Seine Erfahrungen aus aktuellen IT-Security-Projekten und eine Untersuchung zu Web 2.0-Nutzung in europäischen Unternehmen hat der Security-Anbieter Clearswift zu einer Studie "Web 2.0 am Arbeitsplatz" verarbeitet. Darin hat Clearswift auch die Einführung, Sicherung und Nutzung professioneller Web 2.0 Anwendungen in Unternehmen untersucht.
Web 2.0 ist aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Eine im Auftrag von Clearswift vom Marktforschungsinstituts Loudhouse Research durchgeführte internationale Studie zeigt, dass heute knapp zwei Drittel der befragten deutschen Unternehmen die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter über Web-basierte Kommunikationskanäle erlauben. Rund 67 Prozent der leitenden Angestellten in Deutschland sind zudem der Meinung, dass die Nutzung von sozialen Netzwerken die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter fördert.
Im geschäftlichen Umfeld wird Web 2.0 derzeit vor allem in den kommunikationsstarken Geschäftsbereichen Marketing, Öffentlichkeitsarbeit sowie in der Personalbeschaffung eingesetzt. Intern gehören die IT-Abteilungen zu den Vorreitern, da sie Social Media als Diskussionsplattform für diffizile IT-Probleme seit Jahren nutzen und die Vorteile dieser Art der Informationsbeschaffung sowie auch die technischen Risiken kennen. Dagegen stehen Vertrieb, Forschung- und Entwicklung oder operative Geschäftsbereiche, die klar von Web 2.0 profitieren könnten, vielfach noch in der Versuchsphase mit kleinen Anwenderkreisen und technischen Prototypen.
Dass sich Unternehmen an die Möglichkeiten des Web 2.0 oft erst noch herantasten, zeigt sich auch in der noch geringen Bereitschaft, Projekte für den professionellen Einsatz von Web 2.0 öffentlich zu diskutieren. Die Einordnung von Social Media in die Unternehmensstrategie sowie Sicherheitsbedenken scheinen noch nicht endgültig gelöst zu sein - aber wohl in nächster Zukunft: Schließlich sind 38 Prozent der deutschen Arbeitgeber davon überzeugt, dass die Web 2.0 basierte Kommunikation für die Unternehmensentwicklung ein entscheidender Faktor ist. So wird der intelligente Umgang mit den Vor- und Nachteilen von Social Media Plattformen künftig mitentscheiden, wie erfolgreich neue Märkte entwickelt, welche neuen Zielgruppen erreicht und auf welchen Wegen wertvolle neue Partner gefunden werden.
Für die Definition, Einrichtung und Nutzung professioneller Social Media-Aktivitäten in Unternehmen ist es nach den Erfahrungen von Clearswift hilfreich, drei Projektphasen zu berücksichtigen:
I. Einführung
Bei der Implementierung von professionellen Social-Media-Anwendungen sollten technische und strategische Überlegungen Hand in Hand gehen, um die Ziele, Handhabung und Erfolgsmessung verschiedener Web 2.0-Applikationen für unterschiedliche Geschäftsbereiche festzulegen.
II. Sicherheitsmanagement
Mögliche Risiken von Web 2.0 sollten im Vorfeld identifiziert, bewertet und durch geeignete technische Maßnahmen und Aufklärung der Mitarbeiter sowie Partner-Anwender aufgefangen werden.
III. Web 2.0-Betrieb in der Praxix
Die tägliche Nutzung von Social Media lebt von der Community, die sie nutzt. In der professionellen Anwendung ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter im Web 2.0 einem Verhaltenskodex folgen, der gemäß den generell geltenden Kommunikationsrichtlinien im Unternehmen definiert wurde.
8 Tipps zu Web 2.0-Projekten
Für diese drei Projektphasen hat Clearswift anhand aktueller Projekte und Marktstudien eine Leitfaden entwickelt, der Kunden und Resellern bei der Einführung von Web 2.0 Anwendungen hilfreich zur Seite stehen soll. Wer als Reseller oder IT-Dienstleister die folgenden acht Punkte beachtet, wird seine Web 2.0-Projekte erfolgreich abschließen.
1. Welche Bereiche für Web 2.0 geeignet?
Für eine professionelle Web 2.0-Nutzung sollten zunächst die einzelnen Anwendungs- und Geschäftsbereiche im Unternehmen festgelegt werden. Im Mittelpunkt steht dabei, welche Nutzer, intern und extern, voneinander profitieren können.
2. Ziele und Erfolgsfaktoren
Nur wenn definiert ist, was mit Web 2.0 erreicht werden soll, sind Mitarbeiter motiviert und nutzen die Anwendungen strukturiert zum Vorteil des Unternehmens.
3. Eindeutige Projektverantwortlichkeiten
Technik und Strategie sind für Web 2.0 gleichermaßen wichtig, weshalb die Koordination der Web 2.0-Einführung durch einen technischen und einen strategischen Projektverantwortlichen geführt werden sollte. Dies erleichtert die interne Kommunikation mit unterschiedlichen Abteilungen und Fragestellungen.
4. Die geeignete Technologie finden
Jede Web 2.0-Applikation hat unterschiedliche Vorteile. Der Aufwand für Recherchen lohnt sich, um zu klären, auf welchen Wegen bestimmte Zielgruppen erreicht werden können. In Korrelation mit den Zielen und Erfolgsfaktoren lassen sich anschließend geeignete Technologien identifizieren, wie beispielsweise Wiki, Blog, Chat, Forum, Twitter/Microblogging, Facebook, Xing, Podcast, Media-Sharing oder andere.
5. Inhalte und Community definieren
Eine Kommunikationsstrategie im Hinblick auf die interne und externe Community und die im Unternehmen genutzten Web 2.0-Anwendungen hilft, tatsächlich Mehrwert mit Web 2.0 zu schaffen. Wichtig ist dabei auch, klare inhaltliche Schwerpunkte für einzelne Web 2.0 Tools zu setzen und so Produktivitätsvorteile zu schaffen.
6. Qualitätssicherung
Insbesondere in der Kommunikation nach außen sollten Moderatoren die Inhalte von Web 2.0 genau beobachten, um für ein optimales digitales Image des Unternehmens bei Bedarf steuernd eingreifen zu können.
7. Sicherheit
Die Aufstellung und regelmäßige Evaluierung von Sicherheits-Guidelines schützt vor vermeidbaren Risiken.
8. Zukunft
Entwickeln Sie Web 2.0-Projekte weiter. Kontinuierliche Optimierungen der Social Meaia- Anwendungen an aktuelle Standards sorgen langfristig für Investitionssicherheit. (rw)