5 Gründe, warum BI-Projekte scheitern

Für die meisten Unternehmen hat Business Intelligence (BI) einen wichtigen strategischen Stellenwert. Mithilfe von BI werden Performance-Steigerungen, Kostensenkungspotentiale und Prozessoptimierungen realisiert und die Planbarkeit zukünftiger Geschäftsaktivitäten verbessert. Dennoch verfehlen laut den Marktanalysten von Gartner rund 70 Prozent der BI-Projekte die gesteckten Ziele. Obwohl erfolgreiche BI-Projekte laut den US-Analysten von Nucleus Research einen Ertrag von 10,66 Dollar für jeden eingesetzten Dollar bringen, ist Scheitern oft die Norm. BI-Anbieter arcplan hat fünf Gründe ermittelt, warum BI-Projekte fehlschlagen und wie Kunden diese Probleme bei der Implementierung neuer Software oder der Optimierung bestehender BI-Infrastrukturen umgehen können.

1. Kein Augenmerk auf unternehmerischen Nutzen

Bevor verschiedene BI-Software-Anbieter evaluiert werden, sollten potentielle Interessenten den geschäftlichen Nutzen, den sie mit ihrer BI-Lösung umsetzen möchten, genau festlegen. Will man Daten an einem zentralen Ort aggregieren und dadurch Zeit und Kosten einsparen, die durch manuelle Zusammenstellung und Konsolidierung verursacht werden? Will man einen besseren Einblick in Kundendaten, um mittels Aktionen die Erträge durch Zusatzverkäufe zu steigern?

Die zentrale Frage lautet: Mit welchem Ziel wird die Lösung implementiert? Was auch immer der Grund ist, er muss vor dem Kick-off definiert sein, während der Implementierung überprüft und am Ende gemessen werden. Im Grunde ist jedes Projekt als gescheitert anzusehen, dessen Erfolgskriterien nicht schon vorher festgelegt wurden. Das Management muss diese Kriterien auf Basis des Inputs der Nutzer festlegen und Anbieter und Projektverantwortliche haben sicherzustellen, dass der Erfolg nach der Implementierung auch gemessen wird.

Ansonsten riskieren sie mangelnde Nutzerakzeptanz. Ein gute BI-Anbieter fordert von seinen Kunden während der Projektphase immer wieder Feedback ein. Nur so werden die vorhandenen Erwartungen umgesetzt und die BI-Lösung bringt die gewünschten Erfolge.

Wann läuft ein Projekt schief
Die Reißleine ziehen - wann und woran lässt sich erkennen, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft?

Ist für das Projekt eine Zeitdauer von mehr als eineinhalb Jahren vorgesehen?
Dann ist es besser, das Projekt in kleinere Teilschritte zu gliedern und Geschäftsprozesse nacheinander umsetzen. Der Grund: Ein Unternehmen entwickelt sich in zwei Jahren weiter, Geschäftsprozesse verändern sich und die ursprünglich geplanten Projektumfänge sind nicht mehr dieselben. Selbst ein sauber aufgesetztes Change-Management greift immer in die laufende und noch nicht vollständige Implementierung ein.

Werden Meilensteintermine überschritten?
Spätestens wenn der erste Termin überschritten wird, muss die Projektleitung dem sofort Rechnung tragen und gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss die geplanten Maßnahmen kritisch prüfen.

Gibt es viele Änderungen während des Projektes?
Tauchen während der Projektlaufzeit permanent Änderungen auf, war die Planung schlecht oder die Realität überholt die Einführung. In diesen Fällen sollten alle Beteiligten offen über die absehbaren Risiken sprechen und realistische Gegenmaßnahmen entwickeln, die den Projekterfolg sicherstellen. Oder gemeinsam entscheiden, Termin- und Budgetanpassungen vorzunehmen.

Stimmen die zwischenmenschlichen Beziehungen noch?
Kommt es zwischen Beratern, Projektleitung und Key Usern vermehrt zu Spannungen, funktioniert die Kommunikation nicht (mehr) richtig. Motivationsprobleme treten auf und es werden oft Schuldige gesucht statt Lösungen. In solchen Fällen sollte umgehend gehandelt werden - dies ist eine der Hauptursachen für scheiternde Projekte!

Ist die vereinbarte Dokumentation ...
... im Projekt aktuell und sind Änderungen sauber dokumentiert? Wenn nicht, ist dies ein sicherer Indikator dafür, dass das Projekt aus dem Ruder zu laufen droht.

Stimmt die Qualität ...
... der Implementierungspartner und wie lässt sich mangelndes Wissen der Consultants erkennen? Implementierungsziele, die gerissen werden und Teilschritte, die qualitativ nicht der Planung entsprechen, sind eindeutige Anzeichen der Schwäche. Prüft man Teilschritte in regelmäßigen Abnahmen per Testkatalog, sind Abweichungen leicht festzustellen.

Ein Implementierungspartner ...
... und Verantwortlicher ist immer einfacher zu steuern als mehrere. Vor allem dann, wenn diese in einer Wettbewerbssituation zueinander stehen.

2. Unklarer Projektumfang

Alle Projektmanager bestätigen, dass die Festlegung des Projektumfangs der wichtigste Schritt ist. Ohne klare Definition oder vereinbarte Projektgrenzen und Leistungen kann es keinen Erfolg geben. BI-Projekte sind oft umfangreich, komplex und abteilungsübergreifend. Sie können sehr schnell unüberschaubar werden. Daher ist es erfolgskritisch, den Umfang korrekt zu definieren. Oft wird dabei verwechselt, was unbedingt notwendig ist und was zunächst verzichtbar.

Gute Dienstleister unterstützen ihre Kunden bei der Priorisierung, damit zunächst die wichtigen und dann die weniger wichtigen Anforderungen abgearbeitet werden, entsprechend der festgelegten Prioritätenliste. Üblicherweise ist es aus Zeit- und Kostensicht effizienter, ein Projekt in Phasen einzuteilen und diese nach einem flexiblen Ansatz zum Einsatz zu bringen. Auf diese Weise kommen Anwender schneller in den Genuss der Lösung, man gewinnt Zeit für Anpassungen und kann sicherstellen, dass die Erwartungen erfüllt wurden und der Umfang, wenn nötig, im Projektverlauf angepasst werden kann.

3. Ungenaue Verantwortlichkeiten

BI-Projekte bestehen in der Regel aus mehreren Teilprojekten und so verliert man schnell den Überblick, wer wofür verantwortlich ist. Da sowohl das Projektteam als auch der Softwareanbieter eine Vielzahl von Leistungen erbringen müssen, sollten in jedem Falle entsprechende Verantwortlichkeiten zugeordnet werden, um im Projektverlauf nicht in der Luft zu hängen. Diese Aufgabe im Vorfeld zu erbringen, verhindert später mögliche Konflikte und Verwirrung. Die frühn Durchführung regelmäßiger Meetings mit allen Beteiligten ist ein empfehlenswerter Weg zum Projekterfolg. In diesen Gesprächsrunden sollten Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt sowie Freigabekriterien definiert werden. Hier werden die Grundsteine für Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten gelegt.

4. Falsche Teamkonstellation

Zu viele Köche verderben den Brei, deshalb ist unbedingt darauf zu achten, dass von Anfang an die richtigen Leute in Projekte eingebunden werden. Ansonsten riskiert man, ein bereits komplexes Projekt durch Sonderwünsche weiter zu verkomplizieren. Ein eng vernetztes Projektteam gewährleistet eine bessere Kontrolle über Anforderungen, Arbeitsumfang und Verantwortlichkeiten. Erst wenn es an das stufenweise Rollout der Lösung für die entsprechenden Anwendergruppen geht, ist es sinnvoll, weitere Personen einzubeziehen. Dabei lässt sich feststellen, inwieweit Erwartungen erfüllt wurden und wie die Nutzer die Anwenderfreundlichkeit der Lösung und andere Kriterien bewerten. Ein anderer Aspekt ist die Einbindung externer Berater.

Am besten aufgestellt ist ein BI-Anbieter, der über ein eigenes Beraterteam und ein internationales Partnernetzwerk verfügt. Gemeinsam lassen sich so bei Kunden weltweit BI-Lösungen effizient implementieren.

Gleichzeitig können Kunden mithilfe von eLearning sehr schnell selbstständig mit der BI-Software arbeiten. Es ist wichtig, dass sich ein oder mehrere Mitarbeiter des Unternehmens so weit mit der Software vertraut machen, dass sie selbst die Verantwortung für Verbesserungen, Änderungen oder neue Anwendungen übernehmen können und die Lösung so zukunftsfähig erhalten.

5. Abnahme nicht erzwingen

So wichtig wie Verantwortlichkeiten und die Einhaltung von Terminen ist die beiderseitige Abnahme von Projektleistungen. Nicht nur der Projektmanager des Anbieters muss bestätigen, dass Leistungen vollumfänglich und pünktlich erbracht wurden, auch seitens des Kunden müssen die Ergebnisse bestätigt oder ein Feedback gegeben werden, warum Arbeiten nicht akzeptiert werden. Abnahmen während des laufenden Prozesses gewährleisten, dass die Lösung im Rahmen des fortschreitenden Projektes abgenommen ist. Dadurch wird eine umfangreiche Überprüfung am Ende, wenn Budget und Zeit ausgeschöpft sind, vermieden.

BI-Projekte erfolgreich gestallten

"Business Intelligence bringt Unternehmen einen beträchtlichen ROI, wenn die Projekte ordentlich vorbereitet und durchgeführt werden", erklärt Achim Röhe, VP Professional Services bei arcplan. "Wenn Kunden und Anbieter vernünftig kommunizieren und die unternehmerischen Ziele im Auge behalten, dann wiegen die erfolgreichen BI-Projekte die Fehlschläge auf. Unternehmen können die saubersten Daten, die präzisesten Kennzahlen und die besten Ideen für Berichte haben - wenn sie ihr Projektmanagement nicht im Griff haben, ist das alles Makulatur." (rw)