Moderne Kopiergeräte nutzen Festplatten zur Zwischenspeicherung der kopierten Unterlagen. Die Daten auf diesen Festplatten werden (in der Regel) werkseitig nicht automatisch gelöscht. Das heißt: Auf den Festplatten der Kopiergeräte befinden sich die eingescannten Dateien der mit dem Gerät kopierten Unterlagen. Mit dem folgenden Drei-Punkte-Maßnahmenkatalog können Unternehmen zur Sicherung ihrer Daten beitragen.
1. Seien Sie sich bewusst, dass bei der Rückgabe von Leasing-Kopiergeräten (aber auch bei der Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten) derzeit sensible Unterlagen das Unternehmen verlassen.
2. Die meisten Kopiergerätehersteller bieten inzwischen (gegen Aufpreis) unter dem Stichwort "Data-Security-Kit" einen Datenverschlüsselungsalgorithmus, der die auf der Festplatte verbliebenen Dateien sicher überschreibt.
3. Kopiergeräte von Herstellern, die Festplatten zur Zwischenspeicherung der eingescannten Dateien verwenden und keine sichere Datenlöschung sicherstellen können, sollten von ihrer Verwendung ausgeschlossen werden.
Fazit:
Meine Empfehlung lautet, gerade bei Leasing-Kopiergeräten entsprechende "Data-Security-Kits" nachzurüsten. Ebenfalls erforderlich ist eine datenschutzgerechte Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten, um einen Fremdzugriff auf Unternehmensunterlagen zu verhindern. (oe)
Der Autor Dr. Sebastian Kraska ist Rechtsanwalt und externer Datenschutzbeauftragter im IITR Institut für IT-Recht - Kraska GmbH.
Kontakt:
IITR Institut für IT-Recht - Kraska GmbH, Eschenrieder Straße 62c, 82194 Gröbenzell, Tel.: 089 5130392-0, E-Mail: skraska@iitr.de, Internet: www.iitr.de