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Konzentriertes Arbeiten

Abwesenheitsnotiz mal anders

Holger Reisinger schreibt als ICT-Experte über New Ways of Working, Mobile und Knowledge Worker, Collaboration, Concentration, Conversation und Communication. Als Senior Vice President Jabra Business Solutions, Product Management, Strategic Alliances and Global Accounts setzt er sich für mobile Arbeitsplatzgestaltung als wichtiges Instrument moderner weltweit agierender Unternehmen bei gleichzeitiger Optimierung der Mitarbeiterleistung durch Echtzeit-Konferenzen und Zusammenarbeit ein.
Bis zu 28 Stunden in der Woche verbringen Beschäftigte damit, E-Mails zu beantworten. Oft bleibt nicht viel Zeit für andere Tätigkeiten. Doch wie lässt sich dies ändern?

Die tägliche Flut an E-Mails lässt sich kaum eindämmen oder gar abstellen. Mit einer einfachen Abwesenheitsnotiz kann man sich aber schnell etwas Freiraum schaffen, wie folgendes Beispiel zeigt:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

aufgrund der absurd großen Anzahl an ungelesenen E-Mails in meinem Postfach habe ich beschlossen, das "Hamsterrad" der E-Mail-Beantwortung zu verlassen und mich stattdessen auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Sobald ich morgen wieder meine E-Mails lese, erhalten die Nachrichten höchste Priorität, die:

  1. 1. nicht mehr als 100 Worte umfassen.

  2. 2. in der Betreffzeile einen eindeutigen Zweck angeben.

  3. 3. mir erlauben, eine der folgenden Antworten zu geben: "Stimme zu", "stimme nicht zu" oder "benötige weitere Informationen".

Für dringende Angelegenheiten bin ich nach 15 Uhr für einen zehnminütigen Skype4Business Anruf verfügbar. Wahrscheinlich können wir die Sache so schneller und effizienter lösen.

Danke für euer Verständnis.

Zeitfresser Mailbox: Bis zu 28 Stunden in der Woche verbringen Mitarbeiter mit der Beantwortung von E-Mails.
Zeitfresser Mailbox: Bis zu 28 Stunden in der Woche verbringen Mitarbeiter mit der Beantwortung von E-Mails.
Foto: Misunseo - shutterstock.com

Zu viele E-Mails verhindern die Konzentration auf das Wesentliche

Eine solche automatische Antwort ist eine gute Möglichkeit, ständige Unterbrechungen zu vermeiden. Die Abwesenheitsnotiz fungiert als elektronischer Kokon und ermöglicht es Beschäftigten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ihren Job.

Noch einmal: Bis zu 28 Stunden in der Woche verbringen Mitarbeiter mit der Beantwortung von E-Mails, anstatt ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen! E-Mails sind ein großartiges Werkzeug für die Dokumentation von Aktivitäten und Gesprächen, für "Ja"- oder "Nein"-Fragen oder um Meetings und Besprechungen zu vereinbaren.

Aber sie haben auch einige Nachteile: Sie sind ein schlechtes Forum, um Fragen zu stellen, Unklarheiten auszuräumen oder Ideen zu diskutieren. Besonders fatal sind Bemühungen, via E-Mail einen Konsens herzustellen. E-Mails sind nicht das geeignete Mittel für eine unmittelbare, zügige Kommunikation. Dafür lassen sich am besten ein Chat Programm oder ein Telefonat nutzen.

Wer konzentriert arbeiten möchte, sollte seine E-Mails erst mal liegen lassen. Es ist praktisch unmöglich, dringende Aufgaben zu erledigen, wenn Outlook mit der kleinen roten Zahl neben dem Symbol mit dem Briefumschlag ständig signalisiert, dass neue Nachrichten warten.

Ist die Ablenkung durch E-Mails beseitigt - zumindest vorübergehend - lässt es sich konzentriert arbeiten. Dann ist Platz für neue Ideen, kreative Lösungen oder ganz einfach für das Tagesgeschäft. Auch ein "Bitte-nicht-stören"-Zettel an der Tür kann hier Abhilfe schaffen.

 

Günter Weick

Wenn es so einfach wäre ...
Im Prinzip sind alle Tipps, die zu weniger E-Mail, besseren Ergebnissen und/oder zu weniger Stress führen zunächst einmal gut. Und auch als provokatives Statement, das zum Nachdenken anregt, mag der gemachte Vorschlag wichtige Dienste tun. Als ein Dienstleistungsunternehmen, das seit über 16 Jahren Unternehmen dabei unterstützt elektronische Kommunikationsmittel produktiv einzusetzten warnt SofTrust Consulting allerdings vor der unreflektierten Übernahme des Tipps. Die meisten Mitarbeiter haben nicht nur mit "lieben Kollegen" zu tun, sondern auch mit Externen. Und Kunden, die beispielsweise per E-Mail um die Abgabe eines Angebots bitten, finden es nur begrenzt lustig, wenn sie auf ihre E-Mail automatisiert erfahren, dass sie gefälligst nur Mails zu senden haben, die mit "Ja" oder "Nein" zu beantworten sind. Aber auch intern sind viele Kommunikationen nicht per "Ja" oder "Nein" zu beantworten (z.B. "Bitte schicke mir die Telefonnummer von Frau Schmidt "). Und obwohl eine E-Mail nicht per "Ja/Nein" zu beantworten ist, ist E-Mail für diese Frage genau die ideale Lösung.

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