In vielen Firmen ist es üblich, mit der Belegschaft Weihnachten zu feiern. Doch häufig gibt es dabei Probleme mit dem Finanzamt. Worauf Sie im Vorfeld einer Betriebsfeier achten müssen, beschreibt Lutz Schumann von www.steuer-schutzbrief.de.

Eine Weihnachtsfeier mit der gesamten Belegschaft, oft sogar mit den Ehegatten oder den Lebenspartnern ist in vielen deutschen Unternehmen üblich - als Dankeschön und Motivation für die Mitarbeiter. Allerdings gibt es einen Wermutstropfen: Derartige Betriebsveranstaltungen führen bei Betriebsprüfungen häufig zu Problemen. Hohe Steuernachzahlungen sind dann oft die Folge. Der Grund: Der Gesetzgeber und die Rechtsprechung haben die steuerlichen Vorgaben für Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge und Sommerfeste in den vergangenen Jahren erheblich verschärft.

Auf die 110-Euro-Grenze kommt es an

Egal, welche Art von Betriebsfeier Sie planen - Kegeln mit einem gemütlichen Abendessen, ein zweitägiger Wochenendausflug zum Christkindlmarkt in Nürnberg oder ein Musicalbesuch: Der steuerlich anerkannte Höchstbetrag liegt bei 110 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung (einschließlich Umsatzsteuer). Nur wenn diese Freigrenze exakt eingehalten wird, bleiben die Kosten für Betriebsveranstaltungen für die Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Aber Achtung! Wird diese Grenze auch nur um einen einzigen Euro überschritten, müssen Sie die Weihnachtsfeier oder den Ausflug für die Mitarbeiter als geldwerten Vorteil behandeln. Die unangenehme Folge: Die Kosten sind lohn- und als Sachbezug sogar umsatzsteuerpflichtig. Das besonders Fatale daran: Die gesamten Kosten pro Mitarbeiter sind steuerpflichtig und nicht nur der über der 110-Euro-Grenze liegende Betrag.

Welche Ausgaben unter die Freigrenze fallen

Folgende Kosten erkennt das Finanzamt an:

- Speisen,

- Getränke,

- Tabakwaren und Süßigkeiten,

- Übernachtung,

- An- und Abreise,

- Eintrittskarten,

- den äußeren Rahmen der Veranstaltung, etwa für einen separaten Raum, Musik oder die Kegelbahn.

Auch Familienmitglieder dürfen mitfeiern

Das Finanzamt hat nichts dagegen, wenn auch Familienmitglieder, zum Beispiel die Ehepartner, der Freund oder die Freundin der Mitarbeiter an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Allerdings müssen Sie dann die Kosten noch penibler im Auge behalten. Der Grund: Dürfen Angehörige teilnehmen, werden deren anteilige Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet und bei dessen 110-Euro-Freigrenze mit berücksichtigt.

Beispiel: Eine Firma hat 25 Mitarbeiter. Die Geschäftsleitung entschließt sich, dass auch die Angehörigen an dem Weihnachtsessen teilnehmen dürfen. Gesamtkosten: 2.700 Euro für 50 Teilnehmer. Die Rechnung des Finanzamts sieht wie folgt aus:

- Gesamtkosten: 2.700 Euro

- Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter: 25

- Anzahl der Teilnehmer insgesamt: 50

- Kosten pro Mitarbeiter (2.700 Euro / 25 Mitarbeiter): 108 Euro

Fazit: Die Veranstaltung erfüllt die Steuervorschriften, da die Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter unter 110 Euro liegen.

Mustervereinbarung für Kostenbeteiligung

Überschreitet der Mitarbeiter die 110-Euro-Freigrenze, werden die Kosten dadurch für ihn zu Arbeitslohn. Er kann das durch seine - auch nachträglich mögliche - Kostenbeteiligung verhindern. Tipp: Um eine drohende Steuerpflicht wegen Überschreitens der 110-Euro-Grenze zu vermeiden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter vor einer Betriebsveranstaltung dazu verpflichten, höhere Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Folgende kleine Vereinbarung, die Sie sich von jedem Teilnehmer unterschreiben lassen und zu den Lohnunterlagen nehmen, genügt:

"Kostenübernahme:

Übersteigen die Kosten der Betriebsveranstaltung am ........ den Betrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, verpflichtet sich .......(Vor- und Nachname), den übersteigenden Betrag, der auf ihn entfällt, selbst zu übernehmen. Diesen Betrag wird die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von seinem Nettogehalt einbehalten.

Ort, Datum und Unterschrift"

Natürlich können Sie auch verlangen, dass nur die teilnehmenden Angehörigen eine Zuzahlung leisten. Entscheidend ist allein, dass es Ihnen gelingt, die zulässigen Kosten pro Arbeitnehmer unter die obligatorische 110-Euro-Grenze zu drücken.

Wer an der Veranstaltung teilnehmen darf

Es gilt der Grundsatz: Die Veranstaltung muss allen Ihren Mitarbeitern offen stehen. Eine Teilnehmerbeschränkung ist möglich, wenn dies keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer darstellt. Möglich sind zum Beispiel Pensionärstreffen, Abteilungsfeiern oder eine separate Feier aller Führungskräfte.

Dauer und Häufigkeit einer Betriebsveranstaltung

Die Dauer von Betriebsveranstaltungen ist seit 2002 nicht mehr beschränkt. Selbst wenn diese länger als einen Tag dauern, führt das noch nicht zu Arbeitslohn für Ihre Mitarbeiter (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 151/99). Ob eine Betriebsveranstaltung Arbeitslohn darstellt, hängt allein davon ab, ob die Freigrenze von 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter und Veranstaltung beachtet wird.

Bei der Häufigkeit haben die Finanzgerichte jedoch eine Obergrenze vorgesehen: Erlaubt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Bei mehr Veranstaltungen haben Sie ein Wahlrecht, welche beiden Veranstaltungen Sie als übliche Betriebsveranstaltungen absetzen wollen. Tipp: Wählen Sie stets diejenige, die die niedrigsten Gesamtkosten für den einzelnen Mitarbeiter verursacht hat.

Betriebsveranstaltung plus eigenbetriebliche Interessen

Sie dürfen sogar eine Betriebsveranstaltung, also beispielsweise die Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter, mit einer zweitägigen Dienstreise, etwa einer Betriebsbesichtigung bei Ihrem Hauptlieferanten, kombinieren. Die angefallenen Kosten müssen Sie jedoch nach den jeweiligen Zeitanteilen aufteilen. Steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt hier nur vor, wenn die auf die Veranstaltung entfallenden Kosten die 110-Euro-Freigrenze überschreiten (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 118/01).

Beispiel: Ein Unternehmen veranstaltet mit seinen 30 Mitarbeitern eine Zwei-Tage-Fahrt in den Elsass. Dort sind die Weihnachtsfeier, eine Weinprobe und eine Firmenbesichtigung bei einem Lieferanten vorgesehen. Der zeitliche Anteil von Betriebsveranstaltung und Firmenbesichtigung beträgt zwei zu eins.

- Folgende Kosten fallen an:

Bus 900 Euro

Hotel + 1.500 Euro

Verpflegung, Unterhaltung und Saalmiete + 2.100 Euro

Gesamtkosten 4.500 Euro

- Zeitanteilige Aufteilung der Kosten:

Betriebsveranstaltung 3.000 €

Firmenbesichtigung 1.500 €

- Kosten je Arbeitnehmer (3.000 Euro : 30 Teilnehmer): 100 Euro

Fazit: Die Gesamtkosten werden zunächst zeitanteilig aufgeteilt. Bei der Berechnung der 110-Euro-Freigrenze werden dann nur die auf die Veranstaltung entfallenden Kosten (im Beispiel: 3.000 Euro) berücksichtigt. Diese liegen bei 100 Euro pro Teilnehmer. Damit gilt der Zwei-Tage-Ausflug steuerlich als Betriebsveranstaltung und ist für die Teilnehmer lohn- und sozialversicherungsfrei.

Keine Geschenke für Mitarbeiter!

Geschenke (kein Geld!) im Wert von maximal 40 Euro, die Sie während der Weihnachtsfeier oder einer anderen Betriebsveranstaltung Mitarbeitern überreichen, müssen Sie in die 110-Euro-Grenze mit einbeziehen. Sie sollten daher darauf während einer Betriebsfeier besser verzichten.

Tipp: Sammeln Sie doch die in den Wochen vor Weihnachten die reichlich eingehenden Geschenke Ihrer Lieferanten und veranstalten Sie damit während der Weihnachtsfeier eine Tombola. Der Wert dieser Präsente, zumal diese auch noch unter den Teilnehmern verlost werden, ist steuerfrei. Einzige Voraussetzung: Alle Mitarbeiter müssen an der Verlosung teilnehmen können. Ist das nicht der Fall, müssen Sie die Gewinne aus der Verlosung als Arbeitslohn versteuern.

Wenn Sie die Steuervoraussetzungen nicht einhalten

Erfüllen Sie die aufgeführten Kriterien nicht, wird Ihre Weihnachtsfeier zu einer sogenannten "nicht üblichen Betriebsveranstaltung". Die teure Folge: Alle Kosten zählen zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn der Mitarbeiter. Ausweg: die pauschale Lohnsteuer (25%). Der Clou: Dies führt zusätzlich zur Sozialabgabenfreiheit.