Profi AG sieht Mindjet Software als Alternative zu Microsoft Project

Laut einem Kundenbericht des US-Herstellers Mindjet, der eine europäische Niederlassung in Alzenau unterhält, nutzt die hessische Profi AGzur Einrichtung von Testumgebungen für Kundenprojekte dessen Software MindManager. Mit ihr habe sich nun die Einführung einer Private-Cloud-Lösung desSystemhauses in sechs Monaten realisieren lassen.

Dabei habe Profi für ihre kleinen und mittleren Projekte eine alternative Lösung zu Microsoft Project gesucht. Die Lösung sollte intuitiv sein, die Kreativität unterstützen, Komplexität reduzieren und für Übersichtlichkeit sorgen.

Anforderungen und Analyse

Thorsten Patrick Philipp, IT-Leiter der Profi AG, kennt die Problematik in einem unternehmensweiten Cloud-Projekt verschiedene Abteilungen und Personen einzubinden und deren individuelle Erwartungshaltungen zu befriedigen. Als Kenner der Mindmapping-Methode entschloss er sich, MindManager für die Steuerung des Cloud-Projekts einzusetzen.

Zunächst analysierten sie den Ist-Zustand und ermittelten, welche Aspekte hinsichtlich virtueller Maschinen, Berechtigungskonzepte und Szenarien wichtig sind, um Kundenanforderungen intern zu testen. Bald stellte sich heraus, dass die interne Cloud zukünftig nicht nur für Test-Szenarien eingesetzt werden kann, sondern auch als zentrale Plattform für andere Aufgaben und Inhalte dienen könnte - beispielweise zur Durchführung verschiedener Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.

Deshalb definierten die Verantwortlichen zunächst das gesamte Pflichtenheft für die Profi Test- und Demo-Cloud. Sie überlegten, wie virtuelle Arbeitssituationen möglichst einfach zu simulieren sind und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen; dabei ging es beispielswiese um die Zusammenstellung virtueller Maschinen oder die Simulation fixer Szenarien, wie einer Migration.

"Von Anfang an, gab es also viele Anforderungen, die umsetzt werden sollten - da war es wichtig, den Überblick nicht zu verlieren", erinnert sich der IT-Leiter. "In dieser Projektphase haben wir uns auch damit beschäftigt, Personas zu definieren, Abteilungen anzulegen und Berechtigungsmuster festzulegen, um in wenigen Minuten eine generische, fiktive Firma abzubilden, die eine Basis für gängige Testszenarien bildet. Auch über möglichst einfache und schnelle Bereitstellungsvorgänge für die Tester haben wir uns Gedanken gemacht", so Philipp weiter.

Die Umsetzung über Mindmapping

Als Basis jedes einzelnen Projektschritts diente die von Philipp erstellte Mindmap. Mit sämtlichen projektrelevanten Informationen und Dokumenten, ist sie die Grundlage der Aufgaben- und Ressourcenplanung und ermöglicht durch Filterfunktionen und Statusanzeigen einen guten Überblick.

Philipp: "Vor allem durch die transparente Darstellung der Abhängigkeiten haben wir große Vorteile: Auf einen Blick lässt sich erkennen, welche Projektabschnitte optimal verlaufen oder wo es kritische Pfade gibt, die zu Folgeproblemen führen könnten."

Lösung und Fazit

Die Mindmapping-Methode und der Einsatz von MindManager von Mindjet haben sich als sehr erfolgreich erwiesen: innerhalb von nur sechs Monaten ist es dem Profi IT-Team gelungen, ein Cloud-Portal zu entwickeln und unternehmensweit einzuführen. Durch die konsequente Visualisierung der einzelnen Projektschritte sowie der Verantwortlichkeiten und Aufgaben, waren alle immer unmittelbar über den aktuellen Projektstatus informiert. Dadurch wurden Reibungsverluste und Fehlentwicklungen vermieden.

"MindManager ist für uns ein richtiger Produktivitäts-Enabler", sagt IT-Leiter Philipp. "Durch den Einsatz des Tools wurde nicht nur die Transparenz erhöht und Meetings vereinfacht; vielmehr ist MindManager auch ein kreatives und motivierendes Werkzeug, mit dem die Projektmitglieder gerne und deshalb auch intensiv arbeiten."

Inzwischen habe der IT-Leiter der Profi seine Arbeit mit MindManager ausgebaut. Er nutzt die Software auch für andere Projekte wie etwa die unternehmensweite Einführung von Citrix oder die Konzeption und Umsetzung einer VoIP-Technologie. Darüber hinaus diene MindManager zur Erstellung von Roadmaps, zur Dokumentation von Meetings oder einfach als Ideenlandkarte für zukünftige Projekte. (rw)