Der Einsatz von Instant Messaging (IM) für die Kommunikation am Arbeitsplatz nimmt zu. Eine von Akonix Systems beauftragte Studie in Großbritannien, an der im Mai 2005 mehr als 2.000 Angestellte teilnahmen, zeigt dabei einige Tendenzen auf, die Arbeitgebern zu denken geben sollten. Es entstehen durch Instant Messaging sowohl rechtliche als auch Sicherheitsrisiken, auf die kaum eine Firma vorbereitet ist, wie unsere Kollegen der PC-Welt berichten.
Die Studie zeigt, dass zwar bereits jeder fünfte einen Instant Messenger am Arbeitsplatz benutzt, jedoch weit weniger als die Hälfte der Unternehmen geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat. Während in Mails nach Viren und unerwünschten Inhalten gesucht wird, ist die IM-Kommunikation oft gänzlich ungeschützt.
Angestellte nutzen dies auch aus, um über diesen Kommunikationskanal private Chats abzuhalten, für die sie Telefon und Mail nicht mehr nutzen mögen oder dürfen. Etwa 25 Prozent der in der Studie Befragten gibt an, im IM-Chat schon einmal etwas geäußert zu haben, das ihr Chef so wohl nicht unterschreiben würde. Gerade bei jüngeren Angestellten ist diese Zahl mit 40 Prozent besonders hoch. Jeder sechste IM-Nutzer versendet oder empfängt auf diesem Wege vertrauliche Informationen und Dokumente, die das Unternehmen betreffen. Ein Viertel tratscht gerne über Kollegen, darunter doppelt so viele Männer wie Frauen. Immerhin 7 Prozent der Altersgruppe unter 30 Jahren suchen per IM Kontakt zu potenziell neuen Arbeitgebern.
In dieser Altersgruppe nutzen bereits 80 Prozent ihren Messenger zum Chatten mit Freunden oder der Familie, in der Gesamtheit sind es immer noch 55 Prozent. Ein Viertel der Angestellten unter 30 lädt sich Musik und Film-Trailer herunter, 45 Prozent versenden Fotos. Dies alles geschieht mehr oder weniger unkontrolliert während der Arbeitszeit.
Auf der anderen Seite ist Instant Messaging auch zu einem wichtigen Werkzeug der geschäftlichen Kommunikation geworden. Bei der Frage, in welche Bereichen ihrer Arbeit sie Vorteile durch IM sehen, nennen 46 Prozent den Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern, 39 Prozent das Sammeln von Informationen und ein Drittel eine Beschleunigung von Entscheidungsprozessen.
Unternehmen sind trotz der genannten Vor- und Nachteile überwiegend nicht ausreichend auf Instant Messaging eingerichtet. Nur in einem Fünftel der Unternehmen gibt es eine allgemeine Richtlinie zur IM-Nutzung, ein weiteres Fünftel verfügt über technische Maßnahmen zur Kontrolle. Die restlichen 60 Prozent haben noch keinerlei Maßnahmen getroffen, um die Nutzung von IM im Unternehmen zu steuern.
Auch wenn die Zahlen dieser britischen Studie im Detail nicht direkt auf Deutschland übertragbar sind, dürfte es hierzulande nicht grundsätzlich anders aussehen. Instant Messenger können ein wertvolles Werkzeug der Unternehmenskommunikation sein, bergen jedoch auch Risiken, die wie schon bei Mail Beachtung erfordern - auch von den Benutzern. (cm)