Aufgrund aktuelelr Gerichtsurteile lohnt es sich, bei Geschäftsreisen die steuerlichen Gestaltungsoptionen zu prüfen und im Reisekostenmanagement zu berücksichtigen. Hier erfahren Sie, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei beachten sollten.
Flugticket, Taxiquittung oder Bewirtungsbeleg - schnell addieren sich die Kosten. Geschäftsreisende geben pro Tag durchschnittlich 142 Euro aus. Im Jahr summieren sich die Gesamtkosten für mittelständische Unternehmen auf rund 96.000 Euro. Das sind die Ergebnisse der Geschäftsreiseanalyse 2010 des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR). Viele Betriebe haben in den letzten Jahren den Rotstift angesetzt und ihre Reiseaktivitäten auf das absolut Notwendige beschränkt. Das Dilemma: Um die Geschäfte anzukurbeln, ist nun der persönliche Kontakt zu bestehenden und potentiellen Geschäftspartner wichtiger denn je.
Die Sparmaßnahmen durch günstige Flüge und Hotelkategorien sind weitgehend ausgeschöpft. Aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) eröffnen für Unternehmen neue steuerliche Gestaltungsspielräume für Geschäftsreisen. Das Zusammenspiel von Beruf und Freizeit ist grundsätzlich erlaubt, erfordert aber eine klare Abgrenzung. Es empfiehlt sich jetzt, das Reisekostenmanagement insgesamt auf den Prüfstand zu stellen und alle Mitarbeiter zu sensibilisieren. Obendrein lassen sich durch eine verbindliche und klare Reisekostenrichtlinie die administrativen Kosten erheblich senken.
Gemischtes kann getrennt werden
Was macht eine Reise zu einer Geschäftsreise? Der Fiskus hat hierfür den Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" eingeführt, der im Reisekostenmanagement eine sorgfältige Vorprüfung erfordert. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn man vorübergehend außerhalb seiner Privatwohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Der berufliche Anlass muss klar zu erkennen und zweifelsfrei zu belegen sein.
Nicht selten fallen für Reisen Aufwendungen an, die sowohl beruflicher als auch privater Natur sind. Kürzlich hat der BFH seine Rechtsprechung zugunsten der Steuerzahler geändert und in einem Grundsatzurteil das allgemeine Aufteilungs- und Abzugsverbot für auch privat veranlasste Reisekosten gekippt (Az.: GrS 1/06). Neuerdings lassen sich gemischt veranlasste Reisekosten anteilig steuerlich absetzen. Dies gilt insbesondere für die An- und Abreisekosten.
Maßgeblich für Kostenaufteilung ist das Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise. Folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen: Die Zeitanteile müssen feststehen und klar voneinander abgrenzbar sein. Zudem darf der beruflich bedingte Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den Kostenanteil steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten und den Betriebskosten zurechnen. Erfolgt keine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer den Betrag in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Grundsätzlich sind alle mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten ganz oder teilweise steuerlich absetzbar. Dazu zählen Fahrt- und Flugkosten, Übernachtungskosten, Aufwendungen für Verpflegung oder Bewirtung und Nebenkosten wie Park- oder Telefongebühren. Doch Vorsicht: Reisekostenabrechnungen nehmen die Finanzbehörden besonders genau unter die Lupe. Es ist ganz entscheidend, die Abgrenzung zwischen Dienst- und Vergnügungsreise plausibel darzulegen. Eine zweifelsfreie Reisedokumentation wird immer wichtiger. Wird die Geschäftsreise mit dem Firmen-Pkw angetreten, ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Pflicht. Ansonsten droht nicht nur die Aberkennung der Fahrtkosten, sondern auch aller damit in Verbindung stehenden Aufwendungen.
Verbindung einer reinen Dienstreise mit Privataufenthalt
Privates und Dienstliches darf aufeinander folgen. Eine eindeutig beruflich veranlasste Reise bleibt es auch dann, wenn der Reisende einen Privataufenthalt anhängt oder vorschaltet. Die zusätzlichen Reisetage gelten dann als nicht beruflich veranlasst. Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind für die Extra-Tage nicht absetzbar. Die Kosten für An- und Abreise bleiben jedoch abzugsfähige Reisekosten, weil sie durch den beruflichen Anlass bedingt sind und in jedem Fall angefallen wären. Probleme mit dem Fiskus ergeben sich nur, wenn durch die frühere Hin- oder die spätere Rückreise höhere Reisekosten entstehen.
Für verlängerte Wochenenden am Ort der Auswärtstätigkeit drohen zukünftig weniger Konflikte mit dem Fiskus. Unternehmen können ihren Mitarbeitern oder dem Management mehr Freiheiten einräumen. Voraussetzung ist allerdings eine klare Abgrenzung der Dienstreise und aller damit in Verbindung stehenden Kosten. Hier empfiehlt sich eine besonders gründliche und plausible Reisedokumentation.
Kongress- und Fortbildungsreisen
Auch bei Informationsreisen wächst der Gestaltungsspielraum. Ein neues BFH-Urteil zeigt, dass die neue Aufteilungsmöglichkeit bei gemischt veranlassten Reisekosten auch für Kongress- und Fortbildungsreisen gilt (Az.: VI R 66/04). Im vorliegenden Fall hatte ein Arzt einen sportmedizinischen Wochenkurs in einer Urlaubsregion belegt. Zum Programm zählten neben Vorträgen auch sportliche Betätigungen wie Segeln und Bergsteigen. Der BFH erkannte die Vortragszeiten als beruflich veranlasst an und entschied, dass die Kursgebühr anteilig steuerlich geltend gemacht werden kann. Das Urteil ist auch wegweisend für Arbeitgeber, die Mitarbeiter auf Kongress- und Fortbildungsreisen entsenden.
Allerdings muss auch bei Informationsreisen ein betriebliches Interesse eindeutig nachweisbar sein. Andernfalls ist eine Kostenübernahme steuer- und sozialversicherungspflichtig. Mitreisende Ehepartner, häufige Ortswechsel oder ein ausladendes touristisches Rahmenprogramm lassen den Fiskus aufmerken. Leicht wird dann die steuerliche Anerkennung aller angefallenen Reisekosten versagt. Erholung, Bildung oder die Erweiterung des allgemeinen Gesichtskreises gelten als private Motivation. Regelmäßig kontrollieren Finanzbeamte das Programm und die tatsächliche Durchführung der Reise.
Vor bösen Überraschungen bewahrt eine systematische Reiseplanung. Die Programminhalte sollten auf die beruflichen Bedürfnisse des Teilnehmers zugeschnitten sein. Die Veranstaltung sollte straff und lehrgangsmäßig organisiert und fachkundig geleitet sein. Das berufliche Interesse kann mittels einer Veranlassung durch den Arbeitgeber, z.B. in Form einer Beurlaubung, unterstrichen werden.
Belege sind wichtig
Wichtig sind zweifelsfreie Belege. Vor allem bei gemischt veranlassten Informationsreisen ist eindeutig nachzuweisen, wie hoch die beruflich und die privat veranlassten Zeitanteile waren. Das zeigt ein aktuelles BFH-Urteil (Az.: VI R 5/07). Eine Lehrerin hatte an einer Fortbildungsreise nach Irland teilgenommen. Der BFH verwies auf die grundsätzliche Aufteilbarkeit gemischt veranlasster Reisekosten, beauftragte das zuständige Finanzgericht aber zu prüfen, ob die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge voneinander abgrenzbar sind. Konsequenz für die Praxis: Relevante Reiseunterlagen sind unbedingt aufzubewahren. Dazu zählen vor allem Reise- oder Seminarprogramm, Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerlisten. Die Unterlagen müssen nicht zwingend mit der Steuererklärung eingereicht werden, sollten aber für Nachfragen bereitgehalten werden.
Sprachkurse im In- und Ausland
Fremdsprachenkenntnisse werden im Beruf immer wichtiger. Wer als Unternehmer seine Mitarbeiter durch einen Sprachkurs weiterbilden möchte, kann die Kosten ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei übernehmen und als Betriebskosten ansetzen. Hierunter fallen alle mit dem Kurs verbundenen Kosten einschließlich Teilnahmegebühr, Fahrt, Flug, Verpflegung und Übernachtung. Entscheidendes Kriterium für die Steuerbefreiung ist auch hier, ob der Sprachkurs aus überwiegend betrieblichem Interesse gewährt wird. Es ist zu belegen, dass der Arbeitnehmer die Sprachkenntnisse tatsächlich in seinem Aufgabengebiet benötigt. Auf eine Bewilligung wirkt sich weiterhin positiv aus, wenn die Kurszeiten auf die betriebliche Arbeitszeit angerechnet werden und wenn der Arbeitgeber die Kosten für den Kurs in vollem Umfang trägt. Private Interessen des Arbeitnehmers dürfen bei der Weiterbildungsmaßnahme nur eine Nebenrolle spielen.
Gerade Sprachkurse im Ausland standen bisher unter Generalverdacht des Fiskus. Vor allem bei Kursen in touristisch interessanten Regionen unterstellte das Finanzamt häufig ein überwiegendes Privatinteresse. Ein Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (Az.: 2 K 1025/08) stellt nun klar, dass die steuerliche Geltendmachung nicht allein deshalb versagt werden darf, weil ein Sprachkurs im Ausland stattfindet. Das Finanzgericht genehmigte im zu verhandelnden Fall den Werbungskostenabzug eines Arbeitnehmers für einen Spanisch-Sprachkurs in Mexiko. Der Arbeitnehmer konnte eine berufliche Veranlassung eindeutig nachweisen. Zudem sei eine Sprache in dem Land am besten erlernbar, in dem sie gesprochen wird, so das Finanzgericht. Zu untersuchen ist jedoch immer der Einzelfall.
Unterlagen sammeln
Als Nachweis sollten Sprachschüler alle relevanten Unterlagen sammeln, etwa Anmelde- und Teilnahmebescheinigung sowie Stunden- und Kurspläne. Das Finanzamt prüft genau, ob ein Sprachkurs außerhalb der EU kostenmäßig angemessen ist. Wer Vergleichsangebote einholt und eine günstige Alternative wählt, hat bei Nachfragen gute Argumente gegenüber dem Fiskus in der Hand.
Achtung vor steuerlichen Fallen
Die Kosten einer Geschäftsreise sind ganz oder in Teilen absetzbar. Doch es gelten strenge steuerliche Rahmenbedingungen. Leicht kommt es zu Fehlern, die alle Steuervorteile zunichtemachen. Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber unbedingt vermeiden sollten:
Zweifelhaftes Fahrtenbuch: Ordnungsgemäß ist ein Fahrtenbuch nur dann, wenn es fortlaufend, zeitnah, schlüssig und unveränderbar geführt wird. Sind nachträgliche Änderungen für das Finanzamt nicht erkennbar, wird das Fahrtenbuch insgesamt in Zweifel gezogen und der Besteuerung nicht zugrunde gelegt. Bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern ist die geschlossene Form ohne Einzelblätter Pflicht, elektronische Aufzeichnungen müssen nachträgliche Änderungen offenlegen.
Fragwürdige Bewirtungsquittung: Bewirtungskosten sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn alle Bedingungen und Formvorschriften eingehalten werden. Der Anlass ist eindeutig zu spezifizieren. Nicht akzeptiert werden allgemeine Angaben wie "Kundenpflege" oder "Projektbesprechung". Vorsicht bei gemischten Personengruppen: Die Bewirtungskosten sind aufzuteilen, denn Aufwendungen für Berater sind zu 100 Prozent, für freie Mitarbeiter und Geschäftspartner nur zu 70 Prozent abzugsfähig.
Unvollständige Belege: Immer mehr Reisebuchungen werden über das Internet durchgeführt. Viele Online-Belege erfüllen nicht die Formvorschriften des Finanzamts. Bei Buchungsbestätigungen per E-Mail ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Der Fiskus fordert eine Übermittlung per Elektronischen Datenaustausch (EDI) oder eine Verifizierung mit qualifizierter elektronischer Signatur. Zudem sind Zahlungsbelege auszudrucken und mit einzureichen.
Übermäßiges Privatinteresse
Wer Geschäftsreise und Urlaub kombiniert, kann die Kosten für Fahrt, Unterbringung und Verpflegung anteilig absetzen. Abzugsfähig sind nur die geschäftlich bedingten Kosten. Voraussetzung für die Nutzung der Steuervorteile ist, dass die berufliche Veranlassung der Reise nicht von untergeordneter Bedeutung ist. Private Gründe dürfen nicht im Vordergrund stehen. OE
Der Autor Dr. Lutz Engelsing ist Steuerberater, Dipl. Kfm und Partner der DHPG Dr. Harzem & Partner KG DHPG (www.dhpg.de).