Deutsche mittelständische Unternehmen sehen sich im Zuge der Globalisierung und Internationalisierung der Wirtschaft zunehmend damit konfrontiert, standortübergreifende Geschäftsprozesse mit Lieferanten und Kunden abwickeln zu müssen. Dabei stellen die sich rasch ändernden Markbedingungen und die damit verbundene Notwendigkeit, Entscheidungen immer schneller treffen zu müssen, eine große Herausforderung für international ausgerichtete Betriebe dar. Videokonferenzsysteme können dabei helfen.
Vorteile von virtuellen Meetings
Anwender und Anbieter bewerten die Vorteile von Videokonferenzsystemen unterschiedlich. Von Videokonferenzen versprechen sich Unternehmensanwender, dass sie ihnen helfen, ihre Reisekosten zu senken. Für viele Hersteller solcher Produkte wiegen in der Nutzenrechnung indes Zeiteinsparungen und raschere Time-to-Market-Abläufe deutlich mehr als Ersparnisse durch weggefallene Geschäftsreisen. Was die Verbesserung der Kommunikation mit internationalen Kunden und Lieferanten angeht, sind sich beide Seiten jedoch einig. Denn bei der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit Kollegen reichen Telefonate oder Telefonkonferenzen als Alternative zu persönlichen Meetings nicht aus. Der Grund: Das Telefon lässt kaum eine nonverbale Kommunikation zu; diese ist aber bedeutsam, um sich zu wichtigen Dingen des Tagesgeschäfts austauschen zu können. Die nonverbalen Botschaften der Gestik und Mimik können bereits mittels einer Videokommunikationslösung für Einsteiger bestehend aus einer einfachen Webcam und entsprechender Software gut vermittelt werden, meinen die Anbieter. Die aktuell auf dem Markt verfügbare Highend-Videokonferenzlösungen, etwa von den Anbietern Cisco, Tandberg oder Polycom, können dies aber noch wesentlich besser vermitteln. Diese Systeme, die HD-Video (High-Definition) und großdimensionierte Videomonitore mit natürlichem Raumklang kombinieren, sorgen trotz virtueller Bildschirmsitzung für ein quasi-persönliches Begegnungserlebnis, bei dem selbst feinste Nuancen in Sprache und Bild erkennbar sind.
Ein weiteres wesentliches Argument, das für den Einsatz von Videokonferenzen spricht, stellen die Entlastung der Mitarbeiter sowie die Verbesserung der Arbeitsbedingungen dar. Was für viele naheliegend ist, belegt eine gemeinsame Studie über internationale Geschäftsreisen von Tandberg und dem Marktforschungsinstitut Ipsos Mori. Demnach betrachtet fast jeder dritte befragte deutsche Geschäftsreisende die Reise als notwendiges Übel beziehungsweise als ersetzbar durch eine Videokonferenz.
Green-IT fördert Videokonferenzen
Dass man in der Geschäftswelt den Nutzen von Videokonferenzen längst erkannt hat, belegt die "VDR-Geschäftsreiseanalyse 2007" des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR). Demnach praktizieren bereits 65 Prozent der deutschen Unternehmen Telefon- und Videokonferenzen zur Vermeidung von anstrengenden und kostspieligen Geschäftsreisen. 2007 wurden laut der VDR-Studie hierzulande jede Stunde durchschnittlich 17.200 Geschäftsreisen begonnen. Die Gesamtzahl der Dienstreisen beläuft sich laut der Untersuchung auf 157,8 Millionen, wobei hier Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern betrachtet wurden. Demnach würden sich die Gesamtkosten dabei auf rund 47,4 Milliarden Euro belaufen.
Videokonferenzsysteme können Geschäftsreisen nicht immer ersetzen, aber derern Zahl verringern. Basierend auf dieser Aussage verschafft die aktuelle Klimaschutzdiskussion der Videokonferenztechnik einen starken zusätzlichen Schub. Mit dem Green-IT-Trend eröffnet sich Anbietern von virtuellen Kommunikationstechniken ein neues und zugleich zugkräftiges Verkaufsargument. Sie appellieren an die soziale Verantwortung der Unternehmen und werben zunehmend mit der Möglichkeit, die CO2-Emissionen der Unternehmen durch den Einsatz von Videokonferenzen zu reduzieren.
In den folgenden Abschnitten werden eine Reihe Videokonferenzlösungen aufgeführt, durch die auch kleine und mittelständische Unternehmen mehrfach profitieren können. Sie erlauben es ihnen zum einen, Kostenersparnisse und Produktivitätssteigerungen erzielen, und zum anderen, ihren kleinen Beitrag zum Umweltschutz leisten zu können.
Einstiegssysteme von Microsoft und Skype
Heutzutage kann man dank moderner Technik bereits mit wenig Geld Videotelefonate in guter Qualität abhalten. Kostenlose Instant-Messaging-Lösungen wie der Windows Live Messenger oder Skype in Verbindung mit einer Webcam, die High-Quality-Video unterstützt, ermöglichen einen einfachen und vor allem kostengünstigen Einstieg in die Welt der virtuellen Meetings. Mit beiden Anwendungen können zwei Teilnehmer Videotelefonate über das Internet kostenlos durchführen. Die dafür notwendigen HD-Webcams sind im Handel schon ab etwa 90 Euro erhältlich.
Mit Hilfe von kostengünstigen Collaboration-Tools wie zum Beispiel dem Projekt-Management-System Projectplace können schon bis zu neun Personen an einer Videokonferenz teilnehmen und Informationen über den Bildschirm austauschen. Bei dieser Lösung handelt es sich um eine Mietsoftware, die ab 16,50 Euro pro User und Monat zu haben ist. Diese Funktionalität bietet Projectplace in Verbindung mit dem Anbieter von Konferenz-Software Netviewer. Das Unternehmen aus Karlsruhe bietet verschiedene Web-basierende Lösungen an, die für online Meetings, Trainings und Seminare eingesetzt werden können. Mit One2meet beispielsweise steht Unternehmensanwendern ein schlankes System zur Verfügung, mit dem sie Projektbesprechungen, Management-Meetings oder Schulungen via Intra- oder Internet und ohne vorherige Software-Installation abhalten können. Eine ähnliche Lösung stellt Vidsoft zur Verfügung. Der Anbieter Internet-basierender Kommunikationslösungen bietet Lösungen für Mehrpunktkonferenzen mit bis zu zehn Teilnehmern und verspricht Video in TV-Qualität ohne Verzögerungen.
Systeme der Mittelklasse
Für anspruchsvollere Unternehmensanwender stellt etwa der Hersteller von Videokonferenz- und Telepräsenz-Systemen Polycom verschiedene Komplettlösungen bestehend aus Soft- und Hardware zur Verfügung, die je nach Modell für den Einsatz in kleinen bis sehr großen Konferenzräumen konzipiert sind. Mit dem Polycom HDX 4000 offeriert das Unternehmen zum Beispiel ein Desktop-System für Videokonferenzen bis zu vier Personen mit integriertem 20-Zoll-Flachbildschirm, HD-Kamera sowie zwei HDX-Mikrofonen und HiFi-Lautsprecher. Die HDX 8000 Serie ist für kleine bis mittlere Konferenzräume ausgelegt und bietet durch die eingebettete "Multipoint-Bridge" die Möglichkeit, alle Konferenzteilnehmer flexibel einzubinden. Beide Lösungen lassen sich laut Hersteller in Standard-basierende IP-Videokonferenzsysteme anderer Hersteller, sowie in bestehende Polycom-Konferenzräume integrieren. Hierzulande gibt es eine Reihe autorisierter Polycom-Partner, welche die Systeme in der Dach-Region vertreiben, sowie Beratung und Support bieten, zum Beispiel die Vidofon AG aus Hamburg oder die mittelständische Vitec GmbH aus Frankfurt.
Komplettsysteme für Konferenzräume bis 30 Personen bietet zum Beispiel VCon mit seinem Workgroup-Konferenzsystem Vcon HD5000, oder die Firma LifeSize mit dem Produkt LifeSize Room, das Videoauflösungen von bis zu 1280 x 720 Pixeln unterstützt. Der Hersteller Tandberg vermarktet Videokommunikationssysteme wie etwa die integrierte Einzelplatzlösungen Tandberg Centric 150 MXP, Systeme für mittelgroße Konferenzräume wie die Geräte der MXP-Serie, bis hin zu sehr teuren Telepresence-Lösungen für die anspruchsvollsten Anwender.
Telepräsenz mit Highend-Systemen
Telepresence-Systeme sollen für eine realistische Konferenzsituation sorgen, indem sie den direkten Augenkontakt mit dem Gesprächspartner ermöglichen und mit ihrer dreidimensionalen Darstellung das Gefühl erzeugen, dass die Person wirklich am Tisch anwesend ist. Solche Produkte eignen sich in erster Linie für Großunternehmen oder Betriebe des gehobenen Mittelstands, die bereits viel Erfahrung mit dem Umgang mit Videokonferenzen haben und auf der Suche nach dem ultimativen Erlebnis bei online Meetings sind.
In diesem Highend-Segment bietet beispielsweise Polycom mit seinem Produkt RealPresence Experience High Definition ein System an, dass in Verbindung mit Full-HD-Bildschirmen für ein neues Benutzererlebnis in Videokonferenzen stehen soll. Die Gesprächspartner erscheinen dabei lebensgroß. Feinheiten der Sprache sowie Bilder und Multimedia-Inhalten sind laut Hersteller gut erkennbar. Eine ähnliche Lösung stellt das System Tandberg Experia dar, welches aus vier 50-Zoll-Plasmafernsehen besteht und sich nach Herstellerangaben auch in bestehende Videokonferenz-Infrastrukturen integrieren lässt.