zahlen werden die meisten Unternehmen dazu veranlassen, zunächst die Kohärenz zwischen der vorhandenen Druckinfrastruktur und der Entwicklung der Benutzeranforderungen und -gewohnheiten zu überprüfen. Sehr oft werden lokale und Netzwerkdrucker einem Benutzer oder einer Abteilung fest zugeteilt. Die Verbindung zwischen Druckerkapazität oder -merkmalen und der Benutzeraktivität oder -funktion wird dabei jedoch meist nicht zugrunde gelegt.
In Übereinstimmung mit den weltweit anerkannten Richtlinien des ITIL (Information Technology Infrastructure Library) besteht die sinnvollste Vorgehensweise in der Festlegung von Benutzerprofilen, denen je ein Servicelevel zugewiesen werden kann. Auch in diesem letzten Analyseschritt berücksichtigen die ECS-Asset-Analysten die ITIL-Empfehlungen zur Optimierung der Gerätenutzung und der Upgradeplanung in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen. Ob Office-Drucker oder PCs, die Vorgehensweise bleibt die gleiche. Ebenso gelten die gleichen Einflussfaktoren, insbesondere die unberechenbaren Auswirkungen des Nutzungsverhaltens auf die Gesamtkosten (TCO) der Druckinfrastruktur.
Die Untersuchungsergebnisse zur Druckernutzung unter Berücksichtigung der Unternehmensziele verschaffen dem Unternehmen Spielraum für erhebliche Kosteneinsparungen. Ein Unternehmen mit detaillierten Kenntnissen des Mitarbeiterverhaltens kann unter anderem die Zuteilung der Drucker jederzeit sinnvoll an veränderte Benutzeranforderungen oder -gewohnheiten anpassen, indem es gezielt die Drucker mit höheren TCO durch Modelle ersetzt, die ähnliche Leistungen zu niedrigeren Gesamtkosten erbringen.
Darüber hinaus ist das Unternehmen in der Lage, die Auswirkungen seiner strategischen Entscheidungen auf die Gesamtkosten seiner Druckinfrastruktur vorauszuplanen. So kann es zum Beispiel die Kosten der Wiedereingliederung einer bisher extern durchgeführten Marketing-Aktivität oder die Vorteile der Neuausstattung bestimmter Abteilungen mit einem Multifunktionsdrucker in Verbindung mit einem elektronischen Archivierungssystem genauer beziffern.
Diese Betrachtung des Office-Druckerbestands als Ganzes verleiht denjenigen Unternehmen, die eine rapide Kostensteigerung bekämpfen müssen, zudem mehr Gewicht gegenüber den Druckerherstellern, die von einer häufigen Bestandserneuerung ihrer Kunden selbstverständlich als Erste profitieren. Von nun an besser über die tatsächlichen Betriebsbedingungen seiner Druckinfrastruktur informiert, behält das Unternehmen dauerhaft die Kontrolle über seine Investitionsstrategie und damit über die Entwicklung der Betriebskosten. (tö)