"Wie vielen Personen in Führungspositionen reicht auch mir die Arbeitszeit vorne und hinten nicht aus. Hilft ein Zeit-Management-Seminar, gibt es das ultimative Rezept?"
Bernd Wiest, Vorstand der eLearning AG, meint dazu: "Es gibt Mittel und Wege, die einen pünktlichen Büroschluss ermöglichen. Das braucht nur ein wenig Übung und die Bereitschaft, über die eigene Arbeitsweise nachzudenken. Es geht darum, nicht nur Teams, sondern auch den eigenen Tag zu organisieren.
Bernd Wiest, eLearning AG: "Wichtig ist die Bereitschaft, über die eigene Arbeitsweise nachzudenken." Foto: eLearning AG
Ich selbst habe einen Zeit-Management-Kurs hinter mir und bin angenehm überrascht, wie viel Zeit ich plötzlich habe. Ähnlich wie wenn man den Entschluss fasst, ins Fitnessstudio zu gehen, stand am Anfang meines Trainings die pure Motivation und der absolute Wille, ab jetzt alles richtig zu machen. Also habe ich mir die Zeit genommen, mehr über meinen Tagesablauf und mein Zeit-Management zu lernen. Direkt habe ich meine Kollegen informiert, dass Änderungen ins Haus stehen. Einem neuen Zeitschema zu folgen bedeutet eventuell ja auch, den kompletten Tagesablauf umzustellen - und vielleicht auch, das eine oder andere Mal etwas patziger zu reagieren, als die Kollegen gewohnt sind.
Ungestört arbeiten
1. Blocken Sie einen Termin für sich Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören.
2. Morgenstund hat Gold im Mund Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind. Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag.
3. Bitte nicht stören Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm!
4. Eingrooven So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen. Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus.
5. Plan B Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten.
6. Nichts wie raus Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse.
7. Gewissensbisse ade Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.
Nach einigen Tagen wollte ich aber so gar nicht mehr trainieren. Der Kopf tat weh, die Arbeit im Alltag war wichtiger, und sowieso ist es furchtbar anstrengend, ständig gegen den inneren Schweinehund zu kämpfen. Doch gegen dieses borstige Tier zu gewinnen, hat sich gelohnt: Nachdem ich meinen Tag anders ausgerichtet und Zeitfresser eliminiert hatte, konnte ich das Training als vollen Erfolg verbuchen. So ungern man das hört: Sehr vieles im Arbeitsalltag und der genutzten Zeit erledigt sich von selbst, wenn man nur sich selbst und die Routinen besser kennenlernt, die sich im Zweifel völlig verquer eingeschlichen haben." (hk)