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28.09.2006

Die häufigsten Fehler der Firmen

Widmann-Rapp 
Viele Arbeitsverhältnisse werden zum Ende der Probezeit beendet, weil beim Einarbeiten der neuen Mitarbeiter Fehler gemacht wurden. Dadurch entstehen den Betrieben hohe Kosten. Ursula Widmann-Rapp zeigt, wie man sich Geld und Ärger spart.

Ein Mitarbeiter geht, ein neuer kommt. Was für den Betrieb oft Alltag ist, ist kein Alltag für den Neuen. Für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Mit einer entsprechenden inneren Anspannung erscheint er am ersten Tag. Aber auch für die Kollegen des Neuen ist dies keine Alltagssituation, da sie zum Beispiel nicht wissen, ob "der Neue" zu ihnen passt oder ob er Unruhe ins Team bringt.

Doch die Anspannung beim Neuen ist am größten, und das aus mehreren Gründen: Er kommt als Fremder in eine Gruppe mit festen Regeln, die er noch nicht kennt. Außerdem muss er sein Können den neuen Kollegen und dem Chef erst noch beweisen. Zudem ist er mit den Arbeitsabläufen nicht vertraut. Kurz: Der Neue steht vor vielen Fragezeichen und wird damit oft allein gelassen.

Begrüßung durch den Chef

Entsprechend groß ist seine Unsicherheit, selbst wenn er diese oft überspielt. Deshalb ist eine angemessene Begrüßung wichtig. Sie ist Sache des Chefs. Er sollte sich am ersten Tag ausreichend Zeit für ein Einweisungs- und Orientierungsgespräch mit dem Neuankömmling nehmen. Nicht nur, um ihm das Gefühl zu vermitteln: "Du bist für uns wichtig", sondern auch, um ihn über

3 die Gepflogenheiten des Betriebs,

3 die an ihn gestellten Erwartungen und

3 seine zentralen Ansprechpartner

zu informieren.

Solche Orientierungsgespräche finden in vielen Klein- und Mittelbetrieben nicht statt. Vielmehr beschränken sich die Verantwortlichen darauf, den Neuen sozusagen im Vorübergehen per Handschlag zu begrüßen. Dann soll er loslegen. Oft steckt dahinter kein böser Wille. Vielmehr wird das Gespräch aus Zeitgründen stets verschoben. Und am Ende findet es nie statt. Folglich kann der Neue nur raten, was dem Betrieb zum Beispiel im Kontakt mit Kunden wichtig ist. Entsprechend lang dauert die Einarbeitung, und entsprechend schnell entstehen Irritationen. Deshalb sollte das Orientierungsgespräch möglichst früh, wenn nötig nach Feierabend, geführt werden.

Vorbereitung auf das Gespräch

Auf dieses Gespräch sollte sich der Vorgesetzte gut vorbereiten. Nicht nur, indem er sich stichwortartig notiert, worüber er mit dem Neuen reden möchte, sondern auch, indem er das Infomaterial zusammenstellt, das der Neuzugang braucht. Eine gezielte Vorbereitung ist auch deshalb wichtig, weil sich der Mitarbeiter in den ersten Stunden und Tagen sein Bild darüber formt, was dem Betrieb besonders wichtig ist. Dies beeinflusst sein künftiges Verhalten. Deshalb sollten gerade in der Anfangszeit an ihn die richtigen Signale gesendet werden.

Generell gilt: Neue Mitarbeiter brauchen viele Informationen. Schließlich kennen sie weder die innerbetrieblichen Abläufe und Zuständigkeiten noch die Kunden und Lieferanten des Unternehmens. Also müssen sie ihnen genannt werden. Sonst sind sie orientierungslos, und schnell formt sich bei Kollegen und Vorgesetzten das Bild: Auf den hätten wir verzichten können.

Doch auch ein "Zuviel" an Information kann das reibungslose Eingliedern erschweren. Manche Betriebe decken neue Mitarbeiter in den ersten Tagen mit so vielen Detailinformationen ein, dass diese sie unmöglich speichern können. Die Folge: Der Neue muss immer wieder nachfragen, obwohl es ihm "schon hundert Mal" erklärt wurde. Dies erzeugt Frust und führt bei seinen Kollegen zum Gefühl: Der Neue ist schwer von Begriff.

Einen Einarbeitungsplan erstellen

Um dies zu vermeiden, sollte für neue Mitarbeiter ein Einarbeitungsplan erstellt werden, in dem definiert ist,

3 in welche Arbeitsfelder der Neue wann eingeführt wird,

3 welche Infos er dafür benötigt und

3 wer ihm diese Infos gibt.

Ein solcher Plan erleichtert die strukturierte Weitergabe der Information. Er ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter auch, schnell eigenverantwortlich Arbeitsfelder zu übernehmen. Dies erhöht seine Arbeitszufriedenheit. Außerdem sehen seine Kollegen in ihm schneller einen wertvollen Partner.

In den ersten Monaten sollten auch regelmäßige Treffen zwischen dem Neuen und dem Chef stattfinden, bei denen sich beide darüber austauschen,

3 welche Erfahrungen der Mitarbeiter bisher bei der Arbeit gesammelt hat und

3 was er benötigt, um noch erfolgreicher zu arbeiten.

Solche Gespräche finden in den meisten Betrieben nicht statt. Dabei wären sie für die Unternehmen sehr fruchtbar, denn die neuen Mitarbeiter sind noch nicht "betriebsblind". Sie haben noch einen unverstellten Blick auf die Stärken und Schwächen des Betriebs. Also können sie viele Anregungen für Verbesserungen geben.

In diesen Gesprächen sollte der Neue auch eine Rückmeldung über seine Leistung erhalten. Dann kann er, sofern nötig, sein Verhalten korrigieren, sodass Mängel nicht automatisch zu einem Auflösen des Arbeitsverhältnisses am Ende der Probezeit führen. Denn dieser Schritt ist für das Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter. Deshalb sollten Betriebe viel Zeit in das Auswählen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter investieren.