Dateien und Ordner überall synchronisieren

Wir legen Dateien heute nicht mehr nur auf einem PC ab: Informationen aller Art werden auf dem Rechner daheim, dem System in der Arbeit, auf diversen mobilen Geräten und/oder beispielsweise auch auf Speicherkarten in Smartphones abgelegt. Da wird es oftmals schwierig den Überblick darüber zu behalten, ob sich alle Kopien einer Datei auf dem gleichen Stand befinden und welche dieser vielen Dateiversionen dann wohl die aktuellste ist…

Natürlich können Anwender heute alle Daten zentral in der Cloud speichern, um so eine zu große Diversifikation ihrer Informationen zu verhindern: Doch auch dabei bleibt die Frage - wie stelle ich sicher, dass meine Dateien immer auf einem einheitlichen Stand sind? Wir haben uns umgeschaut und eine Übersicht an Software-Werkzeugen zusammengestellt, die dabei helfen, die Dateien abzugleichen und zu synchronisieren. Dabei können wir passenderweise auch gleich ein neues Feature von Windows 8/8.1 vorstellen, das ein Teil dieser Aufgaben ebenfalls automatisiert erledigen kann.

Auf den nächsten Seiten finden Sie die ausführlichen Beschreibungen.

Windows 8/8.1: Der Dateiversionsverlauf macht’s möglich

Apple-Nutzern steht mit der ins Betriebssystem integrierten Lösung "Time Machine" schon eine Weile eine Möglichkeit zur Verfügung, die es ermöglicht, bestimmte Bereiche automatisch zu replizieren und so auch ältere Versionen von Dokumenten oder Daten wiederherstellen. Bei Windows 7 existiert bisher nur eine Funktion mit der Bezeichnung "Vorgängerversion", die den auf dem Windows 2003 Server erstmals eingeführten Volumenschattenkopien (VSS - Volume Shadow Copy Service) entspricht. Diese Funktion ist allerdings unter Windows 7 so gut versteckt und zugleich wenig dokumentiert, dass sie von vielen Anwendern überhaupt nicht wahrgenommen wird. Das soll nun bei Windows 8 mit der Funktion "File History", die in der deutschen Version den etwas sperrigen Namen "Dateiversionsverlauf" bekommen hat, anders werden: Sie erlaubt die automatische Replikation und die anschließende Wiederherstellung unterschiedlicher Dateiversionen.

Welche Möglichkeiten bietet der Dateiversionsverlauf?

• Einfache, schnelle und automatische Replikation der Daten und Dokumente die in den Bibliotheken abgelegt werden.

• Enge Integration in das Betriebssystem - direkter Zugriff auf die Dateiversionen mittels des Menüpunkts "Verlauf" im Explorer-Ribbon.

• Neben den Standard-Bibliotheken für Dokumente, Bilder, Videos und Musik können auch selbst erstellte Bibliotheken von dieser Funktionalität profitieren.

Einschränkungen: Wer sich schon unter Windows 7 mit dem Konzept der Bibliotheken befasst hat, sie vielleicht sogar in einer Heimatnetzgruppe einsetzt, wird mit dem Konzept, das hinter dem Dateiversionsverlauf steht, sicher schnell zurechtkommen. Andere Anwender werden zu Recht bemängeln, dass eben nur diese Bereiche wirklich automatisch repliziert werden - wer seine eigenen Dateien damit schützen und wiederherstellen will, muss also entsprechende Bibliotheken anlegen und pflegen. Zudem steht diese Funktionalität ausschließlich unter Windows 8 zur Verfügung.

Fazit: Eine Neuerung unter Windows 8/8.1, die sicher nicht so spektakulär ist, wie die Kacheln und Apps auf dem Startbildschirm. Sie stellt aber den Anwender unter diesem Betriebssystem eine gute Möglichkeit zur Verfügung, wichtige Daten automatisch beispielsweise auf externe Platten zu synchronisieren und vor dort auch wiederherzustellen.

Flexibel und überall daheim: GoodSync

Wie viele Möglichkeiten, seine Dateien und Verzeichnisse zu synchronisieren, braucht ein Nutzer? Wer sich noch nicht sicher ist, ob er seine Dateien nur zwischen lokalen Systemen abgleichen will, vielleicht doch auf einen Cloud-Speicher zurückgreifen wird oder gar seine Systeme selbst in einer Art Peer-to-Peer-Netz nutzen will, der sollte unbedingt einen Blick auf die Lösung GoodSync des amerikanischen Anbieters SiberSystems werfen.

Was kann GoodSync leisten?

• Sehr umfangreiche Lösung, die alle Daten sowohl über ein LAN als auch über das Internet mittels einer Synchronisation in zwei Richtungen abgleichen kann.

• Standardmäßig ist bereits die Unterstützung für Cloud-Lösung wie unter anderem Microsoft Azure, Amazon S3, Google Drive oder auch OneDrive vorkonfiguriert. Auch der Einsatz traditioneller FTP-Server wird unterstützt.

• Durch Unterstützung eines eigenen als "GoodSync Connect" bezeichneten Protokolls können Anwender ihre Systeme auch direkt mittels einer Peer-to-Peer-Verbindung miteinander synchronisieren.

Welche Nachteile besitzt GoodSync?

• In der freien Version der Software können nach einer 30-tägigen Testphase nur noch bis zu drei Jobs mit höchsten 100 Dateien ausgeführt werden.

• Die Software wurde zwar grundsätzlich lokalisiert, allerdings finden sich im Programm immer noch Teile, die in englischer Sprache gehalten sind. Das fällt besonders beim Tool "Good Sync Explorer" sehr deutlich auf.

Fazit: Geschwindigkeit und vor allen Dingen die vielfältigen Möglichkeiten der Software heben sie deutlich von den Konkurrenten ab. Für nicht so erfahrene Anwender kann es zunächst etwas umständlich erscheinen, dass sie zunächst einen entsprechenden Job anlegen müssen - das erinnert dann doch mehr an eine Backup-Software. Sehr gut hat uns die umfangreiche Unterstützung der verschiedenen Cloud- und der FTP-Server gefallen. Nicht so gut hat uns die Vermischung der englischen und deutschen Sprache gefallen: Gerade wenn Nutzer eine derartige Software käuflich erwerben, können sie erwarten, dass eine Lokalisierung komplett und konsistent durchgeführt wird.

Vergleich und Synchronisation zusammen: Beyond Compare

Haben sich die Macher des zuvor präsentierten Tools doch stark auf die Einbindung und den Austausch der synchronisierenden Daten über die Cloud konzentriert, so ist das bei Beyond Compare der amerikanischen Firma Scooter Software anders: Hier geht es vordringlich darum, mit Hilfe der Lösung den Inhalt unterschiedlicher Verzeichnisse auf verschiedenen Rechner miteinander abzugleichen.

Welche Möglichkeiten bietet Beyond Compare?

• Shareware-Lösung, die schnell installiert und ebenso schnell einzusetzen ist.

• Vielfältige Möglichkeiten Suchresultate einzugrenzen, zu spezifizieren und entsprechende Aktionen auszuführen.

• Auch direkter Abgleich/Synchronisation mit FTP-Servern ist möglich.

Fazit: Die Such- und Auswahlmöglichkeiten von Beyond Compare sind beeindruckend: Hat man sich erst einmal etwas genauer damit befasst, dann gibt es wohl nur sehr wenige Suchmuster, die mit dieser Software nicht zu bewältigen wären. Allerdings ist dieser große Vorteil zugleich auch ein kleiner Nachteil: Wer das Programm voll ausreizend will, muss sich zunächst einmal etwas einarbeiten, da die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten viel zu umfangreich sind, um sie "einfach so" einzusetzen.

Was uns noch auffiel:

• Da es sich um Shareware handelt, kann der Anwender sie nur 30 Tage lang testen, danach muss er sie für 30 US-Dollar (Standardversion) erwerben

• Für die aktuelle Version 3 bietet Scooter Software den Nutzern nun auch die Möglichkeit, die Unterstützung für weitere Dateiformate von der Web-Seite herunterzuladen.

Viele Möglichkeiten zum Abgleich: PureSync

Auch die nächste Software bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Synchronisation und zum Abgleich von Dateien: Die Software PureSync der Firma Jumping Bytes Software steht in der sogenannten Personal Edition zudem für den privaten Gebrauch kostenlos zur Verfügung.

Welche Möglichkeiten bietet PureSync?

• Es können nicht nur Verzeichnisse und Dateien miteinander abgeglichen werden, sondern es besteht auch die Möglichkeit, regelmäßige Backups der wichtigen Daten zu erstellen.

• Das Arbeiten mit verschiedenen Filterkriterien, wie beispielsweise Datum oder Größe der Dateien, wird sehr gut unterstützt.

• Assistenten helfen dem Anwender, wenn es darum geht, die Synchronisations- und Backup-Jobs erstmals anzulegen.

Was uns nicht so gefiel:

• Erst die Professional-Version der Software (Preis 18,95 Euro) kann direkt mit FTP-Servern zusammenzuarbeiten.

• Ähnlich wie bei "Beyond Compare" kann die Fülle der Informationen - zum Beispiel beispielsweise beim Vergleich zweier Verzeichnisse mit vielen Dateien - eine schwer überschaubare Anzeige auf den Bildschirm bringen.

Fazit: Die Software von Jumping Bytes bietet schon in der freien Version fast alle Möglichkeiten, die ein Anwender im täglichen Betrieb zur Synchronisation und zum Abgleich seiner Dateien benötigt. Besonders gut hat es uns dabei gefallen, dass die Nutzer beim Einrichten der Synchronisations- und Backup-Aufgaben durch Assistenten unterstützt werden - das erleichtert den Start und schützt vor Fehlbedienungen.

Mächtige Lösung mit wenig Einschränkungen: Allway Sync

Aus der Masse der unterschiedlichsten Software-Lösungen zum Abgleich von Dateien zwischen unterschiedlichen Verzeichnissen und Geräten, haben wir uns mit Allway Sync eine herausgesucht, die schon durch ihr ungewöhnliches Modell für den freien Gebrauch auffällt: Privatanwender (Non-Profit Customers) dürfen die Software kostenlos nutzen, wenn sie dabei jeweils nicht mehr als 40.000 Dateien in 30 Tagen mit ihr bearbeiten - das sollte in der Regel für den "Hausgebrauch" ausreichen.

Welche weiteren Vorteile bietet die Software?

• Einfach zu installierende und einzusetzende Software, die den Anwender mit entsprechender Online-Hilfe unterstützt.

• Software steht auch in einer "mobilen" Version für die Installation auf USB-Sticks oder Flash-Drives, bei denen der U3-Standard zum Einsatz kommt, zur Verfügung.

• Kann so konfiguriert werden, dass mit Hilfe der Software mehr als zwei Verzeichnisse miteinander abgeglichen werden können.

Was uns nicht so gut gefiel:

• Die Software steht zwar in deutscher Sprache zur Verfügung, aber die Lokalisierung ist in manchen Punkten nicht abgeschlossen. So mischen sich in der Online-Hilfe der Software manchmal englische Textpassagen in den deutschen Hilfetext. Ein ähnliches "Sprach-Mischmasch" findet sich leider auch auf der Web-Seit des Anbieters.

Fazit: Eine Software, die dem Anwender sehr viele Möglichkeiten anbietet, seine Dateien und Ordner abzugleichen und zu synchronisieren. Es hat uns auch gut gefallen, dass die Software schon standardmäßig so vorkonfiguriert ist, dass sie auch mit vielen Cloud-Speicher-Lösungen wie der Amazon Cloud oder Microsofts Sky Drive zusammenarbeiten kann. Das Deutsch-Englisch-Gemisch erfordert es allerdings, dass der Anwender sich bei der Auswahl der verschiedenen Konfigurationsparameter gut konzentriert - zu leicht ist hier eine falsche Einstellung ausgewählt und der Abgleich gibt dann ein ganz anderes Ergebnis als das ursprünglich vom Anwender erwünschte.

Unsere Einschätzung: Besser für erfahrene Nutzer als für Anfänger geeignet.

Schnell, einfach, kostenlos: FreeFileSync

Immer wenn wir die verschiedenen Software-Tools testen und bewerten, ist es für uns auch wichtig, auch auf die Lösungen hinzuweisen, die wir selbst - häufig sogar täglich - im eigenen Netzwerk und nicht nur in Testumgebungen einsetzen: Zu diesen Werkzeugen gehört ohne Zweifel FreeFileSync, eine Software die ganz aktuell in der Version 5.14 für die x86- und x64-Systeme angeboten wird.

Vorteile beim Einsatz von FreeFileSync:

• Vollständig freie, nicht eingeschränkte Open-Source-Lösung, die ständig weiterentwickelt wird

• Einstellung der Synchronisation mit der Auswahl zwischen "Automatik", "Spiegeln" und "Aktualisieren" ist praxisgerecht und kann auch von Anfängern leicht verstanden und eingesetzt werden.

• Arbeitet schnell und zuverlässig über das Netzwerk hinweg.

Was uns nicht so gefiel bei dieser Lösung:

• Die Software versucht bei Installation zusätzliche Programme mit auf das System zu bringen - hier muss der Anwender sehr aufmerksam sein bei der Installation.

• Die Lösung steht zwar auch für Linux-Systeme zur Verfügung - noch schöner wäre es, wenn auch mobile Systeme beispielsweise unter Android und iOS unterstützt würden.

Fazit: Unter den vielen Lösungen, die wir uns bei der Recherche zu diesem Themaangeschaut haben, sticht FreeFileSync ganz deutlich hervor: Nicht nur, dass die freie Software viele Funktionen an Bord hat, die bei anderen Lösungen erst in professionellen Versionen gegen Bezahlung zu finden sind, sie wird auch regelmäßig erweitert und auf eine aktuellen Stand gebracht. Wir setzen sie regelmäßig für Backup-Jobs auf die NAS-Speicher sowohl im Test- wie auch im Produktiv-Netzwerk ein und können sie nur empfehlen. (ph/sh)