Ausgehend von der Annahme, dass das bestmögliche Produkt für den Kunden nur dann entsteht, wenn dessen Bedürfnisse bereits in die Entwicklung einfließen, hat der Softwarehersteller Lexware seine Cloud-Buchhaltungslösung lexoffice im Dialog mit mehr als 800 Unternehmen entwickelt. Dabei kamen in der Umsetzung ausschließlich webkonforme Standardtechnologien zum Einsatz und die Benutzeroberfläche wurde mit besonderem Augenmerk auf Einfachheit und intuitive Bedienbarkeit entwickelt. Die Teilnehmer am Projekt konnten über funktionale Details ebenso mitentscheiden, wie über den Namen des Produkts. Mit dem Public-Cloud-Projekt bewirbt sich Haufe-Lexware um den Best in Cloud Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service.
Das Einsatzszenario
Die Grundanforderungen an eine Business-Software sind schnell umrissen. Sie muss Eingangsbelege erfassen und Rechnungen erstellen, Überweisungen ausführen und Bilanzen verfassen. Diese Prozesse so einfach, komfortabel, informativ und verlässlich wie möglich zu gestalten, erfordert jedoch eine Menge Erfahrung. Hinzu kommt, dass eine vollständig webbasierte und mehrbenutzerfähige Lösung wie lexoffice anderen Voraussetzungen gerecht werden muss als Desktop-Software.
So ist beispielsweise die programmübergreifende Suchfunktion gängigen Suchmaschinen nachempfunden. Ebenso können Eingangsbelege so einfach wie Fotos in gängigen Anwendungen erfasst werden. Diese Analogien zu bekannten Abläufen aus anderen Anwendungen ermöglichen schnelles und einfaches Arbeiten mit lexoffice.
Die Cloud-Lösung
Mehr als ein Jahr arbeiteten Entwicklerteams mit Unterstützung der über 800 beteiligten Anwender an einer neuen Online-Komplettlösung für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer. Das gesetzte Ziel: Lexoffice sollte zeigen, wie einfache, moderne und webbasierte Buchhaltung mit Cloud-Anbindung auszusehen hat.
Wie bei Software aus der Cloud üblich, erfordert lexoffice keine Installation auf dem PC. Auch eine mühsame Konfiguration entfällt. Als Beleg für die Einfachheit der Bedienung lässt sich die Tatsache anführen, dass bislang noch kein Kunde nach einem Handbuch gefragt hat. Wer das Produkt nutzen möchte, kann sich einfach mit einer E-Mail-Adresse registrieren und zunächst 90 Tage unverbindlich testen. Beim ersten Start von lexoffice wird der Kunde gebeten, einige wenige Unternehmensangaben zu erfassen. Anschließend kann es losgehen. Bereits bestehende Kunden- und Artikeldaten können dann optional im gängigen CSV-Format importiert werden. Am Ende der Testphase erfolgt kein automatischer Übergang in ein Abo.
Die Technik
Für die Nutzung der Software mit mobilen Endgeräten bietet Haufe-Lexware beispielsweise eine iPad-App an. Abgesehen davon lässt sich die Software auch auf mobilen Geräten per Browser bedienen.
Um den Kundenanforderungen an die Sicherheit ihrer Daten gerecht zu werden, liegen die lexoffice Applikationsdaten in einem deutschen Rechenzentrum, das nach ISO 27001, BS25999-2 und PCI DSS zertifiziert ist. Für die lexoffice Applikation werden eigene Server in einer hochsicheren, zutrittsgeschützten Umgebung eingesetzt. Die Verbindung zu lexoffice ist mit einer 256-Bit-Verschlüsselung gesichert. Daneben werden Hardware-gestützte Firewalls eingesetzt. Die von Kunden erstellten oder hochgeladenen Belegdaten werden zusätzlich mit dem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlenen AES Standard verschlüsselt und erst dann im lexoffice Datenarchiv abgelegt.
Der Business-Nutzen
Die Buchhaltung stellt für die meisten Kleinstunternehmer ein notwendiges Übel dar, das wertvolle Zeit kostet. Eine zeitsparende und fehlerfreie Erledigung dieser ungeliebten Pflicht steigert die Produktivität wesentlich. Mit Hilfe des integrierten Online-Bankings werden Kundenrechnungen mit nur einem Klick abgeglichen. Eingangsrechnungen können direkt nach der Erfassung schnell und bequem bezahlt werden. Und auch die stundenlange Suche nach Belegen wird durch die Suchfunktion von lexoffice verkürzt. Der günstige Preis macht lexoffice auch für Unternehmensgründer sehr interessant, da zu Beginn der Geschäftstätigkeit keine hohen Investitionen notwendig sind.
Der intuitive Aufbau und die benutzerfreundliche Oberfläche sind weitere Vorteile, die sich dem Benutzer bieten. Das Dashboard bietet zu jeder Zeit von überall eine umfassende Übersicht zur Finanzlage. Umsätze, Zahlungseingänge, Angebote und Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Lieferscheine lassen sich mit wenigen Klicks auch grafisch darstellen.