Telefonie aus der Cloud – ein Überblick

Cloud Services, die Telefonie bereitstellen stellen, sind eine günstige Alternative zur guten alten ISDN-Anlage – auch und gerade für kleine Unternehmen und Selbständige. Wir sagen, welche Anbieter es gibt und worauf Sie achten müssen.
von Alexander Roth (freier Journalist)

Das Festnetztelefon bleibt trotz der vielen neuen Möglichkeiten des digitalen Zeitalters weiterhin das Kommunikationsmittel Nummer eins. Da bestätigt eine repräsentative Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) und des Marktforschungsinstituts YouGov zum beruflichen und privaten Kommunikationsverhalten vom Herbst 2011. Von insgesamt 20 Kommunikationsmöglichkeiten sind für die allermeisten Befragten Festnetztelefon (95 Prozent), Mobiltelefon (94 Prozent) und E-Mail (92 Prozent) die wichtigsten Kommunikationsmittel. Für Unternehmen bedeutet das: Wer erfolgreich sein will, muss telefonisch erreichbar sein, was oft einfacher klingt, als es praktisch umzusetzen ist. Das gilt insbesondere für kleine Firmen, von denen die Kunden in der Regel eine persönliche Betreuung erwarten.

Denn angesichts dünner Personaldecken und hoher Mobilitätsanforderungen lassen sich diese Erwartungen mit einem Standard-ISDN-Anschluss oft nur unzureichend erfüllen. Teure Telefonanlagen mit höchstem Bedienkomfort können und wollen sich die wenigsten Kleinunternehmer leisten. Hier wird dann oft ein simpler Anrufbeantworter eingesetzt, anstatt eines hochwertigen Geräts, das die beispielweise die Erreichbarkeit der Mitarbeiter kennt und entsprechend umleitet. Die Folge: Immer wieder verschwinden wichtige Anrufe im Nirwana oder kommen gar nicht erst an, gerade in Unternehmen, in denen Mitarbeiter viel unterwegs sind oder Homeoffice an der Tagesordnung steht.

Telefonie aus der Cloud könnte das ändern – ohne große Investitionen und ohne hohen Administrationsaufwand. Das charmante daran ist: Breitband-Internet-Anschluss und meist günstig erhältlich IP-Telefone genügen für ein solches Szenario, das auch in Bezug auf die Sprachqualität keinen Vergleich mit klassischer ISDN-Telefonie zu scheuen braucht. Und für alle, denen das Tischtelefon schon immer ein Gerät zu viel auf dem Schreibtisch war, gibt es virtuelle so genannte „Softphone“-Lösungen. Damit können PCs, Notebooks oder Tablets, mit entsprechender Software eingerichtet, als Telefon fungieren.

Gleiches Leistungsspektrum

Funktional bietet Telefonie aus der Cloud in der Regel den gewohnten Leistungsumfang hochwertiger herkömmlicher Telefonanlagen. Möglichkeiten zur Anzeige und Unterdrückung der eigenen Rufnummer gehören dazu ebenso wie die Anzeige von Rufnummern eingehender Anrufe und der Amtsleitung, über die ein Anruf eingeht. Bei Rufumleitung und –Weiterleitung stehen Optionen zur Auswahl wie Anzeige der Rufnummer des ursprünglichen Anrufers bei Rufweiterleitung, Weiterleitung nach frei definierbarem Zeitintervall, bei „besetzt“ oder bei nicht erreichbarer Nebenstelle. Hinzu kommen unter anderem die bekannten Funktionen zum Makeln, für Konferenzschaltungen und zur Verwaltung von Gruppen. Eingerichtet werden diese Einstellungen in der Regel wie bei einem Router – per Administrationskonsole im Webbrowser. Hier werden auch die IP-Telefone eingerichtet, in dem die vom VoIP-Provider bereitgestellten Nummern hier den Telefonen zugewiesen werden.

Neben den erwähnten finanziellen und organisatorischen Vorteilen bieten virtuelle Telefonanlagen darüber hinaus auch funktional eine Reihe von Pluspunkten für Unternehmen. Die Experten von PAC Berlecon nennen im „Berlecon Fallstudienreport: Telefonie aus der Cloud“ als Beispiele Voicemail, Fax-to-E-Mail, Computer Telephony Integration (CTI) und weitere Features aus dem Bereich Unified Messaging, die bei vielen Anbietern von CaaS zum Standard gehören. Hinzu kommen optionale Services wie automatische Anrufverteilung (ACD), Instant Messaging, Präsenzanzeige und Conferencing-Plattformen. Die Freischaltung und Konfiguration der verschiedenen Leistungen erfolgt in der Regel über eine einfach zu bedienende, browserbasierte Benutzeroberfläche.

Checkliste: Ist Cloud-Telefonie eine Option für mich?

Telefonie aus der Cloud ist eine große Chance für alle, die eines oder mehrere der untenstehenden Kriterien bei ihrer vorhandenen TK-Anlage vermissen:

• Erreichbarkeit von Ansprechpartnern im Unternehmen verbessern

• Mehrere Standorte vernetzen

• Verwaltungsaufwand für Telekommunikation einsparen

• Flexible Anpassung an den Kapazitätsbedarf (kurzfristiges Zu- und Abschalten von Nebenstellen)

• Variable, nutzungsabhängige Kostenstruktur

• Nutzung von Mehrwertdiensten (Anrufannahme, Sekretariatsservice etc.) beim Telefonieprovider oder Drittanbietern

• Fax-to-E-Mail

• Integration von Multimedia-Diensten wie Videotelefonie, Web-Meetings, Videokonferenzen

• Möglichkeit zur CTI-Anbindung an Software für das Kundenbeziehungs-Management (CRM) oder andere Unternehmensanwendungen

• Aufbau eines verteilten Call- oder Contact Centers

Die wichtigsten Cloud-Telefonie-Dienste für kleine Unternehmen

IPfonie Centraflex
Die QSC AG charakterisiert ihr Leistungsangebot als „Arbeitsplatz der Zukunft“ für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei mieten Anwender die Telefonanlagenfunktionalität und ein IP-Telefon im Paket ab 7 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer monatlich im Paket. Im Angebot enthalten sind die Möglichkeit zum Telefonieren per Mausklick (CTI), eine Smartphone-App, die parallele Nutzung der Bürorufnummer auf weiteren IP-Telefonen, One Number Service für die ortsunabhängige Erreichbarkeit unter der Bürorufnummer, ein individueller Anrufbeantworter sowie eine elektronische Faxlösung je Arbeitsplatz (Softfax).

Spezielle Funktionen für das Management von Telefonkonferenzen, ein zentraler Vermittlungsplatz und Funktionen für die automatische Anrufannahme mit Interactive Voice Response (IVR) und das Call-Center-Management sind als kostenpflichtige Zusatzoptionen verfügbar.

nfon
Mit breit angelegten Marketing-Aktionen hat sich die nfon AG als wohl bekanntester Anbieter von Telefonie als Service aus der Cloud etabliert. Mehr als 70 Funktionen in der Basis- und über hundert Funktionen in der Voll-Version stehen dem Anwender zur Verfügung. Das Leistungsspektrum reicht von A wie Adressbuch bis Z wie Zeitgesteuertes Anrufrouting. Die Kosten für die Vollversion belaufen sich auf 6,80 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer pro Monat und Nebenstelle bei einer einmaligen Gebühr von 29 Euro. In der Basis-Version entfallen die monatlichen Gebühren und auch die Einstiegskosten sind mit 9 Euro deutlich niedriger, doch aufgrund der höheren Verbindungskosten und des Fehlens von Flatrates dürfte sich dieses Angebot nur bei geringer Nutzung rechnen.

OnePhone
Die Verschmelzung von Telefonanlage, Festnetz- und Mobiltelefonie steht im Mittelpunkt des Angebots der OnePhone Deutschland GmbH. Der Anbieter errichtet am Kundenstandort ein firmeneigenes Funknetz. Jeder Mitarbeiter erhält eine SIM-Karte mit eigener Durchwahl, Festnetz- und Mobilfunkrufnummer. Damit ist er standortunabhängig, deutschlandweit und international unter allen Rufnummern auf einem einzigen Telefon erreichbar. Zusatzkosten für die Anrufweiterleitung entfallen. Die Höhe der Tarife pro Mitarbeiter richtet sich danach, ob diese nur am Standort oder auch außerhalb des Firmengeländes telefonieren. Praktischer Nebeneffekt der Lösung: Die in Bürogebäuden oft unzureichende Mobilfunkabdeckung ist kein Thema mehr. Allerdings stellt die für kleine Unternehmen empfohlene Variante OnePhone Select nur ausgewählte Telefonanlagenfunktionen bereit. Die Kosten werden nach einer eingehenden Bedarfsanalyse vom Anbieter kalkuliert.

Placetel
Die Plattform Placetel des Anbieters finocom AG präsentiert sich als virtuelle Telekommunikationsanlage ohne längerfristige Vertragsbindung. Der Service ist monatlich kündbar. Für bis zu drei Benutzer ist das Angebot sogar kostenlos verfügbar – als Placetel Free mit eingeschränkter Funktionalität. Die Variante Placetel Profi kostet 2,90 Euro pro Nebenstelle. Dafür erhalten Benutzer eine unbegrenzte Zahl von Rufnummern, die klassischen Telefonanlagenfunktionen sowie zahlreiche zusätzliche Features. Dazu gehören beispielsweise Follow-Me-Funktion, Gruppenruf, E-Fax, Sprachdialogsystem (IVR) und Skype Integration. Als Zusatzoptionen gegen Aufpreis sind unter anderem eine Flatrate (4 Euro pro Nebenstelle) ins deutsche Festnetz, individuelle Wartemusik pro Nebenstelle sowie umfangreiche Contact-Center-Funktionen verfügbar. Interessenten können Placetel Profi 30 Tage lang kostenlos testen.

SIPbase
Die reventix GmbH bietet auf Basis der Plattform SIPbase Lösungen für Unternehmer, Selbständige, ITK-Experten und Callcenter. Für die virtuelle Telefonanlage Easy wurde das Unternehmen mit dem Innovationspreis IT 2012 der Initiative Mittelstand ausgezeichnet. Anwender profitieren von kostenlosen Telefonaten im SIPbase-Netz, sparen also Kosten bei Telefonaten zwischen verteilten Standorten. Umfangreiche Standardfunktionen sowie Konferenzschaltungen für bis zu fünf Teilnehmer sind im Angebot enthalten. Zusatzoptionen, insbesondere für den Call-Center-Einsatz, können hinzugebucht werden. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate für die Telefonanlage Easy, bei 4,90 Euro pro Nebenstelle. Die Sprach-Flatrate für das deutsche Festnetz kostet weitere 3,90 Euro pro Nebenstelle.

Fazit zu Telefonie aus der Cloud:

Alle Anbieter werben mehr oder weniger deutlich mit dem Argument „Umfassende Telefonanlagen-Funktionalität zu geringeren Kosten als bei klassischer ISDN-Telefonie“. Doch wer bestimmte Funktionalitäten benötigt, sollte sich unbedingt genau informieren, denn die Angebote unterscheiden sich im Detail. Zum Beispiel sind Fax-to-Mail und Mail-to-Fax bei QSC im Angebot enthalten, nfon hingegen verlangt einmalig 10 Euro pro Nebenstelle plus einen weiteren Euro monatlich pro Nebenstelle. Und allgemein gilt: die Kombinationen aus Einmalzahlungen, monatlichen Tarifen und Verbindungsgebühren erschweren den objektiven Vergleich.

Dieser Artikel stammt von unserer Schwersterpublikation PC-Welt. (kv)