Tools für das Wissens-Management

Eigentlich sollten IT-Techniken ganz allgemein und die Computer im Speziellen dabei helfen, vorhandenes Wissen effizient zu verwalten, zu ordnen und im Bedarfsfall auch zu präsentieren. Soviel zur Theorie. In der Realität fällt es schon schwer, ohne die Hilfe von Desktop-Suchmaschinen die richtigen Texte, Bilder oder auch Musikstücke auf dem PC wiederzufinden. Das Ganze wird schnell zur Odyssee wenn es darum geht, Wissen zu katalogisieren, einzuordnen und wiederzufinden. Wir stellen Softwarelösungen vor, die helfen können, auf Rechnern und in Netzwerken vorhandene Inhalte zu ordnen und aufzubereiten: Dabei reicht das Spektrum der Programme vom einfachen "elektronischen Zettelkasten" über Mindmapping-Lösungen bis hin zu umfangreichen Wissensdatenbanken.

Der freie Zettelkasten: Zkn3

Zu einfachsten Arten, Wissen aufzubewahren und dabei auch zu kategorisieren und zu ordnen, gehört es ohne Zweifel, dieses auf einzelne Karten zu schreiben und diese dann in einem Zettelkasten abzulegen. So finden sich dann auch viele Softwarelösungen für solche Zettelkästen im Netz. Deren Angebot reicht dabei von einfachen Lösungen, die aufgeklebte "Post-It"-Zettel vom Bildschirmrand auf den Computer überführen, bis hin zu Programmen, die den Ansprüchen von wissenschaftlichen Arbeiten genügen können. Zwei Vertreter der anspruchsvolleren Art, haben wir einmal etwas genauer betrachtet: Zkn3 - einen Zettelkasten nach Niklas Luhmann und einen hypertextuellen Zettelkasten mit dem Namen Synapsen (der sich auch an das Prinzip der Literaturvernetzungsstruktur von Luhman anlehnt).

Vorteile von Zkn3:

• Freie auf Java basierende Lösung, die sowohl für Windows- als auch für Mac OS X und Linux zur Verfügung steht.

• Keine weitere Installation nötig, die .exe-Datei kann einfach gestartet und eingesetzt werden.

• Die intuitive Oberfläche erleichtert die Arbeit mit dieser Software enorm - schnelles und einfaches Anlegen von "Zetteln" und ebenso einfaches Suchen sprechen für das Programm.

Nachteile beim Einsatz von Zkn3:

• Wie alle auf Java aufsetzenden Programme muss der PC schon etwas Leistung besitzen, damit es auf Windows-Rechner gut läuft.

• Die Eingabe geschieht nicht direkt nach dem WYSIWYG-Prinzip sondern zeichnet Text und Tabellen zunächst nur aus und stellt sie erst nach dem Abspeichern entsprechend dar - das ist gewöhnungsbedürftig.

Fazit: Wer seine Fundstellen in der Literatur oder auch andere Textstellen und Zitate archivieren und übersichtlich verwalten will, findet hier eine kostenlose Software, die ihm alle Möglichkeiten zur Verfügung stellt. Durch eine BibTex-Schnittstelle kann das Programm auch problemlos mit anderen Lösungen zur Literaturverwaltung zusammenarbeiten. Die breite Plattformunterstützung hat uns ebenfalls überzeugt. Viel Arbeit hat der Entwickler zudem in die aktuelle Version 3.2.4.3 seiner Software gesteckt: Sie kann vor allen Dingen durch die modernisierte Oberfläche überzeugen, die auch auf Windows 8.x-Systemen gut funktioniert.

Stellt Verbindungen her: Synapsen

Auch das Programm Synapsen steht zum kostenlosen Download im Netz bereit. Dieses Programm setzt ebenfalls auf Java auf und bietet die Möglichkeit, eine elektronische Literaturdatenbank aufzubauen. Eine Besonderheit der Lösung besteht darin, dass es anhand der Schlagworte dazu in der Lage ist, einzelne Zettel automatisch miteinander zu vernetzen.

Vorteile beim Einsatz von Synapsen:

• Freie Software, die unter Windows, Mac OS X, Linux/Unix sowie als portable Software für den USB-Stick zur Verfügung steht.

• Eine direkte Einbindung von HTML- und PDF-Texten ist möglich.

• Fußnoten können direkt von Open Office und Microsoft Word her eingefügt werden.

Nachteile beim Einsatz von Synapsen:

• Etwas "altbackende" Oberfläche

• In Abhängigkeit von der Java-Version kann es durchaus Probleme geben, das Programm auf verschiedenen Plattformen zum Laufen zu bekommen (auf der Web-Seite des Anbieters sind aber entsprechende Tipps dazu zu finden).

• Unter Windows 8.x haben wir die Software nur mit Administratorrechten betreiben können

Fazit: Synapsen hält für Mac-OS-X-Anwender mit einem älteren System noch eine bittere Pille bereit:Wer ein OS X der Version 10.6 oder niedriger verwendet, bekommt kein Update auf Java 7 - Apple unterstützt das einfach nicht mehr. Da die aktuelle Version 4.1 von Synapsen aber Java 7 benötigt, können diese Nutzer das Programm nicht verwenden.

Insgesamt sind die beiden von uns getesteten Zettelkästen durchaus gut dafür geeignet, eine Literaturverwaltung oder eine ähnliche Sammlung von Texte zu verwalten und zu durchsuchen.Man merkt beiden Programmen jedoch deutlich ihren Ursprung im akademischen Umfeld an. Nach etwas Einarbeitung ist es aber gerade bei Synapsen faszinierend, wie durch die selbstgewählten Schlagworte schließlich entsprechende Verbindungen via Hypertext entstehen.

Auch mobil alle Daten im Zugriff: Evernote

Die meisten Anwender wollen ihr Wissen am liebsten immer direkt im Zugriff behalten. Deshalb sollten Notizen, Daten, Bilder und andere Informationen auch auf mobilen Geräten direkt bereitstehen. Die Lösung Evernote stellt solche Möglichkeiten mit Hilfe von virtuellen Notizbüchern zur Verfügung.

Vorteile von Evernote:

• Plattformübergreifende Lösung, die auch auf mobilen Systemen wie Smartphones und Tablets zur Verfügung steht.

• Durch zentrale Speicherung und automatische Synchronisation sind die Daten immer auf dem aktuellen Stand.

• Schon die freie Version stellt genügend Speicherplatz und Features für den alltäglichen Gebrauch zur Verfügung.

Nachteile von Evernote:

• Die Daten werden im Web beim Anbieter Evernote gespeichert - keine ideale Lösung für sicherheitsrelevante Daten.

• Die freie Lösung bringt Werbung auf das System (wenn auch nicht im übertriebenen Maße)

• PDF-Durchsuchen steht leider erst in der kostenpflichtigen Premium-Version zur Verfügung.

Fazit: Der größte Vorteil von Evernote besteht ohne Zweifel darin, dass diese Software wirklich auf fast allen Geräten zur Verfügung steht: Das reicht bei den Betriebssystemen von Windows bis Mac OS X und bei den mobilen Systemen von iOS über Android bis hin zu Windows Phone 7 und Blackberry. Zudem reicht der normale freie Account unserer Erfahrung nach für die Bedürfnisse der meisten Anwender vollkommen aus.

Der "Altmeister": Microsoft OneNote

Selbst erfahrene Anwender von Microsofts Büro- und Kommunikationssuite Office kennen häufig das Programm OneNote nicht, das als Teil dieses Programmpakets (und als Einzelanwendung) ebenfalls ein sehr nützliches Werkzeug für das Wissensmanagement darstellt. Neben der guten Integration in die Microsoft-Welt überzeugt dabei vor allen Dingen die Art und Weise, in der die Informationen bearbeitet werden können.

Vorteile von OneNote:

• Sehr enge und gute Integration in die Microsoft Office-Suite und SharePoint.

• Hervorragende Unterstützung von Tablet-PCs (beispielsweise bei der Handschriftenerkennung)

• Kostenlose App für die mobile Betriebssysteme iOS und Android

Nachteile von OneNote:

• Es ist leider nicht Teil von Office 2011 auf Mac OS X. In der Zwischenzeit stellt Microsoftkostenloseine aktuelle Version 15.1 von OneNote für den Mac bereit. Allerdings setzt die mindesten ein Betriebssystem der Version OS X 10.9 voraus!

• Microsoft hat zwischen denen Version 2007 und 2010 das Dateiformat für OneNote gewechselt, so dass ältere Dateien konvertiert werden müssen - eine Rückwärtskompatibilität gibt es nicht. Bei der aktuellen Version 2013 kommt weiterhin das gleiche Dateiformat wie unter OneNote 2010 zum Einsatz.

• Die WebApp, die bei Microsofts Skydrive kostenlos zur Verfügung steht, bietet nur ein eingeschränktes Subset an Funktionen.

Fazit: Anwender, die sowieso eine aktuelle Version von Microsofts Office-Suite einsetzen und eine einfach zu bedienende Anwendung für das Sammeln und Verwalten von Wissen benötigen, sollten unbedingt einen Blick auf OneNote werfen. Es ist schön, dass sich Microsoft endlich dazu durchringen konnte, OneNote auch für den Mac bereitzustellen. Schlecht ist es dabei, dass dabei - wie auf Mac OS X leider üblich - Anwender mit älteren Betriebssystemversionen einfach ausgeschlossen werden.

Die etwas andere Art: Mindmapping mit Freemind...

Es ist kaum möglich, sich mit dem Thema Wissensmanagement zu befassen, ohne dass dabei auch der Bereich Mindmapping Erwähnung findet. Dabei handelt es sich um eine Arbeitsmethode, bei der Gedankengänge mittels einer visuellen Darstellung veranschaulicht werden sollen. Die Idee der Mindmaps als Grundlage für verschiedene Aufgaben vom Brainstorming über Ideensammeln bis hin zum Erstellen von Projektplänen ist schon etwas älter und in den USA deutlich weiter verbreitet als in Deutschland. Im Internet stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung, die die Wissensbearbeitung mittels dieser Methode unterstützen oder auch mit anderen Anwendungen verknüpfen. So fingen viele Anwender zunächst einmal mit der freien Freemind-Lösung an, ihre ersten Schritte hin zu dieser Art des Wissensmanagements zu unternehmen.

Vorteile bei der Arbeit mit Freemind:

• Sehr mächtige Freeware, die unter Windows, Mac OS X und verschiedenen Linux-Versionen zur Verfügung steht.

• Gute Lokalisierung, viele integrierte Icons und übersichtliche Arbeitsfläche

• Einfache Navigation mittels Pfeiltasten möglich.

Nachteile bei der Arbeit mit Freemind:

• Wer dieses Werkzeug nutzen will, muss sowohl die Geduld als auch einige Mühe aufbringen, sich entsprechend einzuarbeiten.

• Keine echte Bedienung mit Maus und "Drag & Drop" möglich - man sieht der Software die "Text-orientierte" Vergangenheit noch an und spürt sie bei der Bedienung.

• Keine Unterstützung auf mobilen Plattformen

Fazit: Freemind ist sicher schon so etwas wie der Standard, wenn es um eine freie Mindmapping-Software geht: Wer sich mit dem Thema auskennt und nicht vor der manchmal etwas archaischen Steuerung kapituliert, bekommt hier eine sehr brauchbare Lösung, die mit einem großen Funktionsumfang glänzen kann.

... und MindMeister

Anwender, die sich ernsthaft mit dem Thema Mindmapping beschäftigen und vor allen Dingen eine visuell besser gestaltete Oberfläche verlangen, werden bald nach anderen Lösungen als Freemind suchen. Eine davon ist auf der MindMeister-Seite zu finden - ein Mindmapping-Software, die sich besonders der Zusammenarbeit über das Internet widmet.

Vorteile von MindMeister:

• Mit der kostenlosen "Basic"-Version kann der Anwender drei verschiedene Mindmaps erstellen und nutzen. Er kann damit arbeiten, sie teilen und auch importieren. Als Export-Format stehen RTF und PDF sowie PNG und das eigene MindMeister-Format bereit.

• Die Bedienung ist sehr intuitiv, da der Nutzer beispielsweise Farben und Einstellungen mit der Maus wählen und auf diese Art auch die Knoten verschieben kann.

• Neben dem Web-Interface für den Browser stehen auch Apps für Android und iOS bereit.

Nachteile von MindMeister:

• Die wirklich interessanten und professionell einsetzbaren Möglichkeiten bleiben den drei Kaufversionen "Personal", "Pro" und "Business" vorbehalten.

• Zwar ist es grundsätzlich gut, dass bei allen Kaufversionen die Option besteht, diese zunächst einmal 30 Tage kostenlos zu testen. Wir finden es jedoch grundsätzlich nicht gut, wenn der Nutzer schon für einen unverbindlichen Test alle Zahlungsdaten eingeben muss und dann nicht vergessen darf rechtzeitig zu kündigen - das geht auch kundenfreundlicher.

Fazit: Einen guten Browser (bei unseren Tests funktionierte die Lösung sowohl mit Google Chrome als auch mit dem Firefox und den Internet-Explorer in der jeweils aktuellen Version reibungslos und schnell) und eine schnelle Internet-Verbindung vorausgesetzt, bietet bereits die Basisversion dieser Software einige Möglichkeiten und einen guten Einstieg. Richtig ausnutzen kann der Nutzer die Software aber leider erst ab der Pro-Version.Dann steht ihm beispielsweise auch der sehr nützliche Export der Mindmaps in das Word- oder PowerPoint-Format zur Verfügung.

Wikis: Von "ganz einfach" bis zur Windows-Anwendung

Zu den weiteren Standardanwendungen für das Wissensmanagement gehören sicher auch Wikis, von denen im Internet unzählige Versionen und freie Implementierungen zu finden sind. So praktisch die Arbeit mit einem Wiki sein kann, so umfangreich kann sich die Installation gestalten, wenn es gilt, zunächst den Web-Server aufzusetzen und die entsprechenden PHP-Einstellung vorzunehmen: Es geht aber auch anders, wie unsere beiden Beispiele Notebook2 1.3 und lexiCan4 zeigen.

Vorteile des Einsatzes von Notebook2 1.3:

• Kleine einfache Freeware-Software nach dem Wiki-Prinzip, die ohne weitere Installation sofort startet und eingesetzt werden kann.

• Eignet sich ideal auch zum Einsatz auf USB-Sticks

• Bedienung ist grundsätzlich einfach und wird durch integrierte Hilfe erläutert.

Nachteile des Einsatzes von Notebook2 3.1

• Eignet sich im Prinzip nur für eine Sammlung kurzer Notizen, komplexer Aufbau ist nicht Sinn der Anwendung.

• Oberfläche sehr einfach - Version 3.0 bietet Verbesserungen ist aber noch in der Entwicklung.

Fazit: Anwender, die wirklich nur ein paar Notizzettel auf dem Desktop brauchen, dabei aber das Wiki-Prinzip den "gelben Klebezetteln" von Windows 7/8 vorziehen, finden hier ihre einfache, portable Lösung, die auch unter Mac OS X und Linux lauffähig ist.

Wer aber weder ein komplettes Wiki selbst aufsetzen noch sich mit den spartanischen Möglichkeiten von Notebook2 anfreunden will, der sollte eine Blick auf die Lösung lexiCan4 werfen: Hier wurde das Wiki-Prinzip in eine moderne Windows-Oberfläche übertragen. Auch diese Software steht in einer sogenannten Standardedition kostenfrei zur Verfügung.

Vorteile des Einsatzes von lexiCan4:

• Moderne Softwarelösung mit Ribbon-Oberfläche, übersichtlich und leicht zu bedienen.

• Umfangreiches Handbuch in deutscher Sprache, das die Arbeit mit der Software detailliert beschreibt.

• Kann unter anderem DOCX- und DOC-Dateien importieren und nach PDF exportieren.

Nachteile des Einsatzes von lexiCan4:

• Die eingeschränkte Version erlaubt nur 30 Artikel und einen Autoren pro Wissensgebiet - erst in der Business-Edition sind diese Werte unbegrenzt.

• Eine Rechteverwaltung ist selbst bei der kostenpflichtigen Pro-Edition für Privatanwender nicht dabei.

• Nur für Windows-Betriebssysteme

Fazit: Mit lexiCan4 bekommen die Anwender ein Wiki im modernen Gewand. Gerade Anwender des aktuellen Windows-Office werden sich hier sofort zurechtfinden. Sehr gut hat uns auch das umfangreiche Handbuch gefallen, das kostenlos als Wissensgebiet in die Lösung importiert werden kann. (sh/ph)