Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist der Ausdruck einer Missbilligung des Arbeitgebers wegen der Verletzung einer arbeitsvertraglichen Pflicht durch den Arbeitnehmer. Die Notwendigkeit einer Abmahnung vor dem Ausspruch einer Kündigung folgt aus dem so genannten Ultima-Ratio-Prinzip. Es besagt mit einfachen Worten, dass eine arbeitsrechtliche Kündigung immer nur das letzte Reaktionsmittel eines Arbeitgebers darstellen kann. Dieser ist vielmehr gehalten, einen Arbeitnehmer mittels einer Abmahnung zur Abkehr von einem pflichtwidrigen Verhalten zu bewegen. Aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit folgt außerdem, dass nur erhebliche und auch nur objektiv tatsächlich vorhandene Pflichtverstöße abgemahnt werden können, Bagatellfälle dagegen nicht.
Im Allgemeinen werden der arbeitsrechtlichen Abmahnung drei Funktionen zugesprochen. Sie hat eine Dokumentationsfunktion, da die Abmahnung den Arbeitnehmer auf seine Pflichtverletzung aufmerksam machen soll und den beanstandeten Vorfall festhalten soll. Im Rahmen der Beanstandungs- bzw. Hinweisfunktion soll dem Arbeitnehmer die Gelegenheit gegeben werden, das abgemahnte Verhalten abzustellen und durch künftiges pflichtgemäßes Verhalten eine drohende Kündigung abzuwenden. Aus der Warnfunktion folgt schließlich, dass dem Arbeitnehmer arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung anzudrohen sind (anderenfalls kann lediglich von einer so genannten Ermahnung gesprochen werden, welche für eine nachfolgende Kündigung nicht ausreichen würde).
Aus diesen drei Funktionen ergibt sich auch der notwendige Inhalt einer arbeitsrechtlichen Abmahnung. Zum einen muss der Sachverhalt des Pflichtverstoßes konkret, präzise und so detailliert wie möglich dargestellt werden. Es genügt nicht, wenn in der Abmahnung pauschal auf bekannte Vorkommnisse oder auf wiederholte Pflichtverletzungen verwiesen wird. Zum anderen muss das Verhalten des Arbeitnehmers als nicht vertragsgemäß gerügt werden. Es muss deutlich werden, dass der Arbeitgeber weitere entsprechende Pflichtverstöße von Seiten des Arbeitnehmers nicht tolerieren wird.
Unerlässlich wird demzufolge die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Aufgrund der geltenden Warnfunktion müssen für den Wiederholungsfall auch Hinweise gegeben werden, aus denen sich deutlich ergibt, dass der weitere Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Zwar muss nach der bestehenden Rechtsprechung das Wort "Kündigung" nicht unbedingt fallen, gleichwohl empfehlen sich für die Praxis trotzdem derart nachhaltige Formulierungen.
Schwammige Formulierungen
Eine Abmahnung, die den zuvor beschriebenen Erfordernissen nicht genügt, ist letztendlich unwirksam. Der Arbeitnehmer hat einen einklagbaren Anspruch darauf, dass eine solche rechtswidrige Abmahnung aus seiner Personalakte entfernt wird. Dies gilt vor allem im Falle von schwammig und unpräzise formulierten Abmahnungen. Auf diese Rechtslage hat das LAG Düsseldorf in einem Urteil vom 24.07.2009 erneut hingewiesen.
In dem zu beurteilenden Fall ging es um einen Mitarbeiter beim Ordnungsamt der Stadt Viersen, der umfangreiche Verschwiegenheitsverpflichtungen zu beachten hatte. Entgegen dieser Verschwiegenheitsverpflichtung hat dieser Mitarbeiter einem Kollegen von einem Bußgeldverfahren gegen die Rechnungsprüfung der Stadt wegen eines Verstoßes gegen das Schwarzarbeitsgesetz berichtet.
Daraufhin mahnte die Stadt den Mitarbeiter ab. Allerdings enthielt die Abmahnung keine ausreichenden Angaben zu den dem Mitarbeiter vorgeworfenen Pflichtverletzungen, insbesondere auch nicht dahingehend, gegen welche Vorschriften zur Geheimhaltung er ganz konkret verstoßen haben soll (im vorliegenden Fall kamen gleich mehrere Rechtsvorschriften in Betracht).
Der Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte gaben die Richter des LAG Düsseldorf statt. Nach ihrer Ansicht reiche ein allgemeiner Hinweis auf einen möglichen Verstoß gegen die Verschwiegenheitsverpflichtungen nicht aus. Ein Arbeitnehmer müsse einer Abmahnung unzweifelhaft entnehmen können, was sein Fehlverhalten war und gegen welche Rechtsvorschrift er konkret verstoßen hat. Die in einer Abmahnung bestehende Hinweisfunktion sei jedenfalls dann nicht erfüllt, wenn es dem Arbeitnehmer überlassen wird, zu ermitteln, aus welcher Regelung sich die Pflichtwidrigkeit seines Handelns ergeben soll.
Erforderlich ist, dass der Arbeitgeber eine exakte Erklärung für die Pflichtwidrigkeit abgibt und dass der Mitarbeiter weiß, welche rechtlichen Schlussfolgerungen der Arbeitgeber aus dem pflichtwidrigen Verhalten des Arbeitnehmers genau zieht (LAG Düsseldorf, Urteil vom 24.07.2009, Az.: 9 Sa 194/09).
Als Fazit aus dieser Entscheidung ist festzuhalten, dass das Abmahnrecht aufgrund seiner vielschichtigen Voraussetzungen oft nur schwer zu durchschauen ist. Deshalb erweisen sich in gerichtlichen Verfahren immer wieder viele Abmahnungen als Stolperstein für eine spätere Kündigung, die im Falle der Wiederholung des Pflichtverstoßes gegenüber dem bereits abgemahnten Mitarbeiter ausgesprochen wird.
Formalien beachten
Denn wenn das pflichtwidrige Verhalten zuvor nicht ordnungsgemäß abgemahnt worden ist, kann im Wiederholungsfalle auch keine rechtmäßige Kündigung hierauf aufgebaut werden. Von daher ist Arbeitgebern anzuraten, auf die erforderlichen Formalien für eine Abmahnung ein ganz besonderes Augenmerk zu richten und in Zweifelsfällen einen entsprechenden fachlichen Ratschlag einzuholen.
Der Autor Dr. Christian Salzbrunn ist Rechtsanwalt in Düsseldorf.
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