Die Technik wird Exchange Online Archiving (EOA) genannt und war in der Vergangenheit nur den Enterprise-Editionen von Office 365 vorbehalten. Der Exchange Online-Archivierungsdienst (Exchange Online Archiving, EOA) ist wie Office 365 selbst cloudbasiert. Die Lösung steht aber auch für Unternehmen zur Verfügung, die auf lokale Exchange-Server setzen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Archivierungsfunktion von Office 365 nutzen. Grundsätzlich lässt sich Exchange Online Archiving genauso verwalten, wie die Archivierung in Exchange Server 2013. Der große Unterschied zu lokalen Exchange-Servern liegt in der Speicherung des Archivs in der Cloud.
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Exchange Online-Archivierungspläne
Exchange Online-Archivierung steht für verschiedene Office-365-Abonnments zur Verfügung. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit lokale Exchange-Postfächer in der Cloud zu archivieren. Exchange Online-Archivierung für Exchange Server ist das cloudbasierte Archiv für Benutzer, die ihr primäres Postfach auf Servern mit Exchange Server 2013 oder Exchange 2010 (ab SP2) gespeichert haben. Die Lizenzierung erfolgt über die Enterprise-CAL-Suite.
Unternehmen, deren Anwender ihre Postfächer in Office 365 gespeichert haben, können die Archivierung komplett zu Office 365 auslagern. Für folgende Office-365-Abonnement steht EOA zur Verfügung:
• Exchange Online Plan 1
• Exchange Online-Kiosk
• Office 365 Midsize Business (neu)
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Government G1
• Office 365 Education A2
• Office 365 Enterprise K1
• Office 365 Government K1
Jeder Benutzer, der auf Exchange Online-Archivierung zugreift, muss über ein Exchange Online-Archivierung-Abonnement verfügen. Ein solches Archivabonnement darf nur zum Speichern der E-Mails eines einzelnen Benutzers verwendet werden. Benutzer erhalten unbegrenzten Speicherplatz im Archiv. Zu Beginn wird ein Kontingent von 100 GByte festgelegt. Durch einen Anruf beim Microsoft-Support lässt sich der Speicherplatz erweitern. Administratoren im eigenen Unternehmen können das Speicherkontingent des Archivs nicht anpassen.
Für den Zugriff auf Archiv-Postfächer in Exchange Online Archiving müssen die Anwender entweder mit der Weboberfläche und Outlook Web App arbeiten, oder mit Outlook ab Version 2007. Ältere Versionen, zum Beispiel Outlook 2003, unterstützen keine Exchange-Online-Archivierung. Zwar lassen sich E-Mails trotzdem archivieren, allerdings können dann Anwender nur über Outlook Web App auf das Archiv zugreifen.
Aktivieren von Exchange-Online-Archivierung für Exchange-Server
Für Benutzer, die ihr primäres Postfach auch einem lokal betriebenen Exchange-Server mit Exchange 2010/2013 gespeichert haben, können Sie in der Verwaltungsoberfläche von Exchange in Office 365 über die Benutzerverwaltung und der Auswahl von lizenzen, die Exchange Online-Archivierung für Exchange Server aktivieren.
E-Mail-Archiv in Office 365 anlegen
Für Benutzer, die ein Postfach direkt in Office 365 nutzen, können Sie die Archivierung auch direkt in der Weboberfläche von Office 365 in den Einstellungen des Benutzers aktivieren. Die generelle Vorgehensweise entspricht der Aktivierung der Archivierung in Exchange Server 2012.
Sie aktivieren die Archivierung in der Weboberfläche über Benutzer und Gruppen/Aktive Benutzer in den Einstellungen des Benutzers oder beim Anlegen eines Benutzers. Alternativ können Sie auch die Exchange-Verwaltungskonsole in Office 365 verwenden. Diese finden Sie im Bereich Administratorxchange. Es muss nicht jeder Anwender ein Archiv erhalten, wenn Sie mit der Archivierung in Office 365 arbeiten. Sie sehen in der Spalte Postfachtyp in der Exchange-Verwaltungskonsole, für welche Benutzer das Archiv aktiviert ist.
Klicken Sie auf einen Benutzer, und legen Sie in den Einstellungen über den Link weiterexchange-Eigenschaften bearbeiten das Archiv an, wenn Sie noch kein Archiv während der Erstellung festgelegt haben.
Sie finden die Einstellungen über Postfachfunktionen im Bereich Archivierung. Hier sehen Sie auch die aktuelle Nutzung des Archivs. Außerdem können Sie an dieser Stelle auf Wunsch das Archiv auch deaktivieren.
Automatische Archivierung in Office 365
Die Archivierung in Office 365 unterstützt Aufbewahrungsrichtlinien, um E-Mails auch automatisiert zu archivieren. Die Möglichkeiten entsprechen dem Einsatz der Archivierung in Exchange Server 2013. Anwender können auch manuell Daten in das Archivpostfach verschieben, genauso wie bei der Verwendung einer .pst-Datei. Nachrichten lassen sich über das Kontextmenü oder über Drag & Drop verschieben. Über einen Klick auf das Archivpostfach in Outlook lässt sich der Inhalt anzeigen. Sobald Sie ein Archiv für Anwender aktivieren, wird dieses in Outlook und Outlook Web App angezeigt.
Auch eigene Ordner lassen sich auf diesem Weg durch Anwender direkt im Archiv anlegen. Anwender müssen dazu in Outlook nur mit der rechten Maustaste auf das Archiv klicken und finden hier die Optionen zum Anlegen neuer Ordner, genauso wie bei einem normalen Postfach. Der Vorteil des Archivpostfachs ist, dass dieses überall zur Verfügung steht, auch über Outlook Web App. So können auch mobile Anwender mit der Archivierung arbeiten und dennoch auf wichtige archivierte E-Mails zurückgreifen.
Ändern von Archivrichtlinien
In Office 365 verwenden Sie Archivrichtlinien zum automatischen Verschieben von Postfachelementen in das Archiv des Anwenders. Archivrichtlinien sind Aufbewahrungstags, welche die Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben verwenden. Standardmäßig legt Exchange eine solche Richtlinieneinstellung schon an. Sie können diese Standardrichtlinie für die Archivierung auch anpassen:
1. Navigieren Sie in der Weboberfläche zu Administratorxchange und dann zu Verwaltung der Richtlinientreue/Aufbewahrungstags.
2. Wählen Sie in der Listenansicht das Tag Default 2 year move to archive aus, und klicken Sie auf Bearbeiten (das Stiftsymbol).
3. Bearbeiten Sie die Einstellungen, um diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen, und klicken Sie auf Speichern.
Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen
Aktivieren Sie für ein Postfach das Archiv, wendet Office 365 Aufbewahrungsrichtlinien an. Die Aufbewahrungsrichtlinien arbeiten mit den bereits erwähnten Aufbewahrungstags. Über diese legen Sie fest, wann Office 365 eine E-Mail archivieren soll. Mehrere Tags fassen Sie zu einer Richtlinie zusammen.
Aufbewahrungstags erstellen Sie in der Verwaltungsoberfläche von Office 365 über Verwaltung der Richtlinientreue in den Exchange-Einstellungen. Navigieren Sie zu Aufbewahrungstags, und klicken Sie dann auf Hinzufügen (das Plussymbol). Hier können Sie die vorhandenen Tags bearbeiten oder neue Tags erstellen. Bei der Erstellung stehen verschiedene Optionen als Aktion zur Auswahl:
• Löschen und Wiederherstellung zulassen - Benutzer haben aber die Möglichkeit, die Elemente mit der Option Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook Web App wiederherzustellen.
• Endgültig löschen - Durch diese Option wird das Element endgültig aus Office 365 gelöscht.
• In Archiv verschieben - Die Aktion ermöglicht das Verschieben von Elementen in das Compliance-Archiv des Benutzers.
Aufbewahrungsrichtlinien in der Praxis
Aufbewahrungsrichtlinien sind eine Zusammenfassung mehrerer Aufbewahrungstags. Sie können Postfächern in Office 365 jeweils eine Aufbewahrungsrichtlinie zuweisen. Jedes Aufbewahrungstag kann einer Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen sein. Nach dem Anlegen einer Aufbewahrungsrichtlinie können Sie weitere Tags erstellen und diese einer Richtlinie zuweisen. Tags wendet Office 365 an, wenn diese mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sind und diese mit Postfächern verbunden ist.
Aufbewahrungsrichtlinien erstellen Sie ebenfalls in der Webverwaltung von Office 365. Navigieren Sie zu Verwaltung der Richtlinientreue/Aufbewahrungsrichtlinien, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein und wählen Sie die Tags aus, die Sie der Richtlinie zuordnen wollen.
Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinientags erstellt und diese mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft haben, können Sie die Richtlinie auf Empfänger in Office 365 anwenden. Ein Postfach darf nur mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sein. Diese Richtlinie weisen Sie in den Einstellungen des Postfachs zu. Die Zuweisung erfolgt folgendermaßen:
1. Navigieren Sie zu Empfänger/Postfächer in den Exchange-Einstellungen von Office 365
2. Wählen Sie das Postfach aus, und klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Postfachfunktionen.
4. Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungsrichtlinie die Richtlinie aus, die auf das Postfach angewendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern.
Anwender können manuell in Outlook über die Auswahl von Richtlinie zuweisen persönliche Tags vergeben, die dann für die Archivrichtlinie verwendet werden. Anwender können auch über das Kontextmenü von E-Mail in Outlook Web App oder Outlook Richtlinien auf Objekte oder ganze Ordner anwenden. In den Eigenschaften eines Ordners auf der Registerkarte Richtlinien können Anwender selbst eine Richtlinie auswählen, die für E-Mails in diesen Ordner gelten.
Nachdem Sie Aufbewahrungstags erstellt, diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt, und die Richtlinie auf einen Postfachbenutzer angewendet haben, werden Postfachelemente bei der nächsten Verarbeitung des Postfachs, basierend auf den in den Aufbewahrungstags konfigurierten Einstellungen, verschoben oder gelöscht.
Compliance-Archiv in Office 365
Office 365 bietet für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht das Compliance-Archiv. Sie können steuern, welche Elemente Office 365 aufbewahren soll. Dazu legen Sie Bereiche wie Schlüsselwörter, Absender und Empfänger, Start- und Enddaten, sowie den Typ der Elemente fest. Außerdem können Sie definieren, wie lange Objekte im Archiv von Office 365 aufbewahrt werden sollen.
Bei einem Compliance-Archiv bleiben Postfachinhalte inklusive gelöschter Elemente und Originalversionen erhalten. Alle Elemente zeigt Office 365 bei einer Compliance-eDiscovery-Suche an. Um ein Compliance-Archiv zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in der Exchange-Verwaltung von Office 365 zu Verwaltung der Richtlinientreue/Compliance-eDiscovery und -Archiv.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
4. Klicken Sie auf der Seite Postfächer auf Postfächer für die Suche angeben und dann auf Hinzufügen. Wählen Sie die Postfächer aus, die Sie im Archiv platzieren wollen.
5. Für Compliance-eDiscovery-Suchen verwenden Sie die Option Alle Postfächer durchsuchen.
6. Klicken Sie auf Gesamten Postfachinhalt, um den gesamten Inhalt der ausgewählten Postfächer in einem Archiv zu platzieren und füllen Sie die restlichen Felder entsprechend aus.
Sie können über die Archivierung auch Postfächer nach bestimmten Inhalten durchsuchen. Allerdings dürfen das nur Empfänger, die Mitglied in der Rollengruppe Discovery Management sind. Die Verwaltung nehmen Sie im Bereich Berechtigungen der Exchange-Einstellungen in Office 365 vor.
Mitglieder der Rollengruppe Organization Management, können andere Benutzer zur Rollengruppe Discovery Management hinzufügen. Nachdem Sie eine Compliance-eDiscovery-Suche erstellt haben, können Sie die Suchergebnisse in ein definiertes Zielpostfach kopieren. Die Exchange-Verwaltungskonsole in Office 365 bietet dazu die Auswahl eines Discoverypostfachs. Dabei handelt es sich um einen speziellen Postfachtyp.
Erstellen einer Compliance-eDiscovery-Suche
Erstellen Sie eine Compliance-eDiscovery-Suche erstellen, werden die in den Suchergebnissen zurückgegebenen Ergebnisse nicht automatisch in ein Discoverypostfach kopiert. Nachdem Sie die Suche erstellt haben, können Sie die Suchergebnisse in der Exchange-Verwaltungskonsole von Office 365 anzeigen und in ein Discoverypostfach kopieren.
Eine Compliance-eDiscovery-Suche erstellen Sie am einfachsten in der Exchange-Verwaltungskonsole von Office 365:
1. Navigieren Sie zu Verwaltung der Richtlinientreue/Compliance-Discovery und -Archiv.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie einen Namen für die Suche ein.
4. Wählen Sie die zu durchsuchenden Postfächer aus.
5. Füllen Sie auf der Seite Suchabfrage die Felder aus:
• Gesamten Postfachinhalt einschließen - Mit dieser Option speichern Sie den gesamten Inhalt der ausgewählten Postfächer in einem Archiv.
• Auf Kriterien basierter Filter - Aktivieren Sie diese Option, um bestimmte Suchkriterien anzugeben.
6. Aktivieren Sie noch die Option Inhalt, der mit der Suchanfrage übereinstimmt, in ausgewählten Postfächern aufbewahren, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
• Dauerhaft anhalten - Aufbewahrte Elemente werden solange gespeichert, bis Sie das Postfach aus der Suche entfernt oder die Suche löschen
• Anzahl von Tagen angeben, die Elemente in Bezug auf ihr Empfangsdatum aufbewahrt werden -- Diese Option können Sie verwenden, wenn es notwendig ist, dass alle Nachrichten aufbewahrt werden.
Fazit
Da die Archivierung jetzt auch in den kleinen Midsize-Editionen von Office 365 zu Verfügung steht, ist der Einsatz auch für kleinere, mittelständische Unternehmen interessant. Es ist durchaus empfehlenswert einen Blick auf die Funktionen zu setzen. Da die Speicherung in der Cloud erfolgt, entfallen der Einsatz und die Verwaltung eines eigenen Servers. Wer seine E-Mails lieber im eigenen Netzwerk archivieren will, kann auf Anwendungen von Symantec oder MailStore setzen. (mje)